株式会社コトブキ 様

従来と同じ紙書類を使用したワークフローで、誰もが馴染めた業務改善計画

お客様プロフィール

Create!Webフロー導入事例:コトブキ

株式会社コトブキ
本社:東京都千代田区神田駿河台1丁目2番1号
代表取締役社長:深澤 光幸
資本金:1億円
年商:193億円(2003年4月期)
従業員数:620名

大正5年(1916)創業以来、イスを中心とした施設家具を手がけ、文化・教育・スポーツなどの公共空間のデザインに関わってきました。パブリックシーティング(公共施設の椅子)、タウンスケープ(屋外公共空間のための施設家具)関連のメーカとして、また複合プラスチック専門メーカーとして事業分野も広がり、社会性の高い製品を提供しつづけています。今後もパイオニア精神のもと、常に時代の新しい要求を捉え快適な公共スペースの実現へ積極的に取り組んでいきます。

従来と同じ紙書類を使用したワークフローで、誰もが馴染めた業務改善計画

~Create!Webフロー効果で各事業部間の横軸連携も円滑な組織運営を生む。

「椅子のコトブキ」として知られる株式会社コトブキですが、その歴史は、大正5年(1916年)に東京・数寄屋橋で敷物や中国製の絨毯を販売していた時代にまで遡ります。その後、大学や国会議事堂の椅子を始め公共施設の椅子を数多く手がけ、現在では、公共施設における装飾家具、空間アートや都市景観コーディネートまで幅広く事業を拡大しています。コトブキの椅子は、オフィスや一般住宅向けのいわゆる単品ものではなく、劇場や競技場など公共施設で用いられる連結椅子が主で、たとえば、東京ドームをはじめ歌舞伎座、JRのホームに設置されたベンチほか多数の場で活用されています。そうした用途では全体の70%と圧倒的なシェアを占めており、いわば日本人である以上は、誰もが一度はコトブキの椅子のお世話になっているといっても過言ではありません。

Create!Webフロー導入事例:コトブキ

いまコトブキでは、更なる顧客満足度を向上させるべく全社規模の業務改善プロジェクトに取り組んでいます。その業務改善プロジェクトの一環でワークフロー製品が検討され導入に至りましたが、今回はそのワークフロー導入の経緯や選択の決め手、効果などについて伺いました。

スカイウォークプロジェクトとワークフローシステム

御社のIT化計画"スカイウォークプロジェクト"についてお聞かせ下さい。

Create!Webフロー導入事例:コトブキ

「弊社がITへ取り組んだのは早かったですね。しかし組織的にみますと、必ずしも横軸に展開されたITへの取り組みとはいえず、各部署の情報は分断化されやすいものでした。そこで、システムを見直すことになりますが、システム主導だとうまく行かず、経営の観点からの仕掛け作りが不可欠でした。その結果、昨年度から、企画部と情報管理部、そして必要に応じて分科会なども含めて各事業部協力のもと、"横軸連携"をとりながらシステムをかえていくことにしたのです。それが2005年春にはじまった"スカイウォークプロジェクト"という名の次世代へ向けたIT化への取り組みでした。」(企画本部 取締役 斉藤憲正 氏)

ワークフロー製品に着目されたのはどのような理由からでしょうか?

Create!Webフロー導入事例:コトブキ

「重要なのは、業務改善であり、これを情報管理部内の業務改善グループが社内の各部署に対し支援していきました。これは部分最適です。しかし横軸連携をとるには全体最適でなければなりません。そこで採り入れたのがバランススコアカードによる経営環境の実態を可視化させる手法であり、営業と製造を可視化するなど模索を続けていきました。 実はそれを進めていくうちに様々なことが分り、さらにこれから先どう展開していくべきか試行錯誤していた結果、ワークフローを軸に業務を整然と可視化する必要があるという結論に達し、ワークフロー製品を検討することになりました。」(情報管理部 部長 木内俊夫 氏)

紙の書類がそのままシステム化 違和感のないスムーズな導入

Create!Webフローを選択した理由をお聞かせ下さい。

Create!Webフロー導入事例:コトブキ

「Create!Webフローを選択した理由は簡単。各種の申請・承認においては、紙の書類に印鑑を押すという従来の業務がそのまま電子化されているので現場の人たちも容易に馴染めたから。システムというものは、導入時に現場はさわることさえ躊躇するものです。だがCreate!Webフローの場合、従来の書類がパソコンに入ったようなものだから、それがなかった。」(情報管理部 業務改善室 マネージャー 鈴来敬一 氏)

他の製品もご検討されましたか?

「数十社にも及ぶベンダーのワークフロー製品を検討しました。経営サイドでも極力短期で効果を生み出す意向でしたので、導入後の馴染みやすさは重要な課題でした。一般的にワークフローシステムは様々な機能追加のためにシステムボリュームが増大し、それらの入力作業も大変になりますが、Create!Webフローは必要最小限度で組み込まれ、操作性の良さにおいては非常に魅力的でした。」(企画本部 取締役 斉藤憲正 氏)

導入する際の課題などについてお聞かせください。

「システムをはじめて導入する場合、概して不安かつ怖いものです。現場ユーザーが真に使いやすいか否かは最大の課題です。また、初期投資を少なくすることも大きな課題でした。ワークフローのようなシステムの場合の初期投資は、一般的に数百万円、更にカスタマイズなどが加わるとそれなりの規模の初期投資は避けられません。Create!Webフローの場合、サブスクリプションサービス(利用料金による支払い)が用意されていました。サブスクリプションサービスはソフトウェアの保守料も含んでいますし、また運用時の操作問合せのヘルプデスクなどのサービスも用意されているので、これらも安心して取り組むことができた大きな要因です。」(情報管理部 業務改善室 マネージャー 鈴来敬一 氏)

導入後の効果は予想に反して以外な結果に

実際にお使いになって、操作性などはいかがでしょうか?

Create!Webフロー導入事例:コトブキ

「Create!Webフローを導入しても、当初は作業が滞留しすぎて承認までの時間がかかるのではないか心配でしたが、実際、利用してみれば非常に簡単で分かりやすい操作性には満足しています。また弊社では事業部別に歴史が異なるので、中・高齢層と若年層のパソコンスキル差に影響されるという心配もありましたが、実際に導入してみるとまったく問題ありませんでした。」(企画部 課長 加納俊彦 氏)

導入後の変化や成果についてお聞かせ下さい。

「コトブキでは、申請・承認の業務のうち、まだ一部しかCreate!Webフローにのせてはいませんが、これまで部署ごとにまちまちだった申請書フォーマットや運用ルールが見直しされ、有給記録なども統一的に管理できるようになったなど、いくつかの業務を整理することができました。また、今日では欠かせないツールとなっているメールで承認依頼通知が行え、一覧ステータス表示で確認できるので、承認・決裁業務がかなり早くなったと感じています。」(情報管理部 業務改善室 マネージャー 鈴来敬一 氏)

営業と生産をつなぐ横軸業務でもワークフロー適用へ

今後の課題や予定などについてお聞かせ下さい。

「ワークフローは縦割り組織を激しく変えるソリューションですね。昨今、営業と製造など複数部所間にまたがる業務が増大しているおり、こうしたケースにワークフローが適用できると、どこかの時点で担当者間の話合い等が必ず行われる事になる。つまり、A氏とB氏の方法がちがうといって意地をはることは許されない。これはまさに縦割り組織からの脱却であり、こういった観点でのワークフローはきわめて有効です。」(企画部 課長 加納俊彦 氏)

「スカイウォークプロジェクトでは先にご紹介しましたように、連携におけるITの活用を重点課題として取組んでいます。そのひとつに、受注が完了するまでの営業・企画・生産部門などをまたがる業務のシステム化に取組んでおり、これをワークフローにのせたかったのですが、解決できない課題もあり見送る結果になっています。これについては、Create!webフローで予定されている今後の機能で解消されるということですので、その機能の適用については大いに期待しています。」(情報管理部 業務改善室 マネージャー 鈴来敬一 氏)

●図:準稟議書フローシステム

Create!Webフロー導入事例:コトブキ


※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。

  旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社
  新社名:インフォテック株式会社