ミサワホーム株式会社 様
経路探索ソフトとワークフローの連携で、無駄な作業と紙を削減
「申請書類を電子化し、無駄な作業を減らすこと。それがワークフローシステムを導入した目的です」
「住まいを通じて生涯のおつきあい」という精神のもと、単なる器としての家（HOUSE）ではなく、良質の「住まい（HOME）」を提供し続けているミサワホーム株式会社（以下、ミサワホーム）。同社では、さまざまな社内の申請業務の効率化と迅速化を目指し、「Create!Webフロー」を活用したワークフローシステムを導入しています。その経緯と活用方法について話を伺いました。
目次
- 良質の「住まい」を提供するミサワホーム
- 紙と作業のムダをなくすためにワークフローを導入
- 処理の漏れもなくなり、決裁までの時間もスピードアップ
- 外部システムと連携が可能で、パッケージとしても完成度の高いCreate!Webフローを採用
- 今後の期待
良質の「住まい」を提供するミサワホーム
ミサワホームについて教えてください。
ミサワホームは、1967年の創業以来、「住まいを通じて生涯のおつきあい」という精神のもと、良質の「住まい」を提供し続けてきたミサワホームグループの中核となる会社で、一言で言えば「住宅メーカー」です。
ミサワホームの特徴とはどんな所でしょうか。
「デザインのミサワホーム」などと言われるように、デザイン力には高い評価をいただいており、2008年まで19年連続でグッドデザイン賞を受賞しております。特に1996年には、『GENIUS「蔵のある家」』が住宅業界で初めてグッドデザイン大賞を受賞しました。
その他にも、大収納空間「蔵」や地震の揺れを半減する制震装置「MGEO（エムジオ）」、世界初の「ゼロ・エネルギー住宅」など、常に業界をリードする「住まい」を提案し続けてきたことも、ミサワホームならではの特徴ではないでしょうか。
紙と作業のムダをなくすためにワークフローを導入
さっそくですが、Create!Webフローを利用している業務について教えてください。
Create!Webフローを利用し、社内の申請処理のワークフローシステムを構築しています。
具体的には、主に次の7つの業務が対象となります。
- 文書類保管の申請
- スケジューラー利用者の申請
- 入退室IDカードの申請
- 契約書などへの押印の申請
- 近距離交通費精算
- 出張旅費精算
- 予算担当者による予算申請
申請処理のワークフローシステムを構築した目的は。
紙を削減することと、作業の効率化を図ることが目的です。
e-文書法の施行にともない、保存義務のある文書を電子データで保存できるようになったので、様々な申請書類を電子化し、ワークフローシステムで決裁した後、そのまま文書管理システムに保存できれば、これらの目的を達成できるだろうと考えました。
実際の申請の流れについて教えてください。
申請者は、各申請処理の入力画面を開き、紙の申請書を入力するようにPC上で必要事項を入力して手続きを行います。
申請書類のデータは、業務ごとにあらかじめ設定された承認ルートにしたがって回覧され、各承認者が内容を確認して承認すれば、次の承認者へと移り、最終的に決裁された申請データは文書管理システムへ保管されます。
もちろん承認者が申請内容に問題があると考えれば、申請は差し戻されたり、却下されたりします。
交通費の精算などでは、紙の領収書を受け取ることもありますが、これらも電子化しているのですか。
一部、紙の領収書などを添付しなければならない場合は、申請データと連動したバーコード付きの用紙を印刷し、必要な書類を貼り付けて処理担当者へ送ります。
書類を受け取った担当者は、バーコードを読み取るだけで申請書類と照会できるようになっています。
ワークフローシステムの利用者数と処理件数を教えていただけますか。
基本的に、ミサワホームの全社員740名（2008年9月30日現在）が利用しており、近距離交通費精算が月平均500件、出張旅費精算が月平均700件ほどになります。
処理の漏れもなくなり、決裁までの時間もスピードアップ
ワークフローシステムの導入効果は。
申請者と承認者で分けてご説明しましょう。まず申請者に関しては、Webブラウザ上から申請処理を行えるようになったことで、作業が簡単になり、承認・回覧状況もWebブラウザの画面で確認できるようになりました。
申請が決裁されるまでの時間も概ね短くなったので、利用者からは大変好評です。
また、近距離交通費精算ではCreate!Webフローと経路探索ソフトとを連携させることで、経路と運賃を簡単に検索できるようになっています。
そのため、運賃などを別途、調べる必要がなく、計算ミスや記載ミスもなくなり、経理担当者も合計の計算チェックなどが不要になりました。
承認者の導入効果は。
申請者と同様、Webブラウザで簡単に承認を処理できるようになり、承認業務に掛かる手間と負荷を大幅に削減できました。
また、承認案件が発生すると承認者のポータルサイト画面に表示され、視覚的にわかるので、承認作業が遅れることも少なくなり、スムーズに処理ができるようになりました。
外部のシステムと連携が可能で、パッケージとしても完成度の高いCreate!Webフローを採用
Create!Webフローを採用した理由を教えてください。
ワークフローシステムを選択するにあたり、インターネットで様々な製品を調査し、5つぐらいの製品に絞り込んだ後、具体的に説明を聞いたり、デモンストレーションを見たりしました。インフォテックの説明は、とてもわかりやすかったことを今でも覚えています。
機能的な面に関しては、
- 承認のルートが視覚的にわかりやすい
- 申請帳票（画面）をPDFで簡単に作成できる
- 承認フローを職制によって指定できる
という3つのポイントを重視しました。
さらに、導入までのスケジュールが決まっていたので、ゼロからワークフローシステムを構築するような製品ではなく、パッケージとして短期間に導入し、導入後すぐに利用できること。そして、ポータルサイトや文書管理システムと連携できることを考慮し、Create!Webフローを採用することにしました。
「短期間に導入し、導入後すぐに利用できる」ということですが、導入期間はどのくらいですか。
ワークフローシステムの開発を開始したのが、2006年4月頃で、同年10月に利用を開始しましたので半年ぐらいです。
ポータルサイトや文書管理システムと、Create!Webフローとの連携はどうのように開発したのですか。
Create!Webフローの導入コンサルティングならびにポータルサイトや文書管理システムとのシステム連携に関しては、Create!Webフローのビジネスパートナーである新日鉄ソリューションズ株式会社に開発をお願いしました。
また同社には、Create!Webフローだけでなく、ポータルサイトや文書管理システムの導入から、先ほどお話しした経路探索ソフトとの連携まで、システムの構築と運用をトータルでサポートしていただいております。
システムを構築するときに苦労した点などはありましたか。
人事システムとワークフローシステムの連携は、ワークフローシステムの肝となる部分であり、当社でももっとも苦労したところです。
実際の組織構造は、ワークフローの承認ルートと1対1の関係にはなっていないので、承認ルートのルールと人事体系を関連づけるのは大変苦労しました。
Create!Webフローは、ユーザ情報をインポートできるので、関連づけのルールができてしまえば機能として問題はなく、毎日、バッチ処理で人事システムと情報を連動させています。
今後の期待
今後の拡張予定について教えてください。
現在、システムは安定稼働しており、利用者もシステムに慣れてきているので、大幅な変更などは予定していません。
一方、まだCreate!Webフローの機能をフルに活用しているとは言えませんので、Create!Webフローのワークフローエンジンを活用して、アプリケーションを立ち上げながら何かの作業を完成させていくようなシステムにも取り組んでみたいと思っています。
また、Create!Webフローでは、手軽にワークフローの帳票を設計したり、承認ルートを設定したりできるので、部門内で利用する承認システムなどを開発・利用できるようにもしていきたいと考えています。
Create!Webフローやインフォテックに要望や期待などあればお聞かせください。
Create!Webフローに関しては、承認操作の手数が少し多いと感じるときもあるので、現状のまま利用するか、簡略化した操作でも承認できるようにするか、選べるようなオプションがあるといいかと思います。
インフォテックに対しては、Create!Webフローがバージョンアップした時の情報提供やサポートなどを期待します。
取材 2009年4月
※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。
旧社名：インフォテック・アーキテクツ株式会社
新社名：インフォテック株式会社
