# ワークフローのCreate!Webフロー > 紙による申請・承認の流れをWebに再現したワークフローシステムCreate!Webフロー # 特設ページ ## Create!Webフローとは URL: https://www.createwebflow.jp/about/ ワークフローシステムのCreate!Webフローとは Create!Webフローは、紙による申請・決裁業務を そのまま電子化するためのワークフローシステムです。 申請する人も、決裁する人も、管理する人も 組織の誰もが使いやすく、これまでの運用をそのままに、 これまで以上のスピード感で承認・決裁業務を遂行できます。 紙による申請・決裁業務をそのまま電子化するためのワークフローシステム「Create!Webフロー」 すばやく申請・承認 かんたん設定・メンテナンス 選べる導入方法 5分でわかる機能と特長 function movie ワークフローシステムの「Create!Webフロー」 利用者と管理者のそれぞれの視点でCreate!Webフローの機能を動画でご紹介します。 ワークフローシステム「Create!Webフロー」の機能を利用者と管理者の視点で解説する動画 今までと同じ。だから迷わない 直感的な画面とシンプルな操作 UI design ワークフローシステムの「Create!Webフロー」 直感的にわかりやすい画面なので、初めてでも迷わず申請・承認業務を行うことができます。 手間を軽減するための便利な機能が、申請・承認・決裁業務のスピードアップにつながります。 ワークフローシステム「Create!Webフロー」 Point! 紙イメージの入力画面から 迷わず申請・承認 紙の申請書類の様式を入力フォームにそのまま再現します。 画面上にはこれまで使っていた紙の申請様式が表示されるので、紙とハンコに慣れたワークフローを抵抗感なくシステム化することができます。 入力フォームには充実した入力サポート機能があるため、マニュアルを読んだり操作方法を周知しなくても、どこになにを入力するかわかります。 ワークフローシステム「Create!Webフロー」の申請フォームは紙の申請書類の様式をそのまま再現。さらに自動採番やログインした利用者の情報が自動で表示されるなどサポート機能も充実。 申請書の入力画面 ワークフローシステム「Create!Webフロー」 Point! PDFを貼り付けて確認・閲覧の手間を軽減 添付ファイルとは異なり、ダウンロードする手間を省ける、時短につながる便利な機能です。申請時や承認時の必要なタイミングで入力フォーム内にPDFを貼り付けます。 申請書と関係する資料をひとつの画面でスムーズに確認することができ、決裁完了時に自動保存されるPDFにもそのまま綴じ込まれ、決裁文書の一部として保管することができます。 さらに、貼り付けたPDFの上に押印することも可能です。 申請書に関連するファイルを貼り付けることができるPDF貼り付け機能 PDF貼り付け機能 ワークフローシステム「Create!Webフロー」 Point! メール通知で 承認・決裁漏れを防止 申請・承認されると自動的に次の承認・決裁者へ通知メールが送られます。 受け取った通知メールの文面から申請書を直接、開くことができるので、その都度システムを立ち上げることなく内容を確認することができます。申請・承認されたことを気づかずに業務が滞ってしまうことを防ぎます。 さらに、次のような機能もご利用いただけます。 AI機能:申請内容を自動で要約し、通知メールに要点を記載します。 Webhook:Teams、LINE WORKS、Chatwork、Slackなどへメッセージを通知します。 通知されたメールの文面から申請書を直接開くことができるメール通知機能 メール通知機能 Point! どこにいても スムーズな承認・決裁 スマートフォン専用のUIに対応しています。 外出や移動中などパソコンが手元にないような状況でも、スムーズに操作することができます。 通知メールをスマートフォンで受け取れば、どこにいても迅速に承認・決裁業務を進められます。 スマートフォンでの承認、決裁が可能なUI対応。外出していても業務が滞らない スマートフォン表示画面 ワークフローシステムの「Create!Webフロー」 Point! 承認に必要な情報を 事前に確認・相談 承認する前に申請者や案件を担当する関係者へメッセージを送って、気になることを相談することができます。やりとりしたコメントやエビデンスの履歴も残るので、決裁者が決裁する際の迅速かつ的確な判断材料としても役立ちます。 これまでメールや対面で行っていたようなコミュニケーションをシステム上で行います。 承認に必要な情報を事前に確認・相談できる「相談機能」 相談機能 ワークフローシステムの「Create!Webフロー」 Point! ひと目でわかる進捗状況 承認や決裁がどこまで進んでいるのか関係者で共有することができます。承認済みの人には「済」マークがつき、承認中の人は点滅します。 承認の進捗状況をいつでも確認することができるルート確認画面 ルート確認画面 簡単だけど柔軟に 専門知識いらずの設定・メンテナンス System setting & maintenance ワークフローシステムの「Create!Webフロー」 申請様式の再現性が高く複雑な承認ルートの設定にも対応できるので、Web上で今まで通りにワークフローを回せます。 設定・メンテナンスには専門的な知識は不要です。システム専門の担当者でなくても対応できるので、部門単位でのスモールスタートに適しています。 ワークフローシステムのCreate!Webフロー Point! 既存の申請書を活用して申請フォームを作成 申請・承認フォームを自由にレイアウトすることができます。 入力項目の配置やレイアウト調整はドラッグ&ドロップのマウス操作で行います。入力項目ごとにプロパティを設定するだけで申請フォームができあがるので、プログラミングなどの専門的な知識は不要。 Excel、Word、PDF形式で作られた既存の申請書をインポートすることもできるので、慣れた申請書を移行してスムーズに利用を開始することができます。 ワークフローシステム「Create!Webフロー」の申請フォーム画面イメージ Create!Webフローの 申請・承認フォーム PDF、Excel、Word形式の申請書ファイルから申請フォームを作成すればスムーズに移行が可能 既存の申請 フォーマット ワークフローシステム「Create!Webフロー」 Point! 複雑な承認ルールでも柔軟にルートを設定 人型アイコンを配置して承認の経路をラインで結び承認ルートを作成します。 条件分岐や合議など決裁権限規定に則った複雑なルートにも対応可能。条件分岐では申請書内の任意の項目の値(選択肢や金額等)で承認ルートを自動判定することができます。 承認ルートの設定内容は、設計書としてExcel形式のファイルに出力できます。 申請者・承認者・決裁者などの人型アイコンを配置し、線でつないで作成する承認ルート設計 見積書のルート設計画面 ワークフローシステム「Create!Webフロー」 Point! 組織の複数世代管理 複数の組織を作成し、特定の日付で自動切り替えができる機能です。年度ごとに人や部門をもつことができるので、例えば、年度の変わりに体制変更がある場合でもスムーズに切り替えることができます。 年度の切り替え作業や人事異動などのメンテナンスも自動切り替え設定で事前の準備が可能 複数世代を保持することができる組織 クラウド版も、 パッケージ版も。 Usage Environment クラウド版 初期費用 0 円 インフォテックで運用しているCreate!Webフローサーバーをインターネット経由でご利用いただく形式です。 サーバーの準備が不要 万全のセキュリティ対策 価格 1ヶ月間無料お試し パッケージ版 お客様のサーバーへCreate!Webフローをインストールしてインターネット/イントラネット経由でご利用いただく形式です。 自由な環境に導入可能 社内システムと幅広く連携 価格 1ヶ月間無料お試し 2タイプの違いを比較 導入までの流れ Flow ご検討されてから 導入開始までの流れをご説明します。 01 お問い合わせ・デモのご依頼 お客様の課題やご要望などをお気軽にご相談ください。 製品紹介デモにお申し込みのお客様には、実際の申請・承認のユーザー操作や管理者の設定などをご覧いただき、ご要望に沿った最適なプランをご提案します。 デモのご依頼 お問い合わせ 02 体験・トライアルのお申し込み ユーザーの操作感を試したり、動画で操作を確認したいお客様に向けて、動画による説明付きの体験サイトをご用意しています。お申し込み後、すぐにご利用いただけます。 また、構築・管理機能を含めた全機能の試用をご希望のお客様には、トライアルをご用意しています。検討段階に応じて各メニューをお申し込みください。 体験・トライアルのお申し込み 03 無料お試し期間 クラウド版・パッケージ版共に1ヶ月間、本番と同じ環境でCreate!Webフローを自由にお試しいただけます。試用期間中は電子マニュアルだけではなく、チュートリアルのご用意や個別のご質問も承りますので、実際の運用を想定した導入検討を進めていただけます。 04 購入・契約お申し込み 【クラウド版】 「Create!Webフロー Cloud利用規約」 にご同意の上、申込書をご返送いただく事で契約締結となります。利用申込書をご用意いたしますので、営業担当へお申し付けください。 ご利用料金やオプションはこちら 【パッケージ版】 SIパートナーを経由してのご購入となりますので、詳細は担当営業よりご案内いたします。 05 導入開始 クラウド版のトライアルで構築した設定は、ご契約後もそのまま継続してご利用いただけます。 導入後は製品専門の技術担当者が対応するオンラインサポートや構築相談会を含むサポートサービスパックをご用意しておりますので、安心してCreate!Webフローをお使いいただけます。 サポート窓口のご案内(クラウド版) 保守のご案内(パッケージ版) ワークフロー構築相談会 体験サイト・その他 お問い合わせ Contact 体験サイトお申し込み Create!Webフローを手軽に体験することができます。 申請、承認、決裁のさまざまな権限のユーザーとなって操作感をお試しください。 資料ダウンロード 概要資料やカタログ、価格表などご検討に役立つ資料のPDFダウンロードが可能です。 セミナー 申請書の業務効率化をお考えの方、ワークフローシステムの導入を検討中の方向けのセミナー開催情報はこちらです。 お問い合わせ ご導入の検討やご相談はこちらまでお気軽にお問い合わせください。 機能一覧 よくある質問 ## JAグループ様向け特設ページ URL: https://www.createwebflow.jp/special/ja-dx.html JAグループ様向け特設ページ 稟議書や報告書などそのまま電子化 紙とハンコからの脱却ができる ワークフローシステムのCreate!Webフロー クリエイト ウェブフロー 紙の申請書類の様式をそのまま再現できるワークフローシステムのCreate!Webフロー Create!Webフロー(クリエイト ウェブフロー)は、 稟議書や報告書など、 紙による申請・承認・決裁業務をデジタル化 するための ワークフローシステムです。 業種を問わず幅広い業界で利用されており、 ペーパーレスの推進、業務改革・効率化、 プロセスの見える化といった組織のさまざまな課題を解決します。 動画 3分でわかるサービス概要 再生時間:2分48秒 ワークフローシステム「Create!Webフロー」概要動画 いままでと同じ。だから迷わない 直感的な画面 と シンプルな操作 紙と同じ見た目の画面なので、直感的にわかりやすい。 パソコンに不慣れな方でも迷うことなく 直感的に申請・承認業務を行うことができます。 手間を軽減するための便利な機能が、申請・承認・決裁業務のスピードアップにつながります。 cwf_jalp_pc.png 紙と同じ見た目の申請画面 。 直感的に文字入力や押印の操作を行うことができます。 cwf_jalp_sp.png デスクにいる時と変わらず、 外出先や移動中も 快適に利用できる スマホ専用画面 動画 6分でわかる機能と概要 再生時間:5分57秒 ワークフローシステム「Create!Webフロー」機能紹介動画 Create!Webフローの特長 導入事例 JAグループでのCreate!Webフローを活用した取り組みをご紹介します。 JA鹿児島きもつき様が成功した 承認・決裁処理のデジタル化 書類の運搬時間はゼロに、承認・決裁処理は半日に短縮 紙に近い操作感で、職員が迷わず使えることが成功のカギ 導入前の課題 稟議書・報告書などの承認・決裁処理のために、毎日職員が40km離れた支所を往復していた 紙ベースの運用だと承認までに多大な時間がかかり、承認の進捗状況もわからなかった 導入後の効果 書類を回覧するための運搬作業がなくなり、1日あたり職員1人分の業務負荷軽減が実現できた 2~3日かかっていた承認・決裁処理が約半日に短縮され、進捗状況も一目でわかるようになった ワークフローシステムの導入で承認・決裁処理のデジタル化に成功したJA鹿児島きもつき様 JA鹿児島きもつき様では以前、紙の稟議書を回覧するために、毎日職員が40km離れた支所を往復していました。 本サービスの導入によって、書類の運搬にかかる時間と労力がゼロになり、1日あたり職員1人分の業務負荷軽減を実現。 出張先でも承認・決裁処理が行えるようになったことで2〜3日要していた処理時間が半日に短縮されました。 紙の消費量も減少し、年間で数万枚の紙を削減する効果が現れています。 導入事例の詳細はこちら さまざまな製品・サービスとの連携 さらなる業務の効率化へ 外部のパッケージ製品、クラウドサービスとの連携が可能です。 ご利用中のサービスと組み合わせることでさらなる業務の効率化に繋がります。 ワークフローシステムCreate!Webフローと外部サービスとのシームレスな連携 価格 クラウド版ワークフローシステムCreate!Webフロー Cloudは、 ユーザー数に応じたシンプルな料金体系です。 初期投資を抑え、システム環境の準備・メンテナンスが不要で すぐに使い始められます。 初期費用 0 円 1ユーザー/月額 500 円(税別) 価格の詳細はこちら IT_logo.png インフォテックは、JA-DX推進研究会のサポーター企業です。 これまで20年に渡り様々な企業にワークフローシステムを導入して培ってきたノウハウを元に、 JAグループ各団体様のデジタル化・DXを支援してまいります。 JA-DX推進研究会とは? JA-DX推進研究会とは、日本農業新聞が設立したJAグループの事業・業務を変革しデジタルトランスフォーメーショ(DX)を進めるための組織です。 JAの組織基盤、事業・活動を強くするためのデジタル化の研究、無理せず手が届く「S-DX」を中心とした実装研究、デジタル人材の育成とネットワーク化を目的にしています。 JAグループ様専用お問い合わせ窓口 導入のご相談・無料トライアルの申し込みなど、お気軽にご連絡ください。 ※本ページに記載されている企業名、製品名などは各社の商標及び登録商標です。 ## ITreview Grid Award URL: https://www.createwebflow.jp/special/itreview.html ワークフローの総合部門で、顧客満足度・認知度の双方が優れた製品・サービスとして「Leader」を17期連続受賞 ~ ITreview Grid Award 2026 Fall ~ ITreview Grid Award 2026 Fall ワークフロー部門 Leader受賞バッジCreate!Webフロー操作画面 Create!Webフローは、BtoB向けIT製品・クラウドサービスのレビューサイト「ITreview Grid Award 2026 Fall」のワークフロー総合部門において、顧客満足度と認知度の双方が優れた製品・サービスに付与される「Leader」の称号を受賞しました。また、企業規模別の表彰でも中堅企業(100~1,000人未満)・中小企業(100人未満)の2つの部門で「Leader」の称号を受賞しています。 Create!Webフローは、今後もお客様の声をもとに、製品・サービスの向上に努めてまいります。 ITreview Grid Awardとは ITreview Grid Awardは、BtoB向けIT製品 / SaaSのレビュープラットフォーム「ITreview(ITレビュー)」に投稿されたレビュアーによる満足度評価と市場の認知度をもとに四半期に一度ユーザーに支持された製品・クラウドサービスが表彰される場です。 「ITreview Grid Award 2026 Fall」では、ITreviewに集まったレビューをもとに、顧客満足度と認知度の双方が優れた製品を「Leader」として表彰、バッジが発行されています。ITreviewのLeaderは、既に多くの利用者から支持を得ている証であり、名誉ある称号とされております。 総合部門・企業規模別の2部門で 『Leader』受賞 Create!Webフローは「ITreview Grid Award 2026 Fall」でワークフロー総合部門および 「中小企業部門」「中堅企業部門」の企業規模別の2部門で「Leader」を受賞しました。 ITreview Grid ワークフロー部門でLeaderに位置付けられたCreate!Webフロー 「ITreview Grid」ワークフロー部門における Create!Webフローの位置づけ ITreviewでは、集まったユーザーのレビューをもとに、顧客満足度や市場での製品認知度を把握できる独自の四象限マップ「ITreview Grid」を展開しています。 Create!Webフローは「ITreview Grid」のワークフロー部門で、ワークフロー製品の中でも認知度と顧客満足度が高いと評されるリーダーポジションに位置づけられています。 2026年10月時点で、顧客満足度 4.1(5段階評価・レビュー総数110件)の高評価をいただきました。 お客様よりご投稿いただいたレビューは、開発・セールス・カスタマーサクセス等の関連するチームへ連携し、さらなるお客様の満足度向上を目指して機能強化や改善を行っております。 Create!Webフローのレビューを一部ご紹介 総合(建設・建築) 総務・庶務 50名〜100名未満 ★★★★★ Create!Webフローの良いポイント 良いポイントは、運用する側からだと組織の変更や配属先の変更などのシステム変更が簡単にできるところです。 申請側も必要事項をシンプルに入力し、 添付資料のPDFもワンクリックで添付 できます。 承認側から見てもメールで申請連絡が来るため非常に分かりやすく、全体的に使いやすいです。 その他サービス 経営・経営企画職 20-50名未満 ★★★★★ Create!Webフローの良いポイント 紙ベースの様式をそのままワークフローにできるので、違和感なく運用できました。 PDF貼付けフォームがとても便利です 。一般的な添付ファイルにすると、いちいちダウンロードする必要があり、煩雑でしたが、こちらを使うとその必要がなく、承認作業がかなり効率化できます。 放送・出版・マスコミ ITアーキテクト 1000名以上 ★★★★★ どのような課題解決に貢献しましたか? EXCELで行っていた申請フローをCreate!Webフローに移行し、申請書の自動回送によって 承認まで2週間近くかかっていた期間が2〜3日へと大幅に短縮されました。 一覧機能で申請ステータスを確認できるため、 承認漏れも防止できています 。 組合・団体 その他一般職 20名未満 ★★★★★ 検討者へお勧めするポイント 導入を検討されている方は、まず無料トライアルやデモンストレーションなどで実際の使用感を確かめていただき、操作性や既存業務との適合性に違和感がなければ、ぜひ導入をお勧めします。特に、従来のハンコを押して紙の稟議書を回すという一つのワークフローをデジタル化するだけでも、 承認スピードの向上 、 進捗の可視化 、 書類の紛失防止 など、 圧倒的な業務改善効果 を実感できます。現在は、この基本的なワークフローシステムの運用が定着したため、次の段階として、他のどの業務プロセスをこのシステムに統合できるか検討しています。複数の業務を一つのプラットフォームに集約することで、さらなる効率化とデータ活用の可能性が広がると考え、現場の声を聞きながら調整を進めているところです。 資料のご案内 本資料では、ビジネス向けIT製品・クラウドサービスのレビュープラットフォーム「ITreview」に投稿されたレビューコメントと評価ポイントをご紹介いたします。 Create!Webフローをご利用のお客様が課題解決した実例や導入効果などをご覧いただけます。 itreview-rv.gif ## スマートSMEサポーター URL: https://www.createwebflow.jp/special/smartsme.html 経済産業省認定「スマートSMEサポーター」 smartsme-icatch.png smartsme-icatch.png インフォテック株式会社は、経済産業省中小企業庁の情報処理支援機関「スマートSMEサポーター」に認定されています。 スマートSMEサポーターとは smartsme-logo.png 中小企業の生産性を高めるためのITツールを提供するITベンターを「情報処理支援機関」として、経済産業省中小企業庁が認定する制度です。認定制度は、中小企業が使いやすいITツールの開発を促すとともに、中小企業にとってITベンダーやITツールを選定するために必要となる情報を開示するための体制を整備するものです。 認定された情報処理支援機関の愛称を「スマートSMEサポーター」とし、認定された情報処理支援機関には登録番号入りのロゴマークが提供されています。 認定情報処理支援機関(スマートSMEサポーター)制度 特設サイト smartsme-info.png スマートSMEサポーターの条件 smartsme-icon1.png IT及びITツールに関する専門的な知識・経験・実績を有していること smartsme-icon2.png 生産性向上を行おうとする中小企業者等に対しIT利活用に係る指導及び助言が行えること smartsme-icon3.png ⻑期間にわたり継続的に支援業務を実施するための実施体制を有すること smartsme-icon4.png 広く中小企業者等に対して、情報開示を行うことに同意できること インフォテックの認定製品 弊社では以下の製品がスマートSMEサポーター制度ITツールとして認定されました。 Create!Webフロー ワークフローシステム「Create!Webフロー」 クラウド型ワークフローシステム「Create!Webフロー Cloud」 Create!Form 帳票設計・帳票出力ツール「Create!Form」 ( Create!Form製品サイト ) 認定日:2019年6月28日 認定番号:第5号‐19060041 ## 沿革 URL: https://www.createwebflow.jp/about/history.html Create!Webフローの沿革 2025年11月 AIによる申請文書の要約機能を搭載 2025年6月 コラボレーションツール「Microsoft Teams」と連携した「Teams連携オプション」の提供を開始 2024年7月 「クラウドサイン連携オプション」「FUJIFILM IWpro 連携機能」の提供を開始 2024年2月 「SharePoint連携オプション」の提供を開始 2023年10月 検索機能やkintone連携などを強化した「Create!Webフロー V5.4」の販売を開始 2023年2月 業務改善プラットフォーム「kintone」(サイボウズ株式会社)との連携機能をCreate!Webフローに標準搭載 2022年7月 「さらに使いやすく、かんたん、スピーディーに」をコンセプトにWebフォーム作成機能(Liteフォーム)、Webhook機能を追加したクラウド版「 Create!Webフロー Cloud V5.3 」をリリース 2020年10月 PDF貼り付けなどの入力フォーム機能を強化「 Create!Webフロー V5.2 」の販売を開始 2019年1月 スマートフォンに最適化「 Create!Webフロー V5.1 」の販売を開始 2018年6月 UI/UXを全面刷新「 Create!Webフロー V5 」の販売を開始 クラウドサービス「Create!Webフロー Cloud」の提供を開始 2016年6月 サイボウズ製品との連携強化、操作性をさらに向上「 Create!Webフロー V4.3 」の販売を開始 2016年1月 システム間連携の強化、操作性をさらに向上「 Create!Webフロー V4.2 」の販売を開始 2014年12月 承認ルート制御の拡張、入力フォームの入力補助機能を強化した「 Create!Webフロー V4.1 」の販売を開始 2013年9月 組織運用管理の改善、承認ルート制御の拡張、操作性をさらに向上「 Create!Webフロー V4 」の販売を開始 2013年3月 VPNサービス「サイボウズ リモートサービス」が「Create!Webフロー」に正式対応 2012年6月 株式会社駅探と協業し、「Create!Webフロー 駅探連携オプション」の販売を開始 2012年6月 集計機能など、ユーザー業務と運用管理業務の効率アップ機能を追加した「Create!Webフロー V3.3」の販売を開始 2011年9月 承認操作性の向上と運用統制をさらに高いレベルで実現した「Create!Webフロー V3.2」の販売を開始 2011年3月 システム連携と業務効率向上を支援する機能をさらに強化した「Create!Webフロー V3.1」の販売を開始 2011年1月 『サイボウズ ガルーン 3』対応「Create!Webフロー サイボウズ ガルーン 連携オプション」をリリース 2010年8月 紙による申請/決裁業務を忠実に実現したドキュメントフローシステム「Create!Webフロー V3」の販売を開始 2009年6月 英語と日本語の併用利用、Webスライスメニューの提供、仕様書出力機能を実現した「Create!Webフロー V2.8.2」の販売を開始 2008年12月 入力フォーム作成の高効率化、実業務の運用にさらに近づく動作設定機能を実現した「Create!Webフロー V2.8」の販売を開始 2008年2月 アドホックなワークフロー対応への強化、簡易BPM機能を盛り込んだ「Create!Webフロー V2.7」の販売を開始 2007年10月 多様な申請業務への柔軟性を強化した「Create!Webフロー V2.6」の販売を開始(名称変更) 2006年8月 内部統制対応、マスタDB連携などを強化した「Create!XfWebフロー Ver2.5」の販売を開始 2006年5月 連携機能などを強化した「Create!XfWebフロー V2.4」の販売を開始 2005年9月 管理機能などを強化した「Create!XfWebフロー V2.3」の販売を開始 2005年3月 ワークフロー機能を強化した「Create!XfWebフロー V2.2」の販売を開始 2005年2月 文書管理連携などを強化した「Create!XfWebフロー V2.1」の販売を開始 2004年10月 入力PDF・自動印鑑承認ワークフローシステム「Create!XfWebフロー Standard V2」の販売を開始 2004年4月 汎用ワークフロー構築ツール「Create!Xtreamflow」、PDFドキュメントフローシステム「Create!XfWebフロー」を開発、販売開始 ## ワークフローとは？｜基礎知識と業務改善効果 URL: https://www.createwebflow.jp/knowledge/ 業務を改善する方法として活用されるワークフロー。 ここでは、そのワークフローの本来の意味と、ワークフローを電子化することで、組織や業務がどのように変わるのかについて解説します。 目次 ワークフローとは? ワークフローシステムとは? ワークフローシステム導入のメリット ワークフローとは? そもそも、ワークフローとは何か ワークフローとは、業務についての一連のやりとりの流れのことを指します。組織の中で行われる大抵の業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理をし、完了させるのか」という流れが存在します。 たとえば、管理部門による消耗品の発注業務では、所属部署内外の関係者の間で繰り返される事務手続きや作業など、決められた流れがあります。 消耗品購入の申請から決裁されるまでのワークフロー_workflow-01.webp また、組織の意思決定を行う稟議決裁業務のように、業務内容や書類の種類その他条件によって判断をする人や人数・ステップなど、流れが複雑に変化するものもあります。 申請内容に応じて流れが変化する稟議決裁ワークフロー このように、組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。 ワークフローで業務改善 ある業務の改善を考えるとき、まずはその業務についてこうした流れのパターンを洗い出し、ワークフローを定義してみましょう。そうすることで、手続きや作業といった業務タスクの内容と役割分担、人の間を流通する情報(文書、データ等)を明確化できます。 そして、定義したワークフローを客観的に評価することで、問題点や改善策が見えてくるのです。 ワークフローシステムとは? 紙で運用されるワークフローの問題点 ワークフローを見直し、業務タスクを整理するだけでも、業務効率はかなり向上することでしょう。しかし、効率化を阻害するのは業務タスクの中身ばかりではありません。各ステップ間の引継ぎ、すなわち「流れ」の部分にこそ多くのボトルネックが潜んでいます。 たとえば、ワークフローを紙やメールで運用しているという場合。申請書を探したり、承認者・決裁者が誰なのかを都度調べる必要があったり、輸送や保管に手間がかかったり。 紙で運用される申請から決裁、保管までのワークフローの問題点 探す、調べる、運ぶ、それぞれ些細なことですが、そうした小さな停滞が積み重なることによって、他のどの業務手順を改善したとしても効率化には限界ができてしまいます。 ワークフローシステムで申請・承認・決裁業務を電子化・自動化する ワークフローシステムは、この流れの部分を自動化するためにつくられたシステムです。インターフェースとなるのは電子化された申請フォーム。業務のスタートは申請です。 ワークフローシステムで申請・承認・決裁業務を電子化・自動化する 申請者は、ワークフローシステム上で一元管理された申請フォームの中から自分が使いたいものを選んで使用します。申請された業務情報は申請者の組織・役割、申請内容によって自動的に承認者・決裁者を特定してリレーされていき、決裁された後はデータや電子ファイルとして保管されます。 このように、業務の流れを円滑にするワークフローシステムを利用したワークフローの電子化・自動化は、組織に様々なメリットをもたらします。 ワークフローシステム導入のメリット 業務プロセスの可視化 申請・承認・決裁業務に関わる人物や組織の範囲、情報とその流れがワークフローシステム上に可視化されます。 申請書が誰のところにあるのか、承認の進捗状況を常に確認できることで、業務の停滞を防ぎます。 電子承認・電子決裁ワークフローシステムで業務プロセスの可視化 意思決定のスピードアップ パソコン上で手軽に申請・承認。あとはルート自動判定で次々に承認者・決裁者に回付されます。 外出先からも利用できるため、申請から決裁までの時間を大幅に短縮できます。 電子承認・電子決裁ワークフローシステムで意思決定のスピードアップ ペーパーレスでコスト削減 申請書の電子化により紙代、プリント代、メール・FAXの通信費、郵送費を削減できます。 決裁された後はファイリング・保管スペースも不要。システム検索ですぐに過去の文書が見つかり、書類紛失の心配もないため、管理が楽になります。 電子承認・電子決裁ワークフローシステムの導入でペーパーレスでコスト削減 内部統制を強化 申請フォームと承認ルートの一元管理で、必要な情報が必要な人に正しく伝えられることを担保できます。 証跡や決裁情報の可視化、文書の改ざん防止などコンプライアンスの強化を行うことができます。 電子承認・電子決裁ワークフローシステムを利用した内部統制の強化 業務効率を継続的に改善 過去データの利用や他システムとのデータ連携により、無駄な入力が不要になり人為的ミスもなくなります。 システムの導入時はもちろん、導入後の定期的な見直しにより、継続的に業務を改善できます。 電子承認・電子決裁ワークフローシステムで業務効率を継続的に改善 働き方改革 どこからでもアクセスできるため、申請や承認、決裁業務のために出社する必要がありません。 時間や場所に囚われない働き方を支援します。 電子承認・電子決裁ワークフローシステムを利用した働き方改革 以上、ワークフローの基礎知識と、その電子化のメリットについて簡単に解説しました。 ワークフローシステムについてより詳しく知りたい方は、関連記事をご覧ください。 ワークフローシステム導入までの準備 動画でわかるワークフローシステム ~人手と時間のかかる業務を改善~ 稟議書の決裁フローを電子化する効果とは?(ワークフローLab.) ## ワークフローシステム比較・選定のポイント URL: https://www.createwebflow.jp/knowledge/choice.html ワークフローシステムを導入することが決定し、いざシステムを選定しようとした際に何をポイントにするのかが重要になってきます。 ワークフローシステムの導入に失敗しないために、選び方のポイントを確認してみましょう。 目次 利用者は直感的に使えるか メンテナンス性はどうか 処理状況、証跡は確認できるか システム連携の機能があるか なお、ワークフローシステムについての説明は ワークフローの基礎知識 をご覧ください。 1.利用者が直感的に使えるか ワークフローシステム導入の際には、利用者がパソコンに不慣れでも違和感や拒否反応が出ないようにすることが大切です。せっかくシステムを導入しても誰も使わないのでは導入する意味がなく、期待した効果はもちろん現れません。申請から決裁までの時間がかかりすぎているという問題を解決するためにワークフローシステムを導入したにも関わらず、操作が難しくて余計に時間がかかってしまうという状態も避けたいところです。 そのため、利用者の操作性はあらかじめ十分に検証しておく必要があります。 2.メンテナンス性はどうか 企業では、業務が追加、拡張されることが多くあります。その際、工数をかけずに申請書の作成ができるかどうかが重要になります。また、組織の変更や人事異動など頻繁に起こる可能性があるものは、メンテナンスが簡単にできるかどうか確認しておくことが必要です。金額などの条件によって承認者が変わるような複雑な承認ルートや複数人承認など、想定通りの承認ルートが作成できることもポイントになります。 3.処理状況、証跡は確認できるか 申請者にとって申請書が今どこにあるのか進捗状況を把握することは重要です。 紙の運用の場合、積極的に証拠を残そうとしない限りなかなか承認履歴や決裁情報は残りません。 また、郵送する際に申請書が他のものに紛れたり紛失したりする問題もあります。 ワークフローシステムを導入すると紛失の心配はなくなり、誰が承認したかの証拠が残り、今誰の手元に申請書があるのか確認できるようになります。 必要な項目が確認できるのか、それは簡単に見ることができるのか、見え方はどうなのかといった点を導入前に見ておく必要があります。 他にも、過去に決裁された申請書の検索ができるのか、申請書内の項目を集計できるのか、申請から決裁までの期間や申請書の発生件数をレポートとして出力できるのかなど、業務に合った機能が備わっているかを確認しておく必要があります。 4.システム連携の機能があるか 今利用しているシステムとワークフローシステムとの連携が上手くできれば、作業は効率化し、手作業でのミスを防ぐことができます。 確認のポイントとしては、他システムで管理しているデータを利用できるか、そのデータを元に自動で申請ができるか、決裁された情報を既存システムへ自動で登録ができるか、組織変更や人事異動を伴う組織情報およびユーザー情報を自動で登録・更新ができるかなどがあります。 このように、利用者が直感的に使えるか、メンテナンス性はどうか、処理状況、証跡は確認できるか、システム連携の機能があるかといった点が確認するべき重要なポイントになります。他にも価格が予算内におさまっているか、利用規模が製品とマッチしているかなど、合わせて確認しておかなければなりません。 動画でわかるワークフローシステム たとえ権限規定が複雑でも、その稟議は電子化できる ## ワークフローシステム導入までの準備 URL: https://www.createwebflow.jp/knowledge/process.html 「ワークフローシステムをはじめて導入しようと思っているけど、何を準備すればいいの?」 導入までに必要な準備について、ステップ形式でご紹介します。 フローチャート STEP.1 申請書はどれ? STEP.2 全社員が使う? STEP.3 別システムとつなぐ? STEP.4 導入作業をするのはだれ? STEP.5 メンテナンスはだれが担当する? 準備O.K. STEP.1 申請書はどれ? 申請書をピックアップ まず最初に、ワークフローシステムにしたい申請業務を検討します。 いくつか複数の候補があれば 優先順位をつけたほうがよいかもしれません。複数ある場合は、 すべての業務を一斉にスタートさせる大掛かりな改革を目指す導入方法と、優先度の高い業務に限定してスモールスタートし、慣れた頃合いで徐々に拡大させていく導入方法とがあります。 業務が決まれば、それらの業務で使用している申請書をピックアップします。 既存の申請書を整理する 既存の申請書をピックアップできたら、次に取捨選択をします。 今後も使い続ける必要があるものと、この機会に廃止してもよいものとに分け、今後も使い続ける必要がある申請書をシステム対象とします。 申請書を項目単位で精査する システム対象とする申請書が決まったら、その申請書のテンプレートを確認します。 レイアウトデザイン全体の見直しからはじまり、詳細は記入項目まで、追加、削除、修正すべき箇所を精査します。 現在の申請書がワークフローシステムに置きかわるのを想像して、ユーザーにとって便利になる方法を考えます。 システムになると、項目への記入をユーザーに直接手入力をさせるよりも、選択式やデータ参照をさせて入力の手間を省く工夫をすることができるようになります。 STEP.2 全社員が使う? 利用範囲を把握する 申請書を使用しているユーザーの範囲を把握します。 申請書によっては、全社員が使用するものと一部の社員に限定して使用するものとがあります。 全社員といっても、正社員数が最大ということでもなくパート社員や協力会社の方にまで使用範囲が及ぶ申請書もあるので、ワークフローシステムを利用するユーザー数について、多くてどのくらいの規模になるのか把握しておきます。 限定して使用するものとしては、例えば部門内で完結したり、あるいは管理職以上だけで事足りるような申請書があります。 組織階層、役割、上長関係を調査する 対象となる申請書ごとに、申請したあとに続く承認者や決裁者といった承認ルートを調査します。 また、組織情報についても調査します。組織情報は、グループ(部署)とロール(役職/役割)とで構成され、それらの上下関係(グループの階層とユーザーの上司/部下の関係)で組み立っています。 社内規定(決裁権限規定)を確認する 承認ルートは、社内規定どおりに正しく運用されているかどうか、念のため確認します。 ずっと長く続けている業務では、慣習的にルールよりも便利さを優先してしまい、知らず識らずのうちに規定に反してしまっていることがあります。 もしかすると規定を見直したほうが良い承認ルートがあるかもしれません。その場合は、規定の変更手続きについても進めます。 STEP.3 別システムとつなぐ? システム連携は必須要件か 別システムとの連携は必須の要件になるかどうか検討します。 「グループウェアのポータル画面から直接起票する」 「別システムのデータを自動転記する」 「決裁されたデータを別システムに引き継ぐ」など、ワークフローシステムと別システムとを連携するほうが、ユーザビリティは高まりますが、その分、システムの全体図が大きくなります。別システムとの連携が必須になれば、そのシステムを管理する部門や、専門知識を持つ情報システム部門の協力が不可欠になります。実現可否を早めに判断するために、関係部門と綿密な打ち合わせを行います。 STEP.4 導入作業をするのはだれ? 利用開始までの作業分担を決める 初期設定やデータの初回登録といったシステムの導入作業について、作業をする担当者を決めます。 自社のメンバーだけで導入できるのか、あるいは専門の業者に委託するのかによってスケジュールや初期費用が変わってきます。 自社で導入作業をする場合においても、申請書の管轄部門だけで作業できるのか、情報システム部門の協力が必要なのかを検討します。情報システム部門の協力が必要な場合は、あらかじめ支援要請をしておきます。 専門の業者に委託する場合は、作業費用について問い合わせをします。 導入環境についても試算する 導入作業の試算だけでなく、システムの導入環境についても試算しておきます。 ハードウェアを調達する場合においてもクラウドサービスを利用する場合においても、費用がどのくらいかかるのか物理的費用と人的費用両方の試算をしておきます。 STEP.5 メンテナンスはだれが担当する? システムメンテナンス担当者を決めておく ワークフローシステムをスタートすると、人事異動、規定(承認ルート)の変更、申請書フォーマットの改訂などにより、システムの更新作業(メンテナンス)が 必ず 発生します。初期導入作業を行った担当者がそのまま運用担当者になるかもしれませんが、スタート後は別の担当者に引き継ぐ可能性も想定し、運用担当者を事前に決めておきます。 準備O.K. ここまでの準備ができればO.K.です。これらの準備のすべては、システム導入の要件定義に必要な情報となります。事前に準備をすることで要件定義がスムーズに進みます。この5つのステップをあらかじめ確認しておくことをおすすめします。 ワークフローシステム比較・選定のポイント 動画でわかるワークフローシステム たとえ権限規定が複雑でも、その稟議は電子化できる ## クラウド版とパッケージ版の比較 URL: https://www.createwebflow.jp/about/compare.html クラウド版とパッケージ版の比較 Create!Webフローは、クラウド版とパッケージ版の2つのご利用形態をご用意しています。 お客様のご要件に合わせてお選びいただくことができます。 クラウド版 パッケージ版 選定ポイント サーバー管理の負担を減らしたい 初期費用を抑えたい ソフトウェア資産として持つのではなくサービスを利用したい 自社サーバーやIaaS(AWSやAzureなど)で利用したい 自社ネットワーク内で利用したい オンプレミス環境にある基幹システムと連携させたい ご利用形態 弊社が運営するCreate!Webフロー利用環境をお客様にサービスとして提供します。お客様にはお持ちのPCやスマートフォンからインターネット経由でご利用いただきます。 お客様が保有するサーバーに弊社が提供するソフトウエアをインストールし、ご利用いただきます。 サーバーメンテナンス バックアップやセキュリティ対策、バージョンアップ等は弊社の専任チームが随時行います。 お客様にてご実施、もしくはCreate!WebフローSIパートナーにご依頼いただく形となります。 機能 ユーザーの基本的な機能に差異はありません。 管理者のシステム設定および外部連携機能の一部にクラウド版とパッケージ版専用の機能があります。 利用ユーザー数 最少10ユーザー 追加1ユーザー単位 最少50ユーザー 追加10ユーザー単位 価格 利用料:1ユーザー月額500円(年額5,500円) 価格-クラウド版 製品購入:50ユーザー60万円〜 価格-パッケージ版 お試し 1ヶ月間無料でお試しいただけます。 トライアル 1ヶ月間無料でお試しいただけます。 評価版 --- # 導入事例 ## SUS株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/sus/detail.html SUS株式会社 コーポレートインフラ本部 総務グループ 総務チーム ジュニアマネージャー 杉山 雅人氏、コーポレートインフラ本部 総務グループ兼物流グループ グループマネージャー 加藤 悦正氏 、コーポレートインフラ本部 総務グループ総務チーム チームマネージャー 佐藤 麻衣子氏 SUS株式会社(写真左より) コーポレートインフラ本部 総務グループ 総務チーム ジュニアマネージャー 杉山 雅人氏 コーポレートインフラ本部 総務グループ兼物流グループ グループマネージャー 加藤 悦正氏 コーポレートインフラ本部 総務グループ総務チーム チームマネージャー 佐藤 麻衣子氏 SUS株式会社ロゴ ■業種 製造業(アルミ製品) ■事業内容 FA(ファクトリーオートメーション)向け機械装置、ユニット機器製品、制御関連製品、 アルミ製住宅および建築用アルミ構造材の設計開発・製造・販売 ■適用業務 決裁・経理関連申請、棚卸/リース管理、総務系各種申請 等 導入前の課題 紙による申請・承認・決裁業務プロセスには最大1週間を要していた 全国約25か所の拠点間でやりとりする間に書類の紛失や確認漏れが生じるリスクがあった 導入後の効果 承認・決裁プロセスの期間が最短1日で完了するようになった 約50種類の申請書を電子化したことで作業効率の向上と保管コストの削減を両立 導入の背景 持続可能な仕組みづくりを支える 紙業務改革の第一歩 SUS株式会社 コーポレートインフラ本部 総務グループ兼物流グループ グループマネージャー 加藤 悦正氏 SUS株式会社 コーポレートインフラ本部 総務グループ兼物流グループ グループマネージャー 加藤 悦正 氏 SUSは静岡市に本社を構え、アルミ素材を活かした製品の開発・製造・販売を行う企業だ。「環境に優しい素材であるアルミを最大限に活用し、持続可能な社会に貢献する」という理念のもと、FA、ロジスティクス、ecoms、Snetsの4つの事業を柱に、製造現場の自動化や省力化を支えるソリューションを幅広く展開している。 「アルミは循環利用が可能であり、当社は自社の鋳造炉を所有しており、アルミ製品を回収・再生し、新たな素材として利用しています。技術革新と資源循環型ビジネスを通じて、社会課題の解決と持続可能な未来の実現に貢献しています」(コーポレートインフラ本部 総務グループ兼物流グループ グループマネージャー 加藤悦正氏) こうした持続可能な仕組みづくりの姿勢は、社内の業務プロセスにも通じている。日本全国に25拠点以上の事業所・営業所を構える同社では、紙運用を前提としたバックオフィス業務の効率化が課題となっており、2020年頃からコーポレートインフラ本部 総務グループの主導でペーパーレス化と業務改善を進める検討が本格化した。 「当社では従来、決裁申請書や申請書類を紙で作成し、各拠点間を社内便やメールでやり取りしていました。そのため、申請から承認・決裁に至るまで数日~1週間程度もかかるケースもあり、紛失や確認漏れ、保管コストも課題でした」(コーポレートインフラ本部 総務グループ 総務チーム チームマネージャー 佐藤麻衣子氏) これらを解決するために、申請・承認プロセスの電子化と自動化を実現するワークフロー製品の導入検討が始まった。 「ワークフロー製品を利用すれば、申請・承認プロセスにかかる時間を短縮するとともに、書類の所在を明確にし、業務の正確性、効率性、透明性を向上させることができます。単なるペーパーレス化ではなく、業務プロセスを抜本的に改善することを目指しました」(佐藤氏) 導入のポイント 画像貼り付け機能をはじめ 紙の書類様式の再現性を高く評価 SUS株式会社 コーポレートインフラ本部 総務グループ総務チーム チームマネージャー 佐藤 麻衣子氏 SUS株式会社 コーポレートインフラ本部 総務グループ総務チーム チームマネージャー 佐藤 麻衣子 氏 SUSは、2021年に入ってから同社が運用するグループウエア製品が備えるワークフロー機能も含め、複数の製品を候補に挙げて比較検討を行った。 「管理担当者が無理なく運用できること、利用者が迷わず操作できることを特に重視しました」(佐藤氏) 比較検討の中で、特に現場から強く求められていたのが「Excelで運用していた申請書の形をそのまま再現して欲しい」という要望だった。従来、図面や証憑資料の画像を申請書内に貼り付けたものが多く、これを崩さずに電子化できるかが大きなハードルとなっていた。 「Create!Webフロー Cloudの採用の一番の決め手は、申請書の中に画像をそのまま貼り付けられる点です。従来の紙申請書と同じ様式を再現できるため、現場に負担をかけずに電子化できると判断しました」(佐藤氏) 翌8月にCreate!Webフロー Cloudの導入を正式決定し、約半年をかけて段階的に準備を進めた。各種書類のフォームを設計・作成して承認ルートや権限設定を定義したのち、総務チームなど一部の部署に先行導入。利用者の意見を取り入れながら改善を重ね、2022年4月に全社で本番運用を開始した。 「導入に際しては既存の紙書類を単純に電子化するのではなく、業務プロセス全体を見直し、重複承認や不明確な経路を排除したシンプルなルート設計を行うことに重点をおきました」(佐藤氏) また、全社展開に向けてマニュアルや教育資料を整備し、説明会を通じて利用者への周知を徹底。従来の様式をそのまま再現できたことも奏功し、利用者の抵抗感もなく、導入初日からスムーズに利用を開始できたという。 導入の効果 承認・決裁業務が最短1日に短縮 紙のファイリングも1割未満に削減 SUS株式会社 コーポレートインフラ本部 総務グループ 総務チーム ジュニアマネージャー 杉山 雅人氏 SUS株式会社 コーポレートインフラ本部 総務グループ 総務チーム ジュニアマネージャー 杉山 雅人氏 Create!Webフロー Cloudの全社本番運用を開始してからおよそ3年半が経過し、SUSでは幅広い業務で活用が進んでいる。決裁申請書、振替依頼書、支払い依頼書、棚卸報告、リース関連書類など日常の申請に加え、制服や安全用品の手配、名刺の発注といった総務系の業務まで、現在は約50種類の申請書をCreate!Webフローで運用している。 「決裁申請書ひとつとってもルートが複数ありますし、扱う書類は本当に幅広い。これらをCreate!Webフローにまとめて運用できるようになったのは大きな成果です。技術案件や設備申請で必要となる図面や証憑資料は、申請書内に画像として直接貼り付けられるようになり、申請者・承認者双方の確認作業も効率化できました」(コーポレートインフラ本部 総務グループ 総務チーム ジュニアマネージャー 杉山雅人氏) 承認・決裁にかかる時間も大幅に短縮された。従来拠点を跨いで1週間程度かけて紙を回していたプロセスが、最短1日で完了するようになったという。 「外出先や出張先からモバイル端末上で処理できることも、時間短縮に一役買っています。課題だった紙書類の転送にかかる経費の削減、回覧に伴う紛失リスクの解消も実現できました。承認・決裁処理の進捗状況もシステム上で確認できるので、確認漏れもなくなりました」(加藤氏) ユーザーや経営層の評判も上々だ。運用を担当する杉山氏によると、現場ユーザーからは申請・承認・決裁処理にかかる業務負荷が大幅に軽減されたという喜びの声が数多く届いているという。また、役職ごとに異なる印影色(社長は赤色、社員は紫色)を電子化後も引き継ぐ工夫を施したことで、経営層からも高い評価が得られたそうだ。 「運用を担当する立場からすると、書類ごとにルートの設定を柔軟に変更したり、申請の内容に応じて承認者を都度指定したりできる機能が非常に便利だと感じています」(杉山氏) さらに、紙書類の電子化による効果も見逃せない。従来は年間で棚一段を丸ごと占有し、7〜8cm厚のファイルが10数冊積み上がる状態だったが、現在ではその1割未満に削減。棚の隅にわずかな書類を置くだけで済むようになり、管理の手間も大幅に削減されている。 ■ 紙帳票のデザインをそのまま電子化し、帳票への画像貼り付け機能も実装 紙帳票のデザインをそのまま電子化し、帳票への画像貼り付け機能も実装 今後の展望 データ統合とメール業務の置き換えで 業務の透明性と生産性をさらに高める Create!Webフローの全社利用が定着してきたSUSでは現在、活用範囲をさらに広げ、全社的な業務効率化を目指している。 まず注力しているのが、ワークフローシステム内でのデータベース機能の活用である。現在、同社では約3,800項目に及ぶデータベースを統合する作業を進めており、その過程で、従来は「申請書として扱うには適さない」と考えられていた業務領域も、ワークフローで管理できる可能性が見えてきたという。 「データベースを取り込んでいく中で、『あ、これもワークフローで扱えるかもしれないな』という気づきが次々と出てきています」(杉山氏) データベースの統合を進める中で、業務ごとに分かれていた情報も、ワークフローシステムを軸に整理できる可能性が見えてきた。現在は、点在していた情報を整え、同システム上で活用できる体制づくりを進めている。 次に、メールを中心に運用されている業務のデジタル化にも着手している。たとえば、社外広報に関する申請業務のように、一見するとメールで十分に見える業務でも、ワークフローへ移行することで処理手順が明確化され、関係者間のやり取りが整理されるなど、現行運用よりも大幅に負荷を軽減できる見込みだ。 これらの取り組みは、紙書類の残存分を電子化するだけにとどまらず、個々の業務を着実にワークフロー化することで、プロセスそのものを可視化し、承認の適正化や業務の省力化を進めることを目的としている。 SUSは、Create!Webフローの活用を通じて業務の透明性と生産性を高めながら、持続的に改善が回り続ける業務プロセスへと進化させていく。 お客様プロフィール SUS株式会社ロゴ SUS株式会社 本社所在地 〒422-8067 静岡県静岡市駿河区南町14-25 エスパティオ6階 設立 1992年6月 従業員数 1,071名 (内、正社員 910名。2025年 11月現在) 事業内容 FA(ファクトリーオートメーション)向け機械装置、ユニット機器製品、制御関連製品、アルミ製住宅および建築用アルミ構造材の設計開発・製造・販売 URL https://www.sus.co.jp SUSは、アルミプロファイルを中核に、FA機器・物流機器・ユニット製品・フレーム製品の設計・製造・販売、およびアルミ再生事業を一貫して手掛ける企業。プロファイル分野で世界トップシェアを誇り、高精度な押出技術と多彩なラインアップで設計ニーズに応える。原材料調達からリサイクルまでの垂直統合により資源循環とコスト競争力を確保し、顧客ごとに最適化した自動化・物流ソリューションも提供している。 ※取材 2025年10月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 鶴田電気株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/tsuruta-denki/detail.html 鶴田電気株式会社 専務取締役 鶴田雄大氏 鶴田電気株式会社 専務取締役 鶴田雄大氏 鶴田電気株式会社ロゴ ■業種 建設業 ■事業内容 電気設備工事、電気通信・弱電設備、避雷針設備、 自動火災報知設備、太陽光発電、変電設備等の設計・施工 ■適用業務 受発注書類・請求書の承認、決裁処理、諸会合の出欠確認 等 導入前の課題 現場社員が申請・承認のためだけに出社せざるを得ず、直行直帰が定着しなかった 旧システムの制約により、承認処理が煩雑で、業務の流れが停滞していた 導入後の効果 モバイル端末から申請・承認が可能になり、現場で業務を完結できる環境を実現 承認処理のリアルタイム化により、意思決定スピードが飛躍的に向上した 導入の背景 現場に寄り添って進める 建設業界の働き方改革 鶴田電気株式会社 専務取締役 鶴田雄大 氏 鶴田電気株式会社 専務取締役 鶴田雄大 氏 山梨県に本社を構える鶴田電気株式会社は、創業93年の歴史を持つ電気設備工事の専門企業である。 金融機関や教育施設、商業施設などの電気インフラを幅広く手掛けてきた。近年では首都圏へと事業領域を拡大し、オリンピック関連施設やリニアモーターカー開発プロジェクトにも参画。大手総合設備エンジニアリング企業とのパートナーシップを通じて、地域に根ざした技術と全国水準の品質を融合し、より持続可能な建設現場づくりに取り組んでいる。 一方で、建設業界全体では人手不足と高齢化が進み、働き方の見直しが急務となっている。この業界特有の課題について、同社専務取締役の鶴田雄大氏は次のように語る。 「建設業界には、長時間労働や体力的な負荷が大きいというイメージが根強く残っています。その結果、新しい担い手が減少し、高齢化という構造的な課題にも直面しています。そこで当社では、そうした従来の業界のイメージを変えるべく、業界ではまだ珍しかった完全週休二日制をいち早く導入しました。さらに、直行直帰の推進や業務の効率化にも積極的に取り組み、従業員が安心して働ける環境づくりを進めています」(鶴田氏) しかし、この改革を進める中で既存の業務基盤には課題が残っていた。電気設備工事という業務の特性上、注文書や協力会社への支払い書類などの処理業務が多く発生していたが、当時使用していた電子決裁システムはInternet Explorer(IE)依存で、スマートフォンやタブレットには非対応。現場社員が申請や承認のためだけに会社に戻る状況が続き、理念と現場の実態との間にギャップが生じていたのである。加えて、旧システムは承認のたびにファイルをダウンロードし、Excel上で押印して再アップロードする仕様で、承認ルートが長くなるほど処理が重たくなる仕組みだった。 こうした非効率を解消し、制度と実務の両面から柔軟な働き方改革を実現するために、同社は新たなワークフローシステムの導入検討を開始した。 導入のポイント 既存の書式を生かした 無理のないシステム移行 2021年、鶴田電気は働き方改革を支える業務基盤の整備に向け、ワークフローシステムの選定を本格化させた。当初から要件として掲げていた「現場から使えること」に加え「社員が無理なく使えること」を重視した。建設業の業務では、申請書や注文書などの帳票が多岐にわたり、長年使い慣れたExcelフォーマットが社内業務の基盤となっている。そのため、システム導入によって書式を一から作り直すことは、かえって利用部門の混乱を招く恐れがあった。 複数の製品を比較検討した結果、既存の書式を活かしたまま電子化できる柔軟性と、直感的な操作性を兼ね備えたCreate!Webフロー Cloudを採用した。 「使い慣れた社内の書式を大きく変えずに電子化できる点が、導入の決め手でした。既存フォーマットを維持できることで、社内全体が違和感なく移行できました」(鶴田氏) 導入当初は、経理部門や総務、役職者など約20名を対象にスモールスタートで運用を開始。 テストを重ねながらルート設計やレイアウトの最適化を進め、運用設計を具体化していった。 「最初は想定通りに動かないこともありましたが、少人数で試したことで設定のコツを早くつかむことができました。使い方を確立してから全社へ展開できたのが良かったですね」(鶴田氏) その後、運用が安定した段階で工事部門を含む一般社員にも展開を開始。現在では全社員40名が利用する全社的なシステムとして定着している。 また、同社では建設業特有の帳票構造に合わせ、5枚綴りの注文書・請書・請求書セットをCreate!Webフロー Cloud上で再現した。注文書と請書を同一データから自動生成し、条件書を裏面に印刷できるよう設計するなど、紙と同等の見栄えを保ちながら電子化を実現。さらに協力会社情報をマスター登録し、申請時の検索入力を可能とすることで、入力ミスや手戻りを防止している。 「細かなレイアウト調整にはかなり気を使いましたが、紙と同じように出せるという納得感が利用者には大事なんです。そこが整ったことで、安心して切り替えられました」(鶴田氏) 導入の効果 モバイル活用で変わる 建設現場のワークフロー改革 Create!Webフロー Cloudの導入により、鶴田電気の承認プロセスは大きく改善された。最も顕著な効果は、「申請や承認のためだけに出社する」という、現場中心の働き方と相反する慣行を解消できた点だ。旧システム利用時には、現場社員が一日の業務を終えた後に本社へ戻り、書類処理を行うなど負担が大きく、働き方改革を阻む要因となっていた。現在は、モバイル端末から申請や承認が可能になり、現場で業務を完結できる環境が整っている。 モバイル対応により、時間と場所に縛られずに承認できるようになったことで、書類処理の流れも大きく変わった。以前は、承認作業に時間がかかりすぎるため、社長・専務・取締役など役職者ごとに締め切り日を設け、それぞれが決まった日にまとめて処理を行っていた。現在では、申請がリアルタイムで回り、5〜6人の承認が必要な書類でも早ければ30分ほどで完了するようになった。これにより、書類の滞留が解消され、承認のスピードが飛躍的に高まっている。 「今では移動中の電車の中でも承認できます。東京と山梨を往復しているのですが、その時間が非常にいい決裁タイムになっています」(鶴田氏) また、業務効率化の取り組みが、地域社会との関わりを支える業務にも広がっている。同社では、建設業者毎にある安全衛生協議会や地域団体の会合出欠を判断する書類処理が日常的に発生していた。これまではFAXで届いた案内を紙で回覧し、出席者の調整や承認を得るまでに時間を要していたが、現在は届いたPDFをそのまま申請フォームに貼り付けて回覧できるようになり、処理のスピードが格段に向上した。 「私たちの仕事は、地域の暮らしを支える方々との信頼関係があってこそ成り立ちます。だからこそ、地域の行事や会合にはできるだけ顔を出すようにしています」(鶴田氏) 地域行事や団体活動に関する書類の処理スピードは大幅に向上し、1日あたり平均5件の処理が迅速化。年間200時間以上の削減効果を生み出している。結果として、事務に費やす時間を減らし、地域の人々と直接向き合う時間を生み出すデジタル化が着実に根づきつつある。 ■Create!Webフローで電子化した注文書類・請求書のイメージ wetmaster_zu 今後の展望 現場完結を見据えた 次の業務改革へ 鶴田電気では今後、Create!Webフロー Cloudの活用領域をさらに広げ、業務効率化を次の段階へと発展させる計画である。これまでは主に承認業務を中心に運用してきたが、今後は現場の点検や検査など、施工に直結する業務への展開も視野に入れている。 現在、Excel形式で行っている安全点検や工事完了検査をCreate!Webフロー Cloud上に移行し、タブレットひとつで入力から承認までを完結できる仕組みづくりを推進している。こうした取り組みを通じて、さらなる現場の生産性向上を目指している。 「スマートフォンやタブレットなど業務を快適におこなうための道具はすべて会社が用意しています。最終的には、パソコンやExcelに縛られず、現場で業務を完結できるようにし、社員が本来の現場業務に集中できる環境をつくりたいと考えています」(鶴田氏) お客様プロフィール 鶴田電気株式会社ロゴ 鶴田電気株式会社 本社所在地 〒400-0032 山梨県甲府市中央4-5-23 東京支店所在地 〒141-0031 東京都品川区西五反田1-4-8-811 創業・創立 創業1932年7月、創立1953年11月 資本金 5,000万円 従業員数 40名(2024年4月時点) 事業内容 電気設備工事、電気通信・弱電設備、避雷針設備、自動火災報知設備、太陽光発電、変電設備等の設計・施工 URL http://tsuruta-denki.com/ 1932年の創業から90年以上の歴史を持つ鶴田電気は、山梨県に本社、東京都に支店を置く電気設備工事の老舗企業。新国立競技場を含む大規模案件への参画実績を持ちながら、公共施設・商業施設・教育施設・住宅など地域に根ざした電気工事を多数手がける。「人に夢 くらしささえる 新技術」をモットーに掲げ、地域社会のインフラを支え続けている。 ※取材 2025年9月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## ウエットマスター株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/wetmaster/detail.html ウエットマスター株式会社(写真右より) 経営戦略室 調達業務グループ 係長 藤野 枝里奈 氏、 経営戦略室 情報システムグループ 担当課長 小松 史明 氏 ■業種 製造業 ■事業内容 各種業務用・産業用加湿器、加湿器用純水器・軟水器、 流量管理システム機器の開発・製造・販売・アフターサービス ■適用業務 図面管理における承認業務 導入前の課題 部品設計図の検図や社外提供を原紙で行っていたため業務効率や管理面で課題があった 自社開発の図面管理システムとワークフローシステムを連携する必要があった 導入後の効果 検図時の手書きサイン廃止、設計図の郵送廃止、協力会社との図面共有化、BCP対策が実現した Create!Webフロー CloudのAPI連携により図面管理システムと連携することができた 導入の背景 設計図の検図・郵送・保管など 紙ベースの運用がボトルネックに ウエットマスター株式会社 経営戦略室 調達業務グループ 係長 藤野 枝里奈 氏 業務用・産業用加湿器のリーディングカンパニーとして、空気環境の課題解決に貢献するウエットマスター。創業当時から「ファブレス型メーカー」として製造は協力会社に委託し、自社工場を持たない代わりに経営資源を研究・開発に集中してきた。時代のニーズに応じた新製品を業界に先駆けて開発する同社の加湿器は、主要都市のオフィスビルを中心に商業施設、病院、老人保健施設、学校、空港などへ納入されている。 同社での製造は、技術部門が作成した部品の図面を社内でチェックし、協力会社に送ることから始まる。部品ごとの設計図面は1機種あたり100枚以上にものぼる。この図面作成は手書きの時代から2D/3D CADを用いる時代へと進化してきた一方で、完成した図面は紙に印刷して、作図者・設計者・検図者が手書きでサインをして承認を回したのち、調達部門から協力会社に郵送するという運用が長く残っていた。また、原本はファイリングして棚管理としていたため、図面の検索・差し替えには時間がかかり、旧版を取り違えてしまうリスクが常に伴っていた。 そこで購買・出荷業務を担当する調達業務グループは、2022年に社内チェックや社外提供の電子化に向けた図面管理プロジェクトを立ち上げ、その一環としてワークフローシステムを導入することを決断。プロジェクトチームのリーダーを務めた調達業務グループ 係長の藤野枝里奈氏は次のように振り返る。 「私自身が10年近く在籍していた技術部門から調達部門に異動になり、紙運用の非効率を目の当たりにしたことがきっかけでした。図面は製品の品質を支える大変重要な文書であり、社内には『原紙でなければならない』という強い意識もあったのですが、紙ベースでは業務スピードが遅く、在宅勤務やBCPの観点でも課題を感じていました。そのため、電子管理に切り替えるべきだということを提案しました」 導入のポイント 従来の帳票イメージによる運用や 進捗状況のわかりやすさを評価 ウエットマスター株式会社 経営戦略室 情報システムグループ 担当課長 小松 史明 氏 実は同社では、ワークフローシステムの導入検討自体は、社内のIT改善活動として情報システムグループが2020年に行っており、Create!Webフロー Cloudが候補に挙がっていた。しかしこの時点では適用業務が明確になっておらず本格導入には至っていなかった。 その後、2022年に図面管理プロジェクトが立ち上がり、再度Create!Webフロー Cloudを俎上に載せ、現場要件を整理。紙の様式や承認順をそのまま再現できる柔軟さ、そして申請や承認の進捗が一目でわかるUIを評価し、採用を決定した。 「できるだけスムーズにワークフローシステムを受け入れてもらうためには、台帳の表紙としていた従来の作図表の形式を変えずに導入したいと考えていました。その点、Create!Webフロー Cloudは紙の申請書類の様式を入力フォームにそのまま再現でき、なおかつExcelで表を作成する感覚でフォーム作成ができるため、私たちの目的に合致していました。加えて、承認や決裁がどこまで進んでいるかを関係者で共有することができ、承認済みの人には済マークが付いて承認中の人は点滅する進捗状況のわかりやすさも評価ポイントになりました」(藤野氏) その後、自社内で開発した図面管理システムと連携する目的でCreate!Webフロー CloudのAPIライセンスを検討し、トライアル利用を経て2023年2月に追加契約した。情報システムグループ 担当課長の小松史明氏は次のように語る。 「管理効率を考慮して図面管理システムをC#.NETでスクラッチ開発することに決め、ワークフローシステムとの連携を模索する中で、Create!Webフロー CloudがAPI連携に対応していることを知りました。その結果、図面管理システムを活かしたワークフローを組むことができました」 導入の効果 営業、調達、技術を合わせて 年間600時間の工数を削減 現在、同社は設計・開発の技術者を中心に、取引先からの依頼を受ける営業部門の担当者、出荷を担当する調達部門の担当者など125名がCreate!Webフロー Cloudを利用している。ワークフローは、営業向けと技術向けの2種類を用意。営業担当者は、取引先から加湿器の発注依頼を受けて図面作成を社内に申請する際に営業向けのワークフローを利用する。技術部門は営業部門からの依頼内容をもとに設計・作図を行う。そして完成した図面は図面管理システムを介して、作図者・設計者・検図者の3者で検図を行うための技術向けのワークフローへと連携され、最終的に調達部門へと受け渡される。 検図が済んだ図面は作図表とともにPDFファイルとして保存される。協力会社への図面提出は、文書授受用のクラウドサービスを介して行われるため、従来のように設計図の原紙を郵送することはなくなった。 ■ ウエットマスター社における社内業務フローのイメージ wetmaster_zu 導入の成果として、検図サインと図面の郵送は廃止された。協力会社とは図面の最新版を共有できるため、認識の齟齬が生まれることもなくなった。紙による検図や承認がなくなったことで、担当者が出社できない場合でも業務が滞ることがなく、BCP対策も実現した。 「これらの結果、営業、調達、技術の3部門合わせて年間約600時間の工数を削減できました。特に、技術部門での工数削減に大きく寄与しています」(藤野氏) 「システム面では、SAML認証によるシングルサインオン(SSO)によりセキュリティを確保しつつ利便性も向上しました。一度のログインで必要なシステムにアクセスでき、図面管理システムともシームレスに連携できたため、社内への浸透はスムーズでした」(小松氏) 今後の展望 図面管理業務の電子化に成功し、 拠点移転や監査にも強い体制を構築 Create!Webフロー Cloudの導入により、図面管理における承認業務の電子化を実現したウエットマスター。2022年の導入から3年が経過した現在も安定稼働で業務を支えている。2024年に創業55周年を迎えたことを機にテクニカルセンターを「R&Dセンター」にリニューアルし、技術部門が東京本社から所沢に移転した際も、先行して電子化を実現していたことで大きな混乱もなく済んだ。現在のところ、設計図周りの用途に限ってCreate!Webフロー Cloudを活用しているが、製造業との親和性は高い。 「製造業における図面管理の業務は、一般的な会計や販売系の業務と比べて特殊性が高く、システムの独自性がメーカーとしての優位性につながると考えています。その点、Create!Webフロー Cloudはスクラッチで開発した図面管理システムと連携しやすいワークフローシステムとして評価しています。また、ISO監査時に適切に承認された図面であることを証明できるように、決裁データ出力オプションの自動バッチ処理によりファイル保管ができる点についても利便性の高さを実感しているところです」(小松氏) ウエットマスターは今回の変革により、自社の文化を大切にしながら、物理的な紙という制約から組織を解放し、柔軟で持続可能な働き方へ移行することに成功した。同様の課題に直面する製造業の企業にとって、取り組みの好例となることだろう。 お客様プロフィール ウエットマスター株式会社 本社所在地 〒161-8531 東京都新宿区中落合3-15-15 WM本社ビル 設立 1969年11月 資本金 1億円 従業員数 211名 事業内容 各種業務用・産業用加湿器、加湿器用純水器・軟水器、 流量管理システム機器の開発・製造・販売・アフターサービス URL https://www.wetmaster.co.jp/ 1969年、高圧スプレー式加湿器の商品化成功を機に日本加湿器製造として設立。業務用・産業用加湿器のリーディングカンパニーとして業務用加湿器の国内シェアは50%以上、累積販売台数は150万台を超え、1万件以上の現場に納入されている。標準ラインナップの製品数は130型番以上におよび、2025年7月には給水量・風量自動可変機能付き「てんまい加湿器」VCKタイプを発売した。 ※取材 2025年8月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 株式会社ホンダモビリティ南関東 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/hondamobility-minamikanto/detail.html 株式会社ホンダモビリティ南関東 事業戦略部 デジタル戦略課 森岡 裕也氏(写真左)、 事業戦略部 デジタル戦略課 課長 三浦 健一 氏(写真右) ■業種 自動車小売・賃貸・整備業 ■事業内容 Honda車(新車、中古車)の販売及び修理、レンタカー、 自動車保険代理業、自動車部品・用品の販売、リースなど ■適用業務 稟議書・報告書・注文書などの承認・決裁処理 導入前の課題 申請書を紙で回していたことから承認プロセスが停滞しがちで、申請書がどこで止まっているのかも把握できなかった 必要項目の記入漏れや添付書類の不足、バージョンの古い書式利用などの不備により手戻りが発生していた 導入後の効果 記入ミスや書類不備に起因する手戻りをなくしてスムーズな申請・承認を実現 スモールスタートから利用規模を拡大していき、会社統合時にもユーザー教育なしで全社展開できた 導入の背景 煩雑で手間と時間を要する 申請・承認業務の電子化が急務 株式会社ホンダモビリティ南関東 事業戦略部 デジタル戦略課 課長 三浦健一氏 Honda車の正規ディーラーであるホンダモビリティ南関東は、2024年4月に「ホンダカーズ東京中央」「ホンダカーズ横浜」「ホンダカーズ埼玉」「ホンダカーズ千葉」の4社が合併して誕生した。これに伴い販売ネットワークは191店舗に拡大し、従業員数も4,300名を超える日本最大規模の自動車ディーラーとなった。 現在、自動車業界を取り巻く環境は100年に一度の変革期を迎えており、カーボンニュートラルの実現に向けたEVシフトや、所有から使用へと舵を切ったモビリティのサービス化が進んでいる。さらに近い将来には、自動運転技術も実用化が期待されている。 「時代や社会の変化を捉えつつ、すべての人に移動の喜びを提供し、地域の豊かな暮らしを支えていくことが当社の使命です。もっとも旧4社の経営リソースを足し算しただけでは、そのミッションを達成することは難しいため、営業や整備、店舗のそれぞれの役割において、お客様対応に全力を挙げられるよう環境整備に注力することにしました。その一環として、煩雑で手間と時間を要する申請・承認業務の負担を軽減しようと考えました」(事業戦略部 デジタル戦略課 課長 三浦健一氏) そうして申請・承認業務の電子化を進めるべくホンダモビリティ南関東では、旧ホンダカーズ埼玉で利用していたCreate!Webフローを組織全体に拡大することにした。 導入のポイント 柔軟なルート設定や直感的な操作性 スモールスタートからの拡張性を評価 株式会社ホンダモビリティ南関東 事業戦略部 デジタル戦略課 森岡裕也氏 旧ホンダカーズ埼玉がCreate!Webフローを導入したのは、2017年9月にさかのぼる。それ以前は稟議書をはじめ、さまざまな申請書類を紙で回しており、承認プロセスが停滞しがちで、書類の不備に起因する手戻りも頻繁に起こっていた。 「必要項目の記入漏れや添付書類の不足といったミスのほか、バージョンの古い書式を用いてしまうケースもあり、そのたびに申請書類を最初から作り直さなければならず、多大なタイムロスを招いていました」(事業戦略部 デジタル戦略課 森岡裕也氏) こうした紙ベースでの申請・承認業務を電子化して効率化すべく、ワークフローシステムの導入に踏み切った。 「製品の比較検討の際、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン社からCreate!Webフローを紹介していただきました。Create!Webフローは、申請内容ごとに異なる承認プロセスの複雑なルートや条件分岐も容易に定義できる運用の柔軟性、誰にでも分かりやすいUI、スモールスタートから規模を拡大できる拡張性に優位性があります。これらが選定の大きな決め手となりました」(三浦氏) まずは用途を稟議書に絞り、160ユーザーでの試験運用をクラウド上で開始。その後、2018年8月にパッケージ版へと切り替え、旧ホンダカーズ埼玉の全従業員約1,300ユーザーを対象として運用体制を拡大した。 「Hondaグループのセキュリティポリシーに準拠するためには、ワークフローシステムをオンプレミス環境で運用する必要があったので、最終的にパッケージ版を選択しました。以降、対象業務はどんどん拡大していき、稟議書だけなく、多岐にわたる申請書や報告書、注文書なども、Create!Webフローを用いて申請・承認ワークフローを回すようになりました」(三浦氏) 導入の効果 ユーザー教育なしでスムーズに全社展開 申請・承認フローが大きく効率化 旧ホンダカーズ埼玉が先行して重ねてきた実績を高く評価し、ホンダモビリティ南関東は会社統合後も全社標準のワークフローシステムとして、Create!Webフローをそのまま利用することを決定した。 「旧ホンダカーズ横浜では別のワークフローシステムを利用していたため、統合に向けての準備には工夫が必要でした。しかし、統合前から先行してCreate!Webフローのクラウド版を利用してもらうことで移行をスムーズに進めることができました。この際、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの埼玉エリア担当SEと横浜エリア担当SEが密に連携し、それぞれの組織の状況に合わせて丁寧に対応してくれたことが、移行成功の大きな要因となりました」(三浦氏) 「従業員は4,300人へと大幅に増えましたが、サーバーやストレージなどのリソース増強に際しても、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンとインフォテックによる的確なサイジングのアドバイスにより、問題なく運用できています。また、Create!Webフローを同じく新会社で採用したグループウェアのポータルに組み込むことで、他の旧3社の従業員も日常業務で利用しています。Create!Webフローならではのメニューの分かりやすさが功を奏し、特別なユーザー教育を実施しなくても、簡単な説明だけで定着化を図ることができました」(森岡氏) これらのメリットの結果として、Create!Webフローをホンダモビリティ南関東の新組織全体に拡大できたのである。 「申請に必要な書類はすべてCreate!Webフローから簡単に入手できます。申請フォームはレイアウトを自由に調整できるため、申請者が見やすくわかりやすいデザインになるように工夫しました。従来のような記入ミスや書類不備に起因する手戻りが大幅に削減されたことで、従業員からも『非常に便利になり業務負担が軽減された』と好評を得ています」(森岡氏) もっとも苦労がなかったわけではない。旧ホンダカーズ埼玉と4社統合後のホンダモビリティ南関東では組織形態がまったく異なるため、必然的に申請・承認ワークフローもあらためて定義し直す必要があり、準備作業に長期間を要したという。ただ、そうした中にも大きな成果を見出すことができた。 「既存の申請・承認ワークフローを見直す良い機会となり、従来は300以上に膨らんでいた複雑なプロセスを60程度に整理・集約することができました」(三浦氏) そのうえでホンダモビリティ南関東では、Create!Webフローの新たな活用の幅を広げている。 「たとえば、一般的な承認業務とは別の使い方として、自動車保険などの紙の書類を店舗から本社へ郵送する際のワークフローを作りました。申請フォームで送付状を作り、郵便とワークフロー両方で送ることで、送付側と受領側でお互いの処理を確認できるようになり業務の確実性があがりました。また、セキュリティインシデントが発生した際にコンプライアンスオフィサーや経営陣に報告を上げるワークフローも、Create!Webフロー上に新たに定義しています。報告の履歴がそのまま証跡としてデータベースに保管されるため、再発防止を目的としたセキュリティ監査の仕組みとしても活用しています」(三浦氏) ■ ホンダカーズ埼玉からホンダモビリティ南関東へ、Create!Webフローの活用規模を拡大 st-c-diagramhamamatsu_zu 今後の展望 間接業務のさらなる効率化を目指し 周辺システムとの連携を推進 現在、ホンダモビリティ南関東では、間接業務のさらなる効率化を検討している。 「私たちは紙を電子化することがゴールとは考えていません。コアな業務以外にかかる時間を1秒でも削り、全スタッフが本業であるお客様対応に集中できる環境づくりを目指したいと考えています。これを実現するために、既存業務プロセスのさらなる最適化を推進しています。Create!Webフローで運用している申請・承認ワークフローの中にも、以前に紙の書類をベースとしたプロセスをそのままシステムに焼き直したものが多数残っているため、これらの見直しを進めています」(三浦氏) そこで重要度を増しているのが、周辺のさまざまなシステムとCreate!Webフローとの連携である。たとえば承認を得たあとの報告書のデータベース登録や関係者への公開、注文書の内容に基づいた取引先への発注処理など、継続プロセスをRPAと連携させることで自動化・省力化を図っているという。 ホンダモビリティ南関東は、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンおよびインフォテックとのパートナーシップを深めながら、Create!Webフローのさらなる高度活用を追求していく考えだ。 株式会社ホンダモビリティ南関東の皆様と、 弊社SIパートナーの富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの皆様 お客様プロフィール 株式会社ホンダモビリティ南関東 本社所在地 〒154-0014 東京都世田谷区新町2-19-2 設立 1973年7月14日 従業員数 4,247名(2024年4月現在) 事業内容 Honda車(新車、中古車)の販売及び修理、レンタカー、自動車保険代理業、自動車部品・用品の販売、リース URL https://www.hondamobility-minamikanto.co.jp/ 2024年4月1日、南関東1都3県のHonda Cars(東京中央、埼玉、横浜、千葉)が統合して発足したホンダモビリティ南関東。同社191店舗のネットワークを生かし、新車・中古車の販売、車検・点検・整備などのアフターサービスを提供する。「あなたを、明日のMobility を照らし続ける存在でありたい」というコーポレートメッセージを掲げ、地域顧客の生活の足を支え続けている。 SIパートナープロフィール 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社 本社所在地:〒135-0061 東京都江東区豊洲2-2-1 設立:2021年4月 資本金:5億円 従業員数:9,902名(2024年3月現在) 事業内容:複写機・コンピューター・プリンター・ファクシミリなど各種情報機器の販売およびシステム・サービスの提供 URL:https://www.fujifilm.com/fb/company/fbj 47都道府県に営業・保守網を保有する、富士フイルムビジネスイノベーションの国内販売会社。 私たちが目指すのは、お客様とビジョンを共有し、課題解決を共に進めることで、お客様に欠かせない存在となることです。 地域経済とも連携しながら成長し、迅速に価値を提供することで「お客様の成功を支える架け橋」となることを使命としています。 お客様のビジネスに革新をもたらす存在として挑戦し続けてまいります。 SIパートナー詳細はこちら 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社(写真左より) SE統括部 東日本第四技術部 技術1G 草間 亜柚香氏 SE統括部 東日本第三技術部 技術2G 代田 有彩氏 SE統括部 東日本第四技術部 技術1G 荒谷 友紀氏 埼玉支社 SOL営業部 SOL2G 丸山 星矢氏 <株式会社ホンダモビリティ南関東様へのメッセージ> 平素より、弊社をDXパートナーとして、業務効率化に向けたご相談をいただき、ありがとうございます。 紙運用からデジタル運用への移行、帳票の利用拡大、さらには組織改編や会社統合に伴う対応など、運用には多くの課題がございましたが、三浦様を中心に現場をリードいただくことで、円滑にプロジェクトを進めることができました。改めて御礼申し上げます。 貴社のIT戦略に則り、4都県にまたがる現在の体制においても、貴社のビジネス変革を実現できるよう尽力してまいります。 何卒よろしくお願いいたします。 ※取材 2024年10月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 浜松商工会議所 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/hamamatsu-cci/detail.html 浜松商工会議所(写真左より) 総務企画部 情報推進課 課長 伊達 克彦氏、 総務企画部 情報推進課 係長 鈴木 智也氏、 理事 会員支援部長 鈴木 純一氏 ■業種 サービス業 ■事業内容 静岡県浜松市内の中小企業・小規模事業者の経営支援、 補助金申請・創業のサポート、共済制度の推進、 会員間交流・情報共有・地域振興など ■適用業務 稟議書・報告書などの承認・決裁処理 導入前の課題 紙による申請・承認業務では、出張や会議で回覧が滞り、どこで止まっているかも把握できなかった 決裁書類一式をバインダーで保管していたが、探すのに苦労し、書類の紛失も発生していた 導入後の効果 進捗状況がわかるようになり承認業務が迅速化。タブレットからの利用で外出先でも承認が可能に TOASとの連携により、ワークフローの一元管理と振替伝票承認の効率化を実現 導入の背景 所内のDX推進に取り組む中で、 紙の回覧・保管の非効率が課題に 浜松商工会議所 総務企画部 情報推進課 課長 伊達 克彦氏 浜松商工会議所は静岡県浜松市を中心に活動する地域総合経済団体。地域の企業や小規模事業者に対する経営相談・支援、補助金申請や融資に関する情報提供、経営ノウハウやビジネススキルを学ぶセミナー・研修会、地域経済の活性化を目的としたイベント・展示会の開催といった多様なサービスを提供している。2025年度までの3ヶ年中期行動計画では「経営力強化と変革への挑戦」をスローガンに掲げ、「企業の元気づくり(企業支援)」「都市力づくり(地域振興)」「強い基盤づくり(組織強化)」の実現に向けたさまざまな施策に取り組んでいる。 近年は会員企業のDX支援を推進するとともに、所内のDX実現に向けた取り組みにも着手し、それらを担当する情報推進課を2024年4月に新設するなど、体制強化にも注力。その一環として、2020年頃よりデジタル技術を活用した業務改善を少しずつ進め、所内のペーパーレス化や新しい勤怠管理システムの導入などを実施してきたという。 そうした中、新たなデジタル施策として取り組み始めたのが、申請・承認処理の電子化だった。 「これまではExcelを使って作成した稟議書や報告書を紙に印刷し、添付資料とともにバインダーに挟んで回覧するという形で申請・承認処理を行っていました。この方法では回覧に時間がかかるほか、どこで止まっているのか書類を探すという無駄な作業も発生していました。また、決裁後の書類はキャビネットで保管していたものの、過去の書類を見返す時に書類の順番が入れ替わったり添付書類が散逸したりする問題もありました」(総務企画部 情報推進課 課長 伊達克彦氏) 導入のポイント シンプルでわかりやすい基本機能 TOASとのシステム連携にも着目 浜松商工会議所 理事 会員支援部長 鈴木純一氏 浜松商工会議所は、新しいワークフローシステムについてインターネットでの調査を経て、複数のソリューションを候補に挙げた。 「あまり多機能なものはいらず、シンプルに申請フォームや承認ルートを作成でき、決裁された文書が適切に管理できる、わかりやすいシステムを探しました。また、ベテランの職員であっても戸惑うことなく使えるように、従来の紙の書類と様式を変えずにフォームを作成できることも重視しました。」(総務企画部 情報推進課 係長 鈴木智也氏) また、クラウド型で利用できることも必須の要件だったという。 「最近は基本的にクラウド型のシステムを採用するようにしています。サーバー管理やリプレイスなどに手間をかけず、なるべく身軽に運用していく方針です。また、役職者は出張や会議が多いこともあり、外出先からも承認処理ができることを目指していました」(鈴木智也氏) こうして、紙ベースでの申請・承認処理からの脱却を目指してワークフローシステムの導入を検討し始めた浜松商工会議所だが、実はもう一つ別の狙いもあった。それは浜松商工会議所が運用している「TOAS(商工会議所トータルOAシステム)」との連携だった。TOASとは、全国の商工会議所の約7割が導入している商工会議所向けの業務システムだ。そのTOASから出力している経理伝票などの書類についても、ワークフローシステムを使って運用管理しようと考えていたという。 「稟議書や報告書を回すためにワークフローシステムを導入するのであれば、承認処理が必要な他の業務にも適用できると効率的です。そこで通常のワークフロー処理に加えて、TOASとの連携が可能なソリューションを探すことにしました」(理事 会員支援部長 鈴木純一氏) こうした要件に合致するソリューションを選定した結果、インフォテックのCreate!Webフローに白羽の矢が立った。 導入の効果 紙運用の手間を削減し、承認を迅速化 外出先からでもしっかり承認 浜松商工会議所 総務企画部 情報推進課 係長 鈴木智也氏 浜松商工会議所から問い合わせを受けたインフォテックは、Create!Webフローの販売パートナーとして中部・東海地方を中心に事業展開するCMC Solutionsを紹介。浜松商工会議所は、CMC Solutionsと共にCreate!Webフローの機能の詳細やシステム連携の実現性について確認を進め、正式にCreate!Webフローの導入を決定した。 「運用開始までのスケジュールがタイトだったこともあり、商工会議所の業務で基本となる、稟議書、事業報告書、振替伝票の3種類のワークフロー作成をCMC Solutionsさんにお願いしました。そのほかのワークフローはそれをベースにして内製化しています」(鈴木智也氏) システム連携の実装についてもCMC Solutionsが支援した。「書類の保管先をファイルサーバーの部署別フォルダーへ自動で振り分けたい」という要件には、Create!Webフローの「決裁データ出力オプション」と追加開発したバッチ処理とを組み合わせて対応。TOASとの連携については、浜松商工会議所とCMC Solutions、TOAS提供元の3者によって密に検証を進めた結果、TOASからデータを送信するとCreate!Webフローの「申請フォームリンク」機能で申請書を自動起票するという連携を実現した。 こうして2021年4月にCreate!Webフローの運用を開始した浜松商工会議所では、現在までにさまざまな導入効果を実感しているという。 「導入前に抱えていた課題はすべて解決し、稟議書をはじめとする10種類の承認ワークフローの電子化を完了できました。これにより途中で書類が紛失するといった事故や完了後の書類保管の手間もなく、あとから見返すときにも探しやすくなりました。また、補助金などの申請が大量に発生する時期には、承認者が自分に回ってくる処理をあらかじめ把握できる予定機能も好評です」(鈴木智也氏) 「処理がどこで止まっているかを特定できるので、承認が停滞しなくなりました。以前では承認者の出張や会議が重なると決裁まで1週間程度かかることもありましたが、現在は半分ほど、最短だと1時間で完了することもあるくらい、承認時間が短縮されました。ちょうど同時期に役職者にタブレットを配布したこともあり、移動中などのすきま時間を使ってしっかり申請内容を確認できるようになるなど、承認業務の質の向上にも繋がっています」(鈴木純一氏) ■ Create!Webフローによる申請・承認業務の電子化のイメージ st-c-diagramhamamatsu_zu 今後の展望 ペーパーレス化をさらに進めながら TOAS連携の強化にも注力 すでに3年以上にわたってCreate!Webフローを活用している浜松商工会議所だが、今後も活用の幅を広げていく方針だ。 「現時点では細かい申請書類の一部が未対応なので、今後はすべての書類をワークフローに乗せてペーパーレス化を進めていきます。また、現在役職者のみに配布しているタブレットを他の職員にも配布することでどこからでも申請しやすくできるので、ハードウェアの整備も含めて検討していきたいです」(鈴木智也氏) 「現状のTOASとの連携では、TOASから出力した伝票情報をワークフローに乗せて承認・決裁処理を行っていますが、決裁後のデータをTOASに戻すところまで実現したいという構想があります。TOAS提供元にも協力を頼んで、連携強化に取り組んでいければと思います」(鈴木純一氏) 「今回のワークフロー導入には、これをきっかけとしてIT化やDXへの所内の意識を高めたいという思いがありました。今後は当会議所の経験やノウハウを伝えることで、会員企業や他の商工会議所のDX推進にも繋がっていくことを期待しています」(伊達氏) 浜松商工会議所の皆様と、弊社SIパートナーの株式会社 CMC Solutionsの皆様 お客様プロフィール 浜松商工会議所 本社所在地 〒432-8501 静岡県浜松市中央区東伊場2-7-1 設立 1893年4月 従業員数 76名(2024年9月現在) 事業内容 静岡県浜松市内の中小企業・小規模事業者の経営支援、補助金申請・創業のサポート、共済制度の推進、会員間交流・情報共有・地域振興など URL https://www.hamamatsu-cci.or.jp/ 浜松商工会議所は、商工会議所法に基づく経済産業省所管の特別認可法人として設立された、静岡県浜松市で活動する地域総合経済団体。浜松市の発展とともに歩み、現在は1万3,000事業所以上の会員にて組織される全国でも有数の規模を誇る商工会議所として活動している。 SIパートナープロフィール 株式会社CMC Solutions 本社所在地 〒460-0003 愛知県名古屋市中区錦二丁目3番4号 設立 2006年10月 資本金 8,000万円 従業員数 106名(2024年4月現在) 事業内容 ICT化戦略コンサルティング、システム開発 ソフトウェアパッケージ導入、ネットワーク・インフラ導入構築、保守サービス URL http://www.cmc-solutions.co.jp 中部・東海地方を中心に、システムの設計から運用・保守までをワンストップで提供するITソリューションプロバイダー。「お客さまにとって最適なソリューションを提供する」ことを使命とし、業務効率化やDX推進を通じてクライアントの成長を支援。実績豊富なパートナーとして信頼されている。 SIパートナー詳細はこちら hamamatsu-si.jpg 株式会社CMC Solutions(写真左より) utilize IT部 ビジネスデベロッパー室 SE 谷本直也氏 utilize IT部 営業室 セールスSE 河村 香見氏 utilize IT部 営業室 営業 河村 智彦氏 <浜松商工会議所様へのメッセージ> この度は弊社からご提案のCreate!Webフローをご採用いただき、心より感謝申し上げます。 ワークフロー導入後の運用を見据えたCreate!Webフローを活用した業務DX推進のお手伝いができ、大変光栄に思っております。 コロナ禍の影響で提案から要件打合せ、構築まで全てリモートでのご支援となりましたが、皆様にご協力いただき非常にスムーズに進行できました。 今後も貴所のDX推進に貢献できるよう、ご提案を行って参ります。 ※取材 2024年8月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## イノチオホールディングス株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/inochio/detail.html イノチオホールディングス株式会社(写真左より) 経営支援本部 経営管理部 デジタルソリューション課 横井 佑香氏、 経営支援本部 経営管理部 デジタルソリューション課 課長 倉員 武志氏、 経営支援本部 人事総務部 総務課 鬼武 玲奈氏 ■業種 農業関連サービス(建築・販売・農業生産) ■事業内容 農業用ビニールハウスの設計・施工・販売、およびビニールハウスのリフォーム、 スマート農業の推進、営農サポート、農薬・肥料、花き品種の開発、土壌分析・ 病害虫診断など、農業を総合的に支援する事業を展開 ■適用業務 稟議書のほか、人事・総務・経理等各部門で管理する各種申請書 導入前の課題 従来のワークフローシステムでは、全ての作業をIT部門でしか行えなかった 承認・決裁処理の電子化を進めたいという要望が多数寄せられるが、すべてに対応するのは困難 導入後の効果 各部署が主体となり、140種類の申請書を電子化。ワークフロー活用への全社的な協力体制が整った システム連携機能の周辺開発により、業務担当者の手作業の負荷を大幅に軽減できた 導入の背景 機能面・運用面の課題を解決すべく ワークフローの刷新を決断 イノチオホールディングス株式会社 経営支援本部 経営管理部 デジタルソリューション課 課長 倉員 武志氏 イノチオグループは、1909年に「石黒薬局」として創業した115年の歴史を誇る老舗企業だ。現在の主力事業となっている「ビニールハウスの製造・施工をワンストップで対応できる企業」として発展し、農業用施設・栽培システム、農薬・肥料、花き品種の開発・販売や栽培コンサルティングなど、多岐にわたる農業支援事業を国内外で展開する企業グループへと成長を遂げていった。4つのビジネスユニットに計14の法人を擁し、農業分野における高度な技術とノウハウにより、持続可能で効率的な農業の実現に広く貢献している。 そんな同グループを統括するイノチオホールディングスでは、従来からワークフローの電子化に取り組み始めていた。しかし、他システムに付属するワークフロー機能を利用していたこともあり、ワークフローの活用は限定的だった。 「従来のワークフローシステムは、ワークフロー専用ではなかったため、機能面・運用面でいくつもの課題を抱えていました。例えばワークフローを作成するには管理者権限が必須で、プログラミングの知識も必要だったため、全ての運用作業をデジタルソリューション課のみで担わなければなりませんでした。組織変更に伴うルート変更などの設定も年度変わりのタイミングで慌ただしく行う必要がありました。さらに決裁後のデータ保管期限がわずか1年だったので、それ以後も保管するためには別途出力する手間もありましたし、以前の申請を参照して新たな申請をすることもできませんでした」(経営支援本部 経営管理部 デジタルソリューション課 課長 倉員武志氏) このような事情から、Excelの申請フォームに記入・印刷して紙書類で回すというやりとりも多く残っていたという。業務の現場からは、紙書類で回している承認・決裁処理の電子化をさらに進めたいという要望が多数あがっていたが、従来のワークフローシステムでは対応するのが困難だと判断。別のワークフロー専用システムへの刷新を検討することにした。 導入のポイント 現場主体のワークフロー運用を模索 既存システムとの連携強化も鍵に イノチオホールディングス株式会社 経営支援本部 経営管理部 デジタルソリューション課 横井 佑香氏 新しいワークフローシステムの導入に向けて検討を開始した同社では、最初に社内の各業務部門に具体的な課題や要望を聞き取り、整理するところから始めた。 「グループ内の多様なニーズを踏まえると、我々IT部門に限らず、実際にその業務を主管する部署の担当者が、欲しい申請フォームを自由に作れることや、業務に合わせてルートを柔軟に設計できる必要がありました」(倉員氏) こうした要件を満たす製品を模索するなか、古くから取引関係にあったシステムインテグレーターのCMC Solutionsに相談し、最適なソリューションの提案を依頼したところ、インフォテックの「Create!Webフロー」の紹介を受けた。 さっそく評価版を取り寄せておよそ2ヶ月かけて試用したのち、新しいワークフローシステムとしてCreate!Webフローを選定した。 「Create!Webフローは、ITの専門家でなくてもフォームやルートを作成できることや、管理機能の権限を役割に応じて柔軟に付与できることにより、総務課などの業務の主管部署が主体となって各ワークフローを運用できることが分かりました。コスト面でも他ソリューションと比べて優位性があるなど、総合的に判断した結果、Create!Webフローを採用することにしました」(経営支援本部 経営管理部 デジタルソリューション課 横井佑香氏) また、横井氏は「社内の他システムと連携を行う構想があった」と振り返る。従来のワークフローシステムでは旅費精算書などの決裁後に会計システムへ手作業で入力する後処理が残っていたが、Create!Webフローの「決裁データ出力オプション」を活用すれば、会計システムへのデータ取り込みが可能になる。この仕組みについては、CMC Solutionsが開発を支援した。 さらに、スマートフォンへの対応や、既存のアカウントシステムとシングルサインオン(SSO)ができることも選定のポイントとなった。Microsoft Entraアプリケーション プロキシという機能を活用することで、オンプレミス環境に導入したCreate!Webフローを外出先からも利用できる環境を整えている。 導入の効果 140種類の申請業務を電子化 承認・決裁処理の時間を大幅に短縮 イノチオホールディングス株式会社 経営支援本部 人事総務部 総務課 鬼武 玲奈氏 こうしてCreate!Webフローの導入を決めた同社は、ワークフローシステムの利用対象者となる800ユーザーライセンスを契約。2020年12月に本番稼働を開始し、ワークフローシステムに乗せる書類を段階的に増やしていった。 「まずは、各申請書を管轄する部署から数名ずつ担当者を選出してもらい、みんなで協力して進めることで、既存の約40種類のワークフローをCreate!Webフローへ移行しました。そこから範囲を広げていき、給与関連の申請書や資格届出の申請書、入金連絡伝票など、人事・総務・経理に関係する承認・決裁処理にCreate!Webフローを活用しています。また、顧客登録の申請書や品質関係のクレーム報告書といった営業部門が利用するワークフローにも適用しました。その数は約140種類におよびます」(人事総務部 総務課 鬼武玲奈氏) フォームやルートの作成は基本的に各申請書を管轄する部署が行っている。誰が作っても統一感のあるフォームになるように、見出しなどの大まかなレイアウトやフォント・色などのルールを定め、部署名・名前・申請日時などの基本的情報を自動入力する項目を含めた雛形フォームを最初に共有した。この雛形をコピーしてカスタマイズしていくことで、簡単に質の高いフォームを量産できるという優れた工夫だ。 ■ 基本となる申請書デザインをルール化し、統一感のあるフォームを量産できる体制を実現 st-c-diagram Create!Webフローの導入から3年以上が経過し、様々な導入効果が得られている。 「Create!Webフローにより紙書類で回していたものを電子化したことで、承認・決裁処理にかかる時間が大幅に短縮されました。組織の世代管理と自動切り替えが可能で、別途導入した検証環境で事前に動作確認もしているので、ミスのない状態でスムーズに組織変更ができるようになりました」(横井氏) とくに処理時間の短縮については、スマートフォンを利用して外出先からでも承認・決裁処理が行えるようになったことで、申請が集中する月末でも処理が停滞しなくなったという。 「以前では、グループトップが決裁するような承認経路が長い案件は、完了までに最大1ヶ月くらいかかることもありました。それが現在では3日程度で完了できるスピード感です」(倉員氏) さらに、業務の現場でも定量的な効果を実際に測定したそうだ。 「イノチオグループ全体で年間約3,000件超の稟議書を回しているのですが、これが紙書類から電子化されたことで、その分の紙の使用量や保管場所を節約できています」(鬼武氏) 今後の展望 部署をまたぐ協力体制で活用推進 さらなるシステム連携も視野に Create!Webフローの活用が進むイノチオグループだが、今後も持続的に業務の効率化が進む見通しだ。 「各部署の協力により運用の負荷が分散できました。新しい申請書をつくる時には、どの部署でもワークフローありきで考える習慣ができていて、部署の壁を超えてワークフロー活用のアイディアを出し合っています。これからもイノチオグループでは、みんなでつくるワークフローを推進していきます」(鬼武氏) 「IT担当部署としては、システム連携のさらなる強化に取り組みます。現在の会計システムとの連携では、旅費精算や支払依頼でほぼ経費精算システムに近い仕組みを構築でき、経理業務の大幅な効率化を実現しました。今後はAPIの活用も視野に入れて、グループ社員の日々の業務の手間をより一層削減していきたいと考えています」(横井氏) イノチオホールディングス株式会社の皆様と、弊社SIパートナーの株式会社 CMC Solutionsの皆様 お客様プロフィール イノチオホールディングス株式会社 本社所在地 〒441-8142 愛知県豊橋市向草間町字北新切95 設立 1950年12月 従業員数 89名(2024年9月1日現在) ※グループ全体では882名 事業内容 農業用ビニールハウスの設計・施工・販売、およびビニールハウスのリフォーム、スマート農業の推進、営農サポート、農薬・肥料、花き品種の開発、土壌分析・病害虫診断など、農業を総合的に支援する事業を展開 URL https://inochio.co.jp/ イノチオホールディングスは、農薬・農材ビジネスを中心に農業総合支援企業として発展してきたイノチオグループの持株会社。ビニールハウスをはじめとする農業用施設や栽培システムの建設・販売、農薬・肥料・種苗など農業関連資材の販売、持続的な農業生産を支援する営農サポート、ICTを活用した超省力・高品質生産を実現するスマート農業、観賞用植物の品種開発や種苗の生産・販売など、農業に関するあらゆる事業を手掛けている。 SIパートナープロフィール 株式会社CMC Solutions 本社所在地 〒460-0003 愛知県名古屋市中区錦二丁目3番4号 設立 2006年10月 資本金 8,000万円 従業員数 106名(2024年4月現在) 事業内容 ICT化戦略コンサルティング、システム開発 ソフトウェアパッケージ導入、ネットワーク・インフラ導入構築、保守サービス URL http://www.cmc-solutions.co.jp 中部・東海地方を中心に、システムの設計から運用・保守までをワンストップで提供するITソリューションプロバイダー。「お客さまにとって最適なソリューションを提供する」ことを使命とし、業務効率化やDX推進を通じてクライアントの成長を支援。実績豊富なパートナーとして信頼されている。 SIパートナー詳細はこちら 株式会社CMC Solutions(写真左より) utilize IT部 ビジネスデベロッパー室 SE 谷本 直也氏 utilize IT部 営業室 セールスSE 河村 香見氏 <イノチオホールディングス様へのメッセージ> この度は弊社からご提案のCreate!Webフローをご採用いただき、心より感謝申し上げます。 各部署の方が積極的に参加されているみんなで作るワークフローに弊社も参画し、お力添えできたことを大変嬉しく思っております。 今後もCreate!Webフローの保守サポートやシステム連携強化に加えて、貴社の業務効率化や課題解決に向けたご提案を行って参ります。 ※取材 2024年8月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 鹿児島きもつき農業協同組合 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/ja-kagoshimakimotsuki/detail.html 鹿児島きもつき農業協同組合 経営企画部 企画広報課兼DX担当 大﨑 裕太郎氏 ■業種 協同組合 ■事業内容 指導事業、購買事業、販売事業(園芸農産・畜産)、信用事業(JAバンク)、 共済事業(JA共済)、生活関連事業ほか ■適用業務 稟議書・報告書などの承認・決裁処理 導入前の課題 稟議書・報告書などの承認・決裁処理のために、毎日職員が40km離れた支所を往復していた 紙ベースの運用だと承認までに多大な時間がかかり、承認の進捗状況もわからなかった 導入後の効果 書類を回覧するための運搬作業がなくなり、1日あたり職員1人分の業務負荷軽減が実現できた 2~3日かかっていた承認・決裁処理が約半日に短縮され、進捗状況も一目でわかるようになった 導入の背景 承認・決裁処理のために毎日40km離れた支所を往復 鹿児島きもつき農業協同組合 経営企画部 企画広報課兼DX担当 大﨑 裕太郎氏 JA鹿児島きもつきは、鹿屋市・垂水市・肝属郡の2市4町で事業を展開する農業協同組合。組合員の農家に対して営農支援を行う指導事業、肥料・農薬・飼料などの生産資材を安定供給する購買事業、農産物や畜産物を集出荷する販売事業、預金・融資・共済などを取り扱う信用・共済事業を幅広く展開している。2020年4月には、農と食と交流のテーマパーク「アグリパークかのや」を鹿屋市にオープン。「アグリパークかのや(愛称:どっ菜市場)」は、鹿児島県内で最大級の規模を誇る農畜産物直売所として、県内外からの多くの来客で賑わっている。 そんなJA鹿児島きもつきでは、「イノベーションに挑戦」のコンセプトのもと、業務のデジタル化を積極的に推進し、これまでにペーパーレス化やリモート会議の導入を進めてきた。そうした施策の一環として取り組んだのが、稟議書・報告書などの承認・決裁処理のデジタル化だった。 「JA鹿児島きもつきは事業エリアが広く、管内には合計12カ所の本所・支所があって、本所と最も遠い支所は40km以上も離れています。これまでは承認・決裁が必要な稟議書・報告書を回すために、職員が書類を毎日運搬していました。この書類の運搬に往復2日、本所の各部署で承認・決裁処理を行うのに最低1日かかっており、この期間を短縮することが求められていました。また事業領域が広範にわたるために書類の数が非常に多く、役員が出張すると書類が段ボール数箱分もたまってしまいます。書類のなかには急を要するものもあり、本所の総務人事課には各支所から進捗状況を尋ねる電話が頻繁にかかってきて業務に支障を来すこともありました」(経営企画部 企画広報課兼DX担当 大﨑 裕太郎氏) こうした課題を解決するために、承認・決裁処理をデジタル化するワークフローシステムの導入を検討することにしたという。 「クラウド型のワークフローシステムを導入すれば、紙の稟議書・報告書をわざわざ運搬する必要がなくなり、出張先からでも承認・決裁処理が行えるようになるほか、書類がどこにあるのか進捗状況も把握できるので、総務人事課の業務負荷も軽減できると考えました」(大﨑氏) 導入のポイント 紙ベースの運用に近い操作性と承認・決裁ルート設定の容易さを評価 JA鹿児島きもつきがワークフローシステムの導入に向けた検討に着手したのは、2021年春のことだった。 「まずは、比較サイトからワークフローシステムの資料をダウンロードし、資料ベースで導入候補を比較しました。組合にはパソコンの操作に不慣れな職員も少なくないので、紙の書類に印鑑を押すという従来に近い運用が可能かどうかを念頭に置き、検討を進めました。また、運用管理の面から複雑な承認・決裁ルートでも設定しやすいものを選定することにし、同時にコスト比較も行いました」(大﨑氏) このような比較検討の結果、JA鹿児島きもつきが選定したのが「Create!Webフロー Cloud」だった。 「Create!Webフロー Cloudを選んだ一番の決め手は、職員が迷わず操作できる使い勝手が最も優れていると感じたことです。稟議書・報告書を作成するときにどこに文章を書けばよいか、承認・決裁処理を行うときにどこに押印すればよいかが、従来の紙書類と同じようにすぐに分かります。運用管理を担当する私たちにとっても、再現性の高い書類が作成しやすく、複雑な承認・決裁ルートも簡単に設定できます。クラウドサービスとして提供されているため、出張先などリモートでも処理が行え、初期費用がかからないサブスクリプション型で利用できるというコストメリットがあります。このように私たちが求めていたすべての要件をクリアしていたことから、Create!Webフロー Cloudを導入することに決めました」(大﨑氏) こうして2021年11月、JA鹿児島きもつきはCreate!Webフロー Cloudを正式に採用。当初は20ユーザーライセンスを契約し、本所内で試験的に運用を開始した。同時に決裁済みの書類を保管・蓄積・検索できるようにするために、書類をPDF・CSV形式で出力できる「決裁データ出力オプション」も導入した。その後、2022年4月から全職員を対象に約500ユーザーがCreate!Webフロー Cloudを利用している。 「現在、稟議書をはじめ支出関係の報告書などの承認・決裁処理はすべてCreate!Webフロー Cloudを利用しています。また、総務人事課に提出する手当関係の申請書、管理DX課に提出するICカード作成申請書などにも使っています。Create!Webフロー Cloud上で作成した書類の数は200種類近くに上ります。ルート設定は、各部署の担当者と入念に打ち合わせながら進めました」(大﨑氏) ■ Create!Webフローによる申請・承認業務の電子化のイメージ st-c-diagram 導入の効果 回覧の負担軽減やペーパーレス化を実現 デジタル化のモデルケースとして 県内のJAからも注目の的に Create!Webフロー Cloudの運用開始から2年近くが経過し、JA鹿児島きもつきではさまざまな導入効果を実感しているという。 「これまで2~3日かかっていた承認・決裁処理の時間が、早ければ半日で済むようになりました。また書類を回覧するために総務人事課の職員が各部署を回るという作業がなくなり、1日あたり1人分の業務負荷軽減が実現できました。このほか紙書類をデジタル化したことにより、紙の消費量も削減できています。実際に計測したわけではありませんが、稟議書・報告書だけでも年間約1万件の処理があるので、添付資料と合わせると数万枚の紙を削減できたと考えています」(大﨑氏) Create!Webフロー Cloudを利用する職員からの反応も好評だ。 「職員からは、書類がどこにあるのか一目で分かるようになり、承認・決裁処理の時間が短縮されたことを喜ぶ声が多数寄せられています。書類が紛失しなくなったという意見もありました。役員も混乱することなくスムーズに利用できており、非常に高く評価されています」(大﨑氏) JA鹿児島きもつきがCreate!Webフロー Cloudの導入によって実現したワークフローシステムの評判は瞬く間に広まり、現在は鹿児島県内の他のJAが続々と見学に訪れているそうだ。 今後の展望 全拠点へのワークフロー適用を検討 運用担当の後進育成にも注力 今後JA鹿児島きもつきでは、本所・支所以外の拠点に勤務する職員にも適用範囲を広げていく予定だ。 「拠点のなかにはインターネット環境のない農場もあるため、紙書類によるやりとりも残っています。まずはインフラを整備したのちに、ワークフローシステムの運用を開始しようと考えています」(大﨑氏) ワークフローシステムの運用管理を担当する人材育成にも注力する方針だという。 「現在は私を中心に少人数で運用管理を担当していますが、将来の安定的なシステム運用を見据え、今後は後進の人材を育てていきたいと考えています」(大﨑氏) 今回のJA鹿児島きもつきの取り組みは、多数の事業拠点を構える企業・組織がワークフローシステムの導入によってデジタル化を推進していく際に、大いに参考になる事例と言えるだろう。 お客様プロフィール 鹿児島きもつき農業協同組合 本社所在地:〒893-0016 鹿児島県鹿屋市白崎町1-1 設立:1993年3月 従業員数:567名(2023年3月現在) 事業内容:指導事業、購買事業、販売事業(園芸農産・畜産)、信用事業(JAバンク)、共済事業(JA共済)、生活関連事業ほか URL:https://ja-kagoshimakimotsuki.or.jp/ 鹿児島きもつき農業協同組合(JA鹿児島きもつき)は、大隅半島の南東部の地域を事業エリアとする農業協同組合。広大な畑作台地、肝属川水系の水田地帯、湾岸沿いの無霜地帯の特性を生かした多種多彩な農業、温暖な気候を利用した畜産業を営む地域の農家を支えている。2020年には鹿児島県で最大級の規模を誇る農畜産物直売施設「アグリパークかのや(「どっ菜市場」の愛称)」をオープンさせるなど、販売事業にも力を入れている。 ※取材 2023年12月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## アジア太平洋トレードセンター株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/atc-co/detail.html アジア太平洋トレードセンター株式会社(写真左より) 総務部 部長 安田 夏実氏、 総務部 総務人事課 主任 森 千晶氏、 総務部 総務人事課 課長代理 渡辺 展江氏 ■業種 不動産業 ■事業内容 不動産の賃貸・管理、国際卸売施設・物流施設の運営管理、情報提供・情報処理サービス、 各種催物・展示会の企画・開催など ■適用業務 稟議書・依頼書など 導入前の課題 紙ベースで申請・承認業務が行われていたため、テレワークへの移行が難しい 書類の管理を担当する総務部門の業務負荷を軽減したい 導入後の効果 社外からの申請・承認が可能になるとともに、停滞や紛失といった紙運用の課題も解消 総務部門が行っていた煩雑な作業がなくなり業務効率化を実現 導入の背景 紙書類がテレワーク推進を阻害 申請・承認業務の電子化が急務に アジア太平洋トレードセンター株式会社 総務部 部長 安田 夏実氏 アジア太平洋トレードセンター(以下、ATC)は、大阪のベイエリアに位置する咲洲にある同名の大規模複合施設(通称・大阪南港ATC)の運営会社だ。大型見本市が開催される展示場「ATCホール」、多種多様な商業・飲食・娯楽施設や企業のオフィスが入居するとともにフェリーターミナルも併設された大阪有数の大規模複合施設として、年間600万人以上の来場者が訪れている。 そんなATCでは、長年にわたり稟議書・依頼書などの申請・承認業務が紙ベースで行われていた。しかし、2020年に発生したコロナ禍をきっかけに、業務の電子化に取り組むことになった。 「第三セクターである当社はコロナ禍が発生した直後に、大阪市や国からの要請によってテレワークを推進することになりました。その際に課題となったのが、紙書類に入力・印刷して回していた稟議書・依頼書の申請・承認業務をどのように処理するかということでした。そこでテレワークを導入する際に、業務の効率化も同時に進めることを決断しました」(総務部 部長 安田 夏実氏) そこで同社は最初に従来の課題を洗い出し、その解決を目指すことにした。「紙ベースで行っていた業務では承認・決裁者の不在によって処理が滞ったり、書類が紛失することがあったりといった課題がありました。また、書類の管理を担当する総務部門にとっては、煩雑な記番号の入力作業を行わなければならなかったことも大きな課題でした」(総務部 総務人事課 課長代理 渡辺 展江氏) それらの課題を解決するために「書類種別の定型化による過誤の防止」「稟議書・依頼書の処理に付帯する支払・契約・印章管理などの効率化」「申請・承認業務にかかる時間の短縮」などを要件に挙げて業務の電子化を進めることにした。また総務部門の業務負荷を軽減するために「取引先別・目的別に検索できること」「書類の修正履歴を明確化して管理すること」も考慮しながらソリューションの導入を検討した。 導入のポイント 紙の書式の再現性や承認ルートの柔軟性 セキュリティの優位性などを評価 アジア太平洋トレードセンター株式会社 総務部 総務人事課 課長代理 渡辺 展江氏 取引関係にあるDBJデジタルソリューションズ社のコンサルタントに相談した結果、インフォテックの「Create!Webフロー」を紹介してもらったという。 「申請・承認業務の運用方法が大幅に変わることによる混乱も予想されたため、従来の稟議書・依頼書の様式をそのまま踏襲できることを重視しました。さらに書類を滞りなく回せるように柔軟な承認ルートの設定が可能かどうか、申請・承認・決裁処理が社外のテレワーク環境からでも行えるかどうかも調べ、最終的にすべての要件を満たすCreate!Webフローを採用することにしました」(渡辺氏) なかでもCreate!Webフローを導入する決め手になったのが、セキュリティ対策が十分で安定的な運用を実現できることだった。 「セキュリティ対策の観点から、社外で申請・承認・決裁処理を行う際にもいったん社内ネットワークを経由する仕組みが望ましいと考えました。その点、Create!Webフローには、設定したIPアドレス以外のアクセスを制限できる『接続元IP制限オプション』が用意されています。このようなセキュリティ面の優位性を評価したことが、Create!Webフローを選んだ理由です」(渡辺氏) 総務部門が各業務部門を巻き込みながら一連の要件設定とソリューション選定に取り組んだのは、2020年11~12月のこと。2021年1月からはコンサルタントと協議を重ね、3月にCreate!Webフローのトライアルを実施。この間、インフォテックへの質疑応答も実施しながら検証を進め、2021年8月に導入を正式決定した。 「稟議書・依頼書のフォーマット作成やワークフローのルート設定と並行し、導入に伴う社内規定の改訂、社員・派遣社員・アルバイトへの説明会開催といった取り組みも進めました」(総務部 総務人事課 主任 森 千晶氏) 導入の効果 社外からの申請・承認業務を実現 入力自動化など電子化による恩恵を享受 アジア太平洋トレードセンター株式会社 総務部 総務人事課 主任 森 千晶氏 ATCでは現在、約10種類の稟議書、3種類の依頼書の申請・承認業務をCreate!Webフローで処理しているが、当初の課題を解決する効果が確実に得られているという。 「テレワーク環境からでも申請・承認業務が行えるようになり、処理が滞ることはなくなりました。紙書類とは違って紛失するような事態が起きる心配もありません。申請・承認業務にかかる時間も大幅に短縮され、間違いの修正も迅速に行えるなど、従来の課題はすべて解決できたと考えています」(渡辺氏) とりわけ大きな効果を実感しているのが、総務部門が行っていた煩雑な作業がなくなったことだという。 「毎年3月に契約更新が集中する繁忙期を迎えるのですが、とくに忙しいときには1日あたり100件以上の記番号入力作業を行う必要があり、その日に他の業務が行えないこともありました。Create!Webフローを利用してからはそうした作業が自動化され、記番号入力にかかる作業時間はゼロになりました。また細かいことですが、稟議書に添付する資料もまとめて電子化できたので、紙に印刷してホチキス止めをするといった作業がなくなったのもありがたく感じています」(森氏) Create!Webフローの導入による業務の電子化は、経営層からも高く評価されているという。 「社長からはコロナ禍に限らず、災害発生時の業務継続計画(BCP)対策をしっかりと進めるためにも、業務の電子化に取り組むよう指示がありました。Create!Webフローの導入は、そうしたBCP対策に有効な施策の一つとして評価されています」(安田氏) ■ Create!Webフローによる申請・承認業務の電子化のイメージ st-c-diagram 今後の展望 人事評価ツールとしての活用など他用途への応用も検討 Create!Webフローの導入によって申請・承認業務の電子化を達成したATCでは、今後はさらなる活用も検討している。 「稟議書の申請・承認・決裁処理を回すCreate!Webフローのワークフローは、別の業務にも応用できるのではないかと考えています。私が所属する総務人事課は人事関連の業務も担当していますが、あらかじめ決められた承認ルートで管理できるCreate!Webフローならば、人事評価ツールとしても活用できそうです。インフォテックからは、そうした活用事例もあると聞いているので、これからコンサルタントに相談して利用可能かどうか検討したいと考えています」(渡辺氏) 一方、ATCは近い将来に電子契約システムの導入を計画しており、導入時にCreate!Webフローと連携させた使い方ができないかということも検討していきたいとのことだ。 お客様プロフィール アジア太平洋トレードセンター株式会社 本社所在地:〒559-0034 大阪市住之江区南港北2-1-10 設立:1989年4月 資本金:1億円 従業員数:41名(2023年3月現在) 事業内容:不動産の賃貸・管理、国際卸売施設・物流施設の運営管理、情報提供・情報処理サービス、各種催物・展示会の企画・開催 URL:https://www.atc-co.com/ アジア太平洋トレードセンターは、大阪南港・咲洲(さきしま)にある大規模複合施設を運営する第三セクターの企業。延床面積33万m2に及ぶ施設には、オフィス・イベントホール・物販・飲食・アミューズメント施設などがある。2025年大阪・関西万博の開催地である夢洲(ゆめしま)に隣接した好立地にあり、需要拡大によるさらなる発展が期待されている。 SIパートナープロフィール DBJデジタルソリューションズ株式会社 本社所在地:〒101−0047 東京都千代田区内神田2-15-9 The Kanda282 設立:1988年4月 資本金:1億円 従業員数:192名(2023年4月現在) 事業内容:ビジネス戦略ソリューション、コンサルティングソリューション、業務システムソリューション等 URL:https://www.dbj-digital.jp/ 金融、保険、社会基盤・不動産などの業界を中心に、ICTを活用した戦略ソリューションやシステムの設計・構築、導入後の運用・保守に至るまで、一貫したICTソリューションを提供するシステムインテグレーター。お客様と一体となり、お客様にとって真に価値のあるサービスを共に創出し、時代に対応した最適なサービス・ソリューションの提供を目指している。 SIパートナー詳細はこちら ※取材 2023年9月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 高崎商工会議所 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/takasakicci/detail.html 高崎商工会議所(写真左より) 総務課 課長補佐 五十里 結香氏、総務課 課長 梅澤 史明氏、総務課 主任 大友 雄太氏 ■業種 サービス業 ■事業内容 群馬県高崎市内の中小・小規模事業者の経営支援、補助金申請・共済・創業のサポート、 会員間交流・情報共有・地域振興など ■適用業務 稟議書・報告書など 導入前の課題 膨大な紙書類を処理したり、紙書類の保管場所を確保したりするのに困っていた 一部使っていたグループウェアのワークフロー機能は使い勝手に課題があった 導入後の効果 承認ワークフローのペーパーレス化を実現し、1種類の補助金申請支援だけで年間6,000枚近くの紙を削減 稟議書・報告書の承認ワークフローの進捗状況を確実に把握することが可能に 導入の背景 コロナ禍による申請処理の急増に紙書類では対応しきれなくなった 高崎商工会議所 総務課 課長 梅澤 史明氏 高崎商工会議所は、商工会議所法に基づく経済産業省所管の特別認可法人として設立された総合経済団体。地域活性化やまちづくりに貢献するイベントの開催、高崎市内の中小企業など事業者向けの経営支援といった事業を行っている。 そんな高崎商工会議所では、紙ベースで行っていた申請・承認業務のペーパーレス化による業務効率化を進めることが従来からの課題になっていた。 「高崎商工会議所では、小規模事業者持続化補助金など事業者が活用できる補助金の申請をお手伝いしていますが、各事業者の申請を支援する際には必ず稟議を上げています。コロナ禍によって国の支援策が数多く出され、事業者からの相談が急増したために、より膨大な紙書類を処理したり、保管場所を確保したりするのに困るようになりました」(高崎商工会議所 総務課 課長 梅澤史明氏) これらの課題を解決すべく、当時、総務課が中心となって申請業務のペーパーレス化と承認ワークフローの電子化を実現するソリューションの検討を開始した。 「実はこれまでも、すでに導入しているグループウェアのワークフロー機能を利用することを検討してきました。しかし、この仕組みでは、フローが回ってきたときに添付ファイルをダウンロードして確認する必要がありました。また、承認ワークフローのルートがあらかじめ決められた人だけに固定されており、承認者を途中に追加したり削除したりできませんでした。外出先からアクセスできないといった不便さもあり、稟議関連のワークフローとして利用するのには使い勝手の面で難がありました。そこで稟議関連のワークフローについては、グループウェアのワークフロー機能を利用するのではなく、新しいソリューションを導入しようと考えました」(高崎商工会議所 総務課 課長補佐 五十里結香氏) 導入のポイント 高い再現性や紙を扱うような操作性 クラウドならではの運用性などを評価 高崎商工会議所 総務課 課長補佐 五十里 結香氏 高崎商工会議所では、複数のビジネスアプリ検索サイトなどを活用して電子申請に対応できるソリューションをピックアップし、比較表を作成してコストや機能、操作性、外部アプリとの連携などの要件を比べながら検討を重ねた。その結果、Create!Webフローが有力な導入候補に挙がることになった。 「Create!Webフローは既存の紙書類を画面上にそっくりそのまま再現でき、ITに詳しくない職員であってもフォームや承認ワークフローのルートを容易に作成できます。さらに、PDFをフォーム上に貼り付ける機能によって、承認ワークフローの添付ファイルを、紙書類をめくる感覚で閲覧ができることにも好印象を持ちました。サーバーなどのインフラ管理が不要なクラウドサービスとして提供されていることも前提でしたが、その要件も満たしています。これらの点を評価し、Create!Webフローを導入することに決めました」(五十里氏) 高崎商工会議所では、2021年1月からCreate!Webフローを試用したのちに、同年4月に正式導入した。 「稟議書のワークフローについては、試用期間中から紙書類の電子化を進めていきました。書類様式のフォームは専用のアプリで一から作りましたが、まず基本的なフォームを一つ完成させ、それをコピーしながら各様式に合わせて手直しするという方法で進めたので、フォーム作成にはそれほど苦労せずに運用を開始することができました」(五十里氏) 導入の効果 ペーパーレス化と進捗の見える化を実現 場所を問わない申請・承認業務が可能に 高崎商工会議所 総務課 主任 大友 雄太氏 高崎商工会議所では現在、稟議書や報告書など30種類以上の承認ワークフローでCreate!Webフローを利用しているという。 「いまもグループウェアのワークフロー機能を一部で利用していますが、稟議書や報告書だけでなくファイルの添付が必要なワークフロー、例えば通勤届や住所変更届などにもCreate!Webフローを使っています。稟議書・報告書については、同様の書類であっても商工会議所の事業ごとに若干の差異があるため、それぞれ別のものを用意しています。そのほか、セミナーや講習会の開催に関する稟議書、専門家派遣申請の稟議書などもあり、現在は30種類以上のフォーマットを利用しています」(高崎商工会議所 総務課 主任 大友雄太氏) ちなみにCreate!Webフローの使い方については、導入を主導した五十里氏がマニュアル作成を担当。職員向けの説明会も開催したことで、紙からの移行はスムーズに進んだとのことだ。 高崎商工会議所がCreate!Webフローを利用してから2年以上が経過したが、この間にさまざまな導入効果が得られたという。 「稟議を上げてから承認・決裁が終わるまでの進捗状況が確実に把握できるようになったことが一番の導入効果です。紙書類でフローを回していたときは、どこで処理が止まっているのかが分からず不安でしたが、Create!Webフローを見れば一目で確認できます。紙書類の紛失や処理のし忘れも回避でき、処理が止まった理由もコメントとして残せますし、過去に承認した稟議書も、履歴を見ればすぐに見つけることができます。また、Create!Webフローには所外からでもアクセスできるので、コロナ禍によって接触制限が敷かれる中でも、自宅から承認処理が行えるようになりました」(梅澤氏) 「当初の導入目的だったペーパーレス化については、Create!Webフローの導入によって大きな効果が得られていると感じています。高崎商工会議所は近い将来に別の場所へ移転する予定になっており、現在は過去の紙書類の整理を進めています。膨大な量の紙書類を整理するのは大変な作業ですが、Create!Webフローでペーパーレス化を実現したことで今後は紙書類が大幅に増える心配がありません」(大友氏) 定量的な効果は測定していないものの、紙の削減効果も実感しているという。 「例えば、小規模事業者持続化補助金はCreate!Webフローを導入する前年に、約600件の申請をお手伝いしました。その稟議を回すのに1件当たり10枚以上の紙書類を印刷していましたので、それだけでも6,000枚近くの紙を削減できたことになります」(大友氏) ■ Create!Webフローを使った会議・研修会等実施報告書(申請書)のイメージ st-c-diagram 今後の展望 Create!Webフローをさらに使いこなし新たな活用方法を模索 すでに業務に必要な稟議書・報告書などの承認ワークフローを一通りそろえた高崎商工会議所だが、Create!Webフローの習得が進むにつれて、新たな使い方も模索し始めている。 「当所の職員は、試行錯誤と工夫を繰り返しながらCreate!Webフローの新たな活用方法にも取り組んでいます。例えば、超過勤務命令簿に記載する報告書のやりとりをグループウェアのワークフロー機能で行っていたのですが、その仕組みでは職員から上長へ『何時間残業しました』という一方通行の報告しかできませんでした。しかし、Create!Webフローにより実際に目的のワークフローをつくり上げることができました。今後も、Create!Webフローを使いこなすことを意識して、新しい活用方法が出てくることを期待しています」(梅澤氏) Create!Webフローはこれからも、高崎商工会議所の業務のなかで活用され続けていくことだろう。 お客様プロフィール 高崎商工会議所 本社所在地:〒370-8511 群馬県高崎市問屋町2-7-8 設立:1895年3月 従業員数:42名(2023年10月現在) 事業内容:群馬県高崎市内の中小・小規模事業者の経営支援、補助金申請・共済・創業のサポート、会員間交流・情報共有・地域振興など URL:https://www.takasakicci.or.jp/ 高崎商工会議所は、1895年(明治28年)、当時の高崎経済を支えていた絹商人たちが設立した「高崎商業会議所」から発展した商工会議所。群馬県内では最も早く設立された商工会議所であり、群馬県高崎市の高崎地域(平成大合併前の旧・高崎市域)で活動する。現在は管内事業者の経営・人材育成支援、地域活性化を目的とするイベント開催、商工業振興に関する提言書の具申といった事業に取り組んでいる。 ※取材 2023年10月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## エステー株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/st-c/detail.html エステー株式会社(写真右より) 経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム チームリーダー 平山 剛氏 同部 ITチーム 玉川 杜大氏、 佐藤 麗香氏、 井出 瑞樹氏 ■業種 製造業 ■事業内容 日用品(エアケア・衣類ケア・サーモケア・ハンドケア ・湿気ケア・ホームケア製品)の製造・販売 ■適用業務 各種業務における 申請・承認 導入前の課題 複数のワークフローが社内に混在しており、申請・承認処理において現場に混乱が生じていた 限られたスタッフ以外、業務ワークフローの作成、メンテナンスが行えなかった 導入後の効果 約80種類のワークフローをCreate!Webフローへ移行完了し、申請・承認スピードが向上した ワークフロー開発の属人化が解消され、メンテナンス性がアップ 導入の背景 複数のワークフローが社内に混在。フォーム作成の属人化も課題に エステー株式会社 経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム チームリーダー 平山 剛氏 エステーは、防虫剤「ムシューダ」、消臭芳香剤「消臭力」、除湿剤「ドライペット」、脱臭剤「脱臭炭」など、暮らしに欠かせない商品を製造・販売する日用品メーカーだ。独自のエアケア中核技術や商品開発力を生かした新ビジネスの創出に力を入れており、「社会と人々の暮らしに快適さや豊かさを提供する企業」として持続的な成長と価値向上に取り組んでいる。 そんなエステーでは、業務で使われるワークフローシステムがいくつも混在しており、業務上の混乱が生じていた。 「当社ではこれまで、単体のワークフロー製品のほかにグループウェア製品に搭載されたワークフロー機能を利用するなど、複数のワークフローシステムが混在している状況でした。申請・承認ワークフローは50種類以上あり、そのほかにも一部の業務に社内で手作りしたワークフローを使っていたり、紙の申請書がそのまま残っていたりもしていました」(経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム 佐藤 麗香氏) 社内のユーザーからも、「どの申請書がどこにあるのか分からない」「システムがバラバラで使いにくい」「決裁者が外出先から承認処理を行えない」といった不満の声が上がっていたという。さらに、使い勝手にも問題があった。 「もともと利用していたワークフロー製品は、入力フォームをスクラッチ開発しなければならず、作り手が限られていました。さらに、既存のワークフロー製品はサポート終了を迎えたInternet Explorerしか対応していないことも問題でした」(佐藤氏) 導入のポイント 多様なブラウザへの対応、スマホ承認、ワークフロー開発の容易さなどを評価 エステー株式会社 経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム 佐藤 麗香氏 新しいワークフローシステムの導入に向けてエステーは、導入候補となる製品を複数選定し、機能比較を行った。 「まず要件として挙げたのが、当社がメインに使用するGoogle Chromeへの対応など、ブラウザに依存することなく使える点でした。また、基幹システムのデータベースや社員マスター、SSO(シングルサインオン)認証システムといった外部システムと連携できること、スマートフォンを使って外出先からでも承認処理が行えることも選定ポイントになっています。当社は組織変更や人事異動が頻繁にあるため、変更があっても迅速かつ柔軟に対応できることも要件になっています」(経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム 玉川 杜大氏) こうして候補を絞り込んだエステーでは、それぞれの製品ベンダーにコンタクトをとって詳しい機能説明を受けることにした。そこで重視したのが、ワークフロー開発の容易性だった。 「従来のワークフロー製品はプログラミングの知識が必要であり、作るまでに時間がかかっていました。その反省をもとに、いかに簡単に帳票フォームや承認ルートなどがつくれるかを重視することにし、実際にデモを行ってもらいました」(玉川氏) 入念に比較を行った結果、エステーが選定したのが、Create!Webフローだった。 「機能面でもコスト面でも、当社の要件に合致したのがCreate!Webフローでした。また、当社の基幹システムをはじめとするIT全般で長年の取引関係にあるピコシステム株式会社が、インフォテックの販売代理店として多数の導入実績を持っていたこと、導入・運用コストが他製品より安価だったことも決め手となり、Create!Webフローを選定しました」(玉川氏) 導入の効果 ワークフロー開発の生産性が向上。承認業務も年間1,000時間削減 エステー株式会社 経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム 玉川 杜大氏 エステーがCreate!Webフローを導入したのは、2021年5月のこと。そこからCreate!Webフローを実行するサーバーインフラを用意し、既存のワークフロー製品で作成した約20種類、グループウェアのワークフロー機能で作成した約30種類のワークフローと紙の申請書を、Create!Webフローへと順次移行することにした。 「最初に約10種類のワークフローを選定し、運用ルールやフォーム画面の作成を行いました。2021年12月にCreate!Webフローの利用を開始しましたが、この間に帳票フォームや承認ルートの構築を内製化できるようにピコシステム社に、管理者トレーニングを実施していただきました」(玉川氏) こうして本番稼働を迎えたCreate!Webフローだが、その後は既存のワークフローシステムからの移行を順次進めていった。また、新たなワークフローの作成や、これまでワークフローシステムが利用できなかったグループ会社への適用も進め、現在は80種類以上のワークフローがCreate!Webフロー上で運用されているという。 「一番の導入効果は、ワークフローの開発生産性が大幅に向上したことです。プログラミングも不要なので、ワークフローを作成するハードルが大きく下がりました。管理もしやすくなり、たとえワークフローを作成した担当者が不在だったとしても、他のメンバーがメンテナンスを代行できるようになりました」(経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム 井出 瑞樹氏) ちなみにエステーのITチームでは、ワークフローの移行に伴う業務部門の混乱を回避するために、ユーザー向けに操作マニュアル動画も用意したという。こうした取り組みが奏功し、業務部門でも確実に導入効果が得られている。 「実際にワークフローを利用する業務部門では、とくに承認処理にかかる業務時間が大幅に削減されています。時間の削減効果はまちまちですが、トータルすると年間1,000時間程度の削減効果があると試算しています」(井出氏) このほかITチームを統括する平山 剛氏は、Create!Webフローによるコスト削減効果を高く評価する。 「導入・運用コストについては、従来のワークフロー製品に比べて低減されました。また、従来は紙でやりとりしていたワークフローの電子化を進めたことにより、紙消費量の大幅な削減にもつながりました」(平山氏) さらにスマートフォンでも承認処理が行えるので、PCが操作できない状況でも業務を継続できるようになったと経営層からの評判も上々だという。 ■ 社内に混在する各種ワークフローをCreate!Webフローに集約 st-c-diagram 今後の展望 ワークフローの適用範囲拡大とともに、「汎用ワークフロー」の整備を進める エステー株式会社 経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム 井出 瑞樹氏 エステーでは現在、Create!Webフローの適用範囲をさらに拡大する取り組みを進めている。すでに約80種類のワークフローが稼働しているが、将来的には100種類を超える見込みだ。 「まだ電子化できていない紙の申請書を整理する中で、申請書の種類は様々でも承認ルートが同一のものが多く存在することがわかりました。また、Excelのマクロで作り込まれた帳票などを全て入力フォーム化するのは手間がかかり効率がよくありません。そこで当社では、Create!WebフローのPDF貼り付けフォームの機能を活用して『汎用ワークフロー』の整備を進めています。この方法であれば、どのような形式の帳票でもPDF化することで申請・回付ができます。すでに一部の業務部門では、各種申請書類の承認プロセスのなかで汎用ワークフローを使い始めています」(佐藤氏) 今後もエステーでは、様々な工夫をしながらCreate!Webフローを活用した効率的なワークフロー運用を進めていくことだろう。 お客様プロフィール エステー株式会社 本社所在地:〒161-8540 東京都新宿区下落合1-4-10 設立:1948年8月 資本金:70億6,550万円 従業員数:859名(連結・2023年3月現在) 事業内容:日用品(エアケア・衣類ケア・サーモケア・ハンドケア・湿気ケア・ホームケア製品)の製造・販売 URL:https://www.st-c.co.jp/ エステーは、1946年創業の大手日用品メーカー。「空気をかえよう」をコーポレートスローガンに掲げ、消臭芳香剤・防虫剤・脱臭剤・除湿剤などを製造・販売している。各商品はそれぞれ独自性の強いブランドで展開されており、複数の分野で国内トップクラスの高い市場シェアを獲得するなど「グローバル・ニッチ・No.1」を目指している。 SIパートナープロフィール ピコシステム株式会社 本社所在地:〒700-0953 岡山市南区西市98-4 支社所在地:〒164-0003 東京都中野区東中野4-6-2 ONEST東中野ビル 8F 設立:1996年1月4日 資本金:1,000万円 従業員数:144名(2022年9月末現在) 事業内容:システム設計及びプログラム開発、OA製品の販売 URL:https://www.picosystem.co.jp/ 岡山を本拠地とし、東京、大阪、姫路、高松に事業所を持つ、ITソリューションベンダー。 「お客様第一主義」を貫き、クライアントに信頼されるITパートナーとして、ソリューション提案や、企業情報システムの構築・運用・サポートを行っている。 SIパートナー詳細はこちら ピコシステム株式会社(写真左より) 第3事業部 支社長 岩本 泰功氏、 営業 橋本 皓司氏 <エステー株式会社様へのメッセージ> この度は弊社からご提案のCreate!Webフローを採用いただき、改めて御礼申し上げます。 エステー様には20年前にも他メーカーのワークフローパッケージを提案し、導入させていただきました。今回、20年越しでより自信を持ってCreate!Webフローをご提案することができたと感じております。 今後もCreate!Webフローの保守サポートはもちろんのこと、業務効率やDX化に向けてのITのご提案を行ってまいります。 引き続き、よろしくお願いいたします。 ※取材 2023年06月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 高田製薬株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/takata-seiyaku/detail.html 写真左より、高田製薬株式会社 コーポレート本部 情報システム部 IT戦略課 課長 柴崎 拓人氏 コーポレート本部 情報システム部 部長 永翁 千寿氏 コーポレート本部 情報システム部 IT戦略課 主幹 平野 正博氏 ■業種 医薬品製造業 ■事業内容 医薬品の製造・販売、清涼飲料水・健康食品の製造 ■適用業務 稟議書、人事・総務関係諸届など 導入前の課題 オンプレミスシステム導入前 ユーザーが違和感なく利用できるように、既存帳票フォーマットを活用し申請・承認業務を電子化したい クラウド移行前 SaaSファーストを基本とするIT戦略の変革により、オンプレミスからクラウド移行を進めることに 導入後の効果 オンプレミスシステム導入時(2015年) 稟議書の電子化からスタートし他業務へも展開。複数拠点間における迅速な決裁基盤が実現できた クラウド移行後(2022年) 帳票やデータの移行、ユーザー展開時にもトラブルなく、クラウドのメリットを享受できている Step1:オンプレ導入 本社移転を機に、複数拠点間における申請・決裁業務の効率化を目指す 高田製薬株式会社 コーポレート本部 情報システム部 部長 永翁 千寿氏 高田製薬は、ジェネリック医薬品を中心に医療用薬品の開発・製造・販売を手掛ける製薬会社。付加価値の高い医薬品の製品開発力に定評があり、子供でも飲みやすい甘味を添加した小児用ドライシロップ製剤など、ユニークな医薬品を生み出してきた。また、医療現場の安全性や利便性を考慮した、独創的かつ高品質な製品を開発し続けている。 そんな同社では、2015年当時、稟議書ほか申請・承認業務が「紙」ベースで行われており、手間や時間がかかり、業務効率の観点から適切な状態とは言えない状況であった。また、2016年に本社移転が控えていることから、早急な課題解決に迫られていたという。そこで同社は、申請・承認ワークフローの電子化を目的に、2015年にCreate!Webフロー(パッケージ版)を導入した。同社 コーポレート本部 情報システム部 部長 永翁 千寿氏は、当時Create!Webフローを選定した理由について以下のように話す。 「当社では、稟議書の申請から承認・決裁までの時間を短縮して業務を効率化するとともに、本社移転に合わせ、紙書類の削減による移動負荷の軽減、複数拠点間における迅速な決裁の実現を目指し、SIパートナーの富士フイルムビジネスイノベーションジャパン(当時:富士ゼロックス埼玉)からの提案でCreate!Webフローを導入しました。紙の帳票書式を違和感なく電子化できること、直感的な操作で誰でも容易に利用できること、承認処理が滞らないようにリアルタイムでステータスが確認できることが決め手になっています」(永翁氏) Create!Webフローの導入後、すぐに期待する効果が得られ、他業務への展開も実現したという。 「まず、稟議書の電子化からスタートしました。Create!Webフローの導入により、申請・承認業務の電子化を実現し、社内認知が進んだことで、他申請への展開につながりました。また、複数拠点間における迅速な決裁基盤の構築にも寄与しています。自社で帳票作成・設定できる体制が整ったことで、現在では、人事・総務関係諸届など90種類以上の書類へと利用範囲を拡大しています」(永翁氏) ■ ワークフロー帳票一覧 所轄 帳票名 安全管理 安全確保措置案承認依頼書、安全確保措置実施及び報告依頼書、添付文書確認依頼書 営業 エリア拡販企画依頼書、廃棄指示・確認書、配布完了報告書 学術 勉強会申請書 研究開発 原薬廃棄の承諾・報告、商標回覧手続き、発明考案関連手続き 渉外 価格登録申請 情報システム IT依頼書兼報告書、パソコン廃棄連絡票、メール・ガルーン・ワークフロー利用申請書、 レンタルパソコン手配依頼 人事 eラーニング教材公開申請書、eラーニング登録申請書、慶弔見舞金申請書、災害報告書、 自己啓発支援補助金申請書、退職理由書、入退者等連絡票(派遣社員用) 生産 工場見学等の申し入れ、廃棄処理決裁申請 総務 社有車事故報告書、営業車報告書、ガソリンカード/ ETCカード報告書、 ガソリンカード/ ETCカード申請書、入退出・機械警備権限申請書、決算書開示のお願い、 社有携帯電話使用許可申請 総務(稟議) 稟議書、決裁書、法務審査 Step2:クラウド移行 SaaSファーストのIT戦略に則りCreate!Webフロー Cloudを選定 高田製薬株式会社 コーポレート本部 情報システム部 IT戦略課 課長 柴崎 拓人氏 このように申請・承認業務の電子化を進めてきた同社だが、Create!Webフローの運用を開始してから7年が経過する間に、同社のIT戦略は大きく様変わりをした。その中で出てきた課題について、同部 IT戦略課 課長の柴崎 拓人氏は次のように話す。 「当社では、これまで社内のオンプレミス環境で各種システムを運用してきました。周知のように、オンプレミスサーバーは定期的なシステムアップデートやライフサイクルに合わせたハードウェアのリプレースが必要であり、情報システム部門の限られたリソースでは運用管理が難しくなっていました。そこで当社では、SaaSファーストを基本方針にシステムを導入・移行を進め、ワークフローシステムについても他システムと連携可能なSaaSを検討することにしました」(柴崎氏) ワークフローシステムのクラウド移行を決めた高田製薬は、合計13製品の候補を挙げて比較検討を行った。製品制定の要件について、同部 IT戦略課 主幹の平野 正博氏は、以下のような点を挙げる。 「機能、使いやすさ、品質、信頼性、コスト、セキュリティ、サポート体制などを入念に比較・検討しました。特に全て内製で帳票作成・修正が容易である点、組織変更対応、過去案件の引継ぎ、集計・文書管理への連携、ポートレット連携、APIなど必要な機能を備えている点を重視しています」(平野氏) 比較検討の結果、導入候補に挙がったのが、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンから提案されたCreate!Webフロー Cloudだった。 「Create!Webフロー Cloudは、機能・使いやすさ・品質・信頼性・コストなどを総合的に評価する中で懸念される項目がほとんどなく、最もバランスのとれた製品でした。すでに帳票作成やワークフロー設定の内製化を実現できている既存システムの資産を活用できること、永年保管すべき重要な過去文書をクラウド上で安全に管理し続けられること、社内ネットワークへVPN経由で接続しなくても社用スマートフォンから申請・承認処理が行えることなども高く評価しました」(平野氏) 高田製薬ではCreate!Webフローのクラウド移行と併せて、グループウェアをサイボウズ「Garoon(ガルーン)」のクラウド版へとリプレースすることを検討していた。Create!Webフロー Cloudであれば、Garoonのポートレット上で情報連携しながらシームレスに利用できることも、導入の決め手になったという。 導入の効果 トラブルなくスムーズにクラウド移行。使い勝手の改善でさらに利便性が向上 高田製薬株式会社 コーポレート本部 情報システム部 IT戦略課 主幹 平野 正博氏 高田製薬がCreate!Webフロー Cloudの導入を決定したのは、2022年4月のこと。まずは検証環境を作成し、約2カ月をかけて帳票フォーマットとデータの移行作業を行い、同年6月に本番運用を開始した。 「移行作業自体は富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの尽力もあり、当社として大きな苦労はありませんでした。ただし、90種類以上のワークフローシステムの動作を申請から決裁まですべてのルートで確認する作業には約1カ月もの時間を要しました」(柴崎氏) 運用を開始してから間もないが、クラウド移行による効果をすでに実感しているという。 「まず、クラウド移行に伴い、帳票やデータの移行、ユーザー教育などの苦労・負荷、技術的トラブルがなくCreate!Webフロー Cloudへ移行できたことが大きな成果と言えます。現在は、日常業務のポータルであるGaroonの一部のような形でCreate!Webフローの申請・承認機能を利用していますが、SAML認証によるSSO(シングルサインオン)が可能になったことで、さらに使い勝手がよくなってセキュリティも向上しました。このように、クラウドならではのメリットを享受できたもの大きな効果です。このほか、Create!Webフロー Cloud自体の使い勝手やユーザーインターフェイスの評価として、社員や経営層からは画面レイアウトやボタン位置が改善され、コメントも見やすくなったという声も届いています」(平野氏) 具体的な導入効果としては、申請から決裁までの時間がさらに短縮したことが挙げられるという。 「Create!Webフロー Cloudへの移行後は、スマートフォン対応によって社外にいても容易に承認処理が行えることも大きな効果です。リモートワーク定着化の一助としてCreate!Webフロー Cloudが貢献しているのは間違いないでしょう。また、ユーザーインターフェイスと操作性の変更によってより早く申請・承認処理が行えるようになり、全社トータルで年間約150時間の業務時間削減につながったと試算しています。情報システム部門としては、ハードウェアの運用管理が不要になるなど、大きな業務負荷軽減効果が得られています」(永翁氏) takata-seiyaku-scene.png ■ Garoon上からシームレスにCreate!Webフロー Cloudを利用できる 今後の展望 ERPとの連携を視野に、さらなる利用範囲の拡大を検討 このようにCreate!Webフロー Cloudの運用を開始した高田製薬だが、さらなる利用範囲の拡大を視野に入れている。 「現在はワークフローシステム上で決裁処理を終えた時点でプロセスが完了していますが、将来的にはERPパッケージ製品と接続させて後続の業務につなげたいと考えています」(平野氏) 最後にインフォテックに対する要望・期待も寄せていただいた。 「Create!Webフロー Cloudは、SaaSのワークフローシステムの中でも、使いやすく拡張性の高い製品だと評価しています。これからもシェアを拡大いただき、社内申請・承認業務プラットフォームのデファクトスタンダードになっていくことを期待しています。パッケージ版からクラウド版への移行についても、当社を含めた成功事例をノウハウとして蓄積し、今後のカスタマーサクセスのケースとしてぜひ活用していただきたいと思っています」(永翁氏) 高田製薬株式会社の皆様と、 弊社SIパートナーの富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社の皆様 お客様プロフィール 高田製薬株式会社 本社所在地:〒336-8666 埼玉県さいたま市南区沼影1-11-1 設立:1928年11月 資本金:10億8,884万円 従業員数:800人(2022年9月現在) 事業内容:医薬品の製造・販売、清涼飲料水・健康食品の製造 URL:https://www.takata-seiyaku.co.jp/ 高田製薬は、1895年(明治28年)に創業した老舗の医薬品メーカー。「独創的な製品を開発し、高品質の製品を適正に供給することにより、人々の健康に貢献する」ことを経営理念に掲げ、「安心品質」「安定供給」「安全情報」の3つのAを基本にジェネリック医薬品の確かな品質と安全性の確保に取り組んでいる。飲みやすさ、使いやすさに配慮した高付加価値ジェネリック医薬品研究開発メーカーとして、ジェネリック医薬品事業、長期収載品事業、製造受託事業を展開する。 SIパートナープロフィール 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社 本社所在地:〒135-0061 東京都江東区豊洲2-2-1 設立:2021年4月 資本金:5億円 従業員数:10,367名(2022年4月現在) 事業内容:ビジネスソリューション事業・オフィスソリューション 事業・グラフィックコミュニケーション事業 URL:https://www.fujifilm.com/fb/company/fbj 47都道府県に営業・保守網を保有する、富士フイルムグループのシステム構築・販売会社。 「お客様を成功に導く懸け橋」となることを使命として掲げ、ドキュメントソリューションとDX推進を通じて、業務プロセス全体の最適化や顧客関係性強化など、クライアントの課題解決や成長に貢献している。 SIパートナー詳細はこちら 富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社(写真左より) SE統括部 東日本第四技術部 技術1G 喜多 穂波氏 埼玉支社 SOL営業部 SOL営一 石田 洋一氏 埼玉支社 営業一部 大宮第一営業所 島田 尚幸氏 SE統括部 東日本第四技術部 技術1G 荒谷 友紀氏 <高田製薬株式会社様へのメッセージ> 以前より、業務効率化や内部統制強化に関するご相談をいただき、 弊社をパートナーとしてお取引きいただきありがとうございます。 2015年導入のオンプレ環境から、貴社IT戦略に沿ったクラウド環境への移行につきまして、 様々な課題を迅速・積極的に協業いただき、無事に移行完了する事が出来ました。 改めまして御礼申し上げます。 今後も、貴社業務課題解決に向けたご提案・取り組みを実施して参ります。 ※取材 2022年10月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## いすゞ自動車販売株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/isuzu-motors-sales/detail.html いすゞ自動車販売株式会社(写真左より) 経営業務室 経営企画グループ 齊藤氏、不動産管理部 古舘氏、 経営業務室 経営企画グループ 伊藤氏、経営業務室 執行担当 安田氏 ■業種 自動車卸売業 ■事業内容 トラック、バス等の卸売販売 ■適用業務 総務関係や経費関係の申請書、決裁書、稟議書など 導入前の課題 申請書類の回付・保管を担う部門では、大量の紙を管理するために膨大な負荷がかかっていた 承認業務に時間がかかり、外出・出張時にも処理が行える手段が求められていた 導入後の効果 過去の履歴が検索できるなど、現場の情報共有、業務効率化・生産性向上に寄与 3週間~1カ月かかっていた申請・承認期間が大幅短縮。意思決定が迅速に 導入の背景 テレワーク導入を妨げる紙運用、申請・承認業務の電子化が急務に いすゞ自動車販売株式会社 経営業務室 執行担当 安田氏 いすゞ自動車販売は、トラック・バスなど商用車のメーカーであるいすゞ自動車の国内営業部門を分離・別会社化し、国内市場を担う統括会社として2010年4月に設立されたグループ中核会社。メーカーの営業、広告・宣伝、国内販売会社への卸売や物流管理、傘下の販売会社・事業会社10社に対する事業支援を中心にビジネスを展開している。また、現在では新車販売に加え、お客様の車の稼動最大化をサポートする高度純正整備『PREISM』を展開している。 そんな同社では、申請・承認業務に紙書類が使われていたため、決裁が完了するまでに時間がかかっており、進捗も見えていなかった。新たな取り組みを進めるうえで紙運用が大きな障壁になっていたのだ。経営業務室 執行担当の安田氏は当時の様子について以下のように話す。 「コロナ禍に見舞われた2020年以降、テレワークによる業務環境を整備するために、紙書類で行っていた申請・承認業務の電子化・ペーパーレス化を急ぐ必要がありました。これまでも電子化に向けた検討を進めてきましたが、これをきっかけにシステム導入に向けた取り組みを本格化させることにしました」(安田氏) なかでも事業計画策定や損益管理などを担当する経営企画グループでは、紙書類による申請・承認業務の負荷が問題になっていたという。 「従来の申請・承認業務は、申請者がExcelフォームに入力して紙に出力し、そこに必要な書類を添付して複数の承認者に回し、それぞれ承認の印鑑を押してもらうという流れで行っていました。最終的に経営企画グループに集まった大量の紙書類をファイリングし、コピーをとって各部へ返却しており、大きな負荷になっていました」(経営業務室 経営企画グループ 伊藤氏) 「一番の問題は、承認者が不在で処理が止まったり書類の不備で差し戻しが発生したりして、申請が承認されるまでに3週間~1カ月程度も時間がかかっていたことです。そのために、急を要する申請によっては事後承認になってしまう場合もありました」(経営業務室 経営企画グループ 齊藤氏) 導入のポイント 分かりやすさとワークフロー構築の容易さ、デザイン性等を総合的に評価し選定 いすゞ自動車販売株式会社 経営業務室 経営企画グループ 齊藤氏 こうした課題を解決し、申請・承認業務の電子化を実現するために、いすゞ自動車販売では複数のワークフローシステムを導入候補に挙げ、比較検討を行うことにした。 「ワークフローシステムの導入を検討するにあたり、まずは各業務部門のなかで申請・承認書類を取りまとめる役割の担当者に声をかけ、業務の電子化に向けて賛同を得るところから始めました。それとともに経営企画グループが中心となり、Web検索等で候補となるワークフローシステムを複数ピックアップしました」(齊藤氏) 業務部門担当者の意見や同意を得ながらワークフローシステムを比較検討した結果、インフォテックの「Create!Webフロー Cloud」を導入することとなった。選定の理由について齊藤氏は以下のように述べる。 「ITに不慣れな社員も多いことを踏まえ、デザインがシンプルで直感的に操作できる使いやすさ、分かりやすさを重視しました。また、システムを統括する部署がなく業務部門で運用管理しなければならないため、システムにあまり詳しくない担当者でもイメージ通りのワークフローが容易に構築できること、業務の変化に合わせて柔軟にルートやフォームを構築できることも製品選定の要件になっています。さらに、スモールスタートでの導入が可能で、なおかつ初期・運用コストが抑えられるクラウドサービスであること、導入支援のみならず継続的なサポートが受けられる点も重要な選定要件でした。これらを総合的に判断し、Create!Webフロー Cloudの導入を決めました」(斎藤氏) 導入の効果 承認スピードの大幅な向上はもちろん、プロセスの可視化や生産性アップも実現 いすゞ自動車販売株式会社 経営業務室 経営企画グループ 伊藤氏 いすゞ自動車販売がCreate!Webフロー Cloudについて、インフォテックに問い合わせたのは2020年9月のこと。同年10月にはトライアル版を導入してPoC(概念実証)を実施し、同社が求める機能要件を満たすことを確認できたことで、同年12月に正式契約となった。そこから段階的に申請・承認ワークフローを構築し、現在までに総務関係や経費関係の申請書、決裁書、稟議書など30種類以上の業務を電子化して運用している。 「申請・承認ワークフローの画面は基本的に既存の紙書類のフォーマットを再現する形で作成しました。これらの業務画面を作成する作業は、承認ルートの設定を含めて経営企画グループが行いました。経営企画グループにはシステムの専門家が在籍してないため、ワークフローを上手く構築できるか不安もありましたが、インフォテックのサポート問い合わせが非常に手厚かったのとワークフロー構築相談会を個別に開催してくれたおかげで、決裁データの出力や入力支援機能の活用といった会社に合った運用方法を学ぶことができました」(伊藤氏) ちなみに契約当初のライセンス数は150ユーザーだったが、適用業務領域の拡大に伴ってライセンスを追加購入し、現在はほぼ全社(350ユーザー)で利用している。導入から丸1年が経過し、すでにさまざまな導入効果が得られているとのこと。 「Create!Webフロー Cloudの導入により、いつでもどこでも申請・承認業務が行えるようになったことで、3週間~1カ月程度かかっていた申請・承認業務が、平均でわずか3日へと大幅に短縮されました。また、紙書類では数字の入力ミスによる差し戻しも多発していましたが、そうした間違いが軽減されたのも大きな効果だと感じています」(伊藤氏) 申請・承認業務の電子化による効果は業務効率化にも大いに役立っていると安田氏は話す。 「以前までは、紙ベースのワークフローだったため、誰が承認を止めているのか不明なことも多々ありました。ですが、Create!Webフロー Cloudを導入してからは、フローが可視化され、進捗確認が容易になりました。また、過去に申請・承認の処理が行われたワークフローがクラウド上に履歴として残っており、すぐに検索し参照できるので、各業務部門の現場で同じ作業を繰り返すといった手間が削減されるなど業務効率化・生産性向上にも大きく寄与しています」(安田氏) ■ Create!Webフロー Cloud 導入前と導入後の比較 aosdata-roadmap.png 今後の展望 新たな働き方の実現を視野に、グループ傘下間との活用を検討 今後いすゞ自動車販売では、社内に一部残っている紙書類による申請・承認業務の電子化を順次進めていく方針だ。 「現在は社内に紙ベースの申請・承認業務がどれだけ残っているのか把握しきれていないので、今後は各業務部門に積極的に働きかけ、業務の電子化をさらに推進していきたいと考えています。Create!Webフロー Cloudにより、ペーパーレス化が進みハンコ出社もだいぶ軽減されたため、さらに働きやすい環境となるよう取り組んでいきたいです」(伊藤氏) 将来的には同社とグループ傘下の販売会社・事業会社間での申請・承認業務含め、適用の幅を広げることも視野に入れているという。Create!Webフロー Cloudはこれからも、いすゞ自動車販売における業務の電子化を支えていくことだろう。 お客様プロフィール いすゞ自動車販売株式会社 本社所在地:〒140-0013 神奈川県横浜市西区高島1-2-5 横濱ゲートタワー 設立:1974年7月 資本金:250億2,500万円 従業員数:405人(2021年4月現在) 事業内容:トラック、バス等の卸売販売 URL:https://www.isuzu-motors-sales.co.jp/ いすゞ自動車販売は、2010年4月にいすゞ自動車の国内営業部門を分社化。国内ディストリビューターとして、販売会社向けにいすゞ自動車製造車両の物流卸売や事業支援活動を行うほか、国内トラック・バスのライフサイクル事業の企画立案、マーケティング、広告・宣伝などを担ういすゞグループの中核会社となっている。 ※取材 2021年12月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 喜多機械産業株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/kitakikai/detail.html kitakikai-top.jpg 喜多機械産業株式会社(写真左より)管理本部 総務課 宮本 奈津葉氏、代表取締役社長 喜多 真一氏、 管理本部 総務課 前田 真帆氏、代表取締役専務 辻 紀子氏、管理本部 総務課 住友 由佳氏、管理本部 管理課 植林 裕子氏 kitakikai-logo.png ■業種 産業機械器具卸売・賃貸業 ■事業内容 建設機械・資材の販売・レンタル・修理、 太陽光発電システムの設置・メンテナンス、ユニットハウス製造、 各種プラント構築、トレーニング機器の販売ほか ■適用業務 決裁案件申請書、資産売却・滅失販売・廃棄稟議書、押印申請書、 支払・回収条件変更申請書、顧客・仕入先マスタ変更依頼書、 人事考課表、支給申請書、住所変更届、名刺注文書ほか 導入前の課題 アナログな紙ベースのワークフローにより、決裁完了までに膨大な時間がかかっていた 承認者の机に承認待ちの書類が積まれていく状態で、進捗の把握も困難だった 導入後の効果 スマートフォンを使った時間と場所を問わない申請・決裁業務により、承認スピードが大きく向上 承認の進捗状況がひと目で分かるため、スムーズに業務が進められるようになった 導入の背景 昔ながらの紙ベースのワークフロー。ハンコを用いた申請業務が課題に 喜多機械産業株式会社 代表取締役社長 喜多 真一氏 喜多機械産業は、徳島の伝統工芸品である藍染の生地を生産する自動織機の修理を行う喜多商店として1926年(大正15年)に創業した老舗企業だ。1961年に現在の喜多機械産業株式会社へと改組し、土木建設機械器具の販売・レンタル・修理へと業態転換。徳島県をはじめとする四国地方を中心に事業を展開してきた。1981年にはユニットハウス事業、2001年には太陽光発電システム事業を開始するなど事業の多角化も積極的に進め、2020年にはトレーニング機器の製造・販売・レンタル・メンテナンスを行うザオバとの資本業務提携を締結し、スポーツ分野への参入を果たしている。 また、消費を通じて環境、社会、地域の社会課題を解決する「エシカル消費自主宣言」に賛同するなどSDGs経営に注力するほか、若者の積極的な採用・育成に取り組む企業を認定する「ユースエール」(厚生労働省)、子育てサポート企業を認定する「プラチナくるみん」といった各種認定を取得。2021年には経済産業省の「健康経営優良法人2021(中小規模法人部門)ブライト500」にも選定されている。 そんな同社だが、創業から100年近い歴史を誇る企業ということもあり、業務の至るところに紙文化が根付いていた。 喜多機械産業株式会社 代表取締役専務 辻 紀子氏 「とくに申請業務については、申請者が作成した紙書類に印鑑を押して回すという昔ながらのフローでした。そのため、承認者の机にある書類入れの箱に承認待ちの書類がどんどん積まれていく状態であり、現状誰で止まっているのかなど進捗を把握することも難しい状態でした」(代表取締役専務 辻 紀子氏) そうした状況を問題視していたのが、2021年に代表取締役社長に就任した喜多 真一氏だった。 「私が以前勤めていた大手建設機械レンタル会社では、10年以上も前からPCを使って申請業務のワークフローを回していました。ところが当社の場合、申請書類はPC上で作成していたものの、それをわざわざ紙で印刷して、そこに承認者がコメントをひと言残してから押印し、次に回すというアナログかつ非効率なやり方をしていました。そのため、申請から承認、決裁までに時間がかかることが大きな課題でした。また紙ベースだったため、記入された字が読めない場合もあり、その度に差し戻しが発生するなど、非効率なフローも発生していました」(喜多氏) ちょうどそのころ同社では、スマートフォンを導入したり、勤怠業務の電子化をしたりと、社内業務の電子化の取り組みが加速しており、その一環として申請業務のペーパーレス化を決行することになった。 導入のポイント 書類の再現性、マルチデバイス対応、操作性など徹底的に機能を比較 喜多機械産業株式会社 管理本部 総務課 住友 由佳氏 経営層からの指示を受け、実際に申請業務の電子化に取り組んだのが、管理本部 管理課の植林 裕子氏だ。 「申請業務を電子化するためにワークフローシステムの導入を検討することにしました。ワークフローシステムは、テレワークにも対応しやすいクラウドベースであること、既存の書類に近いレイアウトを再現できること、複雑な承認ルートを臨機応変に設定できることなどを要件に複数製品をリストアップし、機能比較を行って2製品に絞り込みました」(植林氏) 植林氏はこの2製品について、申請書類の検索性やスマートフォン対応、代理申請・承認機能の有無など、さらに入念な機能比較を実施。また、製品体験サイトを利用して使い勝手や操作性、製品サポートの状況なども調べたという。 「当社では将来的に、申請業務のワークフローだけでなく、人事考課にも同じシステムを活用したいと考えていました。その部分を比較した結果、承認者のコメントや評価の内容の公開範囲を細かく設定できる機能を備えたインフォテックの『Create!Webフロー Cloud』を選定することにしました。また、画面のデザインがきれいで見やすかったことも決め手の一つです。心地よく使えるシステムでなければ、日々の利用を定着させることが難しいからです」(植林氏) 導入の効果 時間と場所を問わない承認業務が実現。1週間かかる決裁が1~2日まで短縮 喜多機械産業株式会社 管理本部 総務課 前田 真帆氏 比較検討を行った後、同社では、2020年7月から1カ月かけてトライアルを実施。トライアル期間中に申請業務で使用していた書類の電子化やワークフローの設定などの準備を進め、同年9月に本契約し、同年10月から全社に導入する形でCreate!Webフロー Cloudの利用を開始した。 「最初に2種類の申請フォームを作成しましたが、フォームの作成やルートの設定が容易にできることがわかり、それから現在までに必要な申請フォームの作成を進め、出来上がった順に公開するという形で増やしていきました。現在では40種類以上のフォームを運用しています」(植林氏) ともに導入・運用に携わる総務課の宮本 奈津葉氏、住友 由佳氏、前田 真帆氏は「これまで申請フォームの作成やシステムの設定・運用といった業務を経験したことはありませんでしたが、Create!Webフロー Cloudは画面が見やすく直感的に操作できると感じました。また、操作マニュアルがわかりやすく、画面を触りながら不明点を調べて解決できたので、短期間での操作習得が可能でした」と口をそろえる。 「フォームの作成時には、項目を見直すなどして、初見でも入力しやすくなるように心がけました。さらに、運用開始時には、申請・承認の操作をそれぞれ数ページにまとめた簡易マニュアルを作成して配布しました」(植林氏) こうした工夫により、各部署や営業所の現場担当者からの理解と協力を得て、紙書類からワークフローシステムへの全社一斉移行を実現できたとのことだ。 ■ 実運用の画面イメージを使って、社員の操作手順を簡潔にまとめた「ワークフロー簡易マニュアル」 経営層もCreate!Webフロー Cloudの導入によって実現した申請業務の電子化を高く評価している。 「私自身、外出・出張が多いので、これまでは会社に戻ってから承認処理を行うか、急ぎの場合は申請書類の写真を撮って送ってもらい、それを確認して代理承認していました。それが現在は、すべての申請業務をスマートフォン上で処理できるので、承認・決裁のスピードは非常に早くなったと実感しています」(喜多氏) 「ワークフローシステムを使い始めてからは、どのような申請が行われているのか業務の流れがひと目で分かり、コメントも見やすくなるなど、非常にスムーズに業務が進められるようになったと思います。また、ワークフローシステムを運用してからは紙書類が劇的に少なくなり、紙の消費量も約3分の1程度削減できました。紙書類を回していたときは申請から決裁まで平均1週間かかっていたものが、現在はほとんどが1~2日で完了するという効果も得られています」(辻氏) ■ 多数の営業拠点から本社への各種申請業務をペーパーレス化 今後の展望 社内に一部残る紙書類を電子化。領収書等の電子帳簿対応も検討 喜多機械産業では今後も、申請業務の電子化、ワークフローシステム化をさらに推進していく予定だ。 「現時点では旅費精算や小口精算など、領収書を添付しなければならない一部の申請業務に紙が残っています。電子帳簿に対応させることで、今後は領収書や請求書などの電子化も可能になるので、そうした業務についても徐々にワークフローシステムを使っていきたいと考えています」(辻氏) Create!Webフロー Cloudによるワークフローシステムは、今後も喜多機械産業が進める業務の電子化に大きく貢献していくことだろう。 お客様プロフィール 喜多機械産業株式会社 本社所在地:〒770-0044 徳島県徳島市庄町3-16 設立:1961年4月 資本金:1,000万円 従業員数:235人(2021年2月現在) 事業内容:建設機械・資材の販売・レンタル・修理、太陽光発電システムの設置・メンテナンス、 ユニットハウス製造、各種プラント構築、トレーニング機器の販売ほか URL:https://kitakikai.co.jp/ 喜多機械産業は、四国・近畿地方を中心に土木建設関連機械の販売・レンタル・修理を手掛ける創業95年の総合商社。近年は農業・林業関連機械の販売をはじめ、太陽光発電事業、ユニットハウス製造事業を展開するなど、事業の多角化を積極的に推進している。2020年にはトレーニング機器の製造・販売・レンタル・メンテナンスを行うザオバとの資本業務提携により、スポーツ分野への参入も果たしている。 ※取材 2021年12月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## AOSデータ株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/aosdata/detail.html aosdata-top.jpg AOSデータ株式会社 管理本部 本部長 兼 オンライン事業部 事業部長 野田 武志氏(写真) 管理本部 オンライン事業部 販売促進担当リーダー 加藤 恭子氏(取材協力) ■業種 情報サービス業 ■事業内容 クラウドデータ事業、システムデータ事業、データ復旧事業、 リーガルデータ事業、AIデータ事業ほか ■適用業務 稟議書、購買申請書、支払申請書、出張申請書、PC持ち出し 申請書、得意先登録/変更依頼書ほか 導入前の課題 承認・決裁プロセスが紙ベースであり、なおかつ一部の処理業務については運用手法が定まっていない 従来の運用を大きく変えてしまうと業務負担が増す可能性があり、社内から反発される恐れがあった 導入後の効果 ワークフロー化により煩雑だった承認・決裁業務の流れが整い、内部統制強化と業務スピード向上を実現 既存の紙イメージを再現したまま承認・決裁業務を回せるほか、マニュアルがなくても操作できるように 導入の背景 紙ベースでの煩雑な承認・決裁業務。IPOを見据え内部統制強化が急務に AOSデータは、顧客データの安全な保管とデジタル資産の活用・管理を支援するデータアセットマネジメントサービス事業を展開する企業。法人・個人のデータ資産を保管するクラウドバックアップサービス「AOSBOX」をはじめ、PCのデータ・設定・ソフトを移行する「ファイナルパソコン引越し」、トラブル発生時にデータを復旧・復元する「ファイナルデータ」、データを復元できないように抹消・廃棄する「ターミネータ」など、データのライフサイクルに合わせた様々な製品・サービスを提供している。 2020年にはグループ会社のリーガルテックからリーガルデータ事業を継承し、証拠データの復元調査や保全を行うデジタルフォレンジック等「リーガルデータサービス」の提供を開始。これらの製品・サービスで培ってきたデータ管理技術のノウハウを活かし、高精度・高品質な機械学習を支援する「AIデータアノテーションサービス」にも力を入れている。 こうした先進的なデータアセットマネジメントサービスを提供するAOSデータだが、社内の業務プロセスには課題もあった。その一つが、紙ベースで運用していた各種申請書・稟議書の承認・決裁プロセスだ。当時の課題について管理本部 本部長の野田 武志氏は、以下のように話す。 「当社では従来、紙の申請書・稟議書フォーマットを使って申請業務を行っていました。さらに、一部の申請・承認処理はメールやSNS、口頭で行われており、承認プロセスが明確でなく記録も残らないなど、内部統制の面で懸念もありました。新規株式上場(IPO)を目指す当社としては、これらの課題を解決して内部統制強化を図ることが急務でした」 そこでAOSデータでは、管理本部の主導により、承認・決裁プロセスをワークフローシステム化する取り組みに着手することにした。 導入のポイント 既存の紙イメージを踏襲したUI、 直感的に使える操作性が採用の決め手 AOSデータ株式会社 管理本部 本部長 兼 オンライン事業部 事業部長 野田 武志氏 AOSデータが導入候補のワークフローシステムを実際に試用したのは、2019年5月のこと。トライアルを実施するにあたって同社が重視したのは、既存の紙ベースのフォーマットに近いイメージの申請書・稟議書を作成できることだった。 「内部統制強化を目的とした承認・決裁プロセスの電子化ですが、実際に申請・承認を行う社員にとっては、紙ベースとは異なる新しい運用を覚える必要がありますし、それを負担と感じる社員からの抵抗や反発も危惧されました。そこで出来る限りその負担を軽減するために、既存の紙イメージを違和感なく再現できるシステムを選ぶことにしました。また、ワークフローシステムを利用するのに学習が必要だと、導入しても使われない恐れがあるため、マニュアルがなくても直感的に操作できることも重視しました」(野田氏) トライアルの結果、AOSデータが選定したのが、インフォテックのワークフローシステム「Create!Webフロー Cloud」だった。トライアルを実施した管理本部 オンライン事業部 販売推進担当リーダーの加藤 恭子氏は、選定の決め手を次のように説明する。 「既存の紙の申請書・稟議書をそのまま電子化して使えるかどうかを検証したところ、他製品では申請画面のインターフェイスが大きく変わってしまうのに対し、Create!Webフロー Cloudの申請画面は紙イメージとほぼ同じです。承認ルートもビジュアルで確認できるので、これならば違和感なく導入できると判断しました」(加藤氏) 導入の効果 内部統制強化と業務の高速化を実現。「ハンコ出社」回避の思わぬ効果も AOSデータがCreate!Webフロー Cloudを正式契約したのは、トライアルからわずか1か月後の2019年6月。申請書・稟議書を利用する機会の多い営業部を中心とした15ユーザーからのスモールスタートで試験的に運用することにし、加藤氏がライセンス関連の申請書や購買申請書などの申請画面のフォーム作成を担当した。 「まずは営業部に導入して問題なく運用できるかを検証しました。導入当初はシステム化への不満の声もありましたが、簡単な操作資料を用意しただけで全員が使いこなせるようになり、内部統制強化の重要性に対する理解も進んでいったことから、全社導入が可能である確信が持てました」(野田氏) AOSデータでは、2019年10月に全社導入を完了し、その後も会社の成長に合わせて段階的にユーザーライセンスを追加。支払・出張・PC持ち出し・得意先の登録/変更といった申請書や稟議書へと順次適用範囲を広げていった。また、Create!Webフロー Cloudが使われるようになったことで、様々な効果を実感していると野田氏はいう。 「一番の導入効果は、やはり内部統制強化を実現できたことです。物品購入や支払依頼をワークフロー化したことで、誰がいつ何を購入していくら支払ったのか、履歴を見える化することができました。決裁文書を部署・役職など決められた範囲で共有できるようになったことも内部統制強化につながっています。また、従来の紙ベースでの承認・決裁業務では、一連のプロセスが終了するまで平均1~2日ほどかかっていましたが、それが数時間単位で終わるようになるなど承認スピードが大幅に向上しました。また書類の提出漏れや承認の遅れが格段に減ったという声も上がっています」 また導入当初は想定していなかった効果として、コロナ禍でのBCP対策が挙げられる。 「紙ベースの運用とは違い、ワークフローシステムがクラウド上にあるため、コロナ禍によって在宅勤務・テレワークを実施した際にもハンコを押すためだけに出社しなくてもよくなったのは、予想外の大きな導入効果でした」(加藤氏) 今後の展望 完全ペーパーレス化を目指し、利用範囲のさらなる拡大を検討 Create!Webフロー Cloudの運用が軌道に乗りつつあるAOSデータだが、現在では運用中のフォームの見直しも始めているという。 「これまでは紙ベースの書類イメージをそのまま電子化することを優先しましたが、Create!Webフロー Cloudには申請フォームにPDFファイルを貼り付けることのできる機能があります。これを有効活用し、支払申請書に取引先からの請求書を貼り付けて、一つの申請書内で一気に請求金額の確認までが可能なフォームに改良してリリースし始めています」(加藤氏) さらに今後は、Create!Webフロー Cloudを使った申請・承認ワークフローを増やしていく方針だという。 「社内にはまだまだ紙ベースで運用している書類が残っています。社長からはさらに書類の電子化を進め、完全ペーパーレス化を達成せよという指示が出ていることもあり、それを実現するために、さらに利用範囲を拡大していきたいと考えています」(野田氏) ■ AOSデータが描く、完全ペーパーレス化までのロードマップ aosdata-roadmap.png お客様プロフィール AOSデータ株式会社 本社所在地:〒105-0001 東京都港区虎ノ門5-1-5 メトロシティ神谷町4F 設立:2015年4月1日 資本金:3億5,250万円 従業員数:88人(2021年3月現在) 事業内容:クラウドデータ事業、システムデータ事業、データ復旧事業、リーガルデータ事業、AIデータ事業ほか URL:https://www.aosdata.co.jp/ AOSデータは、AOSテクノロジーズ傘下の事業会社。AI・クラウドバックアップ事業を展開するデータテクノロジー専門会社として2015年設立。4,500社、90万人を超えるデータをクラウドで預かるクラウドデータ事業、顧客のデータをトラブルから救出するデータ復旧事業、データ移行を支援するシステムデータ事業、デジタルフォレンジックサービス、eディスカバリサービスを提供するリーガルデータ事業、AIデータアノテーションサービスを提供するAIデータ事業を中心とした「データアセットマネジメント」関連の製品・サービスを提供している。 ※取材 2021年3月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 日通商事株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/nittsushoji/detail.html 導入事例:高田製薬株式会社様 日通商事株式会社様ロゴ.jpg 日本通運グループの総合商社「日通商事株式会社」では、Create!Webフローを導入し稟議書の決裁をデジタル化。決裁のスピードアップ、業務負荷の軽減、保管コストの削減、保管スペースの転用など、様々な成果を生み出しています。導入の経緯や効果についてご担当者様に伺いました。 (写真左より、日通商事株式会社 総務部 課長 常松栄寿氏、情報システム部 課長 菱田剛史氏) 目次 お客様プロフィール パートナー企業プロフィール 利用状況/稟議書承認のワークフローにCreate!Webフローを利用 経緯/紙利用の抑制と業務の効率化を目的にワークフローを導入 導入効果/場所に制限されず承認・決裁が可能になり、決裁までの時間も半減 選定理由/操作性や帳票の再現性、導入実績などを評価 今後の展開予定/ユーザーや承認者の負担をより軽減するための仕組みなどの導入を検討 お客様プロフィール 日通商事株式会社 本社所在地:東京都港区海岸1-14-22 設立:1964年 資本金:40億円 従業員数:2,689名(2019年2月末) 事業内容:事務機器・情報機器・生活関連商品・ギフト用品・包装資材・物流関連省力化機器・環境関連商品・建設関連資材・建設用機器・石油製品・LPガス等の販売、建設工事請負、リースならびにレンタル業、損害保険・生命保険代理業、車両の整備、トレーラ・コンテナの設計・製作、車両ボディーの架装、不動産賃貸業、輸出梱包、3PL 創業50年を超える物流を核とした総合商社。 物流業界を代表する日本通運グループの中核企業として、物流に関わるあらゆる商材やサービスを扱い事業を拡大している。事業領域は多岐にわたり、各種物流関連商品・機器の提供をはじめ、リースや保険サービスの提案、石油・ガス等の燃料供給、特殊車両の製作や車両の整備、輸出梱包など、物流のすべてをコーディネートする一貫物流サービス事業を展開。 全国190か所(2018年7月末)に事業所を展開している。 パートナー企業プロフィール 富士ゼロックス株式会社 富士ゼロックス株式会社様ロゴ.jpg 本社所在地:東京都港区赤坂9-7-3 創立:1962年2月20日 資本金:200億円 従業員数:44,596名(2018年3月期 連結)、8,023名(2018年3月期 単独) 事業概要:オフィスプロダクト事業、オフィスプリンター事業、プロダクションサービス事業、グローバルサービス事業 利用状況/稟議書承認のワークフローにCreate!Webフローを利用 nittsushoji-face01.jpg 「決裁数は利用を開始して約1年半が経過し、合計約8万件となります」 日通商事株式会社 情報システム部 課長 菱田剛史氏 Create!Webフローの利用状況について教えてください。 当社では、稟議書の申請・承認をシステム化するためCreate!Webフローを導入し、2017年4月から利用を開始しました。Create!Webフローで申請され決裁された稟議書は、添付ファイルとともに1つのファイルにまとめられて、文書管理システム(ArcSuite Engineering/富士ゼロックス株式会社)へと自動で登録・保管されます。 申請フォームや承認ルートの種別、決裁数など利用規模についてはいかがでしょうか。 当社の稟議書はフリーテキストで記載するので、現段階で申請フォームは1種類となります。承認ルート数は起案内容や起案部所により異なり、多い場合は30近い承認が必要となるケースもあります。また、当社では全国に様々な部門があります。各部門の長に決裁権限を付与しているため、様々な承認ルートが存在しており、少しでもルート作成の手間を省略させるべく、事前に決裁者を定めた初期ルートを作成しました。それが約400ルートになります。 決裁数は利用を開始して約1年半が経過し、合計約8万件となります。 ● 稟議書フォームのサンプル 立案用紙兼件名表紙取引申請書 経緯/紙利用の抑制と業務の効率化を目的にワークフローを導入 Create!Webフローを導入した経緯について教えてください。 稟議書をデジタル化した背景には、大きく「紙利用の抑制」と「業務の効率化」という2つの課題がありました。 まず「紙利用の抑制」について、以前はPCで稟議書を作成し、紙に印刷して、回覧し、場合によっては郵送したりコピーをしたりして、決裁後にスキャンしてデータも原書も保管するという作業をしていました。年間数万件が起案され、添付文書も含めると十数ページにおよぶこともあり、その紙の使用量やかかる手間、保管スペースは膨大なものとなっていました。 一方、「業務の効率化」については、稟議書の回付や保管にかかる手間、そして承認者および決裁者の業務負荷を軽減し、さらには、決裁までにかかる時間をスピードアップしたいというねらいがありました。 当社では旧来、都道府県ごとの拠点で決裁をしていたのですが、業務の集約やスリム化を目的とした組織変更にともない、エリアごとで決裁をするように業務体系も変更になりました。そのことにより、たとえば九州エリアの拠点の決裁が福岡県の支店に集中することとなり、それまで以上に決裁までの時間や手間がかかるケースも発生しました。そのような状況を打開するためにもデジタル化、すなわちワークフローの導入が有効だと考えました。 ● システム化前後のフロー比較 ワークフロー導入前.png ワークフロー導入後.png 導入効果/場所に制限されず承認・決裁が可能になり、決裁までの時間も半減 nittsushoji-face01.jpg 「ユーザーからは、よりスムーズに仕事ができるようになったという声も聞いています」 日通商事株式会社 総務部 課長 常松栄寿氏 Create!Webフローを導入して、「紙の利用の抑制」と「業務の効率化」という課題は解消されましたか。 起案されてから決裁完了、登録・保管まで紙が出力されることは一切ありません。書類の保管に必要な手間やスペース(書庫)も不要となり、空いたスペースは会議室などに転用しています。それにより、大きなコスト削減効果が見込めます。 また、決裁までの時間は旧来の約半分に短縮されました。起案者からは時間短縮に加えて、「承認状況がリアルタイムで確認でき、決裁後すぐにメールで連絡が来るので、よりスムーズに仕事ができるようになった」という声も聞いています。 決裁までの時間が短縮された要因としては、出力や郵送の手間が不要になったことに加え、承認者や決裁者が出張などで自席にいなくても、社外からシステムへとアクセスして承認・決裁ができるようになった影響が大きいと捉えています。 承認者や決裁者からは、出張後に大量の承認書類を処理する必要がなくなり、直接、承認・決裁を求められる場面も減ったので、社内にいるときの時間に余裕ができたという声も聞かれました。 そのほか、書類紛失リスクの解消やアクセスコントロールによる機密性の向上、承認証跡の保存など、業務の信頼性が向上したことも重要な導入効果だと考えています。 選定理由/操作性や帳票の再現性、導入実績などを評価 Create!Webフローを選んだ理由について教えてください。 ワークフローシステムの選定は、システム全体をサポートしてもらっている富士ゼロックス株式会社に依頼をしましたが、次のポイントが主な選定理由だと説明を受けています。 操作性が優れている 紙帳票とほとんど変わらない帳票イメージを再現できる 導入実績が豊富で、システムの信頼性も高い インフォテックのサポート対応が充実している DocuWorksファイルの自動登録など、ArcSuite Engineeringとの連携がスムーズである(追加の開発が不要) 導入時に苦労したことはありましたか。 導入前は、デジタル化そのものに不安を感じるという声も聞かれました。そのため、事前に社内説明会を実施して、業務に影響がないよう導入直後の3か月は旧来の紙による稟議申請と併用体制で臨みました。 結果的にはすぐにワークフローへと切り替える部所と切り替えがスムーズに行かない部所がありましたが、社長をはじめとした経営陣、総務部、情報システム部が一丸となり、各部所とコミュニケーションを図り、改善策なども実施することで、大きな混乱もなくワークフロー化を進めることができました。決裁数や利用率を見る限り、業務へと影響が出ているような様子も見られませんでした。 また、 ワークフローのためだけではないのですが、デジタル文書をより効率的に取り扱うことができるよう、業務用モニターを2台体制にするといった、ハード面での利便性向上にも取り組んでいます。 今後の展開予定/ユーザーや承認者の負担をより軽減するための仕組みなどを検討 今後の拡張予定はありますか。 現時点では、紙をデジタル化しただけだと捉えています。これから、システム面で入力補助や入力規制を強化することで、記載ミスや記載漏れを防いで起案者の負担を軽減する仕組み、そして、承認・決裁者がよりスムーズに内容を確認できる仕組みを拡張し、ワークフローの導入効果を高めていきたいと考えています。 また、与信システムなど各業務システムと稟議ワークフローを連携させることで、業務の効率化や自動化などを図っていくことも検討しています。 Create!Webフローおよびインフォテックに対する期待などがあればお聞かせください。 全社導入後のヒアリングでは、同じような業務の担当者でもユーザーごとに要望や不満点が異なることがわかりました。そのような要望にもきめ細やかに対応できるよう、機能や使い勝手の向上に期待しています。 ※取材日時 2019年1月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 株式会社TJMデザイン 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/tjmdesign/detail.html tjm_title01.png 建築用ハンドツール(工具等)や高級カスタムキッチンなど、4つの事業を軸に事業を展開する株式会社TJMデザイン(以下、TJMデザイン)では、申請業務の標準化を図るためCreate!Webフローを導入。基幹システムやSFAとの連携を図ることで、社内の業務改善に取り組んでいます。導入の経緯とねらいについて、ご担当者様に伺いました。 株式会社TJMデザイン (写真左より、株式会社TJMデザイン IT戦略本部 システム開発グループ 佐原 香奈氏、IT戦略本部 システム開発グループ 陳 佳莉氏、IT戦略本部 業務改善グループ 野呂田 暁氏) 目次 お客様プロフィール パートナー企業プロフィール 利用状況/申請業務に加え、基幹システムへのマスター登録やトラブル情報の共有に活用 目的/ゼロポータル化・ワンライティング化を促進するための一環としてワークフローを導入 選定理由/帳票フォーム設計の自由度や外部システムとの連携、導入実績などを評価 導入効果/管理部門と利用ユーザが導入効果を実感 今後/稟議書の対応や領収書電子化への対応も検討 お客様プロフィール 株式会社TJMデザイン 本社所在地:東京都板橋区小豆沢3-4-3 設立:1945年3月6日(創業1909年1月12日) 資本金:6,400万円 従業員数:単体 772名(国内)、グループ 1,419名(海外含む) 事業内容:建築用ハンドツールの開発、製造、販売。カスタムキッチンの開発、製造、販売。 精密測定工具メーカーとして創業以来100年以上の歴史を重ね、現在では、総合建築工具メーカーとして国内のみならず、中国や台湾へと積極的に進出。アジア全域における圧倒的な市場シェアを獲得している建築用ハンドツールブランド「TAJIMA」をはじめ、品質重視の姿勢と高い技術力と開発力を礎とした国内最高級レベルのカスタムキッチンブランド「kitchenhouse」、キッチンからダイニング、リビングまで、LDK空間をトータルに提案する「GRAFTEKT」など、「正しい志を持つ人をしっかり鍛える」という考え方を基本に事業を展開している。 パートナー企業プロフィール シャープビジネスソリューション株式会社 本社所在地:千葉市美浜区中瀬1-9-2 設立:1977年3月28日 資本金:16億38百万円 従業員数:1,900名 シャープビジネスソリューション株式会社 事業内容:システム機器、業務用ディスプレイ、ドキュメント機器、オフィスサプライ品等の販売事業。コンサルティング、システム企画・開発・構築・サポートにいたるトータルソリューション事業。システム機器、業務用ディスプレイ、ドキュメント機器等のサポートサービス事業。 利用状況/申請業務に加え、基幹システムへのマスター登録やトラブル情報の共有に活用 Create!Webフローの利用状況について教えてください。 2015年に基幹システム(SAP R/3)へのマスター登録業務など一部の部署で利用を開始し、2016年10月より、出張や弁当発注などの各種申請や、人事・総務諸届、経理処理業務などをワークフロー化して、国内全事業所における利用を開始しました。主な利用業務は次の通りです。 ●TJMデザインにおける主な適用業務 項 目 概 要 各種申請 国内・海外出張や弁当発注、など 人事・総務諸届 住所変更、氏名変更、など 経理処理 国内交通費精算、一般経費精算、振替伝票、小口現金精算、仮払依頼、など マスター登録 顧客マスターや取引先マスターなどの登録(基幹システムと連携) トラブル・クレームの配信・共有 SFA(Salesforce)にて入力された情報を元に、自動申請機能で工場などの関係者に情報を配信 ●TJMデザインにおけるシステム連携図 tjm_sys01.png 国内事業所の全社員が利用できるようにしており、現時点で750ユーザーライセンスを契約しています。フォーム数は30種類、月間の処理数は約2,000件となります。 ワークフローの運用体制について教えてください。 フォームの設計や入力項目を制御するためのスクリプトの開発、承認ルートの設定、外部システムとの連携などは、社内で対応しています。そのサポートをシャープビジネスソリューション株式会社(以下、SBS)にお願いしており、SBSには、導入時に帳票フォームのプロトタイプの提供やガイダンスなどもお願いしました。 ●社内業務ポータルサイト 社内業務ポータルサイト ●立て替え精算 立て替え精算 ●弁当注文 お弁当 目的/ゼロポータル化・ワンライティング化を促進するための一環としてワークフローを導入 Create!Webフロー導入事例:株式会社TJMデザイン 「申請業務にともなう総務部門の負担が増大していました」 株式会社TJMデザイン IT戦略本部 システム開発グループ 陳 佳莉氏 ワークフローを導入した目的を教えてください。 現在当社では、各種手続きを電子化することで、取次、代行、転記、仲介といった 窓口業務をできるだけ排除・効率化(ゼロポータル化)し、 同時に初回入力のデータを徹底的に生かし、各種データベースの更新・書式ごとでの同一情報の繰り返し入力をできるだけ排除する(ワンライティング化)、「ゼロワンプロジェクト」を推進しています。ワークフローはゼロワンプロジェクトの重要なインフラだと捉えています。 具体的には、これまで紙の帳票やワープロ、表計算ソフトなどを利用して申請業務を行っていたため、次のような課題が顕著となり、管理部門にも利用者にも大きな負担となっており、業務のボトルネックとなりかねない、次のような状況が数多く見られました。 申請情報(紙帳票、表計算データなど)を基幹システムに入力し直すのに手間と時間が取られていた。 申請されたデータの保管や管理が煩雑で、検索や分析も困難だった。 帳票データ(起案用)や申請・記入方法、申請状況に関する問い合わせが入り、担当者の負担となっていた。 入力のミスや漏れが発生した場合、対応に手間と時間がかかっていた。 帳票フォームや手続きの変更を徹底するのが難しかった。 手続き方法や帳票がわからず、申請など(コア業務以外)の業務に時間を取られてしまっていた。 同じような内容の申請を、頻繁に繰り返し実施せざるを得ない業務が負担となっていた。 そのため、業務をワークフロー化し、さらには基幹システムなどと連携を強化すると同時に、業務ポータルサイトからシームレスに利用できる環境を整備することで、業務全体の効率化や省力化、正確性向上を図ろうと考えました。 また、業務手続きの電子化を促進することで、形式的な承認処理の削減によるチェック作業の軽減を図るとともに、法的規制緩和の動向を見ながら業務のペーパーレス化を拡大していく基盤として、活用していきたいというねらいもありました。 選定理由/帳票フォーム設計の自由度や外部システムとの連携、導入実績などを評価 Create!Webフロー導入事例:株式会社TJMデザイン 「業務ポータルサイトから直接、帳票を呼び出す機能は必須でした」 株式会社TJMデザイン IT戦略本部 業務改善グループ 野呂田 暁氏 Create!Webフローを採用した経緯を教えてください。 以前からワークフローの導入は検討してきたのですが、「簡易的なシステムでは、拡張性に乏しく、思ったような使い方や効果を期待できない」「自社で開発するのは、時間やコスト面で負担が大きい」といったことから、当社に最適な環境をどう構築すれば良いのか迷っていたところ、基幹システムのサポートをお願いしているSBSからCreate!Webフローを紹介してもらいました。 Create!Webフローの採用を決めた理由を教えてください。 主な選定のポイントは次の通りです。 【選定理由1】帳票フォーム設計の自由度 帳票フォームのレイアウトを自由に設計でき、標準機能である程度のフォームや入力項目の制御が可能。JavaScriptを使えば、より複雑な制御ができる。 【選定理由2】業務ポータルサイトとの連携 自社開発した業務ポータルサイトとSSO(シングルサインオン)環境を構築でき、メニューから直接、帳票フォームを呼び出すことが可能なので、利用者に負担をかけず利用してもらえる。 【選定理由3】基幹システムとの連携 基幹システムへのデータインプットやSFAからの自動申請など、外部システムとスムーズに連携できる。 【選定理由4】導入実績 企業の規模や業種を問わず、稼働実績が豊富であることに加え、SBSが業務システムとして利用しているので、レベルの高いサポートを受けられる。 導入効果/管理部門と利用ユーザが導入効果を実感 Create!Webフロー導入事例:株式会社TJMデザイン 「業務のスピードアップを図ることができました」 株式会社TJMデザイン IT戦略本部 システム開発グループ 佐原 香奈氏 Create!Webフローの導入効果について教えてください。 ワークフロー化された業務に関しては、スピードアップを図ることができました。加えて、管理部門と利用ユーザーともにさまざまな効果を実感しています。 【効果1】業務のスピードアップ 入力事項や承認ルートの設定などに迷うことなくスムーズに申請業務を遂行でき、また、出先からタブレット端末(Apple iPad)を利用して承認もできるようになったので、申請処理のスマート化とスピードアップを図ることができました。 また、トラブル情報などの伝達や共有もスピードアップされたので、従来よりも迅速に対応や対策を打ち出し、行動できる環境も整備されました。 【効果2】管理部門における負荷の軽減 紙の帳票や各種データによる煩雑な処理から解放され、入力ミスや漏れもなくなり、さらに、申請者からの問い合わせなども激減したことで、管理部門における担当者の負荷は大幅に軽減されました。コア業務に集中して取り組めるので、他の業務にも好影響が出始めています。 【効果3】利用者の利便性向上 業務ポータルサイトからだれでも簡単に、迷うことなく申請業務を起案することができ、自動転記や自動計算、自動データ集積機能などにより、データの再入力や代行者による転記入力の手間・時間が削減され、省力化を図ることができました。 また、承認状況や処理の完了も容易に確認できるので、申請業務に時間や手間を取られることなく、コア業務に集中できる環境を実現できました。 導入時に苦労したことなどはありましたか。 JavaScriptの開発経験者が社内にいなかったので、当初、制御するのが難しいと思う場面もありましたが、JavaScriptは関連情報が豊富かつ、さまざまな場面での利用や応用が可能で、慣れてくるととても便利です。 また、全社的な利用を開始してからのことになりますが、組織変更に合わせてユーザーや組織情報をメンテナンスしなければならないので、その対応を簡素化したいと考えています。 今後/稟議書の対応や領収書電子化への対応も検討 今後の拡張予定などがあれば教えてください。 大きな局面としては、今後、稟議書の申請・承認業務をワークフロー化する予定です。領収書などの添付書類の電子化対応も計画しています。また、基幹システムなどとの連携強化や、検索・集計機能の活用などにも取り組んでいきたいと考えています。 Create!Webフローおよびインフォテックに対する期待などがあればお聞かせください。 Create!Webフロー導入の検討を開始した時点では、業務ポータルサイトから帳票を直接呼び出すことができず、導入を見送らざるを得ないと考えたこともありました。しかし、バージョンアップにより呼び出しが可能になるということで無事、導入にいたりました。製品の歴史は長いのですが、今でも進化を続けているということを実感した出来事でした。 当社としてもさまざまな要望を出していますが、より使いやすく、より便利な機能の追加を楽しみにするとともに、今後もSBSと連携しながら、レベルの高いサポート対応に期待しています。 ※取材日時 2017年5月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 株式会社エイコー 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/eicoh/detail.html eicoh-face-main.png トータルソリューションプロバイダー、株式会社エイコー(以下、エイコー)では、Create!Webフローを活用し社内決裁業務のペーパーレス化と効率化を実現。自社活用における経験やノウハウをベースに、顧客へのソリューションとしても展開している。エイコーにおける、Create!Webフロー導入の経緯と効果について詳しく伺いました。 株式会社エイコー (写真、株式会社エイコー コーポレートデザイン本部 IT経営推進室 係長 石田 和久氏) 目次 お客様プロフィール 利用状況/JavaScriptを活用し、ワークフローの使い勝手を向上 導入効果/ペーパーレス化や業務効率化だけでなく、現場の意識変革にも成果 導入経緯/帳票フォームのインポート機能を活用しスムーズな導入を実現 期待/迅速で丁寧なサポートの継続に期待 お客様プロフィール 株式会社エイコー 本社所在地:大阪本社/大阪府大阪市中央区南船場2-5-2 エイコービル 設立:1974年1月18日 資本金:9,000万円 従業員数:370名(2015年1月現在) 事業内容:ドキュメントソリューション事業、ITソリューション事業、環境エネルギーソリューション事業 オフィスの適正配置とコスト削減を実現する「ドキュメントソリューション」、業務効率向上のためのシステムを構築する「ITソリューション」、環境に配慮した機器販売や環境に関わる経費削減のコンサルティングを行う「環境エネルギーソリューション」という3つのソリューションを軸に、独立系商社の強みを最大限に活かしたトータルソリューションをワンストップで提供。コスト削減・業務効率向上など、企業内のあらゆる経営問題を解決すると同時に、近年では、省エネ・省資源化・再生可能エネルギーの活用など、企業の環境問題についても多岐に亘って提案している。2012年に創業40周年を迎えた。 利用状況/JavaScriptを活用し、ワークフローの使い勝手を向上 Create!Webフローの利用状況について教えてください。 当社では2010年にCreate!Webフローを導入し、「物品購入稟議書」や「出張申請」、「出張旅費精算」といったいわゆる社内決裁業務をはじめ、「人事告示」など、担当部署や担当者の承認を経て全社で共有する業務連絡、さらにはPCや携帯電話、タブレット端末などの「利用誓約書」の提出などにも利用しています。 適用業務数はフォーム数で見ると約20種類、利用ユーザーは約300となります。 Create!Webフローを使っていて、便利だと思う機能があれば教えてください。 多くの社員はタブレット端末(iPad)を使って社外からもCreate!Webフローにアクセスできますが、そうでない社員は長期出張や休暇の際には代理機能を使って決裁業務が滞らないようにしています。決裁ルートにない関係者にも相談できるという「相談」機能も好評です。 また、JavaScriptを使って帳票を制御したり、状況に応じたメッセージをポップアップで表示したりできるのも有用です。 図1.Create!Webフロー利用イメージ Create!Webフロー導入事例:株式会社エイコー JavaScriptの具体的な活用例を教えてください。 【活用例1】決裁期限に応じた注意喚起 出張の申請で乗車券の手配が必要な場合、決裁後の手配だと出張に間に合わなくなってしまう場合があります。そのようなときは日付をスクリプトで計算して、起案時にあらかじめ担当者へ電話などで連絡するよう促すようにしています。 【活用例2】決裁金額による承認ルートの表示 値引きの決裁をする場合、値引率によってより上位の決裁者の承認が必要になる場合があります。そのため、割引率によって決裁ルートが変わる旨のメッセージを表示しています。 【活用例3】条件に応じた必須事項の表示 帳票のチェック項目に応じて、入力必須項目が変わる場合があります。そのメッセージ表示と必須項目の制御にスクリプトを使っています。 図2.エイコーで利用している帳票サンプル Create!Webフロー導入事例:株式会社エイコー Create!Webフローを導入する以前の様子を教えてください。 Create!Webフロー導入以前は、ワープロや表計算ソフトで作成した帳票データをメールに添付している業務もありましたが、ほとんどの決裁業務で、紙の帳票を使いFAXや社内便でやり取りをしていました。 当社の場合は、大阪と東京に本社があり、その他に約20カ所の事業所を展開しているので、紙帳票を中心としたやり取りは時間と手間がかかり、大量の「紙」も消費せざるを得ない状況でした。 さらに、承認者や決裁者が出張などで出社できない期間があると決裁が滞ってしまい、決裁者の負担にもなっていました。 今後の拡張予定などがあれば教えてください。 業務の質をさらに高めるため適用範囲を拡大していくのはもちろんですが、決裁データの集計機能を充実させて、各部署のマネージャなどが予算管理や傾向分析などに活用できるようにしていきたいと考えています。 導入効果/ペーパーレス化や業務効率化だけでなく、現場の意識変革にも成果 Create!Webフローを導入して、どのような点が変わりましたか。 起案者としては決裁までの期間が短縮され、承認状況をPCから簡単に確認できるのが、「紙」で業務を行っていたときと大きく異なる点だと言えます。 一方、会社全体の視点で捉えると、ペーパーレス化と業務効率化によるコスト削減や業務のスピードアップという成果が見られます。決裁期間の短縮は、「紙」の移動がなくなったことで拠点間はもちろん拠点内・本社内での承認・決裁処理がスピードアップされたこと、さらに、自席にいなくても承認・決裁ができるようになったことなどが要因となっています。 また、実際にワークフローによる効率化や無駄の排除、業務スピードの向上といった経験をしたことで、積極的に決裁業務自体を改善したり、新しく業務を改善・効率化しようとする動きも出始めています。 たとえば、ワークフローが導入される以前は、全社共通の「機器利用誓約書」はありませんでしたが、今回、ワークフローの導入を契機に設けられました。その他にも、これまでは見られなかったような新たな業務改善案や新規決裁・承認業務案も、各業務の現場から要望が上がってくるようになりました。 各業務の立案や運営は各担当部署が担いますが、IT経営推進室が実質的な窓口となったことで、相談しやすくなったことも影響しているようです。 導入経緯/帳票フォームのインポート機能を活用しスムーズな導入を実現 Create!Webフロー導入事例:株式会社エイコー 「基本的な機能やサポート体制が充実していることから、Create!Webフローを選びました」(石田氏) ワークフローを導入した経緯について教えてください。 当社では、業務の効率化やエコソリューションを提案しています。そのため、自社業務の効率化やサービス品質の向上に対する意識が高く、お客様からも様々なオフィスの悩みや経営改善に関する相談を数多く受けます。 ワークフローに関して、以前は比較的大規模な企業における導入が多かったのですが、2000年代後半になって当社のような中小規模の企業においても関心度が高まり、稼働実績も見られるようになりました。そこで、自社で導入するのと並行して、お客様に提供する製品を選定することにしました。 当社の場合、このように自社で製品やソリューションを導入して、お客様に提供することは珍しいことではありません。自社での経験やノウハウをベースに、お客様の目線で提案やサポートができますし、お客様にも安心してご利用いただけるからです。 Create!Webフローに関しても、技術部門がいくつかのワークフロー製品を比較検討した上で採用を決めました。 Create!Webフローを選んだ理由を教えてください。 ワークフローとして基本的な機能が充実しており、導入実績も豊富で、サポート体制も充実していることから、Create!Webフローを選んだと聞いています。 導入時に苦労したことなどはありましたでしょうか。 苦労したことはあまりなく、逆に紙の帳票のほとんどはワープロや表計算ソフトで作成されていたので、帳票フォームをインポートして取り込むことができ、とてもスムーズにCreate!Webフローを導入できました。 インポート機能に関しては、新しく帳票を作る際に、運用担当者にワープロや表計算ソフトでイメージするフォームを作ってもらい、そのデータをベースに帳票フォームをデザインできるのでとても便利です。 期待/迅速で丁寧なサポートの継続に期待 インフォテックに対する評価・要望・期待などがあればお聞かせください。 サポートが充実しており、製品の画一的な使い方や利用方法だけでなく、「こういう帳票で、こういう処理がしたい」といった具体的な質問に対しても積極的に対応してもらい、とても助かっています。今後も、これまでと変わらない、迅速で丁寧なサポートに期待しています。 また、去年バージョンアップをした際もスムーズで助かりました。これからも互換性を保ちながら、さらなる機能の充実に期待しています では最後に先輩ユーザーとして、これからCreate!Webフローの導入を検討している方へのアドバイスがあればお聞かせください。 帳票フォームをインポートできたこともありますが、業務の運用ルールがしっかりしていたのでワークフローへの展開もスムーズだった要因だと分析しています。 運用ルールが曖昧のまま旧来の業務をワークフローに展開しようとすると、導入時に二の足を踏んでしまうケースも多いようです。業務や運用ルールの明確にしてワークフローへと展開していくと、成果も上がりやすくなると思います。 ※取材日時 2016年4月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 学校法人北里研究所 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/kitasato/detail.html 導入事例「電子決裁システムの導入により作業負荷が軽減され、決裁までの期間も大幅に短縮」 学校法人北里研究所(以下、北里研究所)では、Create!Webフローを採用した電子決裁システムを導入しました。その経緯とねらいについて、導入に携わった株式会社日立ソリューションズ(以下、日立ソリューションズ)、および株式会社日立ソリューションズ・クリエイト(以下、日立ソリューションズ・クリエイト)のご担当者様も交えて、詳しく話を伺いました。 電子決裁システム構築事例:北里研究所 (写真左より、学校法人北里研究所 北里大学 情報基盤センター 管理運用課 主任 有井宏敏氏、情報基盤センター事務長 鈴木一郎氏、情報基盤センター情報管理課 課長 春木徹夫氏、法人本部 総務部 三上智史氏、法人本部 人事部 係長 安藤圭介氏) 目次 お客様プロフィール 法人内の全部門を対象とした電子決裁システムとしてワークフローを導入 総務・人事担当者の作業負荷が軽減され、決裁までの期間も大幅に短縮 事務処理の合理化と現場力の向上を目指し、決裁の電子化に取り組む フォーム設計の自由度の高さや文書管理システムとの連携実績を高く評価 スケジュールを半年前倒して、システムの利用を開始 お客様プロフィール 学校法人 北里研究所 設立:2008年4月1日 代表者:理事長 藤井 清孝 役員 28名、評議員 83名、教職員 5,723名、学生 9,511名、卒業生 83,625名(2014年12月現在) 法人本部所在地:東京都港区白金五丁目9番1号 北里大学を中核に、北里大学保健衛生専門学院、北里大学看護専門学校 及び4つの病院を擁する生命科学系の教育・研究・医療機関。 1914年、近代医学の先駆者として知られる北里柴三郎博士により、日本初の私立医学研究機関として設立された。その後、2008年4月1日には社団法人北里研究所と学校法人北里学園が統合し、現在の学校法人北里研究所が発足した。 長年にわたり社会に貢献する数多くの人材を輩出し、2012年に北里大学が創立50周年を、2014年には北里研究所が創立100周年を迎えている。 法人内の全部門を対象とした電子決裁システムとしてワークフローを導入 Create!Webフローの利用状況について教えてください。 当法人に属する約60の全部門を対象とした電子決裁システムとしてワークフローを導入し、2014年4月から利用を開始しました。利用者数は、現時点で約500名ですが、将来的には2,000名ぐらいまで増えると考えています。 電子決裁システム構築事例:北里研究所 「全部門を対象とした、総務・人事に関する電子決裁システムとしてワークフローを利用しています」 学校法人北里研究所 北里大学情報基盤センター 事務長 鈴木一郎氏 電子決裁を導入する前は、どのように決裁業務を行っていたのでしょうか。 紙の決裁書を使って行っていました。本部に上申する場合や複数のキャンパス間でやり取りが必要な場合は、学内便や宅配便を使って書類を運んでいました。 電子決裁の対象事項を教えてください。 大まかに次の3種類となります。内容によって部門内で決裁するものと、本部まで上申して決裁するものがありますが、部門内決裁に関して現時点では、電子化することは強制しておらず、各部門に裁量を任せています。 総務関連の一般決裁書と報告書(部門内、本部上申) 人事関連の決裁書と報告書(部門内、本部上申) 入試判定、卒業判定 決裁件数はどのくらいになりますか。 半年が経過した9月の段階で、総数は約3,000件です。学校関連の業務は、夏休みがあったこともあり件数が少なめですが、年度末に向けて決裁・報告件数は増えてきますので、前年度の実績から考えれば、年間の決裁数は最大で現在の3倍ぐらいになると見込んでいます。 電子決裁システム構築事例:北里研究所 「部門内と本部上申後の承認ルートを分けたことが、短期間での導入とスムーズな運用に繋がりました」 学校法人北里研究所 北里大学情報基盤センター 情報管理課 課長 春木 徹夫氏 決裁フォーム(決裁書)と決裁承認ルートの種類について教えてください。 利用者から見たときの決裁フォームは1種類だけです。このフォームの書式は、電子決裁を導入する前から使用していた書式をそのまま画面上で再現したもので、あらゆる決裁・報告事項に使えるようになっています。ただし、決裁内容によって設定を変えていますので、見た目は同じですが、システム的には数種類のフォームデータを利用していることになります。 また、あらかじめ用意している決裁承認ルートは、本部上申後の承認ルートとなる約20種類となります。現段階で、部門内の承認ルートは各部門内で設定してもらっていますので、正確な数は調べていませんが、トータルで200ぐらいにはなるのではないでしょうか。 部門内と上申後の承認ルートの設定を分けた理由を教えてください。 部門内の承認ルートまで含め、すべての承認ルートをあらかじめ設定するとなると、その設定時間と手間を取られてしまいます。さらに、部門内の人事や組織の変更をすべて把握し、承認ルートのメンテナンスを行っていくのも現実的ではないと考えました。 各部門には、もともと決裁処理の窓口となる担当者がいましたので、電子決裁導入後も各部門内の承認ルートの設定・管理は、そのまま対応してもらうことにしました。本部上申後の承認ルートを厳格に管理しながら、部門内では柔軟な対応ができるので、結果的には、このような手法を用いたことが、短期間での導入とスムーズな運用に結びついたと捉えています。 総務・人事担当者の作業負荷が軽減され、決裁までの期間も大幅に短縮 電子決裁を導入することで、具体的にどのような成果が上がっていますか。 「決裁期間の短縮」、「職員の作業負荷軽減」、「決裁書・報告書の一元管理」、「コスト削減」といった業務の効率化・省力化をはじめ、「コンプライアンスの強化」にも繋がっています。詳細は次の通りです。 電子決裁システム構築事例:北里研究所 「決裁に関する問い合わせなどが激減し、本来取り組むべき業務に集中できるようになりました」 学校法人北里研究所 法人本部 総務部 三上 智史氏 【効果1】決裁期間の短縮 電子決裁の導入前と比較して、起案から決裁までの日数が大幅に短縮されました。特に、本部まで上申する決裁に関しては、平均で約半分に短縮されています。ケースバイケースですが、2週間かかっていたものが、1週間で済むようになったというイメージです。 決裁期間が短縮された要因としては、書類を運ぶ手間と時間が省かれたということと、決裁者が承認事項を容易に確認でき、出張しているときでも各キャンパスの端末を使って決裁できるようになったため、決裁待ちが解消されたことが大きな要因だと考えています。 【効果2】職員の作業負荷軽減 起案者が進捗状況を容易に確認できるようになったので、総務担当者や人事担当者に入る問い合わせや緊急対応などの要望が格段に減りました。そのため、職員の業務負荷が軽減され、本来取り組むべき業務に集中できるようになりました。また、これまでは決裁書や報告書の内容を再入力したり、原本書類の保管や管理にも多くのリソースを割いていましたが、そのような作業も不要となりました。 【効果3】決裁書・報告書の一元管理 決裁書・報告書は、決裁後そのまま文書管理システム(日立ソリューションズ社製「ラビニティ One」(現製品名「活文」))に格納されるので、これまで手作業で行っていた検索や絞り込みが容易にできるようになりました。 【効果4】コスト削減 ペーパーレス化されたことで、コピーや郵送、保管作業・場所などにかかっていたコストや時間が削減されました。1件当たりの削減コストは小さいですが、件数も多く、環境対策といった観点からも重要な導入効果の1つだと捉えています。 【効果5】コンプライアンスの強化 当法人に限らず、紙の申請書を用いた決裁業務には、書類の紛失や盗み見、改ざんといったリスクが常にともないます。今回、決裁を電子化したことで、そのようなリスクを抑える予防処置を図り、同時に、不測の事態が発生した場合でも、原因を容易かつ迅速にトレースできる環境が整いました。 事務処理の合理化と現場力の向上を目指し、決裁の電子化に取り組む 電子決裁を導入した背景および経緯について教えてください。 電子決裁システム構築事例:北里研究所 「たとえば、看護師採用の決裁が迅速化・効率化されることだけでも、現場に波及する効果は少なくありません」 学校法人北里研究所 法人本部 人事部 係長 安藤 圭介氏 大学や病院などを取り巻く環境が厳しさを増す中、教育・医療・研究の質を高め、大規模な組織を効率的に運営していくためには、事務処理の合理化・IT化は避けて通ることはできません。当法人では、これまでも、 会議資料の電子化やタブレット端末の導入など、さまざまな取り組みを行ってきました。 また、各部門の現場からも、決裁の迅速化や効率化に対する要望は上がってきていました。たとえば、病院における看護師の採用は現場からすればできるだけ迅速に決裁してもらいたい重要事項です。決裁が迅速かつスムーズに行われるようになれば、必要な人材をタイムリーに採用でき、現場力の向上にも繋がるからです。 当法人は、各部門がそれぞれの地域に密着して活動していますので、時間と距離を縮めることができる電子決裁の導入は、ガバナンス体制の強化にも繋がると捉えています。 しかし、紙や決裁印の押し方へのこだわりや、国内の学校法人や医療法人における導入実績がほとんど見られなかったことから、導入が決まるまでには内外から辛らつな意見を受けることも少なくありませんでした。そのため、導入検討からシステム稼働まで3か年計画を立て、運営体制の基盤整備の一環として2014年度の事業計画へと組み込み、今回のシステムを稼働するにいたりました。 どのように選定を進めたのでしょうか。 まず、システムベンダーから紹介を受け、一般企業よりも組織構造や決裁手法が比較的似ている自治体や役所における導入例を見学に行きました。 その後、機能の概要や問題点などを認識するための勉強会を開催した上で、ベンダー3社にシステムのデモンストレーションをしてもらいました。また、関連部署の代表者からなるワーキンググループを発足し、最終的には、40項目以上の要件について各社のシステムと提案を比較検討し、日立ソリューションズから提案を受けたラビニティ OneとCreate!Webフローを組み合わせたシステムを採用することにしました。 ワークフローシステムに関する選定の要件について教えてください。 電子決裁システム構築事例:北里研究所 「紙と同じように印影を表示できることは、ワークフローシステムを選ぶ上で、絶対条件でした」 学校法人北里研究所 北里大学情報基盤センター 管理運用課 主任 有井 宏敏氏 次の5つのポイントが、採用するワークフローシステムの必須要件であり選定要件となりました。 【要件1】ノンカスタマイズで導入・運用が可能 カスタマイズをはじめるときりがなく、その分、開発コストや期間が膨らみます。また、カスタマイズ部分が足かせとなり、バージョンアップ時のトラブルにも繋がるので、ノンカスタマイズで利用できるパッケージソフトであることを前提条件としました。 【要件2】帳票フォームを自由に設計・運用できること たくさんの種類の帳票フォームを作るわけではないのですが、運用や利用状況に合わせて柔軟に帳票フォームを追加・変更・修正できることは重要だと考えました。 【要件3】紙と同様の印影を表示できること 決裁のイメージとして、印影の表示にこだわる利用者の意見が多かったので、紙と同じように印影を表示できることは絶対条件でした。 【要件4】承認ルートの設定が容易 部門ごとに組織構造が異なり、複雑な承認ルートの設定が必要になる場合もあります。また、組織変更などにも柔軟に対応できるよう、承認ルートの設定の自由度が高く、できるだけ容易に設定ができるということも重要視しました。 【要件5】文書管理システムとの連携 決裁が済めば終わりではなく、情報として共有・活用できるよう文書管理システムと連携ができることは、必須要件でした。 北里研究所が採用した電子決裁システム フォーム設計の自由度の高さや文書管理システムとの連携実績を高く評価 電子決裁システム構築事例:北里研究所 株式会社日立ソリューションズ・クリエイト 産業・流通ソリューション 統括本部 第2産業・流通ソリューション本部 第1部 主任技師 伊藤 公人氏 日立ソリューションズ・クリエイトからの提案を採用した理由を教えてください。 Create!Webフローは選定要件を十分に満たしており、3社からの提案を比較検討した際、最も高い点数が付いたのが日立ソリューションズ・クリエイトからの提案でした。 Create!Webフローの評価ポイントを教えてください。 まず、これまで使ってきた紙の決裁書式とまったく同じイメージのフォーム画面が使えるというのは大きな評価ポイントでした。デモンストレーションの段階で、すでに紙の決裁書と同じサンプルフォームを見せてもらえたので、このまますぐに使い始めることができるのではないかと思ったほどです。 また、見た目だけでなく、フォーム設計の自由度が高いという点も評価ポイントとなりました。実際、決裁フォームには最大で100か所、承認印を押せるようにしているのですが、そのような要望を反映できたのもフォーム設計の自由度が高いからだと考えています。 電子決裁システム構築事例:北里研究所 株式会社日立ソリューションズ 営業統括本部 公共営業本部 第3部 須賀 翼氏 そのほかにも、文書番号が柔軟に設定できる機能や、ルート設定が簡単にできるという機能に対する評価も高かったのですが、文書管理との連携という点に関しても重要な評価ポイントとなりました。 複数のシステムを組み合わせるとなるとどうしても不安が残りますが、すでにラビニティ OneとCreate!Webフローを組み合わせて使用している実績があるということで、安心してシステムを構築・運用できると考えました。 承認印の設定が100か所というのは少し特殊だと思うのですが、どのような用途に使用するのでしょうか。 決裁が済んだ決裁書を起案者に戻して、情報共有をするために回覧する際などに使用します。慣習的なことではありますが、これまでできていたことができなくなったり、手順や方法が大きく変わると、利用者の不満に繋がり、最悪の場合、拒否されてしまうケースも想定されます。そのため、このような機能や設定を組み込んでいます。 スケジュールを半年前倒して、システムの利用を開始 導入時に苦労したことなどはありましたでしょうか。 当初は、2014年の半ばのシステム稼働を予定していたのですが、無理をお願いして4月、すなわち年度初めから利用できるよう対応してもらいました。 また、苦労ということではないのですが、部門内の決裁に関しては電子決裁の利用が進まないかもしれないと懸念していました。しかし、蓋を開けてみると部門内の決裁も順調に件数が増えており、嬉しい誤算となりました。 今後の拡張予定などがあれば教えてください。 まだ導入して半年です。年間を通じて使ってみて、改善を進めていきたいと考えています。現時点では、ワークフローの仕組みは順調に稼働していますので、文書管理のさらなる有効活用についても、検討していきたいと考えています。特に、現時点で検索の対象となるのは、今年度に決裁された文書だけとなりますので、過去の文書の取り扱いについては今後の課題の1つと捉えています。 Create!Webフローおよびインフォテックに対しての要望や期待があればお聞かせください。 今回、Create!Webフローを採用するにあたり、きめ細やかな対応を求めましたが、日立ソリューションズ様および日立ソリューションズ・クリエイト様と連携を取りながら、柔軟かつ丁寧に対応してもらい感謝しています。今後も、さらなる製品の機能の充実および品質の向上に期待しています。 ※取材日 2014年11月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 小田急電鉄株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/odakyu/detail.html Create!Webフロー導入事例:小田急電鉄株式会社 小田急電鉄株式会社(以下、小田急電鉄)では、内部統制の強化およびISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)対応の一環としてCreate!Webフローを導入した。その経緯とねらいについて、詳しく話を伺いました。 (写真左より)小田急電鉄株式会社 IT推進部 事務員 有田 一貴氏、橋本 和雄氏 目次 お客様プロフィール 利用状況/システム変更管理や申請業務でワークフローを活用 導入目的/ 内部統制およびISMS対応の一環としてワークフローの活用を検討 選定理由/帳票の作成・利用が容易で、コストパフォーマンスの高いCreate!Webフローを選択 導入効果/業務プロセスが効率化・標準化され、厳密な証跡管理が可能に 要望・期待/既存機能をそのまま引き継いでいることを高評価 お客様プロフィール 小田急電鉄株式会社 本社事務所:東京都新宿区西新宿1丁目8番地3号 設立:1948年6月1日 (前身の小田原急行鉄道は1923年5月1日設立) 資本金:603億5千9百万円 従業員数:3,628名 (※注1) 事業内容:鉄道事業、不動産業、その他事業 創業1923年。日本最大のターミナル駅である新宿を起点に、小田原や片瀬江ノ島、さらには唐木田を結ぶ3路線、計120.5kmからなる鉄道ネットワークを展開する小田急電鉄株式会社。1日の乗車人数が約202万人 (※注1) におよぶ鉄道部門を基幹に、上質な輸送サービスを提供すると同時に、不動産賃貸業や開発事業などによる生活サービス部門にも力を注ぎ、沿線の利便性向上に努めている。「お客さまの『かけがえのない時間(とき)』と『ゆたかなくらし』の実現に貢献します。」という経営理念を掲げ、98社 (※注2) のグループ会社が一体となり、運輸、流通、不動産、サービスなど、生活に密着した様々な事業に取り組んでいる。 (※注1)2014年3月31日現在 (※注2)2014年8月1日現在 利用状況/システム変更管理や申請業務でワークフローを活用 小田急電鉄における、ワークフロー(Create!Webフロー)の利用状況について教えてください。 小田急電鉄で利用している帳票サンプル Create!Webフロー導入事例:小田急電鉄株式会社 小田急電鉄では2009年からCreate!Webフローを利用しています。2015年にはサーバーの刷新に合わせて最新バージョン(V4.1)へのバージョンアップを実施しました。 現在のライセンス数は120。帳票の種類は約110種類。年間の利用件数は約1,500件となります。 ワークフローをどのような業務に利用しているのか教えてください。 経理関連システムのシステム変更管理やソフトウェアのインストール作業の申請業務などに利用しており、IT推進部以外にも財務や人事部門などでも一部のユーザが利用しています。 帳票の作成・修正や管理などの運用体制について教えてください。 システムの保守運用はもちろん、帳票の作成・修正やフローの設定などすべてIT推進部で対応しています。ほかの業務と兼任となりますが、担当者5名体制で対応しています。 ●小田急電鉄における決裁フローのイメージ Create!Webフロー導入事例:小田急電鉄株式会社 導入目的/内部統制およびISMS対応の一環としてワークフローの活用を検討 ワークフローを導入したねらいを教えてください。 内部統制およびISMS対応の一環として「経理関連システムのシステム変更管理」がワークフローを導入した第一の目的となります。また、ワークフローの基盤を利用して、「申請業務を効率化・標準化」することが第二の目的となります。 Create!Webフロー導入事例:小田急電鉄株式会社 「適切な処理を経たことの証跡を残すためにワークフローを活用しようと考えました」 小田急電鉄株式会社 IT推進部 事務員 橋本 和雄氏 ではまず、「経理関連システムのシステム変更管理」について詳しく教えてください。 J-SOX法では、財務・会計システムの変更には、社内で定められた承認手続きのもとで作業が行われたことを証明することが求められます。 システム変更の手続きをワークフロー化することで、業務のプロセスを効率化・標準化し、業務負荷を最小限に抑えた中で証跡を残すようにしたいと考えました。 紙の帳票などを使って管理する方法も可能かと思うのですが。 承認作業を効率化・標準化し、適切な処理を経たことの証跡を残すためにワークフローの活用が有効だと判断しました。 では次に、「申請業務の効率化・標準化」について詳しく教えてください。 本社を中心としたバックオフィス業務の効率化と標準化を図るため、各種申請業務をワークフロー上に展開してペーパーレス化を実現したいと考えました。しかし、いきなり様々な業務をワークフローへと切り換えることは容易ではないので、まずはIT推進部内の業務や関連する業務からワークフロー化に取り組みました。 帳票の作成・利用が容易で、コストパフォーマンスの高いCreate!Webフローを選択 Create!Webフローを採用した理由を教えてください。 初めて導入するワークフローであり社内で保守運用ができるよう、シンプルで使いやすく、帳票画面なども簡単に作成・メンテナンスできるものを導入しようと考えました。また、利用者が違和感なく利用できるよう、印影も含め紙の帳票と同じイメージで利用できる製品を選ぶようにしました。 いくつかのワークフロー製品を検討する中で、専用のクライアントソフトを導入しなくてもWebブラウザから利用できること。AD(Active Directory)と連携してアクセスコントロールができること。そして、コストパフォーマンスの高いことなどを評価して、Create!Webフローを選択しました。 導入効果/業務プロセスが効率化・標準化され、厳密な証跡管理が可能に ワークフローの導入効果について教えてください。 システム変更管理に関して、プロセスが効率化・標準化され、手間をかけず厳密に証跡を管理できるようになりました。実際の開発作業は外部の協力会社と共同で行うこともあり管理が複雑になりますが、VPNおよび社内ポータルを利用してアクセスしてもらうことで、作業の起案から、実際の開発、本番環境への適用までの進捗を一元的に管理できるようになりました。 また、監査などで情報の提供が求められる際にも、期間などの条件を指定して、必要なデータを容易に抽出・検索できるようになったことも、システム導入による効果だと実感しています。 同様に、申請業務に関しても作業が効率化・標準化され、申請情報の保管や検索に手間やリソースを奪われることがなくなりました。 Create!Webフローの便利だと思うところがあれば教えてください。 まずは、導入してから大きなトラブルもなく順調に稼働していることは、保守運用を担当する私たちにとって最もうれしいことです。さらに運用面では、帳票の作成が容易なので、手間をかけずに新しい業務を展開できるのも評価しています。 要望・期待/既存機能をそのまま引き継いでいることを高評価 今後の拡張予定などがあれば教えてください。 稟議書など社内には様々な申請・承認・回覧などの業務が存在しています。今後はこれらのワークフロー化も視野に入れながら、順次、適用業務を増やしていきたいと考えています。 Create!Webフローおよびインフォテックに対しての要望や期待があればお聞かせください。 今回バージョンアップを行ったのですが、既存バージョンの機能をそのまま引き継がれているところは感心しました。ほかの製品ではバージョンアップする度に、機能や使い勝手が大幅に変わってしまうことも少なくないからです。これからも同様に、既存の使い勝手の良さを変えることなく、今回のバージョンから導入された「相談機能」のように便利な機能を追加してもらいたいと思います。 ※取材日 2015年6月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 藤久株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/fujikyu/detail.html fujikyu-face-main.png 日本全国に460店以上の店舗を展開する藤久株式会社(以下、藤久)。同社では、店舗における業務負荷の軽減と、本部における経営スピードの向上をめざし、Create!Webフローを導入した。その経緯とねらいについて、 ワークフローの導入に携わった株式会社CMC Solutions(以下、CMCS)のご担当者様も交えて、詳しく話を伺いました。 Create!Webフロー導入事例:藤久株式会社 目次 お客様プロフィール 利用状況/全国460店舗、3,000ユーザーが利用するワークフローを構築 導入目的/店舗業務の効率化、業務コスト削減、スピード経営の実現をめざし活用を検討 選定要件/機能要件のほかにも、使いやすさや運用のしやすさを重視 選定理由/基本機能の充実やシステムインテグレータのサポート体制を評価 導入効果/ワークフローの導入が、承認・申請だけでなく、業務の合理化にも貢献 要望・期待/さらなる機能や使いやすさの向上に期待 お客様プロフィール 藤久株式会社 本社所在地:名古屋市名東区高社一丁目210番地 設立:1961年3月1日(創業:1952年4月) 資本金:23億7,585万円 事業内容:手芸用品・ソーイング用品・編み物毛糸・衣料品・服飾品、その他生活雑貨等の店頭販売・通信販売 北海道から九州まで460店以上の店舗を展開。『手づくり文化を発信するクラフトショップ』や『心地よい暮らしを提供する雑貨ショップ』を通じて、プロユースからビギナーまで、手芸用品・ソーイング用品・編み物用毛糸・ 衣料品・服飾品・生活雑貨等の販売に加え、「作る楽しみ」や「着る楽しみ」、「人に見せる楽しみ」などを提案している。 実店舗は、手芸用品・クラフト専門店「 クラフトハートトーカイ 」を中心に、生活雑貨専門店となる 「 サントレーム 」などを展開。路面店チェーン展開およびショッピングセンターなどの商業施設へも積極的に出店をしている。 Create!Webフロー導入事例:藤久株式会社 藤久のホームページ (http://www.fujikyu-corp.co.jp/) また、通信販売では、「 BEST GALLERY 」カタログによる衣料品・日用雑貨の販売をはじめ、オンラインショップ 「 シュゲール・ドットコム 」 (Shugale.com)においてビーズ・毛糸・手芸用品を提供。大手ECサイトにおいては、「 サントレーム 」として生活雑貨のセレクトショップも運営している。 2003年、東証二部および名証二部に上場。 2013年には東証・名証1部上場銘柄の指定を受けている。 利用状況/全国460店舗、3,000ユーザーが利用するワークフローを構築 藤久における、ワークフロー(Create!Webフロー)の利用状況について教えてください。 社内の申請業務や報告業務の電子化を図るため、Create!Webフローを利用しています。まだ本格的に使い始めて4か月ですが、現時点(2015年2月)で、本部および約460店の全店舗、全社員約3,000名が携わる約30種類の申請書類を電子化し、 ワークフローに展開しています。 今後は、特定の部門だけで利用する業務や店舗間でのやり取りなども反映していくことを計画しており、最終的には150~200の業務に拡大していくことになります。 ●藤久における決裁フローのイメージ Create!Webフロー導入事例:藤久株式会社 ●ワークフロー化されている主な業務 業務 主な帳票 全体 稟議書 交通費・経費等精算 交通費請求明細書、出張旅費精算書、転勤支度金申込書 経理部/共通 経理事項報告書、支払書 経理部/店舗専用 作業完了書、指定ATM登録申請書、入金額差異等報告書 経理部/採用、通勤手段 給与振込依頼書、社員コード発行依頼書、通勤手段届出書 経理部/配置異動 配置異動届、部署間配置異動等申請書、部内職位変更申請書 総務部/届出 携帯電話申請・変更・廃止届、休暇申請書、住所等変更届 総務部/退職 退職願、退職連絡票 総務部/その他 名刺作成依頼書 情報システム部 アカウント追加・変更・削除申込書、システム追加・変更提案書、メールアドレス設定申請書 現時点での利用件数を教えてください。 月平均で見ると約2,300件となります。 導入目的/店舗業務の効率化、業務コスト削減、スピード経営の実現をめざし活用を検討 ワークフローを導入したねらいを教えてください。 「 店舗における事務作業の効率化と簡素化 」がワークフローの導入を検討するにいたった一番のねらいですが、さまざまな事例をみたり、システムインテグレータから聞いたりした情報を分析すると、「 業務コストの削減 」や 「 経営のスピードアップ 」という効果も見込めることがわかってきました。 それぞれの目的について、詳しく教えてください。 【目的1】店舗における事務作業の効率化と簡素化 店舗における事務作業を効率化できれば、接客や店舗運営の質を高める業務へと、より多くのリソースや時間を割くことができます。また、面倒な事務作業が簡素化されれば、 作業時間が適正化され人件費をはじめとした店舗運営のコスト削減にもつながるはずです。それらの波及効果として、「働きやすい」、「働きがいのある」職場環境に繋がることも期待しました。 【目的2】業務コストの削減 当社の場合は、店舗数が多く、全国各地に点在しているので、紙の申請書類や報告書を各店舗から本部へ送るだけでも、一定のコストや手間がかかります。また、これらの書類は、その種類によって決められた期間、保管しなければならないものも多く、 監査などがあった場合には、要望に応じて検索・閲覧できる体制も整えておかなければなりませんので、やはりコストと手間がかかります。ワークフローを導入すれば、このようなコストや手間を大幅に削減できると同時に、検索や集計などの作業負荷も軽減されます。 そのため、まずは店舗から本部へ送る帳票の電子化に取り組みました。 【目的3】経営のスピード化 お客様からの要望や事業スタイルが多様化し、店舗数も増加する中、店舗からの要望に対する本部側の判断や対応も スピードアップしていかなければなりません。当社では、これまでもグループウェアなどを積極的に導入して、情報伝達のスピード化や効率化を図ってきました。ワークフローの導入はシステムの活用によるシナジー効果を高め、 さらなるスピード経営実現の下支えになると考えました。 選定要件/機能要件のほかにも、使いやすさや運用のしやすさを重視 Create!Webフロー導入事例:藤久株式会社 「ワークフローの活用は、働きやすい職場づくりにも貢献すると考えました」 藤久株式会社 取締役 情報システム部長 木浦 潮 氏 採用するワークフローシステムは、どのように選定したのでしょうか。 複数のシステムインテグレータに提案を依頼しましたが、ユーザライセンスが従量制の製品は、ユーザ数が多く、今後さらに増える可能性があることから、採用を見送りました。また細かい部分では、グループウェアとのシングルサインオン(SSO) 環境を実現できるか、既存のシステムとの連携が図れるかといった点を確認しました。 最終的には、システムインテグレータの実績やサポート体制なども考慮した上で、実際に試用版を触ってみて、「利用者から見て使いやすいか」、 「帳票フォームの作成が容易か」、「運用に負荷がかからないか」という点を確認して、導入する製品を決定しました。特に使いやすさに関しては、情報システム部門だけで判断するのではなく、経理や総務などの担当者にも確認をしてもらいました。 「システムの連携」とは、具体的にどのように連携を図っているのでしょうか。 稟議書などで決裁された情報は、会計システムとデータを連携しています。また、住所の変更といった諸届けの情報も人事システムとデータ連携をしています。 さらに、人事や組織に変更が発生した場合、Create!Webフローへとその情報を反映させる仕組みも実現しています。 選定理由/基本機能の充実やシステムインテグレータのサポート体制を評価 Create!Webフロー導入事例:藤久株式会社 「ワークフローのデータを、会計システムや人事システムと連携させています」 藤久株式会社 情報システム部システム開発課 課長補 森 裕之 氏 Create!Webフローを採用した理由を教えてください。 Create!Webフローは、ワークフローとしての基本機能が充実しており、導入実績も豊富で、既存システムとの連携やSSO環境の構築も可能だということはもちろんですが、「 紙の帳票と同じイメージの電子帳票を利用・作成できる 」 という点や、Create!Webフローによるシステムの構築実績が豊富なCMCSにサポートしてもらえるという点も評価ポイントとなりました。 「 紙の帳票と同じイメージの電子帳票を利用・作成できる 」という点について、詳しく教えてください。 紙の帳票と同じイメージで操作できれば、パソコンに不慣れな場合でも、簡単に取り扱うことができます。また、帳票を印刷する際、A4用紙1ページからはみ出すことなく印刷できるので用紙を浪費する心配もありません。 帳票フォームを作成する専用ツールも使いやすく、直感的な操作でレイアウトを調整できるので、多くの種類の帳票を作成・運用していく中で、情報システム部門にとっても負荷を抑えることができると判断しました。 導入時に苦労したことなどはありましたでしょうか。 契約書などページ数が多い書類を添付する際の対応をどうするかという点は、少し議論になりました。最近では、見積書やカタログデータなど電子データで入手できる書類も多く、ページ数が少ないものであれば複合機などで簡単にデータ化できるのですが、 契約書のようにスキャンに適さないものもあり、むやみに容量の多いデータを添付するとシステム容量を圧迫することにもなりかねません。 そのため、できるだけデータとしては添付せず、要約した内容を稟議書などに記載してもらい、 原書は別途管理するようにしました。そもそも、分厚い書類が添付されていても、決裁者はすべてを読むことは現実的ではありません。逆に、要約を記載してもらうほうが内容を把握しやすく、効率的だと考えました。 導入効果/ワークフローの導入が、承認・申請だけでなく、業務の合理化にも貢献 ワークフローの導入効果について教えてください。 利用者、決裁者、経営者という3つの視点から、導入効果について説明をさせてください。 【利用者(店舗)における導入効果】 帳票が電子化されたことで、定型項目はあらかじめ用意されたメニューを選択すれば済むようになり、 過去に作った帳票の再利用なども簡単にできるようになりました。稟議書や申請書の作成にかかる手間と時間が削減され、必要事項の記入漏れなどもなくなりつつあります。 さらに、これまで1週間以上かかっていた決裁や申請処理の完了が数日で済み、 進捗状況もPCから簡単かつ確実に確認できるようになりました。店舗における作業負荷の軽減だけでなく、運営業務のスピードアップという成果も見られるようになってきています。まだ利用期間も短く、適用業務範囲も限られているので、 今後、コスト削減効果なども含め、成果はさらに大きなものとなると期待しています。 【決裁者における導入効果】 承認を行う側にも変化が見られます。これまでは、出張の後などに大量の決裁書類を急いで処理しなければならないこともありました。 しかし、出張先や出先でも決裁ができるようになり、余裕を持って対応できると同時に、決裁事項が特定の承認者で滞留することもなくなりました。また、効果と言えるかどうかわかりませんが、差し戻しされる案件数が増えているのも、 ワークフローを導入した影響の1つだと捉えています。 【経営的な視点で見た時の導入効果】 副次的な効果となるかもしれませんが、ワークフローに業務を展開するために、各業務プロセスを確認していく中で、 業務や帳票の見直し、言わば「棚卸し」をする良い機会となりました。すでに流れや帳票の利用方法が変わっている業務もあり、必要に応じて帳票の統廃合を行うと同時に、合理化や権限委譲などを進めることができました。 要望・期待/さらなる機能や使いやすさの向上に期待 今後の拡張予定などがあれば教えてください。 まだワークフローに展開されてない業務を反映していくことは、先ほど話したとおりですが、経費精算や購買に関する仕組みなど、ワークフローを中心に、さまざまな業務システムと連携を取りながら、電子化・自動化を進めていきたいと考えています。 また、Create!Webフローに残っているログデータを分析することで、業務改善策を導き出すようなことができるのではないかと考えています。 Create!Webフローおよびインフォテックに対しての要望や期待があればお聞かせください。 Create!Webフローは、とても使いやすく優れた製品だと思いますので、これに止まることなく、さらなる機能や使いやすさの向上に期待しています。特に、帳票の細かな取り扱いや仕掛けに関して、スクリプトを駆使しなければならない時もあるので、 さまざまな機能を部品化して提供してもらえると、使い勝手やメンテナンスビリティを高めることができるので、活用の幅が広がると考えています。 Create!Webフロー導入事例:藤久株式会社 (写真左より)藤久株式会社 情報システム部 システム開発課 課長補 森裕之氏、藤久株式会社 取締役 情報システム部長 木浦潮氏、株式会社CMC Solutions 営業部 第3営業室 係長 河村智彦氏、株式会社CMC Solutions 営業部 第3営業室 水谷信代氏 ※取材日 2015年2月 ※記載の担当部署は、取材時の組織名です。 ## 日興通信株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/nikkotelecom/detail.html nikkotelecom-face-main.png 日興通信は1947年創業のICT全般を取り扱う会社として、情報システム導入時のコンサルティングから設計・構築・保守・運用サポートまで一貫したサービスを提供しています。 Create!Webフローの導入と活用について、執行役員営業企画部長の山田和利氏、情報システム部長の金子征文氏、情報システム部の横森一弥氏、営業企画部の浅井智子氏にお話を伺いました。 Create!Webフロー導入事例:日興通信 目次 お客様プロフィール 1947年創業のICT企業 コーポレートガバナンス強化を目的に、申請業務を電子化 APIによるシステム間連携の実現が導入の決め手 APIを活用し、社内の台帳管理システムも実現 Create!Webフローをビジネスに活かす お客様プロフィール 日興通信株式会社 設立:1960年4月22日 代表者:鈴木 範夫 従業員数:453名(2012年3月末日現在) 資本金:4億9,600万円 本社所在地:東京都世田谷区桜丘1-2-22 1947年創業のICT企業 日興通信について教えてください。 日興通信は1947年創業当初は電話設備、そして1980年にはコンピュータ関連事業に本格参入。今日では、ネットワークインフラ、業務システム、映像システム、電話・通信システムなどの情報システムの導入時のコンサルティングから設計・構築・保守・運用サポートまで一貫したサービスを手がけるようになりました。2012年に創業66周年目を迎えた現在、北海道から九州まで全国23拠点を持って活動をおこなっています。 Create!Webフロー導入事例:日興通信 東京都世田谷区にある日興通信の本社ビル 当社の特徴として、マーケットでは、我が国の今後の骨格をなす三要素である教育・農業・医療分野への支援はIT企業としての使命であると考え、重点化しています。 教育分野ではITを利活用し、教育水準を上げていくお手伝いをすること、食の基本である農業の質を高めるためITを活用したお手伝いをすること、高齢化社会を迎えるにあたり、快適な人生をおくるためITによる支援を行うことを意識してマーケット開拓を行っています。 当社の特徴ある製品としては、放送局向けのプロ野球や箱根駅伝のテロップシステムを皮切りに、現在では3Dテロップやスーパーハイビジョンテロップも手がけています。この技術は、他のマーケットへ応用を広げ、教育・農業・医療分野でのデジタルサイネージソリューション、デジタルコンテンツデータベースシステム(デジコンベース)等幅広いソリューションを提供しています。 コーポレートガバナンス強化を目的に、申請業務を電子化 日興通信では、Create!Webフローをどの様に活用していますか? 当社では2012年4月よりCreate!Webフローを導入しました。現在、NIKKOワークフローシステムとして次の業務で利用しています。 ●日興通信における主な適用業務 業務 主な帳票 接待贈答 接待交際・事前申請書、接待交際・実施報告書、贈答品・受領報告書 出張精算 出張精算・事前申請書、出張精算・実施報告書 押印申請 本社押印申請、部門押印申請 見積書 見積書、見積書(他社様式)申請 送金・支払・振込依頼 特殊支払物件申請書 Create!Webフロー導入事例:日興通信 「コーポレートガバナンス強化が導入目的」と山田氏 中でも、見積書は1カ月平均2000件を超える申請がCreate!Webフローを通じて行われています。 Create!Webフローを導入した目的を教えてください。 申請業務の電子化には2008年頃から取り組んでいます。最初はグループウエアの付属機能として提供されているワークフローを利用し、申請業務の電子化を進めました。残念ながら、こちらで意図している使い方ができずに、紙の申請書も残っています。その理由としては、システム間の連携が取れない、事前申請と実施報告のチェックがしにくい、といった問題がありました。 こういった背景から申請業務の完全な電子化とコーポレートガバナンス強化のために、新しいワークフローシステムを導入する必要がありました。 APIによるシステム間連携の実現が導入の決め手 製品選定では、どの様に検討されたのでしょうか。 Create!Webフロー導入事例:日興通信 「システム間連携がAPIでとれることが重要」と金子氏 まず、社内で当社が希望する内容にフィットしそうなワークフローの資料を10社以上集めました。その中から、システム内容などで絞り込み、最終的な2社からは試用版をお借りして、仮のワークフローを構築して1カ月程度検証を行いました。 Create!Webフローを選定した理由を教えてください。 【選定理由1】システム間連携が取れること:APIの提供が一番の理由 今回の一番のポイントとして、社内で使用している基幹システム、営業基幹システムとの連携を考えていましたので、APIが用意されていることは重要でした。システム間連携で、APIを使ってプログラミング的に連携が取れるのは、Create!Webフローだけでしたね。 【選定理由2】帳票類の作成が容易にできること、入力項目のチェックができること 工数をかけずに帳票類の作成ができることに加え、各種入力項目についてチェックができることが上げられます。入力ミスや入力漏れによる申請差し戻しを事前に防ぐことができるようになりました。以前のワークフローでは項目チェックを通さずに申請されていたものが、項目チェックをかけた上での申請となり、ミスが減りました。 【選定理由3】コスト面での対応 想定している予算がありますので、その範囲からは逸脱できません。候補の中には予算内に収まらないシステムもありました。Create!Webフローは、コスト面でも当社の希望に沿ったものでした。 導入にあたって工夫された点がありましたら教えてください。 Create!Webフロー導入事例:日興通信 情報システム部横森氏 基幹システム、営業基幹システムとの連携について工夫しました。営業基幹システムと連携している見積書の具体的な運用手順は以下の通りです。 番号1~4は図1の番号と同じ) 見積書と明細書を営業基幹システムで作成。 作成後は「申請」ボタンをクリック。APIで上長へ自動申請。見積書はPDFで登録・添付。 ※ワークフロー導入前は、「印刷」ボタンを押して印刷し、上長へ提出、決裁を仰いでいた。 上長はグループウエアにポートレット表示される案件を選択し、内容確認の上で承認。 (承認された申請書は見積書の表紙に、上長の承認印はCreate!Webフローで自動押印。) 承認後の見積書と明細書を印刷し、社印を捺印しお客様に提出。 このようにAPIを使ってシステム間を連携させ、自動で申請から承認までができるシステムを構築しました。 さらに、台帳管理システムを構築して、承認後の内容を社員であれば誰でも閲覧できるようにしました。 ●図1.対象業務全体説明 nikkotelecom-sys-01.png ●図2.見積書自動申請のしくみ nikkotelecom-sys-02.png APIを活用し、社内の台帳管理システムも実現 Create!Webフロー導入事例:日興通信 「すべての申請がCreate!Webフローになれば、さらなる効率化も」と浅井氏 台帳管理システムとはどのようなシステムですか。 コーポレートガバナンス強化の一環として、当社では経営の見える化を進めており、承認された申請書は社内ポータルを通じて誰でも閲覧できるようにしています。 そのシステムが自社開発の台帳管理システムで、ここでもCreate!WebフローのAPIを利用しています。 台帳管理システムの流れは下記の通りです。 (番号は図3の中の番号と同じ) ワークフローが完了すると決裁文書をPDFファイルで出力。 決裁文書のPDFファイルのパスを社内ポータルからの閲覧用に登録。 APIを利用して決裁データを抽出し、台帳管理システムに登録。 また、ワークフローのデータは何年かすれば、一部古いものから消去する必要が出て来るかもしれません。その際も、台帳管理システム側にPDFがあれば、いつまでも申請内容を保存しておくことができます。 Create!Webフローの評価を教えてください。 主な目的であるコーポレートガバナンスは数値化できるものではありませんが、今までできていなかった申請業務がワークフロー上で実現できていますので、かなりの業務効率化にはつながっていると思います。 今後、ステップ3としてすべての申請業務がCreate!Webフローでの運用になれば、さらなる効率化が図れるものと考えています。 ●図3.台帳管理システム連携のしくみ nikkotelecom-sys-03.png Create!Webフローをビジネスに活かす 最後にCreate!Webフロー、インフォテックへの期待などありましたらお願いします。 導入にあたってAPI機能が一部不足していましたが、その機能については、当社の要望を製品機能に吸収してご提供いただき、目的の処理を実装することができました。 見積書や台帳管理システムにおいても、Create!WebフローのAPIを利用することで、シームレスに連携可能なワークフローシステム構築を実現することができました。 こういったパッケージ製品を利用して低コストなソリューションをお客様に提案することは、当社業務においても有効かつ重要な課題だと考えています。今後、当社のお客様にCreate!Webフローを提案していきたいと思いますので、その支援をお願いできればと考えています。 ※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。 旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社 新社名:インフォテック株式会社 ## 株式会社ビー・エム・エル 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/bml/detail.html bml-01.png 臨床検査事業をはじめ、電子カルテシステムや食品衛生検査などの事業を展開する株式会社ビー・エム・エル。 間違いは許されない医療業務では、システムが重要な役割を担っている。 人々の命に関わる以上、システムを導入する際は医療管理従事者としての責任が問われる。そこで、なぜ「Create!Webフロー」を選び、現在どのような効果が得られているのかを伺った。 Create!Webフロー導入事例:BML Create!Webフロー導入事例:BML 目次 お客様プロフィール 導入までの背景 導入前の課題 課題解決 連携の仕組み 導入した決め手 導入後の効果 今後のビジョン ソリューションキーワード お客様プロフィール 株式会社ビー・エム・エル(英名BML,INC.) 設立:昭和30年7月 代表者:代表取締役社長 福田 和太 従業員数:3,008名(連結)1,769名(単独)(平成23年3月31日現在) 資本金:6,045,586千円 本社所在地:東京都渋谷区千駄ヶ谷五丁目21番3号 導入までの背景 導入前はどのように業務を行っていましたか? 「単価登録システム」で医療施設ごとに検査費用を管理 検査費用は随時変更され、上長の確認を得てから確定する 私たちは、全国1万以上の医療施設から検査を受託し、1日に受ける検査依頼はおよそ30万人と膨大な数です。全国に営業ネットワークがあり、契約情報は「単価登録システム」で管理され、情報はすべてホストコンピュータ(IBM SystemZ)に蓄積されるようになっています。検査費用は、厚生労働省の診療報酬改定により2年に1度見直されます。また、検査領域は4000項目もあり、検査項目や検査費用が医療施設ごとに変動します。 営業担当者は、「単価登録システム」を使ってシミュレーションを行い、利益率を勘案して単価を決めます。それを上長に営業戦略的な視点から適正であるか確認してもらって登録すると、ホストに新価格として更新されます。この新価格が契約単価となり、それぞれの医療施設に請求されます(図1のA)。 導入前の課題 Create!Webフロー導入事例:BML 導入する前にどういった悩みがありましたか? 営業担当者が、上長に対して単価を承認する仕組みがなかった 請求額の誤りにより、大きな損失に及ぶリスクがあった 営業担当者が上長に単価を確認してもらうとき、「単価登録システム」の画面を見ながらその都度時間をかけて口頭で説明するなど、承認を徹底する仕組みがなかったのです。また、大規模な医療施設や大幅な単価変更などの重要な場合もランクを付けることはなく同じように扱っていたのも課題でした。作業漏れなどで、入力された単価の妥当性が確認されないままホストへ登録されたりすると、お客様に誤った単価で請求してしまう可能性がありました。この場合、お客様との信頼関係にまでも波及する可能性があり、大きなリスクを抱えた課題でした。 課題解決 どのようにして課題を解決しましたか? 「単価登録システム」に承認のワークフロー機能を追加 自動的に申請が行われ、承認後に契約単価が登録されるように 上長への単価確認や重要な単価のランクに応じた対応、および作業効率化のため、この部分にワークフローを接続してシステム化を図りました。「単価登録システム」にワークフローをつなげ、単価を作成したら承認フローへ自動的に流すことで、確認と承認作業のミスをなくしました。さらに、ワークフローで承認されたらその単価データを出力して「単価登録システム」に契約単価として自動的に登録されるようにしました(図1のB)。 ●図1 bml-sys-01.png 連携の仕組み 現状のシステムとどのように連携していますか? 単価承認申請書が起票されて承認を行い、単価が更新される 新単価がホストに自動更新され、請求業務につながる 営業担当者が単価を「単価登録システム」に入力して承認ボタンを押すと、単価申請データが出力されます(図2の1以降は番号だけの記述)。そして、「Create!Webフロー」のAPIがデータを取得して申請書のデータに割り当て、自動で起票して第一承認者である上長まで単価承認申請書を送ります(2)。 承認依頼を受けた承認者が「Create!Webフロー」にログインし、単価承認申請書を確認して承認を行います(3)。承認及び決裁された情報が出力され(4)、後処理プログラムのCSVファイル転送機能により、「単価登録システム」に決裁された単価データが更新されます(5)。その後、ホストへ新単価として登録され業務で利用します(6)。例えば、請求業務で請求書を作成して、お客様へ送付します(7)。 ●図2 bml-sys-02.png 導入した決め手 なぜ「Create!Webフロー」を選びましたか? 一番ほしかった承認機能がわかりやすくて使いやすい 現状の「単価登録システム」と密に連携できる 単価を承認する仕組みとして、ワークフローパッケージを組み込むことを検討しました。多くの営業担当者が使うため、わかりやすくて誰でも使えることがポイント。そして、「単価登録システム」と連携できることを条件に探しました。偶然にもネット検索で「Create!Webフロー」を知ったのがきっかけです。 さまざまな他社の製品も比較しました。医療管理従事者として慎重にシステムを選定したところ、ワークフローの機能として申請・承認の操作自体が突出してシンプルでわかりやすかったため、「Create!Webフロー」に決めました。また、既存の「単価登録システム」と密に連携できる柔軟性も大きな魅力でした。 導入後の効果 導入後、どういったメリットがありましたか? スクリプトによるデータチェックでエラー防止も強化 承認後から単価登録まで全自動でヒューマンエラーを回避 単価の妥当性を確認する承認ルートは、取引先の規模や金額によって新たに規定を決め、内容に応じて所長やエリアマネージャー、本部長、統括本部長を承認に加えることにしました。主要な取引先の承認は、相互でチェックをしたり、複数で確認することで、未然にミスを防ぎ、正しい判断が行えるようになりました。また、ホストにある旧単価と、新たに入力された新単価に大きなギャップがある場合は、帳票上にアラートが出るなどの工夫もしました。当初の目的のヒューマンエラーの防止、効率化が図れたことにより、お客様への対応がスピーディーかつ確実になり顧客満足度の向上につながっています。 今後のビジョン これから「Create!Webフロー」をどのように活用したいですか? 今回の「Create!Webフロー」の導入で、業務の精度と速度が格段上がりました。現状システムとの連携や追加機能など細かなニーズに応えてくれ、ビジネスを支える心強い味方となっています。私たちのようにお客様との信頼が不可欠な医療管理従事者にとってまさにベストマッチなシステムです。 「単価登録システム」の承認にとどまらず、稟議書など様々な業務でも適用して、会社全体の生産性を上げて、さらなる成長を遂げていきたいと考えています。申請や承認はどの企業でも共通して行われています。「Create!Webフロー」を導入すればムダがなくなり効率が上がるので、業界問わず皆さんにおすすめしたいです。 ソリューションキーワード Create!Webフロー導入事例:BML システム連携 今回のポイントは既存システムのデータをAPI連携でワークフローに流して、承認フローを行い、その後の決裁データをシステムに戻している点です。 連携API Create!Webフローではこういった利用を想定し、各種の連携方法を用意しています。 ※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。 旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社 新社名:インフォテック株式会社 ## ミサワホーム株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/misawa/detail.html misawa-face-main.png 「住まいを通じて生涯のおつきあい」という精神のもと、単なる器としての家(HOUSE)ではなく、良質の「住まい(HOME)」を提供し続けているミサワホーム株式会社(以下、ミサワホーム)。同社では、さまざまな社内の申請業務の効率化と迅速化を目指し、「Create!Webフロー」を活用したワークフローシステムを導入しています。その経緯と活用方法について話を伺いました。 ワークフローシステムと経路探索ソフトの連携で交通費の申請・精算作業を効率化(導入事例:ミサワホーム株式会社) Create!Webフロー導入事例:ミサワホーム 目次 良質の「住まい」を提供するミサワホーム 紙と作業のムダをなくすためにワークフローを導入 処理の漏れもなくなり、決裁までの時間もスピードアップ 外部システムと連携が可能で、パッケージとしても完成度の高いCreate!Webフローを採用 今後の期待 良質の「住まい」を提供するミサワホーム ミサワホームについて教えてください。 ミサワホームは、1967年の創業以来、「住まいを通じて生涯のおつきあい」という精神のもと、良質の「住まい」を提供し続けてきたミサワホームグループの中核となる会社で、一言で言えば「住宅メーカー」です。 ミサワホームの特徴とはどんな所でしょうか。 「デザインのミサワホーム」などと言われるように、デザイン力には高い評価をいただいており、2008年まで19年連続でグッドデザイン賞を受賞しております。特に1996年には、『GENIUS「蔵のある家」』が住宅業界で初めてグッドデザイン大賞を受賞しました。 その他にも、大収納空間「蔵」や地震の揺れを半減する制震装置「MGEO(エムジオ)」、世界初の「ゼロ・エネルギー住宅」など、常に業界をリードする「住まい」を提案し続けてきたことも、ミサワホームならではの特徴ではないでしょうか。 紙と作業のムダをなくすためにワークフローを導入 さっそくですが、Create!Webフローを利用している業務について教えてください。 Create!Webフロー導入事例:ミサワホーム Create!Webフローを利用し、社内の申請処理のワークフローシステムを構築しています。 具体的には、主に次の7つの業務が対象となります。 文書類保管の申請 スケジューラー利用者の申請 入退室IDカードの申請 契約書などへの押印の申請 近距離交通費精算 出張旅費精算 予算担当者による予算申請 Create!Webフロー導入事例:ミサワホーム 申請処理のワークフローシステムを構築した目的は。 紙を削減することと、作業の効率化を図ることが目的です。 e-文書法の施行にともない、保存義務のある文書を電子データで保存できるようになったので、様々な申請書類を電子化し、ワークフローシステムで決裁した後、そのまま文書管理システムに保存できれば、これらの目的を達成できるだろうと考えました。 実際の申請の流れについて教えてください。 申請者は、各申請処理の入力画面を開き、紙の申請書を入力するようにPC上で必要事項を入力して手続きを行います。 申請書類のデータは、業務ごとにあらかじめ設定された承認ルートにしたがって回覧され、各承認者が内容を確認して承認すれば、次の承認者へと移り、最終的に決裁された申請データは文書管理システムへ保管されます。 もちろん承認者が申請内容に問題があると考えれば、申請は差し戻されたり、却下されたりします。 交通費の精算などでは、紙の領収書を受け取ることもありますが、これらも電子化しているのですか。 一部、紙の領収書などを添付しなければならない場合は、申請データと連動したバーコード付きの用紙を印刷し、必要な書類を貼り付けて処理担当者へ送ります。 書類を受け取った担当者は、バーコードを読み取るだけで申請書類と照会できるようになっています。 ワークフローシステムの利用者数と処理件数を教えていただけますか。 基本的に、ミサワホームの全社員740名(2008年9月30日現在)が利用しており、近距離交通費精算が月平均500件、出張旅費精算が月平均700件ほどになります。 処理の漏れもなくなり、決裁までの時間もスピードアップ ワークフローシステムの導入効果は。 Create!Webフロー導入事例:ミサワホーム 申請者と承認者で分けてご説明しましょう。まず申請者に関しては、Webブラウザ上から申請処理を行えるようになったことで、作業が簡単になり、承認・回覧状況もWebブラウザの画面で確認できるようになりました。 申請が決裁されるまでの時間も概ね短くなったので、利用者からは大変好評です。 また、近距離交通費精算ではCreate!Webフローと経路探索ソフトとを連携させることで、経路と運賃を簡単に検索できるようになっています。 そのため、運賃などを別途、調べる必要がなく、計算ミスや記載ミスもなくなり、経理担当者も合計の計算チェックなどが不要になりました。 承認者の導入効果は。 申請者と同様、Webブラウザで簡単に承認を処理できるようになり、承認業務に掛かる手間と負荷を大幅に削減できました。 また、承認案件が発生すると承認者のポータルサイト画面に表示され、視覚的にわかるので、承認作業が遅れることも少なくなり、スムーズに処理ができるようになりました。 ワークフローシステムと経路検索ソフトとの連携で交通費申請、精算業務の処理がスムーズに 外部のシステムと連携が可能で、パッケージとしても完成度の高いCreate!Webフローを採用 Create!Webフローを採用した理由を教えてください。 ワークフローシステムを選択するにあたり、インターネットで様々な製品を調査し、5つぐらいの製品に絞り込んだ後、具体的に説明を聞いたり、デモンストレーションを見たりしました。インフォテックの説明は、とてもわかりやすかったことを今でも覚えています。 機能的な面に関しては、 承認のルートが視覚的にわかりやすい 申請帳票(画面)をPDFで簡単に作成できる 承認フローを職制によって指定できる という3つのポイントを重視しました。 さらに、導入までのスケジュールが決まっていたので、ゼロからワークフローシステムを構築するような製品ではなく、パッケージとして短期間に導入し、導入後すぐに利用できること。そして、ポータルサイトや文書管理システムと連携できることを考慮し、Create!Webフローを採用することにしました。 「短期間に導入し、導入後すぐに利用できる」ということですが、導入期間はどのくらいですか。 Create!Webフロー導入事例:ミサワホーム ワークフローシステムの開発を開始したのが、2006年4月頃で、同年10月に利用を開始しましたので半年ぐらいです。 ポータルサイトや文書管理システムと、Create!Webフローとの連携はどうのように開発したのですか。 Create!Webフローの導入コンサルティングならびにポータルサイトや文書管理システムとのシステム連携に関しては、Create!Webフローのビジネスパートナーである新日鉄ソリューションズ株式会社に開発をお願いしました。 また同社には、Create!Webフローだけでなく、ポータルサイトや文書管理システムの導入から、先ほどお話しした経路探索ソフトとの連携まで、システムの構築と運用をトータルでサポートしていただいております。 システムを構築するときに苦労した点などはありましたか。 Create!Webフロー導入事例:ミサワホーム 人事システムとワークフローシステムの連携は、ワークフローシステムの肝となる部分であり、当社でももっとも苦労したところです。 実際の組織構造は、ワークフローの承認ルートと1対1の関係にはなっていないので、承認ルートのルールと人事体系を関連づけるのは大変苦労しました。 Create!Webフローは、ユーザ情報をインポートできるので、関連づけのルールができてしまえば機能として問題はなく、毎日、バッチ処理で人事システムと情報を連動させています。 今後の期待 今後の拡張予定について教えてください。 現在、システムは安定稼働しており、利用者もシステムに慣れてきているので、大幅な変更などは予定していません。 一方、まだCreate!Webフローの機能をフルに活用しているとは言えませんので、Create!Webフローのワークフローエンジンを活用して、アプリケーションを立ち上げながら何かの作業を完成させていくようなシステムにも取り組んでみたいと思っています。 また、Create!Webフローでは、手軽にワークフローの帳票を設計したり、承認ルートを設定したりできるので、部門内で利用する承認システムなどを開発・利用できるようにもしていきたいと考えています。 Create!Webフローやインフォテックに要望や期待などあればお聞かせください。 Create!Webフローに関しては、承認操作の手数が少し多いと感じるときもあるので、現状のまま利用するか、簡略化した操作でも承認できるようにするか、選べるようなオプションがあるといいかと思います。 インフォテックに対しては、Create!Webフローがバージョンアップした時の情報提供やサポートなどを期待します。 取材 2009年4月 ※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。 旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社 新社名:インフォテック株式会社 ## アサヒ飲料株式会社 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/asahiinryo/detail.html Create!Webフロー導入事例:アサヒ飲料株式会社様-電子稟議システムの導入で意思決定のスピードアップを実現 清涼飲料水の製造販売大手アサヒ飲料では、これまで紙ベースで行っていた稟議書回覧をWebベースの「電子稟議システム」に移行し、意思決定のスピードを7日間短縮するなど大きな成果を上げています。このシステムのワークフロー部分に採用された「Create!Webフロー」について、同社プロジェクトチームの皆様に詳しく伺いました。 Create!Webフロー導入事例:アサヒ飲料 電子稟議システム (写真左)よりアサヒビジネスソリューションズ株式会社 ソリューション本部 営業企画部 第一課 池田敏朗氏 アサヒ飲料株式会社 人事総務部 総務グループ 主任 大住祐貴氏 人事総務部 総務グループ 課長 小田祐司氏 システム企画部 主任 岡田龍氏 目次 アサヒ飲料について 「電子稟議システム」とは なぜ「電子稟議システム」が必要だったか これまで稟議はどのように行われていたか Create!Webフローを提案した理由 製品選定はどのように行われたか 電子化で苦労した点 「電子稟議システム」の導入効果 Create!Webフローへの要望 今後の期待 アサヒ飲料について Create!Webフロー導入事例:アサヒ飲料 電子稟議システム アサヒ飲料についてお聞かせください。 アサヒ飲料はアサヒビールグループにおいて清涼飲料水の製造販売を担っている会社です。主要商品には、「三ツ矢サイダー」「ワンダ」「十六茶」「バヤリース」等があります。自社で商品開発とマーケティングを行い3工場と協力工場で製造、全国の支社支店を通じて商品を販売しています。 ここ数年は、自動販売機を重要な販売チャネルと考え力を入れています。2007年から2008年にかけてカルピス社と自動販売機事業を統合し、アサヒ飲料グループの全国の自動販売機の稼働台数は23万台となっています。 「電子稟議システム」とは 今回、アサヒ飲料が構築した「電子稟議システム」の概要をお聞かせください。 アサヒ飲料では、このたび稟議をWeb上で行う「電子稟議システム」を構築しました。これまでアサヒ飲料内における稟議は紙ベースで行っていましたが、この「電子稟議システム」によって起案、回覧、承認、決裁、稟議文書の保存管理まで、稟議書に関するすべてのワークフローの電子化が実現しました。システム化した目的は、「稟議書類のペーパーレス化」「回覧のスピード化」「承認フローの可視化」の3つです。 アサヒ飲料が構築した電子稟議システム構成図 このシステムは、インフォテック社の電子ワークフローシステム「Create!Webフロー」、富士ゼロックス社の文書管理システム「ArcSuite Office」という二つの業務パッケージを連携させて構築したものです。 フローの流れは非常にシンプルです。稟議の起案後、その稟議の内容により承認のルートを決定し、Web上で承認作業が行われます。承認が終了し決裁が行われた後は、文書管理システムに自動的に格納されます。文書管理システムには詳細検索、全文検索などの検索機能のほか、アクセス権限機能があります。 アサヒ飲料では2006年に構築を開始し、4つのフェーズを経て2007年12月に完了しました。一方、アサヒカルピスビバレッジでは、事業統合を経て2008年10月に完了しました。ユーザー数は、アサヒ飲料グループ(アサヒ飲料株式会社、アサヒカルピスビバレッジ株式会社)で約2500名です。 なぜ「電子稟議システム」が必要だったか この「電子稟議システム」が必要となった背景についてお聞かせください。 消費者の嗜好の多様化、店頭価格の下落、原材料の高騰など、飲料業界を取り巻く環境は、ここ数年厳しさを増しています。その中で勝ち残り、成長していくためには、売上の拡大を図ると同時に経費のコストダウンをはかり利益を出していかなければならず、そのためにはあらゆる面でスピードが求められました。そうしたなかで、2005年3月の社長交代を機に、アサヒ飲料では「スピード」を重視した経営という経営方針を掲げました。この経営方針に従い、意思決定の迅速化を実現するため、稟議書の電子化のプロジェクトがスタートしました。 これまで稟議はどのように行われていたか これまで稟議はどのように行われていましたか。 従来は、紙の稟議書を次々に回覧していくやり方でした。しかし、これだと決裁までに非常に時間がかかっていました。 起案をすると関連の各部署を7~10カ所ほど回覧します。支社からの起案の場合だとさらに多く、支社を一巡したあと本社に送られるためもっと時間がかかります。決裁が下りるまで3週間~1ヶ月を要していました。 これにより、以下のような無駄が生じていました。 稟議時間 アサヒ飲料における稟議書の数は年間約10,000件です。それぞれについて決裁まで約3週間かかりますから、合わせると膨大な時間を「意思決定」のために費やしていたことになります。 回覧にかかるコスト 役職者の机上には未決、既決に分けた決裁箱があり、稟議回覧担当者が毎日ここから書類をピックアップして次の承認者に渡しに行っていたため稟議書の束を持った社員が社内を歩く風景がよく見られました。この社員の労働時間を計算すると、年間4,000時間、費用に換算すると800万円を回覧と回付の記録、キャビネットへの保管に費やしていました。 保管スペース 社内の文書保管規程で「当年分と前年分は執務スペースに置く」ことになっているため、各部のキャビネット1本ないし2本は、すべて稟議書で埋め尽くされていました。 閲覧にかかる時間 稟議書を閲覧したい場合には、保管している当該部署に「問い合わせ」をして借りに行きます。この問い合わせの数が年間相当数あり、閲覧希望者と管理担当者の両方に時間と手間がかかっていました。 回付記録 稟議の起案者にとっては「今書類がどこにあるか」という進捗状況を把握することが重要です。そこで、共有サーバーの中に「回付記録」というExcelのファイルを置き、各承認者が承認し終わると一件一件チェックを行っていました。これをしないと、書類の行方がわからなくなってしまうからです。この作業は非常にアナログで、稟議回覧担当者にとっては手間がかかることでした。 Create!Webフローを提案した理由 井上氏にお聞きします。今回の提案は富士ゼロックスがCreate!Webフローを提案したと伺いました。その理由は何だったのでしょうか。 (井上氏)アサヒ飲料様から「稟議のシステムを作りたい」というご相談を受けて、そのご希望を整理したところ、以下が要件であることがわかりました。 紙のイメージを重視すること Create!Webフロー導入事例:アサヒ飲料 電子稟議システム 誰でも違和感なく電子化に移行していただくために、なるべく「紙」のイメージを損なわないフォーマットで実装できることとが最重要の要件でした。 操作性の良さ ユーザーはIT知識のある方とは限りませんので、操作性もよく回覧がしやすいことも考慮しなければならないと考えました。 捺印ができること システム上は印影がなくても稟議フローを進めることはできますが、心理的な意味で「ハンコ」は重要です。起案した人の思い入れや、重要な案件が回っているという自覚を促す役割にもなりますので、印影の機能があるパッケージであることも要件でした。 富士ゼロックスにもワークフロー製品はありますが、インフォテックは、帳票(「Create!Form」)が得意なベンダーで紙のイメージに近づけるノウハウを持っていること、「ArcSuite Office」とも柔軟に連携ができることで、一緒に提案をさせていただくことにしました。 製品選定はどのように行われたか 製品の選定はどのように行われましたか。 文書管理とワークフローの組み合わせのシステムを3社に絞り比較表を作り検討したところ、富士ゼロックスの提案が最もアサヒ飲料の求めるシステムに近いため採用を決めました。 Create!Webフローと「ArcSuite Office」の連携システムを採用した理由をお聞かせください。 Create!Webフロー導入事例:アサヒ飲料 電子稟議システム 印影の登録画面(サンプル) 理由は3つです。 承認ルートの自由度が高いこと アサヒ飲料は決裁の階層自体はわかりやすくフラットですが、決裁に行く前にどこを回覧させるかについては稟議の内容により変わります。これを柔軟に設定できる必要がありました。 Create!Webフローの機能は、異なるルートを初期設定できて、なおかつ途中で修正もできるところが便利でした。 低コストであること 完全Webベースなので、「Create!Webフロー」も「ArcSuite Office」も専用ソフトを入れる必要がなく、システム投資額を抑えることができるのは魅力でした。 印影の登録が簡単にできること 電子化した稟議書においても印影が大事であることは前にも述べましたが、Create!Webフローではこの部分の操作性が非常に優れていました。また、ほかの2社はオプションであったのに対し、印影機能は標準機能でした。 電子化で苦労した点 導入期間の中で最も苦労したことは何ですか。 やはり、「実務上で行っていることをそのままシステム上で行う」というところが最も難しいところでした。権限規程上と実務上のルートを鑑みて、Web上で実現できる最適化した承認ルートを決めなければなりません。たとえば、承認者は規程されているけれど、それ以外で書類の確認をしなければならない者が何人かいるということがあります。こういったことをどう実現するかに苦労をしました。 最も大変だったのは、各部に用意された受付担当者だったかもしれません。受付担当者とは、稟議案件ごとに決められ、最初に承認ルートの設計をする者のことです。どこに回していいのかということに慣れるまでは戸惑いがあったようです。ユーザーからの問い合わせで一番多かったのがこの受付担当者からの質問でした。 Create!Webフロー導入事例:アサヒ飲料 電子稟議システム 苦労もありましたが、電子化承認の意外なメリットもありました。紙ベースだと、間違っていたら簡単に修正できますが、Webベースだと修正は簡単にできません。それが逆に「後から加えることができない」という点で内部統制の観点で見ればメリットとなります。 今回の「電子稟議システム」では、ご要望の何%ぐらい実現できたと思いますか。 一般的にシステムはあくまでも業務効率化のための支援ツールですので、システムのみの出来で100%満足できることはあり得ません。今回の電子稟議システムについて言えば、システム自体の出来としては80%程度は満足しており、残り20%はユーザの今後の業務意識向上により高まっていくと思います。そういった意味で80%というのはシステムとしては十分合格点であると評価をしています。 「電子稟議システム」の導入効果 「電子稟議システム」の導入効果をお聞かせください。 Create!Webフロー導入事例:アサヒ飲料 電子稟議システム 導入効果は以下の5つです。 稟議時間の短縮 導入後、主要支社起案の本店決裁稟議について調査を行ったところ、これまで平均で3週間かかっていた決裁までの時間が2週間になりました。つまり稟議にかかる時間が7日間短縮されたことになります。 意思決定が迅速化したことにより、アサヒ飲料が目指す「スピード経営」を実現する大きな基盤ができました。 回覧・保管にかかるコストの削減 電子化により、年間4,000時間を費やしていた決裁箱を巡回して書類を運ぶ業務や文書保管業務がなくなったこと、保管スペースが必要なくなったこと、稟議が今どこまで進んでいるかを画面上で確認できるため、回付記録をつける必要がなくなったことなど、これまで稟議書に関して生じていた無駄のほとんどがカットされました。 Create!Webフロー導入事例:アサヒ飲料 電子稟議システム 稟議書検索の実現 文書管理システム「ArcSuite Office」のオプションで、検索機能をカスタマイズできる強化機能を採用し、各業務の属性にひもづいて絞り込みができる検索ができるようになったため、早く確実に検索ができるようになりました。 業務の標準化 今回のシステム化にあたり、規程外のやり方で回覧していたなど、運用が正しく行われていなかった部分も、システムの強制力により稟議のフローが標準化されるようになりました。 内部監査の効率化 毎年内部監査部門が全国の事業所を回り監査を行っていますが、この業務も効率化しています。たとえば、稟議の確認については実際に支社に出向いてから確認を行っていたところを、電子化により事前に本社にて稟議書の閲覧ができ、現地では実際の帳票の確認やヒアリングなどを行うだけで済みます。 Create!Webフローへの要望 Create!Webフローへの要望があればお聞かせください。 稟議というのは「組織」そのものですから、組織の変化にタイムリーに合わせられる柔軟性がさらにあればよいと思います。現在、人事異動に関しては人事マスタから夜間バッチ処理で即時反映していますが、年に数回発生する組織変更の対応には少し時間がかかります。極端に言えば、組織変更の発令があったらその日のうちにシステムも変えられるような即時性があれば、システムをさらに活用できると思います。 今後の期待 インフォテックへ、今後の期待があればお願いします。 今回の「電子稟議システム」では、社内の最重要意思決定ツールである稟議書と最多件数となる自動販売機設置の決裁である「条件簿」についてシステム化を行いました。今後は申請書レベルのものにも載せるなど、どんどん拡大していければと思っています。アサヒ飲料では、今後も「スピード経営」を目指して業務効率化を行っていきます。インフォテックには、今後も優れた製品を開発していっていただきたいと思います。 取材2008年12月 ※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。 旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社 新社名:インフォテック株式会社 ## 株式会社シーマ 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/cima/detail.html お客様プロフィール Create!Webフロー導入事例:シーマ 株式会社シーマ 本社:東京都中央区銀座1-7-10 銀座富士ビル5F 代表取締役社長:恩田 饒 資本金:17億7千万円 年商:88億円(2006年3月期) 従業員数:404名 平成6年(1994)創業以来、ブライダルジュエリー事業を主力にファッションジュエリー事業、ウエディング事業、ギフト(引出物)事業、EC事業など、ブライダル産業を支える多彩なサービスを提供しています。 顧客数は各店舗で年間2万~3万組ほど。ご結婚を決められたお客様は確実に「ブライダル関連アイテム」の購入につながるので、提携している全国のホテル・式場と「国内ブライダルネットワーク」を構築。将来的には、総合ブライダル企業への成長をめざして事業展開を進めています。 Create!Webフロー導入事例:シーマ ブライダル全般をコーディネイトする「銀座ダイヤモンドシライシ」では、ギフトサロンも併設しています。ここでは、多目的に利用できるシリアルボールやティーカップセットなども用意されています。 プラチナティーカップ:限りなく純白のスーパーホワイトの陶磁器にプラチナのラインをあしらったウエディングギフトに最適なALIOSオリジナルのデザイン。 使い慣れた手書きスタイルで全国店舗の社内書類をインターネットでワークフロー化 ~Create!Webフロー効果で、データの流れを一元管理。さらなるステップへ挑む。 株式会社シーマでは、メインブランドの「銀座ダイヤモンドシライシ」をはじめ、英国王室宝物がブランドコンセプトの「エクセルコダイヤモンド」、特別オーダー方式の「ホワイトベル」の3つのブランド店舗を全国に展開しています。 強力な仕入ルートの確立」「独自のセミオーダー販売」「落ち着いた空間での接客」「スタッフの徹底研修」が高く支持されて急成長。 現在では、「生涯最良の日を輝かせる」ブライダルジュエリーのマーケットにおいて、トップシェアを獲得しています。 Create!Webフロー導入事例:シーマ 現在シーマでは、確固たる企業基盤を整えさらなる成長をめざすべく、全国に展開している店舗を含めた社内書類のコンピュータ処理を推進し、ファーストステップとして申請書類のワークフロー化を完成しました。そこで、ワークフローシステムとしてCreate!Webフローを選択した理由やその導入効果、これからの構想についてうかがいました。 社内書類を郵送すると手間・時間・コストとも増大 まずワークフローシステムを導入される前の御社の課題についてお聞かせ下さい。 「ご存知かと思いますが、シーマでは3つのブランド店を全国に42店舗展開しています。各店舗には、多くの女性店員を配置していますが、多くは販売担当ですのでパソコンに精通しているわけではありません。このような社員を含め、約400名のスタッフを擁する弊社の総務部には、毎日膨大な量の社内書類が送られてきます。たとえば残業や休暇・交通費の申請書、稟議書、提案書、給与の計算書などです。これらの社内書類の原紙は、総務部からスタッフへメールで送ることはできますが、上司印が必要なため、原紙を出力して印鑑を押して本社総務部へ郵送していました。また緊急時には、FAXや宅急便で送ることもありました。」(総務部 人事課豊田瞳 氏) 「当然ながらこのままでは、手間・時間・コストとも増える一方です。 さらに郵送費の節約のために他の書類の便と一緒に送っていたりしたのですが、そうすると他の部署の書類に紛れてしまい、催促すると、『何日前に送ったんですけど・・・』などトラブルもありがちだったのです。したがって、郵送費の削減と郵送事故の防止および、社内帳票のペーパレス化は急務の課題でした。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏) 求めたのは手書きと同じスタイル 数あるワークフロー製品の中から、当製品を選ばれた理由はなんでしょう? 「そもそもCreate!Webフローの導入を決めた最大のポイントは、私どもが日頃行っている手書きと同じスタイルを、社内書類のワークフローとして取り込めたからなんです。いかにもシステム然としたものでは、パソコン操作が不慣れな人たちへ、『これからはこうなりますよ』と説明したときに、違和感があったり拒否反応が出ることを私どもは危惧しました。せっかく導入したのに誰も使わないでは、導入する意味がありません。弊社では月に1回、全国の店長が集まる会議があるのですが、そこでCreate!Webフローの操作について説明しました。基本的には全ての人に無理なく1時間くらいでわかってもらえたので、1ヵ月後にはスムーズに導入できました。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏) ●図 : シーマ様社内で利用している申請書の入力フォーム シーマ様社内で利用している申請書の入力フォーム 導入後、現場のスタッフの皆様の反応はいかがでしたか? 「Create!Webフローの操作は、店舗のスタッフから見れば今までと同じ馴染みのある書類で行え、ハンコも押せます。『確かに申請したな』と、現場のスタッフはひと目でわかります。『手で書いていたものが画面を見て打つものに変わった』というイメージですから、抵抗なく1週間位でみんなに浸透しました。いちおうマニュアルも作りましたが、見なくてもすぐできたことがいちばんのメリットです。」(総務部 人事課 豊田瞳 氏) ファーストステップとして社内帳票のワークフロー化が完成 導入後の変化や成果についてもお聞かせ下さい。 「操作性の簡便さに加えて、データの流れが一元化されたことも、Create!Webフロー導入のメリットです。申請された社内書類が、今誰の承認で止まっているかひと目でわかります。以前のように郵送していたときは別の部署へ送られた場合、私どもで探さなければならず、総務部の仕事も増えていました。今は記録が残りますから、申請した帳票を誰が止めているか、パソコン上ですぐわかります。『承認されたのか』 『承認されていないのか』 『承認されたのに連絡がないのか』・・・と、申請者が不安に思うこともなくなりました。」(総務部 人事課 豊田瞳 氏) 「今回のワークフローシステムの導入においては、全国の各店舗の通信環境を最低でもADSL以上にするなどインターネット環境の整備も行いました。こういったハードウエアの整備も含めた申請業務の統一、また、ワークフローシステム導入の最初の目的である、郵送費の削減と郵送事故の防止、および社内帳票のペーパレス化やデータの一元化についてはまずまずの成果が上がっているのではないでしょうか。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏) セカンドステップではデータの2次活用 ファイリングを推進 今後、システムをどのように発展・成長させていこうとお考えですか? 「ワークフローでデータが一元化されたことは、あっという間に数千もの書類がシステム上の総務部管理下に集中してしまうことを意味します。休暇や残業などのデータは給与システムへ投入する必要がありますが、この作業はまだ従来のままですから再入力に手間がかかるという課題が残っています。ファーストステップとして社内書類のワークフローシステムが完成したので、セカンドステップとしてデータの2次活用を考えています。例えば、申請された休暇のデータを給与計算のシステムへ自動投入できれば、総務部にとっても大きなメリットとなります。弊社は販売会社なので、間接部門である総務部の人員は3人しかいませんので、入力のような作業は自動化し、本来の創造的な業務に集中できるように改善を図っていくことが大切です。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏) 最後にCreate!Webフローへ期待されることがあったら教えて下さい。 「毎日送られてくる書類は、紙の帳票に換算すると膨大な量になります。以前は、特定の時期になったら不要なものは廃棄したり、必要なものは保存していました。年々紙のファイルが蓄積されるため、倉庫から探し出すのは大変な作業でした。今後は、フローで処理された種類のファイリングも推進していきます。必要なものを探すのに電子文書はきわめて有効ですね。たとえば、『○○さんの経歴書はどこだろう』 『○○さんが育児休暇を取ったのは何年かな』 と、目的別にいつでも取り込んで取り出せるようになります。データの2次活用と同様、次のステップとなるファイリングについてもワークフローシステムとの連携で構想を練っています。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏) ●図 : シーマ様 全社構成 Create!Webフロー導入事例:シーマ ※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。 旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社 新社名:インフォテック株式会社 ## 株式会社コトブキ 様 URL: https://www.createwebflow.jp/case/kotobuki/detail.html お客様プロフィール Create!Webフロー導入事例:コトブキ 株式会社コトブキ 本社:東京都千代田区神田駿河台1丁目2番1号 代表取締役社長:深澤 光幸 資本金:1億円 年商:193億円(2003年4月期) 従業員数:620名 大正5年(1916)創業以来、イスを中心とした施設家具を手がけ、文化・教育・スポーツなどの公共空間のデザインに関わってきました。パブリックシーティング(公共施設の椅子)、タウンスケープ(屋外公共空間のための施設家具)関連のメーカとして、また複合プラスチック専門メーカーとして事業分野も広がり、社会性の高い製品を提供しつづけています。今後もパイオニア精神のもと、常に時代の新しい要求を捉え快適な公共スペースの実現へ積極的に取り組んでいきます。 従来と同じ紙書類を使用したワークフローで、誰もが馴染めた業務改善計画 ~Create!Webフロー効果で各事業部間の横軸連携も円滑な組織運営を生む。 「椅子のコトブキ」として知られる株式会社コトブキですが、その歴史は、大正5年(1916年)に東京・数寄屋橋で敷物や中国製の絨毯を販売していた時代にまで遡ります。その後、大学や国会議事堂の椅子を始め公共施設の椅子を数多く手がけ、現在では、公共施設における装飾家具、空間アートや都市景観コーディネートまで幅広く事業を拡大しています。コトブキの椅子は、オフィスや一般住宅向けのいわゆる単品ものではなく、劇場や競技場など公共施設で用いられる連結椅子が主で、たとえば、東京ドームをはじめ歌舞伎座、JRのホームに設置されたベンチほか多数の場で活用されています。そうした用途では全体の70%と圧倒的なシェアを占めており、いわば日本人である以上は、誰もが一度はコトブキの椅子のお世話になっているといっても過言ではありません。 Create!Webフロー導入事例:コトブキ いまコトブキでは、更なる顧客満足度を向上させるべく全社規模の業務改善プロジェクトに取り組んでいます。その業務改善プロジェクトの一環でワークフロー製品が検討され導入に至りましたが、今回はそのワークフロー導入の経緯や選択の決め手、効果などについて伺いました。 スカイウォークプロジェクトとワークフローシステム 御社のIT化計画スカイウォークプロジェクトについてお聞かせ下さい。 Create!Webフロー導入事例:コトブキ 「弊社がITへ取り組んだのは早かったですね。しかし組織的にみますと、必ずしも横軸に展開されたITへの取り組みとはいえず、各部署の情報は分断化されやすいものでした。そこで、システムを見直すことになりますが、システム主導だとうまく行かず、経営の観点からの仕掛け作りが不可欠でした。その結果、昨年度から、企画部と情報管理部、そして必要に応じて分科会なども含めて各事業部協力のもと、横軸連携をとりながらシステムをかえていくことにしたのです。それが2005年春にはじまったスカイウォークプロジェクトという名の次世代へ向けたIT化への取り組みでした。」(企画本部 取締役 斉藤憲正 氏) ワークフロー製品に着目されたのはどのような理由からでしょうか? Create!Webフロー導入事例:コトブキ 「重要なのは、業務改善であり、これを情報管理部内の業務改善グループが社内の各部署に対し支援していきました。これは部分最適です。しかし横軸連携をとるには全体最適でなければなりません。そこで採り入れたのがバランススコアカードによる経営環境の実態を可視化させる手法であり、営業と製造を可視化するなど模索を続けていきました。 実はそれを進めていくうちに様々なことが分り、さらにこれから先どう展開していくべきか試行錯誤していた結果、ワークフローを軸に業務を整然と可視化する必要があるという結論に達し、ワークフロー製品を検討することになりました。」(情報管理部 部長 木内俊夫 氏) 紙の書類がそのままシステム化 違和感のないスムーズな導入 Create!Webフローを選択した理由をお聞かせ下さい。 Create!Webフロー導入事例:コトブキ 「Create!Webフローを選択した理由は簡単。各種の申請・承認においては、紙の書類に印鑑を押すという従来の業務がそのまま電子化されているので現場の人たちも容易に馴染めたから。システムというものは、導入時に現場はさわることさえ躊躇するものです。だがCreate!Webフローの場合、従来の書類がパソコンに入ったようなものだから、それがなかった。」(情報管理部 業務改善室 マネージャー 鈴来敬一 氏) 他の製品もご検討されましたか? 「数十社にも及ぶベンダーのワークフロー製品を検討しました。経営サイドでも極力短期で効果を生み出す意向でしたので、導入後の馴染みやすさは重要な課題でした。一般的にワークフローシステムは様々な機能追加のためにシステムボリュームが増大し、それらの入力作業も大変になりますが、Create!Webフローは必要最小限度で組み込まれ、操作性の良さにおいては非常に魅力的でした。」(企画本部 取締役 斉藤憲正 氏) 導入する際の課題などについてお聞かせください。 「システムをはじめて導入する場合、概して不安かつ怖いものです。現場ユーザーが真に使いやすいか否かは最大の課題です。また、初期投資を少なくすることも大きな課題でした。ワークフローのようなシステムの場合の初期投資は、一般的に数百万円、更にカスタマイズなどが加わるとそれなりの規模の初期投資は避けられません。Create!Webフローの場合、サブスクリプションサービス(利用料金による支払い)が用意されていました。サブスクリプションサービスはソフトウェアの保守料も含んでいますし、また運用時の操作問合せのヘルプデスクなどのサービスも用意されているので、これらも安心して取り組むことができた大きな要因です。」(情報管理部 業務改善室 マネージャー 鈴来敬一 氏) 導入後の効果は予想に反して以外な結果に 実際にお使いになって、操作性などはいかがでしょうか? Create!Webフロー導入事例:コトブキ 「Create!Webフローを導入しても、当初は作業が滞留しすぎて承認までの時間がかかるのではないか心配でしたが、実際、利用してみれば非常に簡単で分かりやすい操作性には満足しています。また弊社では事業部別に歴史が異なるので、中・高齢層と若年層のパソコンスキル差に影響されるという心配もありましたが、実際に導入してみるとまったく問題ありませんでした。」(企画部 課長 加納俊彦 氏) 導入後の変化や成果についてお聞かせ下さい。 「コトブキでは、申請・承認の業務のうち、まだ一部しかCreate!Webフローにのせてはいませんが、これまで部署ごとにまちまちだった申請書フォーマットや運用ルールが見直しされ、有給記録なども統一的に管理できるようになったなど、いくつかの業務を整理することができました。また、今日では欠かせないツールとなっているメールで承認依頼通知が行え、一覧ステータス表示で確認できるので、承認・決裁業務がかなり早くなったと感じています。」(情報管理部 業務改善室 マネージャー 鈴来敬一 氏) 営業と生産をつなぐ横軸業務でもワークフロー適用へ 今後の課題や予定などについてお聞かせ下さい。 「ワークフローは縦割り組織を激しく変えるソリューションですね。昨今、営業と製造など複数部所間にまたがる業務が増大しているおり、こうしたケースにワークフローが適用できると、どこかの時点で担当者間の話合い等が必ず行われる事になる。つまり、A氏とB氏の方法がちがうといって意地をはることは許されない。これはまさに縦割り組織からの脱却であり、こういった観点でのワークフローはきわめて有効です。」(企画部 課長 加納俊彦 氏) 「スカイウォークプロジェクトでは先にご紹介しましたように、連携におけるITの活用を重点課題として取組んでいます。そのひとつに、受注が完了するまでの営業・企画・生産部門などをまたがる業務のシステム化に取組んでおり、これをワークフローにのせたかったのですが、解決できない課題もあり見送る結果になっています。これについては、Create!webフローで予定されている今後の機能で解消されるということですので、その機能の適用については大いに期待しています。」(情報管理部 業務改善室 マネージャー 鈴来敬一 氏) ●図:準稟議書フローシステム Create!Webフロー導入事例:コトブキ ※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。 旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社 新社名:インフォテック株式会社 --- # 機能 ## 申請／承認フォームの作成 URL: https://www.createwebflow.jp/function/form-design.html 申請/承認フォームは、Excelとブラウザーで簡易に設計するWebフォーム作成機能の「Liteフォーム」または、フォーム設計専用ツールの「フォームマネージャー」にて作成します。 Liteフォームで作成(クラウド版専用) フォームマネージャーで作成 Excelとブラウザーで作成:Liteフォーム Liteフォームは、Excelとブラウザーがあれば申請/承認フォームの作成を完結できるクラウド版 Create!Webフロー Cloud専用のWebフォーム作成機能です。Excelを扱える方ならどなたでも簡単に、素早く作成することができます。 作成手順は3ステップ ステップ1)Excelで申請書のレイアウトを作成する 申請フォームとなるレイアウトファイルをExcelで作成します。 申請や承認の際にテキスト入力となる部分や選択項目となる部分には{}で囲んだオブジェクト名を設定します。 Excelで作成した申請書のレイアウト Excelで作成した申請書のレイアウト ステップ2)Excelファイルをアップロードする Excelで設計した申請書のレイアウトファイル(xlsx形式)をアップロードします。結合されたセルは一つのオブジェクトとしてインポートされ、固定オブジェクトとなる部分については罫線や文字列、塗りつぶしなどの設定はそのまま引き継ぐことができ、項目のずれなどもなく申請フォームに変換することができます。 申請フォームに変換後のレイアウト 申請フォームに変換後のレイアウト ステップ3)入力項目となるオブジェクトの設定をする 変換後は、ユーザーが申請や承認を行う際にテキスト文字を入力する部分や、選択項目となる部分について、それぞれのオブジェクト種類(入力テキスト・コンボボックス・チェックボックス・ラジオボタン・情報表示フィールド・自動採番フィールド・自動(または手動)印影フィールド)を設定し、申請フォームの作成は完了です。 申請フォームの編集画面 申請フォームの編集画面 フォーム設計専用アプリケーション「フォームマネージャー」では、より細かな設定や複雑なレイアウトなど高度な申請/承認フォームを作成することができます。 詳細は 「フォームマネージャー」 をご覧ください。 Liteフォームで作成した申請/承認フォームは、フォームマネージャーで作成するフォームへ変換することができます。 (※フォームマネージャーで作成した申請/承認フォームをLiteフォームへ変換することはできません。) Liteフォームの詳細は以下の解説動画をご覧ください。 活用推進サイト - Liteフォームを作成する(前編) (活用推進サイトに遷移します) フォームマネージャーで作成 フォームマネージャーは、クライアントPCにインストールしてご利用いただくフォーム設計専用のアプリケーションです。多くの機能が標準搭載されているため、細かな設定や複雑なレイアウトなど高度な申請/承認フォームを作成することができます。 承認/申請フォームの作成 フィールドの配置やレイアウト調整はドラッグ&ドロップのマウス操作で行います。 入力項目のフォントや境界線などの基本的な設定から、読取専用、必須入力、入力規制、フォーマット指定(数値、日付など)、カレンダーの利用、計算(+、-、×、%など)等については、プロパティで設定します。 フォームインポート Excel、Word、PDF形式のファイルに対応しています。既存のフォーマットがある場合、フォームインポート機能を使うことで、簡単にWebの入力フォームのレイアウトや項目を自動生成できます。 Excel、Word、PDFのファイルインポート フィールドの表示/入力制御 条件設定 ユーザーの入力値や承認者のノード種別(承認者/決裁者/閲覧者)、申請書を開いているユーザーの役職や所属などの属性情報に応じて、特定のオブジェクトの背景色や必須入力、読取専用の設定を動的に変更することができます。 例えば、 「出張精算書の経費が3万円を超えた場合、超過事由欄を必須入力にする」 「閲覧者は読み取り専用にする」 「部長職以上のユーザーが申請書を開いた場合のみ、承認コメント欄を必須入力にする」 といった制御が可能となります。 これにより、入力不足、誤入力など申請不備による差し戻しや再提出を防ぎます。 特定表示区分 承認フォームでは、承認者の種別(承認、決裁、閲覧)や承認順序毎にオブジェクトの外観や表示状態(非表示/読取専用)などフィールドの表示/入力制御を定義することができます。 フィールドの表示/入力制御 例えば「閲覧者には表示しない」、「ルート1番目にいる承認者のみ入力可能」といった制御が可能です。ユーザーの役職や役割に応じて、必要な箇所のみ確認・編集することで、誤入力や不正な改ざんを防ぐことができます。 特定表示区分 JavaScript API 入力フォームを使用しているユーザーの情報(姓名/役職など)や役割(申請者/承認者/決裁者/閲覧者)、フォームの状態(初期表示/下書き案件/代理・代行操作)を取得したり、入力オブジェクトの操作(値の取得/読取専用/必須入力)をすることができます。 例えば「特定の役職の場合には必須入力にする」「代理ユーザーによる操作の場合には項目の値を自動入力する」といった柔軟な入力制御を設定できます。 特定表示区分と組み合わせたカスタマイズも このJavaScript APIでは、上記の特定表示区分を参照することが可能です。両機能を組み合わせることで、さらに細やかな入力制御を設定することができます。 選択項目のデータベース参照 コンボボックス・マスタ検索サブフォームの選択入力に使用する選択肢は、データベースから取得することが可能です。 カスタムデータベースで選択肢を一元管理 カスタムデータベース機能では、選択肢を管理するためのテーブルを作成します。 複数の入力フォームおよび項目から共通の選択肢として参照することができ、選択肢の更新も一括で行うことができます。 CSV形式でのインポート・エクスポートに対応しています。 さらにインポートAPIの機能により、カスタムデータベースに作成したテーブルへプログラムでデータをインポートすることができます。 カスタムデータベースで選択肢を一元管理 外部システムのデータベースと連携 外部の既存システムのデータベースを参照することも可能です。 『データベース連携』の詳細はこちら CSS/JavaScript 登録・フォント指定 独自のCSSによりデザインを適用させたり、入力フィールドのイベント発生時に独自のJavaScript処理を追加することが可能です。 また、使用するフォントについても項目単位で指定ができます。 CSS/javascript登録・フォント指定 入力フォーム/出力PDFプレビュー 入力フォームおよび出力PDFのプレビューを見ながら、効率よくレイアウトを作成できます。 出力PDFとは、入力フォーム用に作成したレイアウトそのままでPDFファイルに出力する機能です。 任意の項目を出力時のみ非表示にしたり、背景色を変更することができます。 入力フォーム/出力PDFプレビュー バージョン管理・指定バージョンの復元 入力フォームは保存時にバージョン管理されており、指定のバージョンのものを復元することができます。 ## ユーザー支援 URL: https://www.createwebflow.jp/function/assistance.html メール通知 メール通知設定画面 申請や承認などの処理 が行われた際には、関係するユーザーに対してメールで通知します。 AI機能を利用することでメール文面に申請文書の要約を記載することも可能です。 承認依頼通知 取戻し/差戻し通知 決裁/完了通知 督促通知 など AI要約機能の詳しい設定方法は以下をご覧ください。 活用推進サイト-申請書のAI要約をメールに表示する【クラウド向け】 案件コメント コメント追加画面 承認が完了した案件、または否認された案件に対してコメント追記できる機能です。 [案件コメント公開設定] コメントは公開・非公開の設定ができます。 案件完了後に必要な作業や作業の状況などをメモとして残したいときには、非公開にします。 [メール送信設定] 追加した案件コメントを関係者に通知したい場合には、メール送信設定をします。 ルートの全員に送信 送信しない 送信先を設定 ルート上のユーザーを選択して指定します。 管理者からのお知らせ表示 管理者からのお知らせ表示 システムTOPページには、管理者からのお知らせが表示されます。 メンテナンスや申請書の変更などのお知らせを、ユーザーに通知することができます。 オンラインヘルプ オンラインヘルプ画面 操作方法や用語についての説明がまとめられたオンラインヘルプがあります。 英語表示 英語表示 ブラウザーの設定を行うことで、英語表示で利用することができます。 ※オンラインヘルプ及び、申請書・ユーザー情報など管理者が登録した情報は英語表示に切り替わりません。 ## Teams連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/teams.html 承認依頼や決裁完了などの通知をTeamsに送信 ワークフローシステムCreate!WebフローとMicrosoftTeamsの連携 Create!Webフローで起案された申請の承認依頼や決裁完了などの各種通知を、Microsoft社のビジネス向け統合型コラボレーションツール「Teams」へ送信します。 日常的にチャットや会議で使用しているTeamsに通知が届くことで、承認者は素早い対応が可能となります。 また、メッセージ内のリンクから直接承認フォームを開き、申請内容の確認や承認、差戻しなどの処理をスムーズに行うことができます。 さらに、Microsoft Teamsのアプリを利用すると、スマートフォンやタブレットでも即時に通知を受け取れるため、外出先や移動中でも滞りなく承認作業を行えるようになります。 Teamsのメッセージ本文からワークフローシステム「Create!Webフロー」の承認フォームを直接開く 通知例 承認依頼通知 取戻し/差戻し通知 決裁/完了通知 督促通知 など 設定方法 Teams連携の詳細は以下をご参照ください。 活用推進サイト - 「Teamsとの連携」 (活用推進サイトに遷移します) 価格 Teams連携機能のご利用にはオプションの契約が必要です。詳細は以下をご参照ください。 価格 - クラウド版 ※本ページに掲載されている製品、サービス名は各社の商標または登録商標です。 ( 他社所有商標に関する表示はこちら ) ## 申請 URL: https://www.createwebflow.jp/function/apply.html 申請フォームの選択 申請フォーム選択画面 申請フォームの選択画面には、各ユーザーが利用可能な申請書が並べられています。 目的の申請フォームがすぐに見つかる サムネイル/リストの表示切り替えで申請フォームの数や種類に適した選択画面にできることや、フォルダー分け、キーワード検索によって、目的の申請フォームにすばやくアクセスできます。 申請 申請フォーム 申請フォームは紙の申請書のようにデザインされた入力フォームです。 申請内容を入力し、必要に応じて押印(自動/手動)や入力をして、申請を行います。 画像やPDFを申請フォームの中に貼り付けることも可能です。 『申請フォーム』の詳細はこちら ファイル添付・コメント 申請内容に関連したファイルを添付したり、コメントを入力できます。 過去案件の関連付け 過去案件の関連付け 過去に申請した案件と紐づけて新しい申請を行うことができます。 例えば、出張精算書を作成する際、過去の出張申請書を紐づけて申請することができます。 進捗状況の確認 申請完了画面でルート確認 申請した案件の承認がどこまで進んでいるかを、リアルタイムで確認できます。 また、申請内容、添付ファイル、コメントの内容も履歴として確認できます。 その他、申請者向けの機能 別名申請(データ利用申請) 過去に申請した(または承認・決裁により受信した)申請の内容をコピーして、新しい申請を作成できます。 入力内容を再利用することで最初から入力し直す手間を省くことができます。 代理・代行申請 不在などの際に、他のユーザーに申請処理を依頼することができます。 代理申請(申請権限の委譲) 代理申請を行うユーザーは、自分の名義・印影を使用して申請します。 代行申請(申請操作の委譲) 代行申請を行うユーザーは、本来の申請者の名義・印影を使用して申請します。 ルート変更 申請者によるルート変更が許可されている場合は、承認者の変更や追加などを行うことができます。 マイルート登録 申請者は、過去に申請した案件の承認ルートを「マイルート」に登録することで繰り返し利用できるようになります。 承認ルート変更機能で追加・変更・削除を行った内容も維持された状態で登録されます。 使用頻度の高い承認ルートを予め登録しておくことで、申請を効率的かつスピーティーに進めることができます。 取戻し 申請後にその申請を取り下げます。 決裁者の承認前であれば取戻すことができます。 再申請 申請者が申請を取戻した場合、もしくは承認者・決裁者に再申請請求(差戻し)された場合に、申請の内容を編集し再度申請することができます。 督促 承認・決裁が滞っている場合、特定の承認者に対してメールで督促できます。 回覧 回覧機能ではユーザー自身が回覧用ルートを設定し、任意のファイルを使用することができます。 ## FUJIFILM IWpro連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/fujifilm_iwpro.html 富士フイルムビジネスイノベーション社の「FUJIFILM IWpro」と「Create!Webフロー」がシームレスに連携します。 FUJIFILM IWproを起点にCreate!Webフローで申請・承認することや、Create!Webフローで決裁された文書をFUJIFILM IWproに自動登録することが可能です。 この双方向の連携により、承認業務の効率化と文書の一元管理を実現できます。 ワークフローシステムと文書管理システムの連携 「FUJIFILM IWpro」 上の文書を申請時に添付 「FUJIFILM IWpro」のワークスペースから選択した文書を自動的に添付して、Create!Webフローの申請フォームを直接開くことができます。 文書管理システムの文書をワークフローシステムに添付する こちらの機能のご利用にはオプションの契約が必要です。 オプションの価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 決裁文書と添付ファイルを「FUJIFILM IWpro」に自動登録 Create!Webフローで決裁された案件の文書(申請書・添付ファイル)を「FUJIFILM IWpro」 の文書管理に自動的に登録します。 これにより、決裁文書を「FUJIFILM IWpro」の文書管理上で一元管理し、保管やデータ共有することができます。 連携イメージ Create!Webフローで決裁された案件の申請書は、ExcelやWord、PDFなどの添付ファイルとともに「FUJIFILM IWpro」の文書管理に自動登録されます。 登録されたファイルは案件ごとにフォルダーに振り分けることができ、文書の保管や共有などをクラウド上で一元的に管理できるようになります。 ワークフローシステムで決済された文書を文書管理システムに自動登録 なお、この機能はCreate!Webフロー Cloudに標準搭載されているため、Create!Webフローをご利用のお客様は追加費用なく無償でご利用いただけます。 FUJIFILM IWpro連携の利用方法は以下をご参照ください。 活用推進サイト - システム連携編 「FUJIFILM IWProとの連携」 本機能は、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社の「FUJIFILM IWpro Partner Program」によって、FUJIFILM IWproの連携ソリューションとして認定されています。 FUJIFILM IWpro連携アプリケーション認定マーク ※本ページに掲載されている製品、サービス名は各社の商標または登録商標です。 ( 他社所有商標に関する表示はこちら ) ## SharePoint連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/sharepoint.html SharePointのポータル画面にワークフロー情報を表示 Microsoft SharePoint OnlineとCreate!Webフローがシームレスにつながります。シングルサインオンはもちろん、ポータル画面上から 申請・承認件数、状態などの情報を一覧で確認することができます。 さらにワンクリックで直接承認画面を表示して承認を行うことが出来ます。 専用ポートレット SharePoint Onlineのポータル画面上にCreate!Webフローのポートレットを表示します。 ワークフローシステムCreate!WebフローとSharePointの連携イメージ図 申請案件や承認状況を確認 SharePointのポータル画面上で処理待ち案件の件名や件数、申請がどこまで進んでいるのかの状態(現承認者)を一覧で確認できます。 承認画面をダイレクトに表示 案件の件名をクリックすると承認画面を表示し、ワンステップで承認を完了できます。 決裁文書と添付ファイルをSharePointに保管 Create!Webフローで決裁済みになった案件の文書(申請書+添付ファイル)をSharePointの任意のサイトに保管することができます。 ワークフローシステムとSharePointの連携ファイル保管イメージ図 SharePoint連携について詳細は以下をご参照ください。 活用推進サイト - システム連携編 「SharePointとの連携」 オプションの価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 価格-パッケージ版 ## クラウドサイン連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/cloudsign.html 社内合意から取引先との契約締結まで一連の業務を効率化 Create!Webフローで社内承認が得られた契約書類を、電子契約サービス「クラウドサイン」に自動連携します。 これにより契約締結前の契約書の社内承認手続きから、契約先との契約締結までの一連の契約業務をシームレスに行えるようになります。 連携イメージ 社内合意が取れた契約書を添付して、Create!Webフローで案件の承認手続きを行います。 決裁または完了のタイミングで、契約書と取引先の宛先情報が電子契約サービス「クラウドサイン」に自動連携されます。 「クラウドサイン」では、契約書がアップロードされると取引先へ確認依頼メールを送信します。取引先が確認・同意し、契約締結が完了した後は署名済みの契約書の保管・管理を行います。 ワークフローシステムとクラウドサインの連携イメージ また、Create!Webフローでは、「クラウドサイン」に連携した契約書の状態やステータスを確認することができ、契約締結済みとなった契約書は随時ダウンロードすることができます。 クラウドサイン連携の詳しい設定方法は以下をご参照ください。 活用推進サイト - システム連携編 「クラウドサインとの連携」 価格 オプションの価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 価格-パッケージ版 ## kintone連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/kintone.html 申請情報をkintoneに自動登録 Create!Webフローの申請情報をkintoneアプリのレコードへ自動的に登録します。これにより、Create!Webフローで決裁された情報をkintone上で一元管理することができます。 この機能はCreate!Webフローに標準搭載され、無償でkintoneアプリと連携することができます。 kntone-createwebフロー連携 連携イメージ Create!Webフローで決裁された入力データや申請書(PDFファイル)をkintoneで作成されたアプリのレコードに自動で登録します。 kintone連携イメージ 標準機能の範囲 ・kintoneアプリとの最大連携設定数は100件です。 ・連携対象となるCreate!Webフローのワークフロー数は、1連携設定につき 100件 までです。 ・連携項目(オブジェクト)数は、1連携設定につき 100件 までです。 詳しい設定方法は以下をご参照ください。 活用推進サイト - システム連携編 「kintoneとの連携」 ## 保管・検索 URL: https://www.createwebflow.jp/function/storage.html すべての案件から検索 案件検索 案件のステータスに関わらずログインユーザーに関わるすべての案件を対象に検索します。 案件情報ダイアログに条件を設定すると、最大90日間(申請日)の範囲で該当する案件をまとめて検索できます。 案件の一覧から検索 絞り込み・検索 左メニューにある「申請済み」「申請済み」「処理待ち」「処理済み」「予定」「完了」「共有 - 進行中」「共有 - 完了」から選択した一覧を対象に検索することができます。 「キーワード」「重要のみ」「添付あり」承認の状態などで絞り込みを行い、条件に合致する案件を表示します。 保管文書の閲覧 業務区分によるカテゴリー分け一覧 業務区分によるカテゴリー分け一覧 業務区分とは、各状況別一覧の申請案件をさらに業務によってカテゴリー分けして保管する機能です。 申請フォームを予め業務区分に関連付け設定しておくことで、申請案件は業務区分のボックスに自動的に保管されます。 また、業務区分の一覧では申請書に入力された値を列として表示したり、検索の対象にすることが可能です。 『業務区分』の詳細はこちら 申請案件の共有 申請案件の共有 共有の設定をすることで、承認ルート上には存在しないユーザーも申請案件を参照できるようになります。 ## Webhook URL: https://www.createwebflow.jp/function/webhook.html Create!WebフローのWebhook機能は、ワークフローの申請や承認など操作に応じて外部システムのURLを呼び出し、案件内容や申請者、承認者に関する情報を外部サービスへ送信します。 中間サービス(iPaaS)や独自サービスを利用することで、ノンコーディングで外部サービスとの連携が可能となります。 利用シーン Create!Webフローで申請された案件の承認依頼や決裁完了をチャットサービスで通知する。 Webhook機能を利用した外部連携イメージ ## シングルサインオン（SSO） URL: https://www.createwebflow.jp/function/sso.html Create!Webフローは以下3つのシングルサインオンに対応しています。 シングルサインオンは、1度の認証でCreate!Webフローをはじめ様々なWebサービス、システムにログインすることができます。 複数のWebサービスや業務システムを並行で利用するユーザーにとっては利便性が向上し、管理者にとってはID/パスワードの効率的な管理が可能となります。 SAML認証 SAML(Security Assertion Markup Language)認証は、IDプロバイダーに登録された認証情報を利用することで、Create!WebフローやOffice365、Salesforce、Google Apps、cybozu.comなど各種クラウドサービスやWebアプリケーションサービスのサービスプロバイダーごとのID、パスワード認証をスキップし、シングルサインオンを実現します。 また、IDプロバイダーの提供する機能により、端末認証や多要素認証といった、より高度なアクセス制御を利用することができます。 SAML認証を利用したシングルサインオン Create!Webフロー検証済みIDプロバイダー Azure AD Active Directory フェデレーションサービス2.0 Google Workspace CloudGate UNO HENNGE One GMOトラスト・ログイン OPTiM ID+ Okta ※上記以外のIDプロバイダーとの連携検証には トライアル (弊社が保有するサーバー環境でご試用いただくクラウド版)または 評価版 (お客様が保有するサーバーにインストールするパッケージ版)をご利用ください。 オープン統合認証 サイボウズ社が公開する独自の認証方式「オープン統合認証 ver.2」を利用して、パッケージ版のサイボウズ ガルーン、サイボウズ Officeとのシングルサインオン連携を実現します。 (クラウド版については、 SAML認証をご利用ください。) オープン統合認証を利用したシングルサインオン GET認証 GET認証とは、URLに付加したログイン情報を使用して、ワークフローシステムへのログイン認証を行うことです。 ログイン画面でのログインID・パスワードの入力を省略することができるので、 グループウェアなど他システムや独自のポータル画面からシングルサインオンでそのままCreate!Webフローを利用することができます。 GET認証を利用したシングルサインオン ## アクセス制限・セキュリティ URL: https://www.createwebflow.jp/function/control.html ログイン認証 Create!Webフローのログイン認証には、様々な設定を追加することができます。 パスワードポリシー設定 パスワードポリシー設定 ユーザーが設定可能なパスワードについて、「最小文字数」「文字種の組み合わせ数」「有効期限」の指定や、ログインIDと同一のパスワードを許可しない設定にすることができます。 組織の運用に適合したパスワードポリシーを定義しておくことで、強度の弱いパスワードが使用されることを防止します。 アカウントロックアウト設定 アカウントロックアウトの設定 ユーザーが連続してログインに失敗した場合に、アカウントをロックすることができます。 アカウントロックアウトまでのログイン失敗回数[ 3回/5回/10回/ロックアウトしない]と、アカウントロックアウト解除までの時間 [3分/15分/30分/60分/解除しない]を指定できます。 二要素認証 IDとパスワードによる認証に加えてスマートフォンの認証アプリ(Google Authenticatorなど)に表示される確認コードによる認証を行うことで、第三者のなりすましによる不正アクセスを防ぐなどセキュリティ強化を図り、より安全にログインすることができます。 二要素認証 シングルサインオン(SSO) 他システムと同時に利用する場合には、各種シングルサインオン機能を利用することでCreate!Webフローのログイン認証をスキップすることが可能です。 『シングルサインオン(SSO)』の詳細はこちら LDAP/ActiveDirectory認証 Create!Webフローへのログイン時に、ユーザーが入力したログインIDとパスワードが 指定されたLDAP上のユーザーとしてエントリーしている場合にログインを許可する方式です。 この認証を使用する場合は、Create!WebフローのログインIDとLDAP上のユーザー名が一致している必要があります。 LDAP/ActiveDirectory認証 ※ LDAP認証のLDAPS(LDAP over TLS)接続に対応しています。 (V5.2.0以降) 管理者権限 管理機能へのアクセス権限付与 管理機能へのアクセス権限付与 各種管理者機能へのアクセス権限付与することで、ユーザーは与えられた管理者機能を利用することが可能になります。 すべての管理権限を一括で付与するほか、特定の権限のみを細かく選択して付与することが可能です。 フォルダーへの編集権限付与 コンテンツ管理機能内のフォーム、ルート、ワークフロー等の要素については、フォルダー分けし、そのフォルダーに対する編集権限をユーザーに付与することができます。 『フォルダー』の詳細はこちら システム機能の有効/無効切り替え 以下のシステム機能について、不要な場合やユーザーに使用させたくない場合は設定で無効化できます。 申請者:データを利用して申請する、関連案件、回覧 承認者:予定、相談、一括承認、連続承認、承認取戻し TLS暗号化通信対応 導入環境にTLS暗号設定を行うことで、システム利用の通信を暗号化できます。 プロキシサーバー対応 プロキシサーバー経由でのシステム利用時も正常に動作します。 ## サイボウズ グループウェアとの連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/cybozugaroon.html サイボウズ ガルーン連携オプション Create!Webフローはサイボウズ社のグループウェア「サイボウズ ガルーン」とのシームレスな連携を実現します。 シングルサインオンによる自動ログイン、ポータル画面上からのワークフローの案件確認や処理が可能となるため、業務の効率化や決裁スピードの向上が期待できます。 サイボウズ ガルーン ポートレット 「サイボウズ ガルーン」のポータル画面上にCreate!Webフローのポートレットを表示します。 サイボウズガルーン連携:ポートレット 申請案件や進捗状況を確認 「サイボウズ ガルーン」のポータル画面上で承認待ち案件の件名や件数、進捗状況の確認ができます。 承認画面をダイレクトに表示 案件の件名をクリックすると承認画面を表示し、ワンステップで承認を完了できます。 ユーザー情報連携 Create!Webフローのユーザー情報を「サイボウズ ガルーン」に連携します。 サイボウズガルーン連携:ユーザー情報連携 ユーザー認証情報をエクスポート Create!Webフローのユーザー情報を、「サイボウズ ガルーン」に取り込み可能なCSVファイルで出力します。 ※部門および役職については別途サイボウズ ガルーン側での設定が必要となります。 動作環境(サイボウズ ガルーン) Create!Webフローとの連携対象製品は以下の通りです。 クラウド版 Garoon パッケージ版 Garoon 3.0以降 価格 「Create!Webフロー サイボウズ ガルーン連携オプション」の価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 価格-パッケージ版 ## 申請／承認フォーム URL: https://www.createwebflow.jp/function/form.html 申請者は申請フォーム・承認者は承認フォームをそれぞれ利用します。各フォームは、それぞれ「申請する」「承認する」ボタンなどの操作パネルと、申請/承認内容を記述する入力フォームからなります。 申請/承認フォーム 入力フォーム部分はレイアウトを自由に決められるのが特長で、紙の申請書のデザインをそのまま再現することも可能です。また、データ入力フィールドは表示や入力可否切り替えることにより、改ざんを防止できる仕組みになっています。 テキスト入力 form-02-text.png サイズ、色、フォントなどのデザインについての設定が細かにできるほか、複数行許可、最大文字数や入力形式についての規制(数値、日付等)、規定値やプレースホルダー等の設定が可能です。文字入力用のフィールドです。 数値、パーセント、自動計算 form-03-num.png 数値形式の場合には、桁区切りや通貨記号、小数点以下の表示桁数、パーセント表示などの設定ができます。 また、計算式を設定することで、自動計算を行うことができます。 日付(カレンダー表示) form-04-calender.png 日付形式の場合には、カレンダー表示による日付選択入力が可能です。 選択入力 予め指定した項目から選択させるためのフィールドです。 チェックボックス チェックボックス 表示された、チェックのON/OFFを選択します。 ラジオボタン ラジオボタン 表示された複数の選択肢の中から1つを選択します。 リストボックス リストボックス リスト表示された選択肢の中から選択します。 選択肢の表示内容とは別にコード等の書き出し値を設定することが可能です。 コンボボックス コンボボックス プルダウンで表示される選択肢の中から1つを選択します。 リストボックス同様に、選択肢の表示内容とは別にコード等の書き出し値を設定することができるほか、データベースを参照して表示内容や書き出し値を生成することも可能です。 データベースからの参照についての詳細はこちら マスタ検索サブフォーム マスタ検索サブフォーム 選択する値を検索するための専用ダイアログ(サブフォーム)を表示する機能です。 データベースを参照し、検索対象に設定された複数の項目についてキーワードで絞り込むことで、多くのデータの中から選択肢リストを生成することができます。 データベースからの参照についての詳細はこちら 画像の貼り付け 画像の貼り付け 画像ファイルをアップロードして入力フォーム内に貼り付けるためのフィールドです。 PDF貼り付け PDF貼り付け PDFファイルをアップロードして入力フォーム内に貼り付けるためのフィールドです。 アップロードすると画像に変換されて取り込まれます。 PDFのページ数に合わせて自動的にページが追加され、内容がそのまま貼り付けられます。 (最大30ページ) 押印・保管ができる あらかじめ印影フィールドを定義することで貼り付けたPDFイメージの上に押印ができます。 また、決裁完了時に自動保存されるPDFにもそのまま綴じ込まれ、決裁文書の一部として保管することができます。 印影 申請者、承認者、決裁者、閲覧者の印影を自動(または手動)で表示するフィールドです。 印影画像 印影画像 ユーザー毎に登録された印影画像を使用します。 日付印 日付印 日付、名前などの形式を指定することで、申請・承認・決裁時に日付印を自動生成します。 自動採番 自動採番 自動採番された値を表示するフィールドです。 採番のタイミングやフォーマットは、ワークフローで設定します。 『ワークフロー』の詳細はこちら 情報表示 ユーザー情報や、ワークフロー情報を自動的に取得して表示するフィールドです。 ユーザー属性 情報表示(ユーザー属性) 申請者、承認者、決裁者、閲覧者にあたるユーザーについて、以下の項目を表示することができます。 氏名/代理依頼者氏名/ID グループ/グループコード 役職/役職コード ユーザー定義(登録された任意の値) 文書属性 ワークフローの状態や履歴に関する情報を表示することができます。 form-15-shoninlist.png 案件ID 決裁/完了/否認された日付、日時 承認履歴 承認履歴を証跡として残す 申請、承認、決裁、閲覧各処理の履歴が一覧表示されます。決裁時に自動出力させるPDFにも証跡として埋め込むことができます。 複数ページ(挿入・削除) form-16-pages.png 申請フォームは複数ページの構成にすることが可能です。 また、申請、承認、決裁時までページ数が定まらないフォームの場合には、ユーザー自身にページの挿入・削除を行ってもらうこともできます。 記入例の表示 記入例の表示 あらかじめ登録された記入例を表示することができます。 初めての入力でもユーザー教育が不要 ユーザーが初めて使用する申請フォームでも、記入例をみながら入力を進めることで、ユーザー自身で書き方を理解することができます。 ## データベース連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/database.html 外部システムのデータベースを参照 database-01.png 外部の既存システムのデータベースのデータを申請/承認フォーム上のコンボボックスや検索サブフォームの選択肢として利用することができます。 『申請/承認フォームの作成』の詳細はこちら ## フォルダー・業務区分 URL: https://www.createwebflow.jp/function/folder.html フォルダー フォルダーは、ワークフローシステム内のコンテンツ(入力フォーム、承認ルート、ワークフロー等)を分類して管理するための機能です。 コンテンツ管理の分類 コンテンツ管理の分類 フォルダーは多段階に階層化することが可能です。作成したコンテンツ(入力フォーム、承認ルート、ワークフロー等)を所管部門や業務ごとに、自由にフォルダー分けして管理することができます。 管理・編集権限付与 管理・編集権限付与 各フォルダーに格納されているコンテンツ(入力フォーム、承認ルート、ワークフロー等)に対して、管理・編集を許可するユーザーを指定します。 業務毎にメンテナンス作業を分担 ユーザー設定における管理権限の付与と併せて使用することで、細やかなアクセス制御を行うことができ、所管部門のユーザーへメンテナンス作業を分担しやすくなります。 申請フォーム選択画面の分類 申請フォーム選択画面の分類 ユーザーの申請フォーム選択画面でもフォルダー分類できます。 申請フォームがフォルダー階層に分類されて表示されるため、申請フォームが多い場合にも目的の申請フォームを探しやすくなります。 業務区分 業務区分は申請案件を分類するための機能です。 一覧の小分類 一覧の小分類 処理待ち一覧、完了一覧等に表示される申請案件を分類し、業務区分毎の申請案件一覧を表示することができます。 一覧の表示項目の設定 表示項目の設定 申請フォーム内の項目を指定することで、一覧内の列として申請案件内の項目の値を表示したり、検索対象とすることができます。 一覧の『保管・検索』の詳細はこちら 集計用の項目設定 集計用の項目設定 申請案件内のフィールドの値を集計機能に利用するための設定を行います。 『集計』の詳細はこちら ## 集計 URL: https://www.createwebflow.jp/function/summary.html 集計対象(項目・方法) 集計項目と集計方法はあらかじめ設定しておきます。 業務区分ごとに、集計する項目・方法を設定する 業務区分とは、申請案件を業務によってカテゴリー分けする機能です。この業務区分に対し、集計対象にしたい申請書とその中の項目を設定することで、業務区分に仕分けられた申請案件について集計を行うことができるようになります。 『業務区分』の詳細はこちら 集計方法は、件数・合計・最大・最小の4種類から選択できます。 集計テンプレート どの集計対象についてどのような集計表を作るかを、集計テンプレートとして設定します。集計テンプレートはユーザー各自が自由に作成することができます。 選択できる集計タイプには以下の3種類があります。 一覧表示 一覧表示 設定した集計対象項目を一覧形式で表示します。 サマリ集計 サマリ集計 行項目の集計グループごとに、列項目の集計対象項目を集計します。 例えば、集計グループに申請者、集計対象項目に出出張先、出張旅費を設定すると、申請者ごとの出張先の件数や出張旅費の合計額を集計できます。 クロス集計 クロス集計 行・列項目の集計グループのかけ合わせごとに、集計対象項目を集計します。 例えば、行項目の集計グループに申請月、列項目の集計グループに出張先、集計対象項目に出張旅費金額を設定すると、 申請された月と出張先のかけあわせごとに出張旅費金額の合計額や最大値を集計できます。 集計結果の出力 集計結果は画面表示の他、CSVファイルで出力することが可能です。 ## 自動申請・外部システムからの申請 URL: https://www.createwebflow.jp/function/auto-apply.html 自動申請 指定された監視フォルダーを参照し、そこに出力されたファイルの内容で自動的に申請することができます。 他システムで作成した申請データを利用して、ワークフローシステムで申請させたい場合などに使用します。 一度入力したデータをワークフローシステム上で再入力する手間を省きたい場合などに有効です。 Create!Webフロー自動申請 申請フォームリンク 外部システムから申請フォームを表示することができます。 例えば営業支援システムなどのCreate!Webフロー以外の画面で入力した値を引き継いで、ワンクリックで申請フォームを表示することができます。 外部システムからの申請フォーム表示 API連携 Web API(REST)またはWebサービス(SOAP)を使用し、グループウェアや基幹システムといった外部システムから、ネットワーク経由でワークフローシステムを操作することができます。 『API連携』の詳細はこちら ## 申請案件の管理 URL: https://www.createwebflow.jp/function/management.html 案件管理 全案件検索 全案件検索 申請件名や状態などを条件として申請案件を検索することができます。 検索結果は一覧で表示され、ドキュメントや申請案件の進捗確認、申請案件を削除することができます。 全案件検索結果 ワークフロー分析 ワークフロー分析 申請から決裁までの期間、件数、分布についてレポート出力する機能です。 申請期間(年、月など)や申請部署毎に集計して確認することができるので、ワークフロー導入による意思決定速度の測定や業務改善に役立つ運用情報を確認することができます。 プロセスログ出力 CSVファイルでプロセスログを出力できるので、案件が決裁されるまでのプロセスをエビデンスとして残すことができます。 申請案件の情報、 それに関係するユーザーの情報が出力されます。 帳票データ出力 帳票データ出力 申請された案件の帳票データを、CSV形式で出力する機能です。出力したいドキュメントやドキュメントの入力内容、案件の状態などを指定して出力することができます。 案件定期削除 案件定期削除 指定した経過日数以前の申請案件を自動削除します。申請フォームごと、状態(完了、否認、取戻し、再申請請求済み、下書き)ごとに設定できます。 未完了申請案件の引継ぎ設定 未完了申請案件の引継ぎ設定 引継ぎ元のユーザー、引継ぎ先のユーザー、対象案件を指定することで、回付中の申請案件の承認処理を新任者に引継ぐことができます。 ## ワークフロー設定 URL: https://www.createwebflow.jp/function/flow-setup.html 入力フォームと承認ルートを組み合わせることで、ワークフローを作成します。そして、そのワークフローを利用可能な ユーザーを選択して公開します。 ワークフローの作成 入力フォーム×承認ルートを指定 入力フォーム×承認ルートを指定 ワークフローを作成するには、どの入力フォームをどの承認ルートで回付するのかを選択します。 入力フォーム・承認ルートはそれぞれ複数のワークフローで使用することが可能です。 採番 採番 採番設定を行うことで、そのワークフローの申請時(または決裁時、承認フローの完了時)に申請案件に対し、自動で番号付けすることができます。 採番のフォーマットは、固定テキスト、日付、連番を組み合わせて定義します。 採番された番号は、入力フォームに含めることが可能です。 『入力フォーム』の詳細はこちら ファイル保管 ファイル保管 ファイル保管設定を行うことで、そのワークフローの決裁時(または承認フローの完了時)に、指定した出力先に自動的にファイルを出力します。 出力可能なファイルは以下の通りです。 本書ファイル(申請書のPDF) データファイル(XML形式) 添付ファイル ワークフローの公開 作成したワークフローをユーザーが利用できるように設定します。組織(全体、グループ、役職)を指定することで、その組織のユーザーに対して公開されます。除外する組織を設定することや、個人を指定して公開することも可能です。 申請するグループ・役職 申請するグループ・役職 そのワークフローを利用して申請を行うことができるユーザー(組織)を指定します。 特定の申請者のみ、採番・ファイル保管する 申請するグループ・役職単位で上記の「採番」「ファイル保管」を設定することも可能です。 共有するグループ・役職 共有するグループ・役職 そのワークフローで行われた申請案件を共有したいユーザー(組織)を指定します。 ワークフロー決裁時、申請案件は共有先のユーザー(組織)に自動で共有され、いつでも参照できるようになります。 ## 承認ルート設定 URL: https://www.createwebflow.jp/function/route-setup.html ルート編集機能 承認ルートはルート編集機能で管理します。 承認ルート編集機能 承認者や条件分岐のアイコンを配置し、申請者を始点にルートラインで結ぶことでルートを作成します。 そして、各アイコンのプロパティーを設定していくことで、多様な承認ルートを作成することができます。 承認ステップ(承認者・決裁者・閲覧者) 承認者・決裁者・閲覧者の指定 承認者(または決裁者、閲覧者)は、以下のように指定します。 グループ/役職指定 承認ルート(グループ/役職指定) 組織階層および役職により指定します。 例えば、「管理部の部長」のようなグループと役職による指定のほか、「全グループの取締役」「人事部の全員」のようにグループと役職のいずれかを指定することもできます。 申請者との関係指定 承認ルート(承認者との関係指定) 申請者の所属からの相対的な立場で指定します。 例えば、申請者と同所属の「部長」「マネージャー」といった役職、「申請者の1つ上」などの申請者からみた関係、「申請者と同グループの全員」などを指定できます。 個人指定 ユーザー個人を指定します。 未定義 承認者を特定せず、申請・承認の過程でルートを指定します。 適切な指定によりメンテナンスの手間を軽減 「グループ/役職指定」や「 申請者との関係指定 」を用いることで、人事異動や組織変更があった場合でもルートへの影響を最小限にでき、メンテナンスの手間を軽減できます。 また、決裁権限規定が複雑で多岐に渡る場合には、承認者に受付担当の方を配置し、その後のルートは未定義に設定することで、内容や状況に応じて手動でルートを決定する運用が可能です。 グループ承認 承認ルート(グループ承認) 1つの承認ステップには、複数の承認者を指定することができます。その場合、承認方法をAND/ORのいずれとするかを選択します。 AND承認 複数の承認者全員の承認を必要とします。 OR承認 複数の承認者のうち、誰か一人の承認を必要とします。 承認者の権限 後閲権限 承認者に対し、決裁完了時の申請案件情報の閲覧を許可します。 ルート変更権限 承認者にルート変更を許可する場合に、挿入・追加・変更・削除 のうち付与する権限を選択します。 承認後の申請取戻しを禁止 指定した承認者の承認後は申請者による申請案件の取戻しを禁止します。 申請者の役職によるルート自動設定(承認不要) 承認ルート(申請者の役職によるルート自動設定) 申請者が特定の役職の場合に、承認ステップを省略する設定ができます。例えば、部長が申請する場合、申請者より下の役職である課長の承認を不要とすることができます。 汎用的な承認フローを作成 後述の条件分岐設定と組み合わせて利用することで、1つの承認フローで複数の業務に対応することができます。 自動督促メール送信 承認者・決裁者の受信後、指定日数を経過した際に自動督促メールを送信することができます。 表示名の設定 承認ルート(表示名の設定) ルート確認図に任意の情報を表示させることができます。 ユーザーが各承認者などの役割を把握することができます。 条件分岐(フィールドの値による自動ルート切り替え) 承認ルート(条件分岐) 申請書内の任意の項目の値で承認フローを自動判定することが可能です。 例えば、選択肢や金額等の条件により承認者・決裁者を変更したり、承認の段階を増やしたりすることを定義できます。 複数の条件による分岐 承認ルー複ト(数条件分岐) 複数のフィールドの値を条件とすることができます。 分岐名の設定 承認ルート(分岐名強調) ルート確認図に分岐名を表示させることができます。 ユーザーが分岐の種別を把握することができます。 テンプレート 承認ルート(テンプレート) 承認ルートの一部をテンプレートとして管理します。このテンプレートは複数の承認ルートで使いまわすことができます。 分岐先の大部分が等しい承認の並びの場合や、よく使う並びをテンプレートとして用意しておくことで、簡単に承認ルートを作成することができます。 複数の承認ルートを一括メンテナンス テンプレートを編集するとそのテンプレートを使用している承認ルートが一括で更新されるため、メンテナンス作業を効率化できます。 承認ルート設計書出力 承認ルート(仕様書出力) 承認ルートの設定内容を、設計書としてExcel形式のファイルに出力できます。 ## ユーザー・組織管理 URL: https://www.createwebflow.jp/function/user-setup.html ユーザー管理 ユーザー管理 ユーザーの氏名、メールアドレス、印影画像、システム管理権限などの詳細情報を管理します。 組織管理 組織管理 組織のグループと役職を登録し、ツリー状に組織階層を作成します。階層の移動はドラッグ&ドロップで行うことができます。 ユーザーを組織に紐づける(人事異動) ユーザーを組織に紐づける(人事異動) ユーザーを組織に所属させるには、ユーザーを選択して、組織ツリー上の所属組織にドラッグ&ドロップします。 組織の世代管理(組織変更) 組織の世代管理(組織変更) 組織情報は複数世代を保持することができ、手動もしくは期間指定によって、有効/無効を切り替えることが可能です。 例えば、年度切り替えによる組織変更に対応する場合、年度別に組織情報の世代を作成して管理します。複数世代を同時に有効にできるため、次年度になってからも一定期間旧年度の組織で申請を許可するなどの柔軟な運用を実現します。 一括インポート ユーザー組織管理一括インポート ユーザー・組織情報は画面上での設定だけでなく、テキストファイル(CSV形式)でインポート/エクスポートが行えます。他システムからユーザー情報を取り込む、CSV形式で直接データを編集するといったことが可能です。 また、オプション製品「ユーザー情報連携オプション」を用いることでActiveDirectoryや他システムのユーザーマスターとの同期処理をバッチ処理で自動化することができます。 『ユーザー情報連携』の詳細はこちら ## 承認・決裁 URL: https://www.createwebflow.jp/function/approve.html 承認依頼 承認待ち一覧の表示 自分への承認依頼は、処理待ち一覧で確認します。 メール通知で気づき漏れ防止 申請時・承認時には、次の承認者へ(決裁時には申請者へ)の自動メール通知を設定できます。 承認 承認フォーム 承認フォームも申請フォーム同様、紙の申請書のようにデザインされた入力フォームです。 『承認フォーム』の詳細はこちら 内容を確認し、必要に応じて押印(自動/手動)や入力をして、承認を行います。 承認段階によるフィールドの表示/入力制御 承認フォームは、承認の段階によって各フィールドの表示/入力制御が可能です。 添付ファイル・コメントの確認 添付ファイル・コメントの確認 申請フォームに付随する添付ファイルやコメントは一覧表示で確認できます。 また、承認時にもファイル添付やコメント記入を行うことができます。 決裁 決裁者に指定されたユーザーが承認を行うことで、その申請案件は決裁完了の状態となります。 グループ承認 ひとつの承認ステップに複数人の承認者を配置することが可能です。 AND承認 AND承認 承認ステップに存在する承認者全員の承認を必要とします。 OR承認 OR承認 承認ステップに存在する承認者のうち、誰か一人の承認を必要とします。 承認ルートの変化 承認ルートの設定により、回付中に発生する各種条件によって承認ルートを変化させることができます。 入力項目による条件分岐(自動) 入力項目による条件分岐1入力項目による条件分岐2 申請フォームに入力された値によって、承認ルートを自動的に切り替えます。 申請者権限によるルート変化(自動) 申請者権限によるルート変化 承認ルート上に申請者よりも下の役職の承認者が存在する場合に、承認を省略することが可能です。 同一ユーザー連続時のスキップ承認(自動) 同一ユーザー連続時のスキップ承認 承認ルート上に同一ユーザーが連続する場合に、承認をスキップすることが可能です。 ルート変更(手動) ルート変更画面 各承認ステップにおいてルート変更が許可されている場合は、後続の承認者の変更・追加・挿入・削除を行うことができます。 代わりの人に承認を依頼 代理承認・代行承認 不在などの際に、他のユーザーに承認処理を依頼することができます。 代理承認(承認権限の委譲) 代理承認を行うユーザーは、自分の名義・印影を使用して承認します。 代行承認(承認操作の委譲) 代行承認を行うユーザーは、本来の承認者の名義・印影を使用して承認します。 その他、承認者・決裁者のための機能 予定 承認依頼が回ってくる予定の申請案件を一覧で確認できます。 相談 承認・決裁権限のない第三者と申請内容について相談してから承認することができます。 承認者がその申請について他のユーザーと相談するためのスレッドを立てます。相談相手は組織に登録されたユーザーの中から承認者が選定します。 保留 承認までに検討で時間を要す場合、保留というステータスに変えて入力したデータを保存することができます。 申請者や他の承認者が状況確認のために承認ルートを表示した際、保留の状態であることを示します。 まとめて承認 多くの案件を処理する場合には、複数の申請案件をまとめて承認することで操作を短縮できます。 連続承認 リスト上で選択した申請案件について、承認フォームで内容を確認しながら、連続で承認します。 一括承認 リスト上で申請案件を選択し、一括で承認します。 差戻し 承認しない場合は、差戻しを行います。差戻しには以下の3種類があります。 否認 承認依頼を否認します。 否認により申請案件は完了します。 再申請請求 申請内容に不備がある場合などに、申請者に対して修正を促し再申請を請求します。 再承認請求 自分以前の承認内容に不備がある場合などに、その承認者を指定して再承認を請求します。 取戻し 自分が決裁者ではなく、自分の承認以降の承認者が承認や保留をしていない場合に、承認前の状態に戻すことができます。 督促 承認が滞っている場合、特定の承認者に対してメールで督促できます。 ## 駅探連携（経路検索・交通費） URL: https://www.createwebflow.jp/function/ekitan.html 経路検索で交通費を自動入力 交通費や旅費精算の申請書を作成する場合に、駅探社の経路検索サービスを利用して交通費を自動入力するためのオプションです。 申請者が入力する手間の低減 入力ミス・計算ミスの削減 経理担当者の確認作業の削減 このように、経費精算におけるトータルの作業コストを削減することができます。 利用イメージ ワークフローシステムと経路検索サービスを連携した交通費の申請イメージ 経路検索画面のバリエーション 1交通費精算: 片道/往復 2定期申請: 1ヶ月/3ヶ月/6ヶ月 3席種別選択: 自由席/指定席/グリーン席 4定期区間金額を除外した精算 ※1~4を組み合わせて設定できます。 付随機能 1定期区間情報の登録 駅探連携オプションのご利用には、別途、株式会社駅探の乗り換え案内ASPサービス契約が必要です。 オプションの価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 価格-パッケージ版 ## ポートレット表示 URL: https://www.createwebflow.jp/function/portlet.html グループウェアのポータル画面にワークフロー情報を表示 社内業務で欠かすことのできないグループウェアなどのポータルサイトも、Create!Webフローならシームレスにつながります。シングルサインオンはもちろん、ポータル画面上から申請・承認件数、承認状況などの一覧情報を確認することができます。さらにワンクリックで直接承認画面を表示して承認を行うことが出来ます。 専用ポートレット グループウェア等のポータル画面上にCreate!Webフローのポートレットを表示します。 ポートレット表示利用イメージ図 申請案件や進捗状況を確認 グループウェア等のポータル画面上で承認待ち案件の件名や件数、進捗状況の確認ができます。 承認画面をダイレクトに表示 案件の件名をクリックすると承認画面を表示し、ワンステップで承認を完了できます。 オプションの価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 価格-パッケージ版 ## 決裁データ出力 URL: https://www.createwebflow.jp/function/approveddata.html 手動で決裁済みの情報をCSV形式で出力 手動で決裁済みの情報を出力するには、案件から出力する方法と集計結果から出力する方法があります。 案件から出力 帳票データ出力 申請案件のデータをCSV形式で出力します。出力したい申請書やその入力内容、案件の状態などを指定して出力することができます。 集計結果から出力 申請案件のデータを一覧表示、サマリ集計、クロス集計の3タイプの集計方法から選択して集計します。集計した結果はCSV形式で出力することができます。 『集計』の詳細はこちら 自動で決裁済みの情報をPDF、CSV形式で出力 「決裁データ出力オプション」を利用することで、Create!Webフローで決裁された申請書や属性情報を連携するシステムに合わせて出力することができます。 以下のような用途にご利用いただけます。 決裁された稟議書や見積書など各種申請書をファイルサーバーや文書管理システムに保管したい。 決裁された経費精算書や出張精算書などの金額を会計システムに登録したい。 利用イメージ 任意のサーバーにインストールし、Create!Webフローサーバーとインターネット(HTTP/HTTPS)経由で接続して処理を行います。 システム構成図 決裁後の申請書および属性情報、添付ファイルを出力 決裁(または否認)後の申請書(PDFファイル)および属性情報(CSVファイル)、添付ファイルを任意の出力領域に出力します。 属性情報の出力設定 属性情報の出力については、以下のような設定が可能です。 受取側システムに合わせた任意の項目、並び順の指定 固定値の出力や出力値に対する(ダブルクォーテーション)、'(シングルクォーテーション)の付加 1申請案件-1属性情報の出力、複数申請案件-1属性情報への出力(1ファイルにまとめて出力)の2種類の出力方法を選択可能 履歴管理および再出力 一度出力した申請案件情報は履歴管理され、必要に応じて再出力することが可能です。 オプションの価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 価格-パッケージ版 ## ユーザー情報連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/orgdata.html ユーザー・組織情報をインポート/エクスポートするには、手動で行う、もしくはバッチ処理で行う方法があります。どちらの場合もCSV形式で、CSVファイルのフォーマットは共通です。 手動で組織・ユーザー情報をインポート/エクスポート ユーザー・組織情報をCSV形式でインポート/エクスポートすることができます。他システムからユーザー情報を取り込む、CSV形式で直接データを編集するなどの操作を行うことができます。 手動での組織・ユーザー情報のインポート/エクスポートは標準機能のため、オプションは必要ありません。 バッチ処理で組織・ユーザー情報をインポート/エクスポート 「ユーザー情報連携オプション」を利用することで、Create!Webフローの組織・ユーザー情報をバッチ処理でインポート/エクスポートすることができます。 以下のような用途にご利用ください。 他システムで管理している人事データを利用したい。 組織変更や人事異動に伴う組織情報およびユーザー情報の登録・更新を自動化したい。 利用イメージ 任意のサーバーにインストールし、Create!Webフローサーバーとインターネット(HTTP/HTTPS)経由で接続して処理を行います。 システム構成図 インポート/エクスポート設定 設定画面からタスクを登録することにより、以下のバッチ処理を設定できます。 組織・ユーザー情報のインポート CSVファイルのデータを元に、Create!Webフローへの組織情報の登録・更新を実行します。 ※Create!Webフローへ取り込み可能なファイルフォーマット(CSV)である必要があります。 組織・ユーザー情報のエクスポート Create!Webフローに登録されている組織情報をCSVファイルに出力します。 指定期日に自動実行 手動実行の他、タスクスケジューラーなどを利用して予め指定した日時での実行が可能です。 オプションの価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 価格-パッケージ版 ## API連携 URL: https://www.createwebflow.jp/function/api.html API(アプリケーションプログラミングインターフェース)を使うことで、外部システムと連携したり、システム機能を拡張することが可能です。 Web API、Webサービスで外部システムから連携 Web API(REST)またはWebサービス(SOAP)を使用し、グループウェアや基幹システムといった外部システムから、ネットワーク経由でワークフローシステムを操作することができます。 API連携システム構成図 情報取得 Create!Webフロー内の申請案件や組織・ユーザー情報などの情報を取得できます。 例えば、外部システムで申請案件の進捗状況一覧などを取得して表示するなど、データの再利用が可能となります。 申請/承認処理の実行 外部システム側に処理を実装することで、Create!Webフローのワークフロー処理を実行できます。 例えば、外部システム側に作成した専用画面から、承認や申請を行うことが可能となります。 ワークフローシステムの機能を拡張(Java API) Create!Webフロー側に任意のJavaプログラムを追加して、Create!Webフローの処理を起点としたリアルタイムの外部連携を実現できます。 申請/承認の後処理 申請/承認が行われた際に、任意の業務ロジックを後処理として追加できます。 例えば、決裁された申請書データで外部システムのマスターを更新することが可能となります。 オプションの価格については以下をご参照ください。 価格-クラウド版 価格-パッケージ版 --- # 利用シーン ## 見積書、注文書ワークフロー URL: https://www.createwebflow.jp/scene/sales.html scene 商品マスターがあり手入力したくない 見積書の電子化でデータベースからマスター参照 scene 外出中でも急ぎの重要な案件がある 見積書の電子化で外出先でも承認・決裁 見積書ワークフローの課題 商品マスターと連携して転記入力作業とミスを減らしたい。 外出先の承認者からすぐに承認をとりつけたい。 見積条件によって、承認者が変わる。 決裁文書をPDFにしてお客様にすぐに提出したい。 Create!Webフローで改善 商品マスターとつなげる 見積書を作成するときに、商品情報をわざわざ手入力したり、転記したりしていませんか。Create!Webフローは、入力項目に 別システムのデータベースを参照して表示させることができます。商品のマスターデータを参照することができれば、ユーザーは手入力しなくてもプルダウンの選択肢の中から商品を選択したり、選択した商品に対応する価格を自動表示させたりすることができます。 メール通知やタブレット端末利用で、スピード決裁 ワークフローシステムを導入しても、承認者が自分へ届いていることに気づかなければ滞留の課題は残り続けます。Create!Webフローは、申請や承認が行われると次の承認者に承認依頼がメールで通知されます。急ぎの場合は、承認を督促することができます。 Create!Webフローは、スマートフォンやタブレット端末(iPhone/iPad/Android)に対応しています。スマートフォンやタブレット端末があれば、承認者はPCを持ち歩かなくても、外出先から承認を行うことができます。 見積金額に応じて、承認ルートを自動で変更 見積書は、金額の大きさや値引きの有無などの条件に応じて承認ルートが変わることが一般的です。Create!Webフローは、見積条件にあわせて承認ルートを自動で変更させることができます。条件が複数重なった場合の承認ルートを作成することもできます。 顧客へはPDFファイルですぐに提案 Create!Webフローは、決裁された見積書をPDFファイルに自動変換します。わざわざ会社に戻り、紙の見積書をスキャナーで画像化しなくてもPDFファイルをすぐにダウンロードできるので、 外出中だったとしても PDFファイルをメール送信すれば、顧客にすばやく提案することができます。 SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)とつなげる。 SFAやCRMとCreate!Webフローとをシステム連携すると、例えば次のようなことができるようになります。 ・SFAやCRMで作成した見積データを参照表示させて、Create!Webフローで見積書を申請する。 ・決裁された見積データをSFAやCRMの関連している案件に紐づけて管理する。 ## 工場への申請ワークフロー URL: https://www.createwebflow.jp/scene/factories.html scene 工場と迅速かつ正確に行う必要がある 拠点間の申請業務も電子化で迅速な情報共有が可能 工場への申請ワークフローの課題 工場への連絡を迅速に行いたい。 クレーム発生箇所や対応依頼内容を工場へ正確に伝えたい。 内容や状況に応じて報告先を変更したい。 対応結果を共有し、企業のノウハウ、ナレッジを高めたい。 Create!Webフローで改善 ペーパーレス(電子化) お客様からクレームが発生してしまったときや、緊急対応で工場へ安全点検を指示しなければならないときは、迅速な対応をすることが求められます。もしコールセンターに入ってきたお客様からの情報を、遠く離れた工場に紙の報告書で申請していると、その往復だけで数日かかってしまいます。 ワークフローシステムを導入することで、コールセンターで発生した情報を瞬時に工場に伝えることができます。お客様に対しては、工場からの的確な対処法をすぐに伝えることができるようになり、被害の拡大を防ぐことができます。 迅速な対応をその場かぎりで行うのであれば電話などで行うことも可能ですが、ワークフローシステムはその一連のやりとりについて可視化し、記録をとることができます。迅速な対応をしつつ同時にエビデンスを残します。 申請書への画像貼り付け Create!Webフローでは、申請フォーム上に写真などの画像をアップロードして貼りつけることができます。文章のみでは伝わりにくい内容も正確に伝達することが可能です。 申請フォーム上に画像を貼り付けていると、申請書をいったん閉じてから添付ファイルを確認することなく、申請内容を読みつつ画像を確認することができるようになります。 柔軟な承認ルート設定 Create!Webフローは、あらかじめ回付先が決められているため、誰に送れば良いのか悩む必要はありません。 また、承認ステップも柔軟に変更することができるため、申請内容に応じて適切な承認者、決裁者を設定することができます。 案件情報の共有・保管 Create!Webフローは、承認ルート上に存在しないユーザーへも、案件を参照させることのできる共有設定があります。 発生した事故や事象に対するエビデンスを残すとともに、共有設定を活用することで、当事者だけではなく全社員に向けて即座に周知することができるようになります。経験則を社内共有し、記録することで、再発防止や別の拠点で似たようなケースが発生したときの初動が早くなります。 ## 店舗からの申請ワークフロー URL: https://www.createwebflow.jp/scene/offices.html scene 全国にたくさんのチェーン店がある 拠点間の申請業務も電子化で意思疎通のタイムラグや通信費を削減 scene エリアマネージャーに過重な負担がかかる 店舗と本社の申請業務も電子化によりエリアマネージャーの移動負担を軽減 店舗からの申請ワークフローの課題 本社と店舗との意思疎通のタイムラグや通信費がかさむ。 エリアマネージャーの負担が大きい。 Create!Webフローで改善 ワークフローシステムで拠点間をシームレスにつなぐ 例えば30店舗のチェーン展開をされている企業において、店舗から本社に送信する申請書類が仮に1店舗あたり1日たった1枚だとしても、本社に届く書類の数は年間で1万枚を超えます。申請のたびに発生する郵送やFAXによる通信費が課題になるだけでなく、これだけの量になると、本社に届くまでに紛失してしまう事故も起こりえますし、紙の保管コストは膨大です。 ワークフローシステムを導入することで、店舗や支社などの分散した拠点から本部までシームレスにつながります。通信費を削減するだけでなく、事故を防ぐという点においても導入メリットがあります。 直感的に操作でき、ユーザー教育が不要 Create!Webフローは、既存の申請書のフォーマット(Excel/Word/PDF)をインポートして、申請フォームを作成できます。これまでの申請書と書き方が同じであれば、システム操作に不慣れな社員でも戸惑うことがなく、紙の運用からシステム導入へ違和感なく移行させることができます。 操作感は、メールソフトに近いユーザーインターフェースです。メールソフトを扱うことができるITリテラシーがあればすぐに直感的に利用できます。操作方法をユーザーに教育するために、導入担当者がわざわざ全国の店舗へ出向くこともなく、すぐに始めることができます。 ## 人事考課表ワークフロー URL: https://www.createwebflow.jp/scene/jinji.html scene 人事考課表には、記入できる箇所と、閲覧権限がある 閲覧権限・入力制限を付与できる機能で人事考課の電子化を実現 人事考課表ワークフローの課題 申請者と承認者で必須入力や書き込み禁止の箇所が異なる。 最終結果を途中承認者や申請者本人に知らせたくない。 Create!Webフローで改善 申請フォームと承認フォーム 人事考課表のワークフローの場合、本人(申請者)が自己評価を記入した箇所を、評価者(承認者)が書き換えることができてしまうと問題があります。本人記入欄は本人にのみ記入許可を付与しつつ、別枠では評価者のみが記入できる項目を設けなければなりません。Create!Webフローは、申請者、承認者で異なるレイアウトデザインを作成することができます。申請者と承認者それぞれの立場で別のフォームを利用することができます。 また、入力項目に対し必須入力とさせることができます。読み取り専用とし入力不可にすることもできます。これにより、本人が記入すべき箇所が明瞭になり、誤った箇所に記入してしまうようなことがなくなりますし、本人以外が不正に改ざんをするようなことができなくなります。 後閲権限指定 Create!Webフローは、決裁が完了したあとにドキュメントを閲覧できるかどうかの「後閲」権限指定があります。この指定を活用することで、例えば人事考課表の最終決定通知を、途中の評価者には最終結果を知られることがないようにしたり、あるいは逆に、申請者本人には結果を知らせないでおく、といったワークフローを実現することができます。 ## 情報システム関連ワークフロー URL: https://www.createwebflow.jp/scene/jo-system.html scene ITで内部統制をしたい、でも... 申請業務の電子化で内部統制を実施 情報システム関連ワークフロー課題 ITで内部統制を実施したい。 他の部門から紙で申請が集中する。 Create!Webフローで改善 進捗状況の可視化と証跡の管理 ワークフローシステムの導入は、単に自動化してユーザーが便利になるだけではありません。申請や承認をした履歴の一切を電子的に記録し保管することができるので、進捗状況や決裁情報の可視化ができ、業務プロセス(ワークフロー)の透明性と保守性の裏付けとすることができます。 今、企業にはコンプライアンスの徹底が求められています。すでに2006年に施行された会社法やその翌年施行の金融商品取引法では、財務報告の透明性とその内部統制の義務化に加え、ITを活用したシステム統制を基本的要素の一つとしています。さらにさかのぼる2001年施行のe-文書法でも、帳簿や国税関係書類だけでなく、稟議書やその他社内文書についても電子化することが望ましいとされています。 情報システム部門が率先する 企業のIT化はあらゆる業務において日進月歩で拡張しています。メールの利用はもはや当たり前になり、業務システムを利用するためPCやタブレット端末が社員一人ひとりに与えられています。メールアカウント発行、システムID申請、PCやその他ハードウェアの購入申請、データ修正依頼など、IT化が進めば進むほど、そのITを利用申請するためのワークフローは比例して増えています。 業務効率化のためにシステムを導入しているにもかかわらず、その利用申請が紙の申請書で情報システム部門に集中して届くようなことがあれば、情報システム部門にとってはむしろ業務効率が逆行することになります。情報システム部門こそ、ワークフローシステムの導入を率先して社内に推奨しましょう。 ## 経費精算／出張費精算ワークフロー URL: https://www.createwebflow.jp/scene/seisan.html scene いつも同じ取引先に出張している 経費精算・出張費精算の電子化で繰り返し作業の負担を軽減 経費申請・経費精算ワークフローの課題 前回の内容をコピーして申請したい。 決裁された経費精算情報を、会計システムとデータ連携したい。 出張旅費の申請と精算のように、複数のワークフローで1セットの業務がある。 Create!Webフローで改善 過去の経費申請データをコピーして申請 例えば同じ取引先に何度も出張していると、行先や交通費は過去に申請した内容と変わらないので、過去に一度経費申請したことがある内容をコピーすることができれば、2度目以降にまた最初から申請書を書く必要がなくなり、手間を省くことができます。Create!Webフローは、過去の申請データを利用して新しい申請フォームを起票することができます。 自らの申請データだけでなく、他者が申請したデータも利用することができます。 システム連携で2重入力を避ける 支払依頼伝票のような、申請部門で決裁された伝票を、経理部門が受け取って会計システムに登録するような業務の場合、決裁されたデータを会計システムへとデータ連携できるようになると、経理担当者の入力ミスや作業負担を大幅に軽減させることができます。 Create!Webフローは、決裁されたデータをCSVファイルとして出力することができます。またオプション製品を使うことで、データベース連携もできるようになります。 あるいは、申請するときに、経費科目の記入を別システムで管理しているデータベースから参照表示できるようにすると、転記する手間がなくなり、かつデータベースの2重管理を防ぐことができます。Create!Webフローは、申請フォームの項目に別システムのデータベースを参照した値を表示させることができます。 別名申請・関連案件 出張申請書と出張精算書など、申請部門で事前に承認された申請書と同じ内容でも、精算は経理部門に提出する手続きが必要となるような業務があります。この時、同じ内容を二度入力するような手間をかけてはいないでしょうか。 Create!Webフローでは、「別名申請」機能を使用することで、過去の申請からデータをコピーして新しい申請フォームを作成できます。異なる種類の申請書でも使えるので、申請書・精算書などのセットとなる申請業務をより簡便に行うことができます。 さらに「関連案件」機能で過去の申請案件と紐づけて申請することにより、事前に申請部門で承認されたとおりの内容で精算書が提出されていることなどを手早く確認することができるようになります。 ## 総務諸届、勤怠諸届ワークフロー URL: https://www.createwebflow.jp/scene/soumu.html scene 働き方改革とはいうものの... 申請業務の電子化で自宅や外出先からの申請・承認が実現 scene 総務部門はとにかく申請書の種類が多い 申請業務の電子化で年度毎の版管理やデザイン変更も一元管理 総務諸届、勤怠諸届ワークフローの課題 申請書が会社にしかなく、会社からでないと申請できない。 申請書の種類がたくさんあるから管理が大変。 どれが最新のテンプレートか分からない。 Create!Webフローで改善 社外から申請・承認 週明け月曜日が提出期限の申請があるのに、金曜日に外出先での打ち合わせが夜遅くまで長引いてしまったとき、申請書が会社にしかなかったら...。たとえ遅くなったとしてもわざわざ会社に戻らなければなりません。社外から申請することができるようになれば、外出先から会社に戻ったり、休暇中にもかかわらず申請のために出社する必要がなくなります。 あるいは、子育てや介護で長期休暇中の社員が、提出すべき申請書が会社にしかなければ、どうやって申請すればよいでしょうか。無理にでも都合をつけて出社しなければなりません。 ワークフローシステムは、こうしたテレワークに最適です。外出先や自宅からでも申請、承認ができるため、働き方改革の実現に近づくことができます。 既存のレイアウトデザインをそのまま電子化 Create!Webフローは、既存の申請書のフォーマット(Excel/Word/PDF)をインポートして、申請フォームを作成することができます。既にExcelやWordでレイアウトデザインを作成されていれば、ユーザーの馴染み深いデザインでワークフローシステムを始めることができます。 また、既存の申請フォームを複製して作成したり、過去の申請フォームを上書きしないで残しておくことができるので、年度ごとにほんの少しだけデザインが変わるような申請書の作成、管理も容易にできます。 ドキュメント(申請フォーム)は管理者が一元管理 申請書のテンプレートをExcelやWordで作成している場合、そのテンプレートを所定のフォルダーに無造作に置いているケースがあります。これではユーザーはどの申請書を使用してよいのかわかりづらく、ときには誤ったテンプレートを選択してしまうかもしれません。 Create!Webフローは、ユーザーが利用可能な申請書だけが画面に一覧表示されるようになっています。ユーザーが現在利用していない、あるいは利用できない申請書を誤って選択してしまうようなミスは起こりえません。 ## 稟議書（決裁伺い）ワークフロー URL: https://www.createwebflow.jp/scene/ringi.html scene 紙の申請書をやめてシステムにしたい、でも... 誰もが使いやすい電子稟議システムとは scene こんなシステムって実現可能ですか? 申請内容に応じて承認者・決裁者を自動で決定。業務効率のスピードアップを実現する電子稟議システム 稟議書ワークフローの課題 既存の紙文書を再現したい。 添付ファイルが多い。 申請内容によって承認者(決裁者)が変わる。 決裁後、申請者へすぐに通知したい。 Create!Webフローで改善 既存のレイアウトデザインをそのまま電子化 今までと同じレイアウトデザインで申請フォームを作成することができるなら、ユーザーにとっては慣れているので、ワークフローシステム導入時に記入方法をあれこれ説明しなくても戸惑うことがありません。 Create!Webフローは、既存の稟議書のフォーマット(Excel/Word/PDF)をインポートして、申請フォームを作成することができます。 承認も決裁も、紙にハンコを押すのと同じような操作感で行えるので、Web入力に抵抗がある方もさほど難しくはありません。 たくさんの資料も電子ファイルで添付 稟議書にはたくさんの添付ファイルがつきものです。Create!Webフローは、申請時、承認時に電子ファイルを添付することができます。承認ルートにいる方はどなたでも最大10ファイル添付することができます。さらに、だれがいつ添付したか履歴を残します。 稟議書に資料を添付することができると、役員会の前に別途メールで資料を送ったりする必要はありませんし、資料を稟議書とセットで管理できるようにしておけば、あとで確認したいときに検索性が高まります。 また、添付ファイルのルールやポリシーを設定することができます。 複雑な規定にも対応できる承認ルート ユーザーが入力する値や選択した項目に応じて、自動で承認ルートが確定されるようになれば、だれにまわせばよいのかとくに意識しないで申請できるようになります。Create!Webフローは、複雑な会社規定、条件にあわせた承認ルートを作成することができます。 案件ごとに承認者、決裁者を指定したい場合は、承認者、決裁者を未定義とする承認ルートの作成方法があります。稟議書では、申請された内容を確認したときにはじめて承認者、決裁者をだれにするか決定できるようなケースがあり、全自動ではなくその時々で承認ルートを決めるほうが便利な場合もあります。 その他に、その案件かぎりとして途中承認者を挿入、変更、追加、削除ができる「ルート変更」機能があります。 メール通知でスピードアップ とっくに決裁が完了しているにもかかわらず申請者本人が待ちぼうけになっていることはありませんか。 Create!Webフローは、申請・承認が行われると、次の承認者へ承認依頼をメール通知することができます。決裁が完了するとすぐに申請者へメール通知されます。 --- # 申請書サンプル ## 稟議書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/ringi.html 申請者の所属、氏名を自動的に表示しています。 登録された申請者と承認者の印影を自動的に表示しています。 複数ページに渡る申請書を作成できます。 申請書の2ページ目に承認された履歴を表示しています。 未入力では申請できない必須項目が設定されています。 コメント欄に入力された内容を、承認時のコメントとして利用します。 ## 発注依頼書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/hacchu-irai.html 自動採番を利用してNoを表示しています。 申請日を自動的に表示しています。 合計値の自動計算の設定が可能です。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 発注伺書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/hacchu-ukagai.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 合計値の自動計算の設定が可能です。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 見積書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/mitsumori.html 製品名や価格の情報をマスタから取得しています。 自動採番を利用して見積書Noを表示しています。 製品数量や価格を利用して合計金額を自動的に計算します。 条件分岐を利用して合計金額に応じて承認ルートが変わります。 ## 注文書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/chumon.html 合計値の自動計算の設定が可能です。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 納品書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/nouhin.html 自動採番を利用して納品Noを表示しています。 申請日を自動的に表示しています。 合計値の自動計算の設定が可能です。 ## 請求書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/seikyu.html 自動採番を利用して請求Noを表示しています。 申請日を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) 合計値や差引額などの自動計算の設定が可能です。 ## 受領書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/juryo.html 自動採番を利用して受領Noを表示しています。 申請日を自動的に表示しています。 合計値の自動計算の設定が可能です。 ## 検収書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/kenshu.html 自動採番を利用して検収Noを表示しています。 申請日を自動的に表示しています。 合計値の自動計算の設定が可能です。 ## 出張旅費申請書/精算書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/shuccho.html 申請者の氏名、権限、所属を自動的に表示しています。 登録された申請者と承認者の印影を自動的に表示しています。 出張旅費申請書に入力した内容を、精算時に引き継いで利用できます。 申請者と承認者で入力できる項目が分かれています。 出張先欄に入力した内容を申請時の件名として利用します。 ## 仮払金精算書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/karibarai.html カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 合計値や差引額などの自動計算が設定可能です。 ## 経費精算書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/keihi.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 合計値の自動計算の設定が可能です。 ## 休暇届 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/kyuka.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) 区分を選択していない場合に、メッセージが表示されます。 ## 休日出勤願 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/kyujitsu.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 時間外勤務願 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/jikangai.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 遅刻・早退届 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/chikoku.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 直行・直帰願 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/chokko.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 備品請求書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/bihin.html 申請者の所属、氏名を自動的に表示しています。 登録された申請者と承認者の印影を自動的に表示しています。 納期欄に入力された日付を指定したフォーマットで表示しています。 ## 育児休業願 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/ikuji.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 介護休業申請書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/kaigo.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 休職願 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/kyushoku.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 慶弔事届 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/keicho.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 結婚届 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/kekkon.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) 申請者と承認者で入力制限の設定が可能です。 ## 住所変更届 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/jusho.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 出生届 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/shussho.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) ## 身上異動届 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/shinjo.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 複数行の入力が可能です。 ## クレーム処理報告書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/complaint.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 複数行の入力が可能です。 ## 始末書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/shimatsu.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 複数行の入力が可能です。 ## 事故報告書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/jiko.html 申請者の氏名、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) 複数行の入力が可能です。 ## 出張報告書 URL: https://www.createwebflow.jp/sample/shuccho-houkoku.html 申請者の氏名、権限、所属、申請日を自動的に表示しています。 登録された申請者の印影を自動的に表示しています。 カレンダー入力が可能です。(Webフォームの場合のみ) 複数行の入力が可能です。 ---