ワークフローシステムを導入することが決定し、いざシステムを選定しようとした際に何をポイントにするのかが重要になってきます。
ワークフローシステムの導入に失敗しないために、選び方のポイントを確認してみましょう。

なお、ワークフローシステムについての説明はワークフローの基礎知識をご覧ください。

1.利用者が直感的に使えるか

ワークフローシステム導入の際には、利用者がパソコンに不慣れでも違和感や拒否反応が出ないようにすることが大切です。せっかくシステムを導入しても誰も使わないのでは導入する意味がなく、期待した効果はもちろん現れません。申請から決裁までの時間がかかりすぎているという問題を解決するためにワークフローシステムを導入したにも関わらず、操作が難しくて余計に時間がかかってしまうという状態も避けたいところです。
そのため、利用者の操作性はあらかじめ十分に検証しておく必要があります。

2.メンテナンス性はどうか

企業では、業務が追加、拡張されることが多くあります。その際、工数をかけずに申請書の作成ができるかどうかが重要になります。また、組織の変更や人事異動など頻繁に起こる可能性があるものは、メンテナンスが簡単にできるかどうか確認しておくことが必要です。金額などの条件によって承認者が変わるような複雑な承認ルートや複数人承認など、想定通りの承認ルートが作成できることもポイントになります。

3.処理状況、証跡は確認できるか

申請者にとって申請書が今どこにあるのか進捗状況を把握することは重要です。
紙の運用の場合、積極的に証拠を残そうとしない限りなかなか承認履歴や決裁情報は残りません。
また、郵送する際に申請書が他のものに紛れたり紛失したりする問題もあります。
ワークフローシステムを導入すると紛失の心配はなくなり、誰が承認したかの証拠が残り、今誰の手元に申請書があるのか確認できるようになります。
必要な項目が確認できるのか、それは簡単に見ることができるのか、見え方はどうなのかといった点を導入前に見ておく必要があります。

他にも、過去に決裁された申請書の検索ができるのか、申請書内の項目を集計できるのか、申請から決裁までの期間や申請書の発生件数をレポートとして出力できるのかなど、業務に合った機能が備わっているかを確認しておく必要があります。

4.システム連携の機能があるか

今利用しているシステムとワークフローシステムとの連携が上手くできれば、作業は効率化し、手作業でのミスを防ぐことができます。
確認のポイントとしては、他システムで管理しているデータを利用できるか、そのデータを元に自動で申請ができるか、決裁された情報を既存システムへ自動で登録ができるか、組織変更や人事異動を伴う組織情報およびユーザー情報を自動で登録・更新ができるかなどがあります。

このように、利用者が直感的に使えるか、メンテナンス性はどうか、処理状況、証跡は確認できるか、システム連携の機能があるかといった点が確認するべき重要なポイントになります。他にも価格が予算内におさまっているか、利用規模が製品とマッチしているかなど、合わせて確認しておかなければなりません。

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