「ワークフローシステムをはじめて導入しようと思っているけど、何を準備すればいいの?」
導入までに必要な準備について、ステップ形式でご紹介します。

STEP.1 申請書はどれ?

申請書をピックアップ

まず最初に、ワークフローシステムにしたい申請業務を検討します。
いくつか複数の候補があれば優先順位をつけたほうがよいかもしれません。複数ある場合は、すべての業務を一斉にスタートさせる大掛かりな改革を目指す導入方法と、優先度の高い業務に限定してスモールスタートし、慣れた頃合いで徐々に拡大させていく導入方法とがあります。
業務が決まれば、それらの業務で使用している申請書をピックアップします。

既存の申請書を整理する

既存の申請書をピックアップできたら、次に取捨選択をします。
今後も使い続ける必要があるものと、この機会に廃止してもよいものとに分け、今後も使い続ける必要がある申請書をシステム対象とします。

申請書を項目単位で精査する

システム対象とする申請書が決まったら、その申請書のテンプレートを確認します。
レイアウトデザイン全体の見直しからはじまり、詳細は記入項目まで、追加、削除、修正すべき箇所を精査します。
現在の申請書がワークフローシステムに置きかわるのを想像して、ユーザーにとって便利になる方法を考えます。システムになると、項目への記入をユーザーに直接手入力をさせるよりも、選択式やデータ参照をさせて入力の手間を省く工夫をすることができるようになります。

STEP.2 全社員が使う?

利用範囲を把握する

申請書を使用しているユーザーの範囲を把握します。
申請書によっては、全社員が使用するものと一部の社員に限定して使用するものとがあります。
全社員といっても、正社員数が最大ということでもなくパート社員や協力会社の方にまで使用範囲が及ぶ申請書もあるので、ワークフローシステムを利用するユーザー数について、多くてどのくらいの規模になるのか把握しておきます。限定して使用するものとしては、例えば部門内で完結したり、あるいは管理職以上だけで事足りるような申請書があります。

組織階層、役割、上長関係を調査する

対象となる申請書ごとに、申請したあとに続く承認者や決裁者といった承認ルートを調査します。
また、組織情報についても調査します。組織情報は、グループ(部署)とロール(役職/役割)とで構成され、それらの上下関係(グループの階層とユーザーの上司/部下の関係)で組み立っています。

社内規定(決裁権限規定)を確認する

承認ルートは、社内規定どおりに正しく運用されているかどうか、念のため確認します。
ずっと長く続けている業務では、慣習的にルールよりも便利さを優先してしまい、知らず識らずのうちに規定に反してしまっていることがあります。
もしかすると規定を見直したほうが良い承認ルートがあるかもしれません。その場合は、規定の変更手続きについても進めます。

STEP.3 別システムとつなぐ?

システム連携は必須要件か

別システムとの連携は必須の要件になるかどうか検討します。
「グループウェアのポータル画面から直接起票する」 「別システムのデータを自動転記する」 「決裁されたデータを別システムに引き継ぐ」など、ワークフローシステムと別システムとを連携するほうが、ユーザビリティは高まりますが、その分、システムの全体図が大きくなります。別システムとの連携が必須になれば、そのシステムを管理する部門や、専門知識を持つ情報システム部門の協力が不可欠になります。実現可否を早めに判断するために、関係部門と綿密な打ち合わせを行います。

STEP.4 導入作業をするのはだれ?

利用開始までの作業分担を決める

初期設定やデータの初回登録といったシステムの導入作業について、作業をする担当者を決めます。
自社のメンバーだけで導入できるのか、あるいは専門の業者に委託するのかによってスケジュールや初期費用が変わってきます。
自社で導入作業をする場合においても、申請書の管轄部門だけで作業できるのか、情報システム部門の協力が必要なのかを検討します。情報システム部門の協力が必要な場合は、あらかじめ支援要請をしておきます。専門の業者に委託する場合は、作業費用について問い合わせをします。

導入環境についても試算する

導入作業の試算だけでなく、システムの導入環境についても試算しておきます。
ハードウェアを調達する場合においてもクラウドサービスを利用する場合においても、費用がどのくらいかかるのか物理的費用と人的費用両方の試算をしておきます。

STEP.5 メンテナンスはだれが担当する?

システムメンテナンス担当者を決めておく

ワークフローシステムをスタートすると、人事異動、規定(承認ルート)の変更、申請書フォーマットの改訂などにより、システムの更新作業(メンテナンス)が必ず発生します。初期導入作業を行った担当者がそのまま運用担当者になるかもしれませんが、スタート後は別の担当者に引き継ぐ可能性も想定し、運用担当者を事前に決めておきます。

準備O.K.

ここまでの準備ができればO.K.です。これらの準備のすべては、システム導入の要件定義に必要な情報となります。事前に準備をすることで要件定義がスムーズに進みます。この5つのステップをあらかじめ確認しておくことをおすすめします。

ワークフローシステム比較・選定のポイント