株式会社TJMデザイン 様

（写真左より、株式会社TJMデザイン　IT戦略本部　システム開発グループ　佐原 香奈氏、IT戦略本部　システム開発グループ　陳 佳莉氏、IT戦略本部　業務改善グループ　野呂田 暁氏）

お客様プロフィール

パートナー企業プロフィール

事業内容：システム機器、業務用ディスプレイ、ドキュメント機器、オフィスサプライ品等の販売事業。コンサルティング、システム企画・開発・構築・サポートにいたるトータルソリューション事業。システム機器、業務用ディスプレイ、ドキュメント機器等のサポートサービス事業。

利用状況／申請業務に加え、基幹システムへのマスター登録やトラブル情報の共有に活用

Create!Webフローの利用状況について教えてください。

2015年に基幹システム（SAP R/3）へのマスター登録業務など一部の部署で利用を開始し、2016年10月より、出張や弁当発注などの各種申請や、人事・総務諸届、経理処理業務などをワークフロー化して、国内全事業所における利用を開始しました。主な利用業務は次の通りです。

●TJMデザインにおける主な適用業務

項　目	概　要
各種申請	国内・海外出張や弁当発注、など
人事・総務諸届	住所変更、氏名変更、など
経理処理	国内交通費精算、一般経費精算、振替伝票、小口現金精算、仮払依頼、など
マスター登録	顧客マスターや取引先マスターなどの登録（基幹システムと連携）
トラブル・クレームの配信・共有	SFA（Salesforce）にて入力された情報を元に、自動申請機能で工場などの関係者に情報を配信

●TJMデザインにおけるシステム連携図

国内事業所の全社員が利用できるようにしており、現時点で750ユーザーライセンスを契約しています。フォーム数は30種類、月間の処理数は約2,000件となります。

ワークフローの運用体制について教えてください。

フォームの設計や入力項目を制御するためのスクリプトの開発、承認ルートの設定、外部システムとの連携などは、社内で対応しています。そのサポートをシャープビジネスソリューション株式会社（以下、SBS）にお願いしており、SBSには、導入時に帳票フォームのプロトタイプの提供やガイダンスなどもお願いしました。

●社内業務ポータルサイト

●立て替え精算

●弁当注文

目的／ゼロポータル化・ワンライティング化を促進するための一環としてワークフローを導入

ワークフローを導入した目的を教えてください。

現在当社では、各種手続きを電子化することで、取次、代行、転記、仲介といった 窓口業務をできるだけ排除・効率化（ゼロポータル化）し、 同時に初回入力のデータを徹底的に生かし、各種データベースの更新・書式ごとでの同一情報の繰り返し入力をできるだけ排除する（ワンライティング化）、「ゼロワンプロジェクト」を推進しています。ワークフローはゼロワンプロジェクトの重要なインフラだと捉えています。

具体的には、これまで紙の帳票やワープロ、表計算ソフトなどを利用して申請業務を行っていたため、次のような課題が顕著となり、管理部門にも利用者にも大きな負担となっており、業務のボトルネックとなりかねない、次のような状況が数多く見られました。

• 申請情報（紙帳票、表計算データなど）を基幹システムに入力し直すのに手間と時間が取られていた。
• 申請されたデータの保管や管理が煩雑で、検索や分析も困難だった。
• 帳票データ（起案用）や申請・記入方法、申請状況に関する問い合わせが入り、担当者の負担となっていた。
• 入力のミスや漏れが発生した場合、対応に手間と時間がかかっていた。
• 帳票フォームや手続きの変更を徹底するのが難しかった。
• 手続き方法や帳票がわからず、申請など（コア業務以外）の業務に時間を取られてしまっていた。
• 同じような内容の申請を、頻繁に繰り返し実施せざるを得ない業務が負担となっていた。

そのため、業務をワークフロー化し、さらには基幹システムなどと連携を強化すると同時に、業務ポータルサイトからシームレスに利用できる環境を整備することで、業務全体の効率化や省力化、正確性向上を図ろうと考えました。

また、業務手続きの電子化を促進することで、形式的な承認処理の削減によるチェック作業の軽減を図るとともに、法的規制緩和の動向を見ながら業務のペーパーレス化を拡大していく基盤として、活用していきたいというねらいもありました。

選定理由／帳票フォーム設計の自由度や外部システムとの連携、導入実績などを評価

Create!Webフローを採用した経緯を教えてください。

以前からワークフローの導入は検討してきたのですが、「簡易的なシステムでは、拡張性に乏しく、思ったような使い方や効果を期待できない」「自社で開発するのは、時間やコスト面で負担が大きい」といったことから、当社に最適な環境をどう構築すれば良いのか迷っていたところ、基幹システムのサポートをお願いしているSBSからCreate!Webフローを紹介してもらいました。

Create!Webフローの採用を決めた理由を教えてください。

主な選定のポイントは次の通りです。

【選定理由1】帳票フォーム設計の自由度

帳票フォームのレイアウトを自由に設計でき、標準機能である程度のフォームや入力項目の制御が可能。JavaScriptを使えば、より複雑な制御ができる。

【選定理由2】業務ポータルサイトとの連携

自社開発した業務ポータルサイトとSSO（シングルサインオン）環境を構築でき、メニューから直接、帳票フォームを呼び出すことが可能なので、利用者に負担をかけず利用してもらえる。

【選定理由3】基幹システムとの連携

基幹システムへのデータインプットやSFAからの自動申請など、外部システムとスムーズに連携できる。

【選定理由4】導入実績

企業の規模や業種を問わず、稼働実績が豊富であることに加え、SBSが業務システムとして利用しているので、レベルの高いサポートを受けられる。

導入効果／管理部門と利用ユーザが導入効果を実感

Create!Webフローの導入効果について教えてください。

ワークフロー化された業務に関しては、スピードアップを図ることができました。加えて、管理部門と利用ユーザーともにさまざまな効果を実感しています。

【効果1】業務のスピードアップ

入力事項や承認ルートの設定などに迷うことなくスムーズに申請業務を遂行でき、また、出先からタブレット端末（Apple iPad）を利用して承認もできるようになったので、申請処理のスマート化とスピードアップを図ることができました。

また、トラブル情報などの伝達や共有もスピードアップされたので、従来よりも迅速に対応や対策を打ち出し、行動できる環境も整備されました。

【効果2】管理部門における負荷の軽減

紙の帳票や各種データによる煩雑な処理から解放され、入力ミスや漏れもなくなり、さらに、申請者からの問い合わせなども激減したことで、管理部門における担当者の負荷は大幅に軽減されました。コア業務に集中して取り組めるので、他の業務にも好影響が出始めています。

【効果3】利用者の利便性向上

業務ポータルサイトからだれでも簡単に、迷うことなく申請業務を起案することができ、自動転記や自動計算、自動データ集積機能などにより、データの再入力や代行者による転記入力の手間・時間が削減され、省力化を図ることができました。

また、承認状況や処理の完了も容易に確認できるので、申請業務に時間や手間を取られることなく、コア業務に集中できる環境を実現できました。

導入時に苦労したことなどはありましたか。

JavaScriptの開発経験者が社内にいなかったので、当初、制御するのが難しいと思う場面もありましたが、JavaScriptは関連情報が豊富かつ、さまざまな場面での利用や応用が可能で、慣れてくるととても便利です。

また、全社的な利用を開始してからのことになりますが、組織変更に合わせてユーザーや組織情報をメンテナンスしなければならないので、その対応を簡素化したいと考えています。

今後／稟議書の対応や領収書電子化への対応も検討

今後の拡張予定などがあれば教えてください。

大きな局面としては、今後、稟議書の申請・承認業務をワークフロー化する予定です。領収書などの添付書類の電子化対応も計画しています。また、基幹システムなどとの連携強化や、検索・集計機能の活用などにも取り組んでいきたいと考えています。

Create!Webフローおよびインフォテックに対する期待などがあればお聞かせください。

Create!Webフロー導入の検討を開始した時点では、業務ポータルサイトから帳票を直接呼び出すことができず、導入を見送らざるを得ないと考えたこともありました。しかし、バージョンアップにより呼び出しが可能になるということで無事、導入にいたりました。製品の歴史は長いのですが、今でも進化を続けているということを実感した出来事でした。

当社としてもさまざまな要望を出していますが、より使いやすく、より便利な機能の追加を楽しみにするとともに、今後もSBSと連携しながら、レベルの高いサポート対応に期待しています。

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※取材日時 2017年5月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。