総務諸届、勤怠諸届ワークフロー

多くの業務がシステム化されているにもかかわらず、総務諸届だけが紙文書のまま取り残されていませんか?
管轄している書類が多い総務部門は、もし改善できればその効果は絶大です。

帳票例

総務諸届、勤怠諸届(休暇/残業/通勤定期)、設備利用届(事務所/保養所/電話/鍵)、
社宅/寮借上申請、協力会社契約依頼、行事連絡表/社内通達書

scene 働き方改革とはいうものの...

申請業務の電子化で自宅や外出先からの申請・承認が実現

scene 総務部門はとにかく申請書の種類が多い

申請業務の電子化で年度毎の版管理やデザイン変更も一元管理

総務諸届ワークフローの課題

  • 申請書が会社にしかなく、会社からでないと申請できない。
  • 申請書の種類がたくさんある。
  • どれが最新のテンプレートか分からない。

Create!Webフローで改善

社外から申請・承認

週明け月曜日が提出期限の申請があるのに、金曜日に外出先での打ち合わせが夜遅くまで長引いてしまったとき、申請書が会社にしかなかったら...。たとえ遅くなったとしてもわざわざ会社に戻らなければなりません。社外から申請することができるようになれば、外出先から会社に戻ったり、休暇中にもかかわらず申請のために出社する必要がなくなります。
あるいは、子育てや介護で長期休暇中の社員が、提出すべき申請書が会社にしかなければ、どうやって申請すればよいでしょうか。無理にでも都合をつけて出社しなければなりません。

ワークフローシステムは、自宅からの申請を余儀なくされるテレワークに最適です。働き方改革の実現に近づくことができます。

既存のレイアウトデザインをそのまま電子化

Create!Webフローは、既存の申請書のフォーマット(Excel/Word/PDF)をインポートして、申請フォームを作成することができます。既にExcelやWordでレイアウトデザインを作成されていれば、ユーザーの馴染み深いデザインでワークフローシステムを始めることができます。
また、既存の申請フォームを複製して作成したり、過去の申請フォームを上書きしないで残しておくことができるので、年度ごとにほんの少しだけデザインが変わるような申請書の作成、管理も容易にできます。

ドキュメント(申請フォーム)は管理者が一元管理

申請書のテンプレートをExcelやWordで作成している場合、そのテンプレートを所定のフォルダーに無造作に置いているケースがあります。これではユーザーはどの申請書を使用してよいのかわかりづらく、ときには誤ったテンプレートを選択してしまうかもしれません。
Create!Webフローは、ユーザーが利用可能な申請書だけが画面に一覧表示されるようになっています。ユーザーが現在利用していない、あるいは利用できない申請書を誤って選択してしまうようなミスは起こりえません。