業務を改善する方法として活用されるワークフロー。
ここでは、そのワークフローの本来の意味と、ワークフローを電子化することで、組織や業務がどのように変わるのかについて解説します。

ワークフローとは?

そもそも、ワークフローとは何か

ワークフローとは、業務についての一連のやりとりの流れのことを指します。組織の中で行われる大抵の業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理をし、完了させるのか」という流れが存在します。

たとえば、管理部門による消耗品の発注業務では、所属部署内外の関係者の間で繰り返される事務手続きや作業など、決められた流れがあります。

繰り返される消耗品の発注ワークフロー

また、組織の意思決定を行う稟議業務のように、業務内容や書類の種類その他条件によって判断をする人や人数・ステップなど、流れが複雑に変化するものもあります。

流れが変化する稟議ワークフロー

このように、組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。

ワークフローで業務改善

ある業務の改善を考えるとき、まずはその業務についてこうした流れのパターンを洗い出し、ワークフローを定義してみましょう。そうすることで、手続きや作業といった業務タスクの内容と役割分担、人の間を流通する情報(文書、データ等)を明確化できます。

そして、定義したワークフローを客観的に評価することで、問題点や改善策が見えてくるのです。

ワークフローシステムとは?

紙で運用されるワークフローの問題点

ワークフローを見直し、業務タスクを整理するだけでも、業務効率はかなり向上することでしょう。しかし、効率化を阻害するのは業務タスクの中身ばかりではありません。各ステップ間の引継ぎ、すなわち「流れ」の部分にこそ多くのボトルネックが潜んでいます。

たとえば、ワークフローを紙やメールで運用しているという場合。申請書を探したり、承認者・決裁者が誰なのかを都度調べる必要があったり、輸送や保管に手間がかかったり。

紙で運用されるワークフローの問題点

探す、調べる、運ぶ、それぞれ些細なことですが、そうした小さな停滞が積み重なることによって、他のどの業務手順を改善したとしても効率化には限界ができてしまいます。

ワークフローシステムで流れを自動化する

ワークフローシステムは、この流れの部分を自動化するためにつくられたシステムです。インターフェースとなるの電子化された申請フォーム。業務のスタートは申請です。

ワークフローシステムで流れを自動化する

申請者は、システム上で一元管理された申請フォームの中から自分が使いたいものを選んで使用します。申請された業務情報は申請者の組織・役割、申請内容によって自動的に承認者を特定してリレーされていき、最終的にはデータやファイルとして保管されます。

このように、業務の流れを円滑にするワークフローシステムを利用したワークフローの電子化・自動化は、組織に様々なメリットをもたらします。

ワークフローシステム導入のメリット

  1. 業務プロセスの可視化

    • 業務に関わる人物や組織の範囲、情報とその流れがシステム上に可視化されます。
    • 申請書が誰のところにあるのか、進捗状況を常に確認できることで、業務の停滞を防ぎます。

    業務プロセスの可視化

  2. 意思決定のスピードアップ

    • パソコン上で手軽に申請・承認。あとはルート自動判定で次々に回付されます。
    • 外出先からも利用できるため、決裁までの時間を大幅に短縮できます。

    意思決定のスピードアップ

  3. ペーパーレスでコスト削減

    • 紙代、プリント代、メール・FAXの通信費、郵送費を削減できます。
    • ファイリング・保管スペースも不要。システム検索ですぐに過去の文書が見つかり、書類紛失の心配もないため、管理が楽になります。

    ペーパーレスでコスト削減

  4. 内部統制を強化

    • 申請フォームと承認ルートの一元管理で、必要な情報が必要な人に正しく伝えられることを担保できます。
    • 証跡や決裁情報の可視化、コンプライアンスの強化を行うことができます。

    内部統制を強化

  5. 業務効率を継続的に改善

    • 過去データの利用や他システムとのデータ連携により、無駄な入力が不要になり人為的ミスもなくなります。
    • 導入時はもちろん、導入後の定期的な見直しにより、継続的に業務を改善できます。

    業務効率を継続的に改善

  6. 働き方改革

    • どこからでもアクセスできるため、申請業務のために出社する必要がありません。
    • 時間や場所に囚われない働き方を支援します。

    働き方改革

以上、ワークフローの基礎知識と、その自動化のメリットについて簡単に解説させていただきました。
より詳しく知りたい方は、以下の動画や関連記事をご覧ください。

動画再生:Create!Webフローで電紙決裁はじめませんか?