藤久株式会社 様

お客様プロフィール

藤久株式会社
本社所在地：名古屋市名東区高社一丁目210番地
設立：1961年3月1日（創業：1952年4月）
資本金：23億7,585万円
事業内容：手芸用品・ソーイング用品・編み物毛糸・衣料品・服飾品、その他生活雑貨等の店頭販売・通信販売

また、通信販売では、「BEST GALLERY」カタログによる衣料品・日用雑貨の販売をはじめ、オンラインショップ 「シュゲール・ドットコム」 (Shugale.com)においてビーズ・毛糸・手芸用品を提供。大手ECサイトにおいては、「サントレーム」として生活雑貨のセレクトショップも運営している。
2003年、東証二部および名証二部に上場。 2013年には東証・名証1部上場銘柄の指定を受けている。

利用状況／全国460店舗、3,000ユーザーが利用するワークフローを構築

藤久における、ワークフロー（Create!Webフロー）の利用状況について教えてください。

社内の申請業務や報告業務の電子化を図るため、Create!Webフローを利用しています。まだ本格的に使い始めて4か月ですが、現時点（2015年2月）で、本部および約460店の全店舗、全社員約3,000名が携わる約30種類の申請書類を電子化し、 ワークフローに展開しています。

今後は、特定の部門だけで利用する業務や店舗間でのやり取りなども反映していくことを計画しており、最終的には150～200の業務に拡大していくことになります。

●藤久における決裁フローのイメージ

●ワークフロー化されている主な業務

業務	主な帳票
全体	稟議書
交通費・経費等精算	交通費請求明細書、出張旅費精算書、転勤支度金申込書
経理部/共通	経理事項報告書、支払書
経理部/店舗専用	作業完了書、指定ATM登録申請書、入金額差異等報告書
経理部/採用、通勤手段	給与振込依頼書、社員コード発行依頼書、通勤手段届出書
経理部/配置異動	配置異動届、部署間配置異動等申請書、部内職位変更申請書
総務部/届出	携帯電話申請・変更・廃止届、休暇申請書、住所等変更届
総務部/退職	退職願、退職連絡票
総務部/その他	名刺作成依頼書
情報システム部	アカウント追加・変更・削除申込書、システム追加・変更提案書、メールアドレス設定申請書

現時点での利用件数を教えてください。

月平均で見ると約2,300件となります。

導入目的／店舗業務の効率化、業務コスト削減、スピード経営の実現をめざし活用を検討

ワークフローを導入したねらいを教えてください。

「店舗における事務作業の効率化と簡素化」がワークフローの導入を検討するにいたった一番のねらいですが、さまざまな事例をみたり、システムインテグレータから聞いたりした情報を分析すると、「業務コストの削減」や 「経営のスピードアップ」という効果も見込めることがわかってきました。

それぞれの目的について、詳しく教えてください。

【目的1】店舗における事務作業の効率化と簡素化
店舗における事務作業を効率化できれば、接客や店舗運営の質を高める業務へと、より多くのリソースや時間を割くことができます。また、面倒な事務作業が簡素化されれば、 作業時間が適正化され人件費をはじめとした店舗運営のコスト削減にもつながるはずです。それらの波及効果として、「働きやすい」、「働きがいのある」職場環境に繋がることも期待しました。

【目的2】業務コストの削減
当社の場合は、店舗数が多く、全国各地に点在しているので、紙の申請書類や報告書を各店舗から本部へ送るだけでも、一定のコストや手間がかかります。また、これらの書類は、その種類によって決められた期間、保管しなければならないものも多く、 監査などがあった場合には、要望に応じて検索・閲覧できる体制も整えておかなければなりませんので、やはりコストと手間がかかります。ワークフローを導入すれば、このようなコストや手間を大幅に削減できると同時に、検索や集計などの作業負荷も軽減されます。 そのため、まずは店舗から本部へ送る帳票の電子化に取り組みました。

【目的3】経営のスピード化
お客様からの要望や事業スタイルが多様化し、店舗数も増加する中、店舗からの要望に対する本部側の判断や対応も スピードアップしていかなければなりません。当社では、これまでもグループウェアなどを積極的に導入して、情報伝達のスピード化や効率化を図ってきました。ワークフローの導入はシステムの活用によるシナジー効果を高め、 さらなるスピード経営実現の下支えになると考えました。

選定要件／機能要件のほかにも、使いやすさや運用のしやすさを重視

採用するワークフローシステムは、どのように選定したのでしょうか。

複数のシステムインテグレータに提案を依頼しましたが、ユーザライセンスが従量制の製品は、ユーザ数が多く、今後さらに増える可能性があることから、採用を見送りました。また細かい部分では、グループウェアとのシングルサインオン（SSO） 環境を実現できるか、既存のシステムとの連携が図れるかといった点を確認しました。

最終的には、システムインテグレータの実績やサポート体制なども考慮した上で、実際に試用版を触ってみて、「利用者から見て使いやすいか」、 「帳票フォームの作成が容易か」、「運用に負荷がかからないか」という点を確認して、導入する製品を決定しました。特に使いやすさに関しては、情報システム部門だけで判断するのではなく、経理や総務などの担当者にも確認をしてもらいました。

「システムの連携」とは、具体的にどのように連携を図っているのでしょうか。

稟議書などで決裁された情報は、会計システムとデータを連携しています。また、住所の変更といった諸届けの情報も人事システムとデータ連携をしています。 さらに、人事や組織に変更が発生した場合、Create!Webフローへとその情報を反映させる仕組みも実現しています。

選定理由／基本機能の充実やシステムインテグレータのサポート体制を評価

Create!Webフローを採用した理由を教えてください。

Create!Webフローは、ワークフローとしての基本機能が充実しており、導入実績も豊富で、既存システムとの連携やSSO環境の構築も可能だということはもちろんですが、「紙の帳票と同じイメージの電子帳票を利用・作成できる」 という点や、Create!Webフローによるシステムの構築実績が豊富なCMCSにサポートしてもらえるという点も評価ポイントとなりました。

「紙の帳票と同じイメージの電子帳票を利用・作成できる」という点について、詳しく教えてください。

紙の帳票と同じイメージで操作できれば、パソコンに不慣れな場合でも、簡単に取り扱うことができます。また、帳票を印刷する際、A4用紙1ページからはみ出すことなく印刷できるので用紙を浪費する心配もありません。

帳票フォームを作成する専用ツールも使いやすく、直感的な操作でレイアウトを調整できるので、多くの種類の帳票を作成・運用していく中で、情報システム部門にとっても負荷を抑えることができると判断しました。

導入時に苦労したことなどはありましたでしょうか。

契約書などページ数が多い書類を添付する際の対応をどうするかという点は、少し議論になりました。最近では、見積書やカタログデータなど電子データで入手できる書類も多く、ページ数が少ないものであれば複合機などで簡単にデータ化できるのですが、 契約書のようにスキャンに適さないものもあり、むやみに容量の多いデータを添付するとシステム容量を圧迫することにもなりかねません。

そのため、できるだけデータとしては添付せず、要約した内容を稟議書などに記載してもらい、 原書は別途管理するようにしました。そもそも、分厚い書類が添付されていても、決裁者はすべてを読むことは現実的ではありません。逆に、要約を記載してもらうほうが内容を把握しやすく、効率的だと考えました。

導入効果／ワークフローの導入が、承認・申請だけでなく、業務の合理化にも貢献

ワークフローの導入効果について教えてください。

利用者、決裁者、経営者という3つの視点から、導入効果について説明をさせてください。

【利用者（店舗）における導入効果】
帳票が電子化されたことで、定型項目はあらかじめ用意されたメニューを選択すれば済むようになり、 過去に作った帳票の再利用なども簡単にできるようになりました。稟議書や申請書の作成にかかる手間と時間が削減され、必要事項の記入漏れなどもなくなりつつあります。

さらに、これまで1週間以上かかっていた決裁や申請処理の完了が数日で済み、 進捗状況もPCから簡単かつ確実に確認できるようになりました。店舗における作業負荷の軽減だけでなく、運営業務のスピードアップという成果も見られるようになってきています。まだ利用期間も短く、適用業務範囲も限られているので、 今後、コスト削減効果なども含め、成果はさらに大きなものとなると期待しています。

【決裁者における導入効果】
承認を行う側にも変化が見られます。これまでは、出張の後などに大量の決裁書類を急いで処理しなければならないこともありました。 しかし、出張先や出先でも決裁ができるようになり、余裕を持って対応できると同時に、決裁事項が特定の承認者で滞留することもなくなりました。また、効果と言えるかどうかわかりませんが、差し戻しされる案件数が増えているのも、 ワークフローを導入した影響の1つだと捉えています。

【経営的な視点で見た時の導入効果】
副次的な効果となるかもしれませんが、ワークフローに業務を展開するために、各業務プロセスを確認していく中で、 業務や帳票の見直し、言わば「棚卸し」をする良い機会となりました。すでに流れや帳票の利用方法が変わっている業務もあり、必要に応じて帳票の統廃合を行うと同時に、合理化や権限委譲などを進めることができました。

要望・期待／さらなる機能や使いやすさの向上に期待

今後の拡張予定などがあれば教えてください。

まだワークフローに展開されてない業務を反映していくことは、先ほど話したとおりですが、経費精算や購買に関する仕組みなど、ワークフローを中心に、さまざまな業務システムと連携を取りながら、電子化・自動化を進めていきたいと考えています。

また、Create!Webフローに残っているログデータを分析することで、業務改善策を導き出すようなことができるのではないかと考えています。

Create!Webフローおよびインフォテックに対しての要望や期待があればお聞かせください。

Create!Webフローは、とても使いやすく優れた製品だと思いますので、これに止まることなく、さらなる機能や使いやすさの向上に期待しています。特に、帳票の細かな取り扱いや仕掛けに関して、スクリプトを駆使しなければならない時もあるので、 さまざまな機能を部品化して提供してもらえると、使い勝手やメンテナンスビリティを高めることができるので、活用の幅が広がると考えています。

(写真左より)藤久株式会社 情報システム部 システム開発課 課長補 森裕之氏、藤久株式会社 取締役 情報システム部長 木浦潮氏、株式会社CMC Solutions 営業部 第3営業室 係長 河村智彦氏、株式会社CMC Solutions 営業部 第3営業室 水谷信代氏

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※取材日　2015年2月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。