小田急電鉄 株式会社 様
業務システム

「小田急電鉄では、内部統制の強化及びISMS対応の一環としてCreate!Webフローを導入しました。」

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Create!Webフロー導入事例:小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社(以下、小田急電鉄)では、内部統制の強化およびISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)対応の一環としてCreate!Webフローを導入した。その経緯とねらいについて、詳しく話を伺いました。

(写真左より)小田急電鉄株式会社 IT推進部 事務員 有田 一貴氏、橋本 和雄氏

目次

  1. お客様プロフィール
  2. 利用状況/システム変更管理や申請業務でワークフローを活用
  3. 導入目的/ 内部統制およびISMS対応の一環としてワークフローの活用を検討
  4. 選定理由/帳票の作成・利用が容易で、コストパフォーマンスの高いCreate!Webフローを選択
  5. 導入効果/業務プロセスが効率化・標準化され、厳密な証跡管理が可能に
  6. 要望・期待/既存機能をそのまま引き継いでいることを高評価

お客様プロフィール

小田急電鉄株式会社
本社事務所:東京都新宿区西新宿1丁目8番地3号
設立:1948年6月1日
(前身の小田原急行鉄道は1923年5月1日設立)
資本金:603億5千9百万円
従業員数:3,628名(※注1)
事業内容:鉄道事業、不動産業、その他事業

創業1923年。日本最大のターミナル駅である新宿を起点に、小田原や片瀬江ノ島、さらには唐木田を結ぶ3路線、計120.5kmからなる鉄道ネットワークを展開する小田急電鉄株式会社。1日の乗車人数が約202万人(※注1)におよぶ鉄道部門を基幹に、上質な輸送サービスを提供すると同時に、不動産賃貸業や開発事業などによる生活サービス部門にも力を注ぎ、沿線の利便性向上に努めている。「お客さまの『かけがえのない時間(とき)』と『ゆたかなくらし』の実現に貢献します。」という経営理念を掲げ、98社(※注2)のグループ会社が一体となり、運輸、流通、不動産、サービスなど、生活に密着した様々な事業に取り組んでいる。

(※注1)2014年3月31日現在
(※注2)2014年8月1日現在

利用状況/システム変更管理や申請業務でワークフローを活用

― 小田急電鉄における、ワークフロー(Create!Webフロー)の利用状況について教えてください。

小田急電鉄で利用している帳票サンプル

Create!Webフロー導入事例:小田急電鉄株式会社

小田急電鉄では2009年からCreate!Webフローを利用しています。2015年にはサーバーの刷新に合わせて最新バージョン(V4.1)へのバージョンアップを実施しました。
現在のライセンス数は120。帳票の種類は約110種類。年間の利用件数は約1,500件となります。

― ワークフローをどのような業務に利用しているのか教えてください。

経理関連システムのシステム変更管理やソフトウェアのインストール作業の申請業務などに利用しており、IT推進部以外にも財務や人事部門などでも一部のユーザが利用しています。

― 帳票の作成・修正や管理などの運用体制について教えてください。

システムの保守運用はもちろん、帳票の作成・修正やフローの設定などすべてIT推進部で対応しています。ほかの業務と兼任となりますが、担当者5名体制で対応しています。

●小田急電鉄における決裁フローのイメージ

Create!Webフロー導入事例:小田急電鉄株式会社

導入目的/内部統制およびISMS対応の一環としてワークフローの活用を検討

― ワークフローを導入したねらいを教えてください。

内部統制およびISMS対応の一環として「経理関連システムのシステム変更管理」がワークフローを導入した第一の目的となります。また、ワークフローの基盤を利用して、「申請業務を効率化・標準化」することが第二の目的となります。

Create!Webフロー導入事例:小田急電鉄株式会社

「適切な処理を経たことの証跡を残すためにワークフローを活用しようと考えました」

小田急電鉄株式会社 IT推進部 事務員 橋本 和雄氏

― ではまず、「経理関連システムのシステム変更管理」について詳しく教えてください。

J-SOX法では、財務・会計システムの変更には、社内で定められた承認手続きのもとで作業が行われたことを証明することが求められます。

システム変更の手続きをワークフロー化することで、業務のプロセスを効率化・標準化し、業務負荷を最小限に抑えた中で証跡を残すようにしたいと考えました。

― 紙の帳票などを使って管理する方法も可能かと思うのですが。

承認作業を効率化・標準化し、適切な処理を経たことの証跡を残すためにワークフローの活用が有効だと判断しました。

― では次に、「申請業務の効率化・標準化」について詳しく教えてください。

本社を中心としたバックオフィス業務の効率化と標準化を図るため、各種申請業務をワークフロー上に展開してペーパーレス化を実現したいと考えました。しかし、いきなり様々な業務をワークフローへと切り換えることは容易ではないので、まずはIT推進部内の業務や関連する業務からワークフロー化に取り組みました。

帳票の作成・利用が容易で、コストパフォーマンスの高いCreate!Webフローを選択

― Create!Webフローを採用した理由を教えてください。

初めて導入するワークフローであり社内で保守運用ができるよう、シンプルで使いやすく、帳票画面なども簡単に作成・メンテナンスできるものを導入しようと考えました。また、利用者が違和感なく利用できるよう、印影も含め紙の帳票と同じイメージで利用できる製品を選ぶようにしました。

いくつかのワークフロー製品を検討する中で、専用のクライアントソフトを導入しなくてもWebブラウザから利用できること。AD(Active Directory)と連携してアクセスコントロールができること。そして、コストパフォーマンスの高いことなどを評価して、Create!Webフローを選択しました。

導入効果/業務プロセスが効率化・標準化され、厳密な証跡管理が可能に

― ワークフローの導入効果について教えてください。

システム変更管理に関して、プロセスが効率化・標準化され、手間をかけず厳密に証跡を管理できるようになりました。実際の開発作業は外部の協力会社と共同で行うこともあり管理が複雑になりますが、VPNおよび社内ポータルを利用してアクセスしてもらうことで、作業の起案から、実際の開発、本番環境への適用までの進捗を一元的に管理できるようになりました。

また、監査などで情報の提供が求められる際にも、期間などの条件を指定して、必要なデータを容易に抽出・検索できるようになったことも、システム導入による効果だと実感しています。

同様に、申請業務に関しても作業が効率化・標準化され、申請情報の保管や検索に手間やリソースを奪われることがなくなりました。

― Create!Webフローの便利だと思うところがあれば教えてください。

まずは、導入してから大きなトラブルもなく順調に稼働していることは、保守運用を担当する私たちにとって最もうれしいことです。さらに運用面では、帳票の作成が容易なので、手間をかけずに新しい業務を展開できるのも評価しています。

要望・期待/既存機能をそのまま引き継いでいることを高評価

― 今後の拡張予定などがあれば教えてください。

稟議書など社内には様々な申請・承認・回覧などの業務が存在しています。今後はこれらのワークフロー化も視野に入れながら、順次、適用業務を増やしていきたいと考えています。

― Create!Webフローおよびインフォテックに対しての要望や期待があればお聞かせください。

今回バージョンアップを行ったのですが、既存バージョンの機能をそのまま引き継がれているところは感心しました。ほかの製品ではバージョンアップする度に、機能や使い勝手が大幅に変わってしまうことも少なくないからです。これからも同様に、既存の使い勝手の良さを変えることなく、今回のバージョンから導入された「相談機能」のように便利な機能を追加してもらいたいと思います。


※取材日 2015年6月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。