経費/出張費精算ワークフロー

経費申請は毎日のように利用し、1人当たりの件数が多い業務ワークフローです。
ただでさえ忙しい毎日なのに、定型の事務手続きで何度も同じ作業を繰り返したくはないでしょう。

帳票例

経費申請~精算書、出張/旅費申請~精算書、交際費/会議費申請~精算書、支払伝票

scene いつも同じ取引先に出張している

経費・出張精算ワークフロー.png

経費精算ワークフローの課題

  • 前回の内容をコピーして申請したい。
  • 決裁された経費を、会計システムとデータ連携したい。
  • 出張旅費の申請と精算のように、複数のワークフローで1セットの業務がある。

Create!Webフローで改善

過去のデータをコピーして申請

例えば同じ取引先に何度も出張していると、行先や交通費は過去に申請した内容と変わらないので、過去に一度申請したことがある内容をコピーすることができれば、2度目以降にまた最初から出張申請を書く必要がなくなり、手間を省くことができます。Create!Webフローは、過去のデータを利用して新しい申請フォームを起票することができます。
自らの申請データだけでなく、他者が申請したデータも利用することができます。

システム連携で2重入力を避ける

支払依頼伝票のような、申請部門で決裁された伝票を、経理部門が受け取って会計システムに登録するような業務の場合、決裁されたデータを会計システムへとデータ連携できるようになると、経理担当者の入力ミスや作業負担を大幅に軽減させることができます。
Create!Webフローは、決裁されたデータをCSVファイルとして出力することができます。またオプション製品を使うことで、データベース連携もできるようになります。

あるいは、申請するときに、経費科目の記入を別システムで管理しているデータベースから参照表示できるようにすると、転記する手間がなくなり、かつデータベースの2重管理を防ぐことができます。Create!Webフローは、申請フォームの項目に別システムのデータベースを参照した値を表示させることができます。

別名申請機能

申請部門で承認された出張旅費申請書と同じ内容にもかかわらず、精算は経理部門に対する申請なので、あらためて経理部門へ出張旅費精算書を申請しなければならない。そのような二度手間な手続きをしていませんか。
Create!Webフローは、「別名申請」機能を使うと過去のデータから内容をコピーして新しい申請フォームを起票することができます。この機能は、異なる種類の申請書間のコピーもできるので、複数のワークフローで1セットになっている業務に便利です