日興通信株式会社 様

営業システムと見積書・申請と報告書
途切れたシステムをワークフローで連携

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日興通信は1947年創業のICT全般を取り扱う会社として、情報システム導入時のコンサルティングから設計・構築・保守・運用サポートまで一貫したサービスを提供しています。
Create!Webフローの導入と活用について、執行役員営業企画部長の山田和利氏、情報システム部長の金子征文氏、情報システム部の横森一弥氏、営業企画部の浅井智子氏にお話を伺いました。

Create!Webフロー導入事例:日興通信

目次

  1. お客様プロフィール
  2. 1947年創業のICT企業
  3. コーポレートガバナンス強化を目的に、申請業務を電子化
  4. APIによるシステム間連携の実現が導入の決め手
  5. APIを活用し、社内の台帳管理システムも実現
  6. Create!Webフローをビジネスに活かす

お客様プロフィール

日興通信株式会社
設立:1960年4月22日
代表者:鈴木 範夫
従業員数:453名(2012年3月末日現在)
資本金:4億9,600万円
本社所在地:東京都世田谷区桜丘1-2-22

1947年創業のICT企業

日興通信について教えてください。

日興通信は1947年創業当初は電話設備、そして1980年にはコンピュータ関連事業に本格参入。今日では、ネットワークインフラ、業務システム、映像システム、電話・通信システムなどの情報システムの導入時のコンサルティングから設計・構築・保守・運用サポートまで一貫したサービスを手がけるようになりました。2012年に創業66周年目を迎えた現在、北海道から九州まで全国23拠点を持って活動をおこなっています。

Create!Webフロー導入事例:日興通信
東京都世田谷区にある日興通信の本社ビル

当社の特徴として、マーケットでは、我が国の今後の骨格をなす三要素である教育・農業・医療分野への支援はIT企業としての使命であると考え、重点化しています。

教育分野ではITを利活用し、教育水準を上げていくお手伝いをすること、食の基本である農業の質を高めるためITを活用したお手伝いをすること、高齢化社会を迎えるにあたり、快適な人生をおくるためITによる支援を行うことを意識してマーケット開拓を行っています。

当社の特徴ある製品としては、放送局向けのプロ野球や箱根駅伝のテロップシステムを皮切りに、現在では3Dテロップやスーパーハイビジョンテロップも手がけています。この技術は、他のマーケットへ応用を広げ、教育・農業・医療分野でのデジタルサイネージソリューション、デジタルコンテンツデータベースシステム(デジコンベース)等幅広いソリューションを提供しています。

コーポレートガバナンス強化を目的に、申請業務を電子化

日興通信では、Create!Webフローをどの様に活用していますか?

当社では2012年4月よりCreate!Webフローを導入しました。現在、NIKKOワークフローシステムとして次の業務で利用しています。

●日興通信における主な適用業務

業務主な帳票
接待贈答 接待交際・事前申請書、接待交際・実施報告書、贈答品・受領報告書
出張精算 出張精算・事前申請書、出張精算・実施報告書
押印申請 本社押印申請、部門押印申請
見積書 見積書、見積書(他社様式)申請
送金・支払・振込依頼 特殊支払物件申請書

Create!Webフロー導入事例:日興通信

「コーポレートガバナンス強化が導入目的」と山田氏

中でも、見積書は1カ月平均2000件を超える申請がCreate!Webフローを通じて行われています。

Create!Webフローを導入した目的を教えてください。

申請業務の電子化には2008年頃から取り組んでいます。最初はグループウエアの付属機能として提供されているワークフローを利用し、申請業務の電子化を進めました。残念ながら、こちらで意図している使い方ができずに、紙の申請書も残っています。その理由としては、システム間の連携が取れない、事前申請と実施報告のチェックがしにくい、といった問題がありました。

こういった背景から申請業務の完全な電子化とコーポレートガバナンス強化のために、新しいワークフローシステムを導入する必要がありました。

APIによるシステム間連携の実現が導入の決め手

製品選定では、どの様に検討されたのでしょうか。

Create!Webフロー導入事例:日興通信

「システム間連携がAPIでとれることが重要」と金子氏

まず、社内で当社が希望する内容にフィットしそうなワークフローの資料を10社以上集めました。その中から、システム内容などで絞り込み、最終的な2社からは試用版をお借りして、仮のワークフローを構築して1カ月程度検証を行いました。

Create!Webフローを選定した理由を教えてください。

【選定理由1】システム間連携が取れること:APIの提供が一番の理由

今回の一番のポイントとして、社内で使用している基幹システム、営業基幹システムとの連携を考えていましたので、APIが用意されていることは重要でした。システム間連携で、APIを使ってプログラミング的に連携が取れるのは、Create!Webフローだけでしたね。

【選定理由2】帳票類の作成が容易にできること、入力項目のチェックができること

工数をかけずに帳票類の作成ができることに加え、各種入力項目についてチェックができることが上げられます。入力ミスや入力漏れによる申請差し戻しを事前に防ぐことができるようになりました。以前のワークフローでは項目チェックを通さずに申請されていたものが、項目チェックをかけた上での申請となり、ミスが減りました。

【選定理由3】コスト面での対応

想定している予算がありますので、その範囲からは逸脱できません。候補の中には予算内に収まらないシステムもありました。Create!Webフローは、コスト面でも当社の希望に沿ったものでした。

導入にあたって工夫された点がありましたら教えてください。

Create!Webフロー導入事例:日興通信

情報システム部横森氏

基幹システム、営業基幹システムとの連携について工夫しました。営業基幹システムと連携している見積書の具体的な運用手順は以下の通りです。
番号1~4は図1の番号と同じ)

  1. 見積書と明細書を営業基幹システムで作成。
  2. 作成後は「申請」ボタンをクリック。APIで上長へ自動申請。見積書はPDFで登録・添付。
    ※ワークフロー導入前は、「印刷」ボタンを押して印刷し、上長へ提出、決裁を仰いでいた。
  3. 上長はグループウエアにポートレット表示される案件を選択し、内容確認の上で承認。
    (承認された申請書は見積書の表紙に、上長の承認印はCreate!Webフローで自動押印。)
  4. 承認後の見積書と明細書を印刷し、社印を捺印しお客様に提出。

このようにAPIを使ってシステム間を連携させ、自動で申請から承認までができるシステムを構築しました。
さらに、台帳管理システムを構築して、承認後の内容を社員であれば誰でも閲覧できるようにしました。

●図1.対象業務全体説明

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●図2.見積書自動申請のしくみ

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APIを活用し、社内の台帳管理システムも実現

Create!Webフロー導入事例:日興通信

「すべての申請がCreate!Webフローになれば、さらなる効率化も」と浅井氏

台帳管理システムとはどのようなシステムですか。

コーポレートガバナンス強化の一環として、当社では経営の見える化を進めており、承認された申請書は社内ポータルを通じて誰でも閲覧できるようにしています。
そのシステムが自社開発の台帳管理システムで、ここでもCreate!WebフローのAPIを利用しています。

台帳管理システムの流れは下記の通りです。
(番号は図3の中の番号と同じ)

  1. ワークフローが完了すると決裁文書をPDFファイルで出力。
  2. 決裁文書のPDFファイルのパスを社内ポータルからの閲覧用に登録。
  3. APIを利用して決裁データを抽出し、台帳管理システムに登録。

また、ワークフローのデータは何年かすれば、一部古いものから消去する必要が出て来るかもしれません。その際も、台帳管理システム側にPDFがあれば、いつまでも申請内容を保存しておくことができます。

Create!Webフローの評価を教えてください。

主な目的であるコーポレートガバナンスは数値化できるものではありませんが、今までできていなかった申請業務がワークフロー上で実現できていますので、かなりの業務効率化にはつながっていると思います。

今後、ステップ3としてすべての申請業務がCreate!Webフローでの運用になれば、さらなる効率化が図れるものと考えています。

●図3.台帳管理システム連携のしくみ

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Create!Webフローをビジネスに活かす

最後にCreate!Webフロー、インフォテックへの期待などありましたらお願いします。

導入にあたってAPI機能が一部不足していましたが、その機能については、当社の要望を製品機能に吸収してご提供いただき、目的の処理を実装することができました。
見積書や台帳管理システムにおいても、Create!WebフローのAPIを利用することで、シームレスに連携可能なワークフローシステム構築を実現することができました。

こういったパッケージ製品を利用して低コストなソリューションをお客様に提案することは、当社業務においても有効かつ重要な課題だと考えています。今後、当社のお客様にCreate!Webフローを提案していきたいと思いますので、その支援をお願いできればと考えています。


※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。

旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社
新社名:インフォテック株式会社