みすずホールディングス株式会社 様

お客様プロフィール

みすずホールディングス株式会社

本社所在地：長野県長野市若宮1-2-1
設立：2006年10月2日
資本金：1,000万円
従業員数：106名（2017年8月現在）
事業内容：グループ全体の事業運営・経営戦略・新規事業計画の策定、輸入家電製品の販売および修理、除雪用機械の販売および修理

110年以上の歴史を有し、凍り豆腐やおいなりさん、油揚げなどの製造販売を手がける「株式会社みすずコーポレーション」をはじめ、長野県における輸入車ディーラーの先駆けとして約70年前に創業され、現在、取り扱いメーカーにより分社された「長野ヤナセ株式会社」と「長野ヤナセAG株式会社」などから構成される「みすずグループ」。みすずホールディングスは、事業持株会社としてグループ全体を統括すると同時に、輸入家電や除雪用機械の販売事業にも携わっている。

パートナー企業プロフィール

株式会社テクニカルパートナー

長野県内初のＡＰＮコンサルティングパートナーとしてクラウド基盤や各種システム基盤の設計・構築をはじめ、アプリケーション開発から運用支援のサービスを提供している。「お客様に喜ばれ地域社会から愛される企業」をモットーに地域に根差したサービスを展開中。

利用状況／グループ内共通の申請・決裁業務をワークフロー化

Create!Webフローの利用状況について教えてください。

グループ内で共通する各種申請・決裁業務をワークフロー化するために、Create!Webフローを利用しています。現在、事業持株会社である「みすずホールディングス」と輸入車ディーラー2社の合計3社で利用しており、各ディーラー内で承認された書類が、最終的にみすずホールディングスで決裁されるという流れとなっています。利用者数は合計で130ライセンスです。

2015年に導入した当初、適用業務は約20種類でした。順次、帳票を追加・分割し、現在では45種類以上の業務で利用しています。月あたりの決裁件数は平均約200件となります。ワークフロー化している主な業務は次の通りです。

●Create!Webフローの主な適用業務

業務カテゴリー	主な帳票（業務）
人事申請	住所変更届、慶弔災害届出書、扶養異動届出書
労務申請	休暇届、欠勤遅刻早退届
総務申請	稟議書、事故発生報告書、新規取引先申請書
経理申請	出張報告書、出張申請書、支払依頼書
営業申請	車両精算依頼
採用申請	中途正社員募集稟議書、パート・アルバイト募集稟議書
育児介護休業等申請	育児休業届出書、介護休業届出書、産前産後休業届

●サンプル帳票画面

運用体制について教えてください。

システムはAWS（Amazon Web Services）上で運用しており、保守および帳票類の作成・修正、ルート設定、ユーザー情報の管理など運用全般は、導入・構築時よりサポートをしてもらっている株式会社テクニカルパートナー（以下、テクニカルパートナー）に支援してもらっています。

●システム構成概要図

目的／申請業務のボトルネック解消だけでなく、ガバナンス強化や従業員満足度向上にも期待

ワークフローを導入した目的を教えてください。

ディーラーの業務は紙の書類を取り扱う機会が多く、申請業務に限らず「1.業務のIT化」を積極的に進めています。ワークフローの導入もその一環となりますが、単純にペーパーレス化を図るだけでなく、「2.業務の効率化やスピードアップ」、 さらには「3.ガバナンスの強化や法令遵守」、そして、働きやすい業務環境を推し進めることで「4.社員の満足度やモチベーションの向上」を図るというねらいもありました。

これら4つの目的やねらいについて、詳しく教えてください。

• 【目的1】業務のIT化

  一部を除き、一人一台体制でPCやクラウドを社内外で利用できる環境を整備しています。そのようなIT投資をより一層有効活用するため、申請業務のシステム化を考えました。

• 【目的2】業務の効率化・スピードアップ

  申請の方法や決裁ルートがわからないとき、「該当帳票を探す」「過去の決裁帳票やルートを調べる」「同僚や本部担当者に聞く」といった行動を取ることで、本人だけでなくほかの社員の業務のボトルネックとなりかねない場面も少なくありませんでした。

  また、各店舗から本部へと申請書が届くのに時間がかかってしまったり、承認・決裁者が出張などをしていると承認が滞ってしまったりするので、業務や経営判断の遅れの要因となってしまう場面も見られました。ワークフローの導入によって、このような業務のボトルネックとなっていた要因を解消できると考えました。

• 【目的3】ガバナンスの強化・法令遵守

  たとえば、出張費の仮払いを経理担当者と直接やり取りをして、正式な申請業務は事後に行うといったイレギュラーな対応があった場合、トラブルの要因となったり、責任の所在があいまいになったりしてしまいます。

  各業務のルールやあるべき流れを再整備すると同時に自動化し、イレギュラー対応が発生しない環境を実現するためにもワークフローの活用は有効だと考えました。

• 【目的4】従業員満足度・モチベーションの向上

  経験年数や場所に関係なく、申請業務をスムーズに遂行できる環境を実現したいと考えました。少し大げさになってしまうかもしれませんが、いわゆる「働き方改革」の一環として業務環境を整備し、従業員の満足度やモチベーションの向上にもつなげたいという期待もありました。

選定理由／ITパートナーと協力し、導入・運用のしやすさや帳票の再現性などを検討

導入効果／業務手順が一元化・標準化され、決裁までにかかる期間も短縮

Create!Webフローの導入効果について教えてください。

主な導入効果は次の通りです。

• グループ内における申請業務の手順やルールが一元化・標準化され、 ローカルルールやイレギュラー処理が排除された。
• 申請に必要な帳票や承認ルートに迷うことなく、PCから迅速かつ手軽に各種申請ができるようになった。
• 出張先や出先からでも容易に承認や差し戻しができるようになり、承認者の負荷も軽減され、決裁までの期間が短縮された。
• 差し戻しとなった場合でも、迅速な対応が取れるようになった。
• 紙文書の移動・保管・管理・破棄に関する手間とコスト、スペースなどが不要となった。紛失などのリスクも解消された。
• PCから決裁文書の検索や集計が容易にできるようになり、保管紙文書に関するやり取りや検索が不要になった。

一方、適用業務によって申請の頻度や業務への直接的な影響度は異なり、どのシステムも同様ですが、利便性や生産性が向上しても、その状況に慣れてしまうとそれが当たり前となってしまいます。そのため導入効果を定量的に図るのは難しいのですが、当初約20種類だった適用業務は利用者からの要望などにより45種類以上にまでなりました。その状況を見れば、便利に利用されていることは間違いないと思っています。

今後／業務改善や従業員満足度向上のためデータとしての活用にも検討

今後の拡張予定などがあれば教えてください。

決裁文書の絞り込みや集計が簡単にできるようになり、より詳細な分析方法を確立することで、業務状況を可視化すると同時に、業務改善や従業員満足度向上のためのデータとして活用していきたいと考えています。

また、業務のより一層の効率化や迅速化を図るために、ほかの基幹システムと自動で決裁データを連携する仕組みなども検討していきたいと思っています。

Create!Webフローおよびインフォテックに対する期待などがあればお聞かせください。

当グループに限ったことではないと思いますが、ITを活用して業務環境の質を高めていかなければ、厳しい競争環境の中で生き残っていくことはできません。また、質の高い人材を確保することもできません。

一方、当社のような規模のグループでは、社内に数多くのIT技術者を確保・育成することは難しく、先進的なソリューションをキャッチアップしていくのも容易ではありません。そのため、ITパートナーと開発ベンダー、そして当社とが三位一体となって、ソリューションの利活用を推し進めていく体制が必須となります。

Create!Webフローに関しては、3社のバランス関係が良く上手くいっています。このような良好な関係を今後も維持していくため、インフォテックには製品の機能や使い勝手の向上はもちろん、販売パートナーに対するより一層の手厚いサポートにも期待しています。

（写真左より、株式会社テクニカルパートナー　ソリューション営業部　マネージャー　星野 太郎氏、
システムサポート部　宮澤 あずさ氏）

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※取材日時2018年5月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。