承認・決裁

承認イメージ

ワークフローシステムでは、申請書をWeb画面を使って承認・決裁します。
以下では、Create!Webフローの承認・決裁機能についてご説明します。

基本の承認・決裁の流れ

受信した申請案件を確認する

「受信 - 処理待ち」を選択し、受信した申請案件を確認します。
申請案件があるとメニューの横に数字が表示され、メール画面のように一目で受信の有無を確認することができます。

処理待ち一覧画面

相談

相談

承認・決裁権限のない第三者と申請内容について相談してから承認することができます。
承認に困った時や事前に調整が必要な時など、承認者がその申請について他のユーザーと相談するためのスレッドを立てます。相談相手は組織に登録されたユーザーの中から承認者が選定します。

申請書の内容を確認する

申請内容を確認し、必要に応じて入力を行います。
申請時と承認時で入力可能な項目を切り替えることができるので、承認者が誤って申請内容を変更してしまうことを防ぐことができます。
承認する場合は、「承認する」ボタンを押下します。

また、申請書に印影フィールドが配置されている場合は、この承認処理により承認者の印影が捺印されます。
印影フィールドの設定については、以下をご覧ください。
機能『印影・日付』

申請書入力フォーム

手動印影

印影欄の任意の場所に手動で捺印することができます。

手動印影

保留

承認までに検討で時間を要す場合、保留というステータスに変えて入力したデータを保存することができます。申請者や他の承認者が状況確認のために承認ルートを表示した際、保留の状態であることを示します。

差戻し

差戻しイメージ

承認しない場合は、差戻しを行います。
差戻しには以下の3種類があります。

  • 否認

    申請者が承認者に対して申請した承認依頼を否認します。
    一度否認するとその申請は終了します。

  • 再申請請求

    申請者が承認者に対して申請した承認依頼に不備などがある場合に、再度申請者に対して修正を促し申請を請求します。

  • 再承認請求

    既に承認した承認者の承認行為に不備などがある場合に、既に承認をした承認者に対して再度承認依頼を請求します。

承認処理を確定する

「確定する」ボタンを押下すると承認処理が実行されます。
確定時には、以下の機能の設定が行えます。

  • コメント入力

    申請書に関する伝達事項をコメントとして付加します。

  • ファイル添付

    申請内容の補足として、関連書類を添付ファイルとして付加できます。

  • メール送信

    メールを送信するかどうかの選択、送信先の指定を行います。
    特に変更がなければ、次の承認者へメールが送信されます。決裁者の場合は申請者に決裁通知メールが送信されます。

承認詳細設定画面

承認完了

承認ルートや申請書、先ほど設定したコメント、添付ファイルの確認ができます。

承認完了画面

その他の承認機能

AND承認・OR承認

複数人承認は以下の種類があります。

  • AND承認(合議)
    複数の承認者全員の承認を必要とする承認です。

AND承認

  • OR承認(並列)

    複数の承認者のうち誰か一人の承認を必要とする承認です。

OR承認

一括承認

複数の申請案件を一括で承認します。

連続承認

複数の申請案件の内容を確認しながら連続で承認します。

代理・代行承認

上長や同僚が何らかの理由で承認できない場合、他のユーザーが代わりに承認することができます。
以下2種類の方法があり、いずれも本来の承認者から依頼された場合にのみ利用できます。

  • 代理承認(権限委譲)

    代理で承認をするユーザーの名義で承認し、印影もそのユーザーのものを使用します。

  • 代行承認(操作委譲)

    本来の承認者の名義で承認し、印影も本来の承認者のものを使用します。

予め代理・代行承認者を設定しておくことにより、承認者が休暇で不在などという場合のフローの滞留を防ぐことができます。

代理・代行承認は委譲する権限ごとに設定(依頼)することができます。設定については以下をご覧ください。
機能『ユーザー設定 - 代理・代行承認者設定』

承認後の機能

取戻し

取戻しイメージ

以下の条件を満たすとき、承認者が自分で承認した申請案件を取戻すことができます。

  • 自分の承認以後、他の承認者が承認や保留をしていない
  • 該当の申請案件が決裁されていない

督促

他の承認者の承認が滞っている場合、コメントを付加して督促することが可能です。督促を実行すると、画面上に表示されるだけではなく、督促する相手に対して督促メールが送信されます。承認者がうっかり承認するのを忘れていた場合の、フローの滞留を防ぐことができます。