~人手と時間のかかる業務を改善~
稟議書の決裁フローを電子化する効果とは?

稟議決裁の電子化による効果とは

稟議とは?稟議書とは?

稟議とは、企業や官公庁などの組織において、担当者が自己の権限を越える事項や重要な事項に関して書面を作成し、上司や関係者の承認を求めることです。決裁権限規定や職務権限規定に則り進められることが多く、物品購入、契約締結、銀行においては融資審査などが対象となります。

稟議のための文書は、組織によってフォーマットは様々ですが、主な項目として、目的や期待する効果等の内容、そして費用が発生するものについては金額や購入先等を記載し、関連する資料を添付するのが一般的です。企業では「稟議書」のほか「事案書」、「立案書」、「伺い書」、「回議書」などと呼ばれ、官公庁では「起案書」と業種業界によって異なる呼称が使われています。

稟議書は決裁完了までに人手と時間がかかる

稟議制度は、決裁が必要となる上位の階層へボトムアップ形式で情報を周知できたり、重要な意思決定を個人の裁量ではなく組織的に行うことができる利点がある一方で、複数の承認者による回議という運用形態から生じる問題点もあります。

承認者が出張中でオフィスを離れている場合は戻るまで書類が停滞したり、別の拠点にいる場合は書類の移動でさらに時間を要し、送付コストが発生したりと、稟議書を申請してから決裁されるまでには人手と時間がかかります。

稟議書の電子化で決裁までにかかる時間を削減

稟議制度は維持したまま、これらの問題を解消する手段として、稟議書とそれが決裁されるまでの流れを電子化したワークフローシステムを導入する企業が増えています。

ワークフローシステムでは、承認者、決裁者が遠隔地にいてもネットワークに接続できる環境があれば、紙の到着を待つことなく即時に稟議内容を把握し、承認・決裁行為ができるため、紙の移動にかかる時間とコストを削減することができます。
また、複数の承認者が並列となる承認フローの場合、紙の稟議書では、1部しか存在しない書類をひとりひとり順番に回覧しなければなりませんが、ワークフローシステムでは複数人が同時に稟議内容を確認することができるため、決裁までにかかる時間を大幅に削減することができます。

業務改善に成功したワークフローシステム運用事例

全国に拠点をもつ日通商事では、年間で数万件もの稟議書が紙で回覧、保管されていました。ひとつの書類で30人近い承認が必要となるケースも存在していたことから、ワークフローシステムを導入。
運用開始から1年半で8万件もの稟議書が申請されていますが、出張など自席にいなくても社外からシステムからアクセスして承認・決裁ができるようになったことで決裁までの時間が旧来の半分に短縮。さらに紙への出力や郵送、保管の手間も省かれ、業務の効率化と紙利用の抑制という2つの成果を生み出しました。

稟議書類のペーパーレス化、回覧のスピード化、承認フローの可視化を目的にワークフローシステムを導入したアサヒ飲料では、これまで起案から決裁まで7~10カ所ほどの回覧が必要で、3週間から1ヶ月を要していた意思決定が7日間短縮し、年間4000時間、費用に換算すると800万円分のコストカットを実現しています。また、決裁後の稟議書の閲覧にも管理部門への問い合わせが必要でしたが、システム上での閲覧が可能となり、管理部門、閲覧希望者双方の手間の削減にもつながりました。

以上の事例のように、「承認行為=オフィス環境における業務」という固定枠を脱して、時間と場所にとらわれない稟議書の承認、決裁を可能とするワークフローシステムは、人手と時間のコスト削減、企業の意思決定プロセスの迅速化を目指す企業に効果的です。

電子化への不安を解消するワークフローシステム

ただし、稟議の電子化には一つ大きな落とし穴が存在します。それは、紙の様式に慣れた利用者が、システムを使いこなせず利用が定着しないことです。Web画面への入力操作が難しい、かえって効率が悪くなってしまった、という理由からシステムが使われなくなるケースも少なくありません。

では、使い慣れた紙の申請書がそのまま電子化できるとしたらどうでしょうか。
Create!Webフローは、 現行の書式フォーマットと同じ紙イメージを申請画面にすることでWeb画面への入力に抵抗がある人の不安を解消したり、 パソコン操作に不安を持つ人の負担を軽減するUX/UIを追求したりと利用者の使い勝手に重点を置いた紙とデジタルそれぞれのメリットを活かしたワークフローシステムです。

詳しくは関連記事よりご覧ください。