承認ルート管理

承認フロー(承認経路)は付属の承認フロー作成ソフト「ルートエディタ」で作成します。
以下のようなフローも簡単に作成することが可能です。

  • 単純な社内申請フロー
  • 金額などの条件で分岐するフロー
  • 承認者を特定しない、複雑なフロー    など

承認フロー上に承認者をクリックして配置し、後はルートラインでつなぐだけで簡単に承認フロー業務を定義することができます。

承認ルート作成イメージ

承認ルート作成機能

主な機能は以下の通りです。

  • 承認ルートテンプレート管理
  • 承認者指定
  • 表示名の設定
  • AND/OR承認グループ設定
  • 入力項目による分岐条件
  • 申請権限によるルート自動設定
  • 滞留期限設定
  • ルート変更権限設定
  • 後閲権限設定
  • 承認ルート設計書出力

承認ルートテンプレート管理

承認ルートの一部をテンプレートとして管理します。

分岐先の大部分が等しい承認の並びの場合や、よく使う並びをテンプレートとして用意しておくことで、かんたんに承認ルートを作成することができます。
また、このテンプレートは複数の承認ルートで使いまわすことができます。

テンプレートを編集するとその部分が一括で更新されるためメンテナンス性にも優れており、承認ルートの管理を効率化することができます。

承認ルートテンプレート管理

承認者指定

承認者の指定には以下の種類があります。

  • グループ/役職設定
    グループ/役職を指定する
    (全グループ、全役職も指定可能)
  • 相対設定
    申請者と同グループから指定する
    (役職、関係から指定可能)
  • 個人設定
    個人を指定する
    (申請者本人の指定も可能)
  • 未定義設定
    未定義として承認者を特定しない

承認者の指定にグループや役職、申請者との関係を用いることで人事異動や組織変更等があった場合でも承認フローへの影響を最小限にでき、運用コストの軽減を実現します。

表示名の設定

ルート確認図に任意の情報を表示させることができます。
ユーザーが各承認者などの役割を把握することができます。

表示名の設定

AND/OR承認グループ設定

承認者が複数設定される場合、承認方法は以下の通りです。

  • AND承認(合議承認)
    複数の承認者全員の承認を必要とする承認
  • OR承認(並列承認)
    複数の承認者のうち誰か一人の承認を必要とする承認

承認グループのプロパティ画面

企業文化や対象業務毎に異なる固有の承認業務ルールも設定が可能です。

  • 該当承認者以後に取戻しを禁止する設定
  • 申請後に他の承認者の変更を許可する設定
  • 申請後に他者による該当承認者の変更を許可する設定
  • 申請者の職務により承認の必要性有無を自動判定する設定
  • 決裁文書の閲覧を許可する設定 など

入力項目による分岐条件

申請書内の任意の項目の値で承認フローを自動判定することが可能です。 例えば、選択肢や金額等の条件により承認者・決裁者を変更したり、承認の段階を増やしたりすることを定義できます。

条件詳細のプロパティ画面

申請者権限によるルート自動設定

例として以下のルートについて説明します。
申請者-承認者1( 同所属 課長) -承認者2( 同所属 部長) -決裁者( 同所属 本部長) という簡単なルートです。

ルート自動設定

上記ルートを使用して部長が申請すると、承認者1 では自分より下の役職である課長が承認するという承認ルートになってしまいます。しかし、以下の設定を行うことで別のルートを作成しなくてもこの問題を解決することが可能です。

  • 承認不要
    部長が申請する場合、申請者(部長)より下の役職である課長の承認を不要とすることができます。
  • 承認順序の維持
    条件分岐設定と申請者権限によるルート自動設定を組み合わせて利用することで、1つの承認フローで複数の業務に対応することができます。

自動督促メール送信設定

承認者がドキュメントを受信してから、自動督促機能による督促メールが送信されるまでの期間を設定できます。

ルート変更権限設定

ルート変更をする際の権限を設定します。

項目は以下の通りです。

  • 挿入を許可する
  • 追加を許可する
  • 変更を許可する
  • 削除を許可する

後閲権限設定

決裁完了時のドキュメントを確認できるようになります。

承認ルート設計書出力

登録されているフローをExcel のファイル形式で仕様書として出力できます。

設定項目は以下の通りです。

  • 出力製品名
  • 出力製品バージョン
  • 仕様書作成会社名
  • 仕様書作成者名
  • 仕様書バージョン