混在するワークフローシステムをCreate!Webフローに集約
年間約1,000時間の効率化を実現し、さらに適用範囲拡大へ

エステー株式会社
経営統括本部 経理財務・IT部
ITチーム チームリーダー
平山 剛氏

エステーは、防虫剤「ムシューダ」、消臭芳香剤「消臭力」、除湿剤「ドライペット」、脱臭剤「脱臭炭」など、暮らしに欠かせない商品を製造・販売する日用品メーカーだ。独自のエアケア中核技術や商品開発力を生かした新ビジネスの創出に力を入れており、「"社会と人々の暮らし"に快適さや豊かさを提供する企業」として持続的な成長と価値向上に取り組んでいる。

そんなエステーでは、業務で使われるワークフローシステムがいくつも混在しており、業務上の混乱が生じていた。

「当社ではこれまで、単体のワークフロー製品のほかにグループウェア製品に搭載されたワークフロー機能を利用するなど、複数のワークフローシステムが混在している状況でした。申請・承認ワークフローは50種類以上あり、そのほかにも一部の業務に社内で手作りしたワークフローを使っていたり、紙の申請書がそのまま残っていたりもしていました」（経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム　佐藤 麗香氏）

社内のユーザーからも、「どの申請書がどこにあるのか分からない」「システムがバラバラで使いにくい」「決裁者が外出先から承認処理を行えない」といった不満の声が上がっていたという。さらに、使い勝手にも問題があった。

「もともと利用していたワークフロー製品は、入力フォームをスクラッチ開発しなければならず、作り手が限られていました。さらに、既存のワークフロー製品はサポート終了を迎えたInternet Explorerしか対応していないことも問題でした」（佐藤氏）

エステー株式会社
経営統括本部 経理財務・IT部
ITチーム
佐藤 麗香氏

新しいワークフローシステムの導入に向けてエステーは、導入候補となる製品を複数選定し、機能比較を行った。

「まず要件として挙げたのが、当社がメインに使用するGoogle Chromeへの対応など、ブラウザに依存することなく使える点でした。また、基幹システムのデータベースや社員マスター、SSO（シングルサインオン）認証システムといった外部システムと連携できること、スマートフォンを使って外出先からでも承認処理が行えることも選定ポイントになっています。当社は組織変更や人事異動が頻繁にあるため、変更があっても迅速かつ柔軟に対応できることも要件になっています」（経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム　玉川 杜大氏）

こうして候補を絞り込んだエステーでは、それぞれの製品ベンダーにコンタクトをとって詳しい機能説明を受けることにした。そこで重視したのが、ワークフロー開発の容易性だった。

「従来のワークフロー製品はプログラミングの知識が必要であり、作るまでに時間がかかっていました。その反省をもとに、いかに簡単に帳票フォームや承認ルートなどがつくれるかを重視することにし、実際にデモを行ってもらいました」（玉川氏）

入念に比較を行った結果、エステーが選定したのが、Create!Webフローだった。

「機能面でもコスト面でも、当社の要件に合致したのがCreate!Webフローでした。また、当社の基幹システムをはじめとするIT全般で長年の取引関係にあるピコシステム株式会社が、インフォテックの販売代理店として多数の導入実績を持っていたこと、導入・運用コストが他製品より安価だったことも決め手となり、Create!Webフローを選定しました」（玉川氏）

エステー株式会社
経営統括本部 経理財務・IT部
ITチーム
玉川 杜大氏

エステーがCreate!Webフローを導入したのは、2021年5月のこと。そこからCreate!Webフローを実行するサーバーインフラを用意し、既存のワークフロー製品で作成した約20種類、グループウェアのワークフロー機能で作成した約30種類のワークフローと紙の申請書を、Create!Webフローへと順次移行することにした。

「最初に約10種類のワークフローを選定し、運用ルールやフォーム画面の作成を行いました。2021年12月にCreate!Webフローの利用を開始しましたが、この間に帳票フォームや承認ルートの構築を内製化できるようにピコシステム社に、管理者トレーニングを実施していただきました」（玉川氏）

こうして本番稼働を迎えたCreate!Webフローだが、その後は既存のワークフローシステムからの移行を順次進めていった。また、新たなワークフローの作成や、これまでワークフローシステムが利用できなかったグループ会社への適用も進め、現在は80種類以上のワークフローがCreate!Webフロー上で運用されているという。

「一番の導入効果は、ワークフローの開発生産性が大幅に向上したことです。プログラミングも不要なので、ワークフローを作成するハードルが大きく下がりました。管理もしやすくなり、たとえワークフローを作成した担当者が不在だったとしても、他のメンバーがメンテナンスを代行できるようになりました」（経営統括本部 経理財務・IT部 ITチーム　井出 瑞樹氏）

ちなみにエステーのITチームでは、ワークフローの移行に伴う業務部門の混乱を回避するために、ユーザー向けに操作マニュアル動画も用意したという。こうした取り組みが奏功し、業務部門でも確実に導入効果が得られている。

「実際にワークフローを利用する業務部門では、とくに承認処理にかかる業務時間が大幅に削減されています。時間の削減効果はまちまちですが、トータルすると年間1,000時間程度の削減効果があると試算しています」（井出氏）

このほかITチームを統括する平山 剛氏は、Create!Webフローによるコスト削減効果を高く評価する。

「導入・運用コストについては、従来のワークフロー製品に比べて低減されました。また、従来は紙でやりとりしていたワークフローの電子化を進めたことにより、紙消費量の大幅な削減にもつながりました」（平山氏）

さらにスマートフォンでも承認処理が行えるので、ＰＣが操作できない状況でも業務を継続できるようになったと経営層からの評判も上々だという。

エステー株式会社
経営統括本部 経理財務・IT部
ITチーム
井出 瑞樹氏

エステーでは現在、Create!Webフローの適用範囲をさらに拡大する取り組みを進めている。すでに約80種類のワークフローが稼働しているが、将来的には100種類を超える見込みだ。

「まだ電子化できていない紙の申請書を整理する中で、申請書の種類は様々でも承認ルートが同一のものが多く存在することがわかりました。また、Excelのマクロで作り込まれた帳票などを全て入力フォーム化するのは手間がかかり効率がよくありません。そこで当社では、Create!WebフローのPDF貼り付けフォームの機能を活用して『汎用ワークフロー』の整備を進めています。この方法であれば、どのような形式の帳票でもPDF化することで申請・回付ができます。すでに一部の業務部門では、各種申請書類の承認プロセスのなかで汎用ワークフローを使い始めています」（佐藤氏）

今後もエステーでは、様々な工夫をしながらCreate!Webフローを活用した効率的なワークフロー運用を進めていくことだろう。