ワークフローの基礎知識と
ワークフローシステム導入のメリット

業務を改善する方法として活用されるワークフロー。
ここでは、そのワークフローの本来の意味と、ワークフローを電子化することで、組織や業務がどのように変わるのかについて解説します。

ワークフローとは？

そもそも、ワークフローとは何か

ワークフローとは、業務についての一連のやりとりの流れのことを指します。組織の中で行われる大抵の業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理をし、完了させるのか」という流れが存在します。

たとえば、管理部門による消耗品の発注業務では、所属部署内外の関係者の間で繰り返される事務手続きや作業など、決められた流れがあります。

また、組織の意思決定を行う稟議決裁業務のように、業務内容や書類の種類その他条件によって判断をする人や人数・ステップなど、流れが複雑に変化するものもあります。

このように、組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。

ワークフローで業務改善

ある業務の改善を考えるとき、まずはその業務についてこうした流れのパターンを洗い出し、ワークフローを定義してみましょう。そうすることで、手続きや作業といった業務タスクの内容と役割分担、人の間を流通する情報（文書、データ等）を明確化できます。

そして、定義したワークフローを客観的に評価することで、問題点や改善策が見えてくるのです。

ワークフローシステムとは？

紙で運用されるワークフローの問題点

ワークフローを見直し、業務タスクを整理するだけでも、業務効率はかなり向上することでしょう。しかし、効率化を阻害するのは業務タスクの中身ばかりではありません。各ステップ間の引継ぎ、すなわち「流れ」の部分にこそ多くのボトルネックが潜んでいます。

たとえば、ワークフローを紙やメールで運用しているという場合。申請書を探したり、承認者・決裁者が誰なのかを都度調べる必要があったり、輸送や保管に手間がかかったり。

探す、調べる、運ぶ、それぞれ些細なことですが、そうした小さな停滞が積み重なることによって、他のどの業務手順を改善したとしても効率化には限界ができてしまいます。

ワークフローシステムで申請・承認・決裁業務を電子化・自動化する

ワークフローシステムは、この流れの部分を自動化するためにつくられたシステムです。インターフェースとなるのは電子化された申請フォーム。業務のスタートは申請です。

申請者は、ワークフローシステム上で一元管理された申請フォームの中から自分が使いたいものを選んで使用します。申請された業務情報は申請者の組織・役割、申請内容によって自動的に承認者・決裁者を特定してリレーされていき、決裁された後はデータや電子ファイルとして保管されます。

このように、業務の流れを円滑にするワークフローシステムを利用したワークフローの電子化・自動化は、組織に様々なメリットをもたらします。

ワークフローシステム導入のメリット

1. 業務プロセスの可視化

   • 申請・承認・決裁業務に関わる人物や組織の範囲、情報とその流れがワークフローシステム上に可視化されます。
   • 申請書が誰のところにあるのか、承認の進捗状況を常に確認できることで、業務の停滞を防ぎます。

   

2. 意思決定のスピードアップ

   • パソコン上で手軽に申請・承認。あとはルート自動判定で次々に承認者・決裁者に回付されます。
   • 外出先からも利用できるため、申請から決裁までの時間を大幅に短縮できます。

   

3. ペーパーレスでコスト削減

   • 申請書の電子化により紙代、プリント代、メール・FAXの通信費、郵送費を削減できます。
   • 決裁された後はファイリング・保管スペースも不要。システム検索ですぐに過去の文書が見つかり、書類紛失の心配もないため、管理が楽になります。

   

4. 内部統制を強化

   • 申請フォームと承認ルートの一元管理で、必要な情報が必要な人に正しく伝えられることを担保できます。
   • 証跡や決裁情報の可視化、文書の改ざん防止などコンプライアンスの強化を行うことができます。

   

5. 業務効率を継続的に改善

   • 過去データの利用や他システムとのデータ連携により、無駄な入力が不要になり人為的ミスもなくなります。
   • システムの導入時はもちろん、導入後の定期的な見直しにより、継続的に業務を改善できます。

   

6. 働き方改革

   • どこからでもアクセスできるため、申請や承認、決裁業務のために出社する必要がありません。
   • 時間や場所に囚われない働き方を支援します。

   

以上、ワークフローの基礎知識と、その電子化のメリットについて簡単に解説しました。
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ワークフローシステム導入までの準備

• 動画でわかるワークフローシステム
• ～人手と時間のかかる業務を改善～ 稟議書の決裁フローを電子化する効果とは？（ワークフロー研究室）