株式会社エイコー 様

（写真、株式会社エイコー　コーポレートデザイン本部　IT経営推進室　係長　石田 和久氏）

お客様プロフィール

利用状況／JavaScriptを活用し、ワークフローの使い勝手を向上

Create!Webフローの利用状況について教えてください。

当社では2010年にCreate!Webフローを導入し、「物品購入稟議書」や「出張申請」、「出張旅費精算」といったいわゆる社内決裁業務をはじめ、「人事告示」など、担当部署や担当者の承認を経て全社で共有する業務連絡、さらにはPCや携帯電話、タブレット端末などの「利用誓約書」の提出などにも利用しています。

適用業務数はフォーム数で見ると約20種類、利用ユーザーは約300となります。

Create!Webフローを使っていて、便利だと思う機能があれば教えてください。

多くの社員はタブレット端末（iPad）を使って社外からもCreate!Webフローにアクセスできますが、そうでない社員は長期出張や休暇の際には代理機能を使って決裁業務が滞らないようにしています。決裁ルートにない関係者にも相談できるという「相談」機能も好評です。

また、JavaScriptを使って帳票を制御したり、状況に応じたメッセージをポップアップで表示したりできるのも有用です。

図1.Create!Webフロー利用イメージ

JavaScriptの具体的な活用例を教えてください。

【活用例1】決裁期限に応じた注意喚起
出張の申請で乗車券の手配が必要な場合、決裁後の手配だと出張に間に合わなくなってしまう場合があります。そのようなときは日付をスクリプトで計算して、起案時にあらかじめ担当者へ電話などで連絡するよう促すようにしています。

【活用例2】決裁金額による承認ルートの表示
値引きの決裁をする場合、値引率によってより上位の決裁者の承認が必要になる場合があります。そのため、割引率によって決裁ルートが変わる旨のメッセージを表示しています。

【活用例3】条件に応じた必須事項の表示
帳票のチェック項目に応じて、入力必須項目が変わる場合があります。そのメッセージ表示と必須項目の制御にスクリプトを使っています。

図2.エイコーで利用している帳票サンプル

Create!Webフローを導入する以前の様子を教えてください。

Create!Webフロー導入以前は、ワープロや表計算ソフトで作成した帳票データをメールに添付している業務もありましたが、ほとんどの決裁業務で、紙の帳票を使いFAXや社内便でやり取りをしていました。

当社の場合は、大阪と東京に本社があり、その他に約20カ所の事業所を展開しているので、紙帳票を中心としたやり取りは時間と手間がかかり、大量の「紙」も消費せざるを得ない状況でした。

さらに、承認者や決裁者が出張などで出社できない期間があると決裁が滞ってしまい、決裁者の負担にもなっていました。

今後の拡張予定などがあれば教えてください。

業務の質をさらに高めるため適用範囲を拡大していくのはもちろんですが、決裁データの集計機能を充実させて、各部署のマネージャなどが予算管理や傾向分析などに活用できるようにしていきたいと考えています。

導入効果／ペーパーレス化や業務効率化だけでなく、現場の意識変革にも成果

Create!Webフローを導入して、どのような点が変わりましたか。

起案者としては決裁までの期間が短縮され、承認状況をPCから簡単に確認できるのが、「紙」で業務を行っていたときと大きく異なる点だと言えます。

一方、会社全体の視点で捉えると、ペーパーレス化と業務効率化によるコスト削減や業務のスピードアップという成果が見られます。決裁期間の短縮は、「紙」の移動がなくなったことで拠点間はもちろん拠点内・本社内での承認・決裁処理がスピードアップされたこと、さらに、自席にいなくても承認・決裁ができるようになったことなどが要因となっています。

また、実際にワークフローによる効率化や無駄の排除、業務スピードの向上といった経験をしたことで、積極的に決裁業務自体を改善したり、新しく業務を改善・効率化しようとする動きも出始めています。

たとえば、ワークフローが導入される以前は、全社共通の「機器利用誓約書」はありませんでしたが、今回、ワークフローの導入を契機に設けられました。その他にも、これまでは見られなかったような新たな業務改善案や新規決裁・承認業務案も、各業務の現場から要望が上がってくるようになりました。

各業務の立案や運営は各担当部署が担いますが、IT経営推進室が実質的な窓口となったことで、相談しやすくなったことも影響しているようです。

導入経緯／帳票フォームのインポート機能を活用しスムーズな導入を実現

ワークフローを導入した経緯について教えてください。

当社では、業務の効率化やエコソリューションを提案しています。そのため、自社業務の効率化やサービス品質の向上に対する意識が高く、お客様からも様々なオフィスの悩みや経営改善に関する相談を数多く受けます。

ワークフローに関して、以前は比較的大規模な企業における導入が多かったのですが、2000年代後半になって当社のような中小規模の企業においても関心度が高まり、稼働実績も見られるようになりました。そこで、自社で導入するのと並行して、お客様に提供する製品を選定することにしました。

当社の場合、このように自社で製品やソリューションを導入して、お客様に提供することは珍しいことではありません。自社での経験やノウハウをベースに、お客様の目線で提案やサポートができますし、お客様にも安心してご利用いただけるからです。

Create!Webフローに関しても、技術部門がいくつかのワークフロー製品を比較検討した上で採用を決めました。

Create!Webフローを選んだ理由を教えてください。

ワークフローとして基本的な機能が充実しており、導入実績も豊富で、サポート体制も充実していることから、Create!Webフローを選んだと聞いています。

導入時に苦労したことなどはありましたでしょうか。

苦労したことはあまりなく、逆に紙の帳票のほとんどはワープロや表計算ソフトで作成されていたので、帳票フォームをインポートして取り込むことができ、とてもスムーズにCreate!Webフローを導入できました。

インポート機能に関しては、新しく帳票を作る際に、運用担当者にワープロや表計算ソフトでイメージするフォームを作ってもらい、そのデータをベースに帳票フォームをデザインできるのでとても便利です。

期待／迅速で丁寧なサポートの継続に期待

インフォテックに対する評価・要望・期待などがあればお聞かせください。

サポートが充実しており、製品の画一的な使い方や利用方法だけでなく、「こういう帳票で、こういう処理がしたい」といった具体的な質問に対しても積極的に対応してもらい、とても助かっています。今後も、これまでと変わらない、迅速で丁寧なサポートに期待しています。

また、去年バージョンアップをした際もスムーズで助かりました。これからも互換性を保ちながら、さらなる機能の充実に期待しています

では最後に先輩ユーザーとして、これからCreate!Webフローの導入を検討している方へのアドバイスがあればお聞かせください。

帳票フォームをインポートできたこともありますが、業務の運用ルールがしっかりしていたのでワークフローへの展開もスムーズだった要因だと分析しています。

運用ルールが曖昧のまま旧来の業務をワークフローに展開しようとすると、導入時に二の足を踏んでしまうケースも多いようです。業務や運用ルールの明確にしてワークフローへと展開していくと、成果も上がりやすくなると思います。

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※取材日時 2016年4月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。