稟議書（決裁伺い）ワークフロー

scene 紙の申請書をやめてシステムにしたい、でも...

scene こんなシステムって実現可能ですか？

稟議書ワークフローの課題

• 既存の紙文書を再現したい。
• 添付ファイルが多い。
• 申請内容によって承認者（決裁者）が変わる。
• 決裁後、申請者へすぐに通知したい。

Create!Webフローで改善

既存のレイアウトデザインをそのまま電子化

今までと同じレイアウトデザインで申請フォームを作成することができるなら、ユーザーにとっては慣れているので、ワークフローシステム導入時に記入方法をあれこれ説明しなくても戸惑うことがありません。
Create!Webフローは、既存の稟議書のフォーマット（Excel/Word/PDF）をインポートして、申請フォームを作成することができます。

承認も決裁も、紙にハンコを押すのと同じような操作感で行えるので、Web入力に抵抗がある方もさほど難しくはありません。

たくさんの資料も電子ファイルで添付

稟議書にはたくさんの添付ファイルがつきものです。Create!Webフローは、申請時、承認時に電子ファイルを添付することができます。承認ルートにいる方はどなたでも最大10ファイル添付することができます。さらに、だれがいつ添付したか履歴を残します。
稟議書に資料を添付することができると、役員会の前に別途メールで資料を送ったりする必要はありませんし、資料を稟議書とセットで管理できるようにしておけば、あとで確認したいときに検索性が高まります。

また、添付ファイルのルールやポリシーを設定することができます。

複雑な規定にも対応できる承認ルート

ユーザーが入力する値や選択した項目に応じて、自動で承認ルートが確定されるようになれば、だれにまわせばよいのかとくに意識しないで申請できるようになります。Create!Webフローは、複雑な会社規定、条件にあわせた承認ルートを作成することができます。

案件ごとに承認者、決裁者を指定したい場合は、承認者、決裁者を未定義とする承認ルートの作成方法があります。稟議書では、申請された内容を確認したときにはじめて承認者、決裁者をだれにするか決定できるようなケースがあり、全自動ではなくその時々で承認ルートを決めるほうが便利な場合もあります。

その他に、その案件かぎりとして途中承認者を挿入、変更、追加、削除ができる「ルート変更」機能があります。

メール通知でスピードアップ

とっくに決裁が完了しているにもかかわらず申請者本人が待ちぼうけになっていることはありませんか。
Create!Webフローは、申請・承認が行われると、次の承認者へ承認依頼をメール通知することができます。決裁が完了するとすぐに申請者へメール通知されます。