学校法人北里研究所 様

(写真左より、学校法人北里研究所 北里大学 情報基盤センター 管理運用課 主任 有井宏敏氏、情報基盤センター事務長 鈴木一郎氏、情報基盤センター情報管理課 課長 春木徹夫氏、法人本部 総務部 三上智史氏、法人本部 人事部 係長 安藤圭介氏)

お客様プロフィール

法人内の全部門を対象とした電子決裁システムとしてワークフローを導入

Create!Webフローの利用状況について教えてください。

当法人に属する約60の全部門を対象とした電子決裁システムとしてワークフローを導入し、2014年4月から利用を開始しました。利用者数は、現時点で約500名ですが、将来的には2,000名ぐらいまで増えると考えています。

電子決裁を導入する前は、どのように決裁業務を行っていたのでしょうか。

紙の決裁書を使って行っていました。本部に上申する場合や複数のキャンパス間でやり取りが必要な場合は、学内便や宅配便を使って書類を運んでいました。

電子決裁の対象事項を教えてください。

大まかに次の3種類となります。内容によって部門内で決裁するものと、本部まで上申して決裁するものがありますが、部門内決裁に関して現時点では、電子化することは強制しておらず、各部門に裁量を任せています。

• 総務関連の一般決裁書と報告書（部門内、本部上申）
• 人事関連の決裁書と報告書（部門内、本部上申）
• 入試判定、卒業判定

決裁件数はどのくらいになりますか。

半年が経過した9月の段階で、総数は約3,000件です。学校関連の業務は、夏休みがあったこともあり件数が少なめですが、年度末に向けて決裁・報告件数は増えてきますので、前年度の実績から考えれば、年間の決裁数は最大で現在の3倍ぐらいになると見込んでいます。

決裁フォーム（決裁書）と決裁承認ルートの種類について教えてください。

利用者から見たときの決裁フォームは1種類だけです。このフォームの書式は、電子決裁を導入する前から使用していた書式をそのまま画面上で再現したもので、あらゆる決裁・報告事項に使えるようになっています。ただし、決裁内容によって設定を変えていますので、見た目は同じですが、システム的には数種類のフォームデータを利用していることになります。

また、あらかじめ用意している決裁承認ルートは、本部上申後の承認ルートとなる約20種類となります。現段階で、部門内の承認ルートは各部門内で設定してもらっていますので、正確な数は調べていませんが、トータルで200ぐらいにはなるのではないでしょうか。

部門内と上申後の承認ルートの設定を分けた理由を教えてください。

部門内の承認ルートまで含め、すべての承認ルートをあらかじめ設定するとなると、その設定時間と手間を取られてしまいます。さらに、部門内の人事や組織の変更をすべて把握し、承認ルートのメンテナンスを行っていくのも現実的ではないと考えました。

各部門には、もともと決裁処理の窓口となる担当者がいましたので、電子決裁導入後も各部門内の承認ルートの設定・管理は、そのまま対応してもらうことにしました。本部上申後の承認ルートを厳格に管理しながら、部門内では柔軟な対応ができるので、結果的には、このような手法を用いたことが、短期間での導入とスムーズな運用に結びついたと捉えています。

総務・人事担当者の作業負荷が軽減され、決裁までの期間も大幅に短縮

電子決裁を導入することで、具体的にどのような成果が上がっていますか。

「決裁期間の短縮」、「職員の作業負荷軽減」、「決裁書・報告書の一元管理」、「コスト削減」といった業務の効率化・省力化をはじめ、「コンプライアンスの強化」にも繋がっています。詳細は次の通りです。

【効果1】決裁期間の短縮

電子決裁の導入前と比較して、起案から決裁までの日数が大幅に短縮されました。特に、本部まで上申する決裁に関しては、平均で約半分に短縮されています。ケースバイケースですが、2週間かかっていたものが、1週間で済むようになったというイメージです。

決裁期間が短縮された要因としては、書類を運ぶ手間と時間が省かれたということと、決裁者が承認事項を容易に確認でき、出張しているときでも各キャンパスの端末を使って決裁できるようになったため、決裁待ちが解消されたことが大きな要因だと考えています。

【効果2】職員の作業負荷軽減

起案者が進捗状況を容易に確認できるようになったので、総務担当者や人事担当者に入る問い合わせや緊急対応などの要望が格段に減りました。そのため、職員の業務負荷が軽減され、本来取り組むべき業務に集中できるようになりました。また、これまでは決裁書や報告書の内容を再入力したり、原本書類の保管や管理にも多くのリソースを割いていましたが、そのような作業も不要となりました。

【効果3】決裁書・報告書の一元管理

決裁書・報告書は、決裁後そのまま文書管理システム（日立ソリューションズ社製「ラビニティ One」（現製品名「活文」））に格納されるので、これまで手作業で行っていた検索や絞り込みが容易にできるようになりました。

【効果4】コスト削減

ペーパーレス化されたことで、コピーや郵送、保管作業・場所などにかかっていたコストや時間が削減されました。1件当たりの削減コストは小さいですが、件数も多く、環境対策といった観点からも重要な導入効果の1つだと捉えています。

【効果5】コンプライアンスの強化

当法人に限らず、紙の申請書を用いた決裁業務には、書類の紛失や盗み見、改ざんといったリスクが常にともないます。今回、決裁を電子化したことで、そのようなリスクを抑える予防処置を図り、同時に、不測の事態が発生した場合でも、原因を容易かつ迅速にトレースできる環境が整いました。

事務処理の合理化と現場力の向上を目指し、決裁の電子化に取り組む

電子決裁を導入した背景および経緯について教えてください。

大学や病院などを取り巻く環境が厳しさを増す中、教育・医療・研究の質を高め、大規模な組織を効率的に運営していくためには、事務処理の合理化・IT化は避けて通ることはできません。当法人では、これまでも、 会議資料の電子化やタブレット端末の導入など、さまざまな取り組みを行ってきました。

また、各部門の現場からも、決裁の迅速化や効率化に対する要望は上がってきていました。たとえば、病院における看護師の採用は現場からすればできるだけ迅速に決裁してもらいたい重要事項です。決裁が迅速かつスムーズに行われるようになれば、必要な人材をタイムリーに採用でき、現場力の向上にも繋がるからです。

当法人は、各部門がそれぞれの地域に密着して活動していますので、時間と距離を縮めることができる電子決裁の導入は、ガバナンス体制の強化にも繋がると捉えています。

しかし、紙や決裁印の押し方へのこだわりや、国内の学校法人や医療法人における導入実績がほとんど見られなかったことから、導入が決まるまでには内外から辛らつな意見を受けることも少なくありませんでした。そのため、導入検討からシステム稼働まで3か年計画を立て、運営体制の基盤整備の一環として2014年度の事業計画へと組み込み、今回のシステムを稼働するにいたりました。

どのように選定を進めたのでしょうか。

まず、システムベンダーから紹介を受け、一般企業よりも組織構造や決裁手法が比較的似ている自治体や役所における導入例を見学に行きました。

その後、機能の概要や問題点などを認識するための勉強会を開催した上で、ベンダー3社にシステムのデモンストレーションをしてもらいました。また、関連部署の代表者からなるワーキンググループを発足し、最終的には、40項目以上の要件について各社のシステムと提案を比較検討し、日立ソリューションズから提案を受けたラビニティ OneとCreate!Webフローを組み合わせたシステムを採用することにしました。

ワークフローシステムに関する選定の要件について教えてください。

次の5つのポイントが、採用するワークフローシステムの必須要件であり選定要件となりました。

【要件1】ノンカスタマイズで導入・運用が可能

カスタマイズをはじめるときりがなく、その分、開発コストや期間が膨らみます。また、カスタマイズ部分が足かせとなり、バージョンアップ時のトラブルにも繋がるので、ノンカスタマイズで利用できるパッケージソフトであることを前提条件としました。

【要件2】帳票フォームを自由に設計・運用できること

たくさんの種類の帳票フォームを作るわけではないのですが、運用や利用状況に合わせて柔軟に帳票フォームを追加・変更・修正できることは重要だと考えました。

【要件3】紙と同様の印影を表示できること

決裁のイメージとして、印影の表示にこだわる利用者の意見が多かったので、紙と同じように印影を表示できることは絶対条件でした。

【要件4】承認ルートの設定が容易

部門ごとに組織構造が異なり、複雑な承認ルートの設定が必要になる場合もあります。また、組織変更などにも柔軟に対応できるよう、承認ルートの設定の自由度が高く、できるだけ容易に設定ができるということも重要視しました。

【要件5】文書管理システムとの連携

決裁が済めば終わりではなく、情報として共有・活用できるよう文書管理システムと連携ができることは、必須要件でした。

フォーム設計の自由度の高さや文書管理システムとの連携実績を高く評価

日立ソリューションズ・クリエイトからの提案を採用した理由を教えてください。

Create!Webフローは選定要件を十分に満たしており、3社からの提案を比較検討した際、最も高い点数が付いたのが日立ソリューションズ・クリエイトからの提案でした。

Create!Webフローの評価ポイントを教えてください。

まず、これまで使ってきた紙の決裁書式とまったく同じイメージのフォーム画面が使えるというのは大きな評価ポイントでした。デモンストレーションの段階で、すでに紙の決裁書と同じサンプルフォームを見せてもらえたので、このまますぐに使い始めることができるのではないかと思ったほどです。

また、見た目だけでなく、フォーム設計の自由度が高いという点も評価ポイントとなりました。実際、決裁フォームには最大で100か所、承認印を押せるようにしているのですが、そのような要望を反映できたのもフォーム設計の自由度が高いからだと考えています。

そのほかにも、文書番号が柔軟に設定できる機能や、ルート設定が簡単にできるという機能に対する評価も高かったのですが、文書管理との連携という点に関しても重要な評価ポイントとなりました。

複数のシステムを組み合わせるとなるとどうしても不安が残りますが、すでにラビニティ OneとCreate!Webフローを組み合わせて使用している実績があるということで、安心してシステムを構築・運用できると考えました。

承認印の設定が100か所というのは少し特殊だと思うのですが、どのような用途に使用するのでしょうか。

決裁が済んだ決裁書を起案者に戻して、情報共有をするために回覧する際などに使用します。慣習的なことではありますが、これまでできていたことができなくなったり、手順や方法が大きく変わると、利用者の不満に繋がり、最悪の場合、拒否されてしまうケースも想定されます。そのため、このような機能や設定を組み込んでいます。

スケジュールを半年前倒して、システムの利用を開始

導入時に苦労したことなどはありましたでしょうか。

当初は、2014年の半ばのシステム稼働を予定していたのですが、無理をお願いして4月、すなわち年度初めから利用できるよう対応してもらいました。

また、苦労ということではないのですが、部門内の決裁に関しては電子決裁の利用が進まないかもしれないと懸念していました。しかし、蓋を開けてみると部門内の決裁も順調に件数が増えており、嬉しい誤算となりました。

今後の拡張予定などがあれば教えてください。

まだ導入して半年です。年間を通じて使ってみて、改善を進めていきたいと考えています。現時点では、ワークフローの仕組みは順調に稼働していますので、文書管理のさらなる有効活用についても、検討していきたいと考えています。特に、現時点で検索の対象となるのは、今年度に決裁された文書だけとなりますので、過去の文書の取り扱いについては今後の課題の1つと捉えています。

Create!Webフローおよびインフォテックに対しての要望や期待があればお聞かせください。

今回、Create!Webフローを採用するにあたり、きめ細やかな対応を求めましたが、日立ソリューションズ様および日立ソリューションズ・クリエイト様と連携を取りながら、柔軟かつ丁寧に対応してもらい感謝しています。今後も、さらなる製品の機能の充実および品質の向上に期待しています。

---

※取材日　2014年11月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。