株式会社シーマ 様

使い慣れた手書きスタイルで全国店舗の社内書類をインターネットでワークフロー化

お客様プロフィール

Create!Webフロー導入事例:シーマ

株式会社シーマ
本社:東京都中央区銀座1-7-10 銀座富士ビル5F
代表取締役社長:恩田 饒
資本金:17億7千万円
年商:88億円(2006年3月期)
従業員数:404名

平成6年(1994)創業以来、ブライダルジュエリー事業を主力にファッションジュエリー事業、ウエディング事業、ギフト(引出物)事業、EC事業など、ブライダル産業を支える多彩なサービスを提供しています。
顧客数は各店舗で年間2万~3万組ほど。ご結婚を決められたお客様は確実に「ブライダル関連アイテム」の購入につながるので、提携している全国のホテル・式場と「国内ブライダルネットワーク」を構築。将来的には、総合ブライダル企業への成長をめざして事業展開を進めています。

Create!Webフロー導入事例:シーマ

ブライダル全般をコーディネイトする「銀座ダイヤモンドシライシ」では、ギフトサロンも併設しています。ここでは、多目的に利用できるシリアルボールやティーカップセットなども用意されています。

プラチナティーカップ:限りなく純白のスーパーホワイトの陶磁器にプラチナのラインをあしらったウエディングギフトに最適なALIOSオリジナルのデザイン。

使い慣れた手書きスタイルで全国店舗の社内書類をインターネットでワークフロー化

~Create!Webフロー効果で、データの流れを一元管理。さらなるステップへ挑む。

株式会社シーマでは、メインブランドの「銀座ダイヤモンドシライシ」をはじめ、"英国王室宝物"がブランドコンセプトの「エクセルコダイヤモンド」、"特別オーダー方式"の「ホワイトベル」の3つのブランド店舗を全国に展開しています。 強力な仕入ルートの確立」「独自のセミオーダー販売」「落ち着いた空間での接客」「スタッフの徹底研修」が高く支持されて急成長。 現在では、「生涯最良の日を輝かせる」ブライダルジュエリーのマーケットにおいて、トップシェアを獲得しています。

Create!Webフロー導入事例:シーマ

現在シーマでは、確固たる企業基盤を整えさらなる成長をめざすべく、全国に展開している店舗を含めた社内書類のコンピュータ処理を推進し、ファーストステップとして申請書類のワークフロー化を完成しました。そこで、ワークフローシステムとしてCreate!Webフローを選択した理由やその導入効果、これからの構想についてうかがいました。

社内書類を郵送すると手間・時間・コストとも増大

まずワークフローシステムを導入される前の御社の課題についてお聞かせ下さい。

「ご存知かと思いますが、シーマでは3つのブランド店を全国に42店舗展開しています。各店舗には、多くの女性店員を配置していますが、多くは販売担当ですのでパソコンに精通しているわけではありません。このような社員を含め、約400名のスタッフを擁する弊社の総務部には、毎日膨大な量の社内書類が送られてきます。たとえば残業や休暇・交通費の申請書、稟議書、提案書、給与の計算書などです。これらの社内書類の原紙は、総務部からスタッフへメールで送ることはできますが、上司印が必要なため、原紙を出力して印鑑を押して本社総務部へ郵送していました。また緊急時には、FAXや宅急便で送ることもありました。」(総務部 人事課豊田瞳 氏)

「当然ながらこのままでは、手間・時間・コストとも増える一方です。
さらに郵送費の節約のために他の書類の便と一緒に送っていたりしたのですが、そうすると他の部署の書類に紛れてしまい、催促すると、『何日前に送ったんですけど・・・』などトラブルもありがちだったのです。したがって、郵送費の削減と郵送事故の防止および、社内帳票のペーパレス化は急務の課題でした。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏)

求めたのは手書きと同じスタイル

数あるワークフロー製品の中から、当製品を選ばれた理由はなんでしょう?

「そもそもCreate!Webフローの導入を決めた最大のポイントは、私どもが日頃行っている手書きと同じスタイルを、社内書類のワークフローとして取り込めたからなんです。いかにもシステム然としたものでは、パソコン操作が不慣れな人たちへ、『これからはこうなりますよ』と説明したときに、違和感があったり拒否反応が出ることを私どもは危惧しました。せっかく導入したのに誰も使わないでは、導入する意味がありません。弊社では月に1回、全国の店長が集まる会議があるのですが、そこでCreate!Webフローの操作について説明しました。基本的には全ての人に無理なく1時間くらいでわかってもらえたので、1ヵ月後にはスムーズに導入できました。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏)

●図 : シーマ様社内で利用している申請書の入力フォーム

シーマ様社内で利用している申請書の入力フォーム

導入後、現場のスタッフの皆様の反応はいかがでしたか?

「Create!Webフローの操作は、店舗のスタッフから見れば今までと同じ馴染みのある書類で行え、ハンコも押せます。『確かに申請したな』と、現場のスタッフはひと目でわかります。『手で書いていたものが画面を見て打つものに変わった』というイメージですから、抵抗なく1週間位でみんなに浸透しました。いちおうマニュアルも作りましたが、見なくてもすぐできたことがいちばんのメリットです。」(総務部 人事課 豊田瞳 氏)

ファーストステップとして社内帳票のワークフロー化が完成

導入後の変化や成果についてもお聞かせ下さい。

「操作性の簡便さに加えて、データの流れが一元化されたことも、Create!Webフロー導入のメリットです。申請された社内書類が、今誰の承認で止まっているかひと目でわかります。以前のように郵送していたときは別の部署へ送られた場合、私どもで探さなければならず、総務部の仕事も増えていました。今は記録が残りますから、申請した帳票を誰が止めているか、パソコン上ですぐわかります。『承認されたのか』 『承認されていないのか』 『承認されたのに連絡がないのか』・・・と、申請者が不安に思うこともなくなりました。」(総務部 人事課 豊田瞳 氏)

「今回のワークフローシステムの導入においては、全国の各店舗の通信環境を最低でもADSL以上にするなどインターネット環境の整備も行いました。こういったハードウエアの整備も含めた申請業務の統一、また、ワークフローシステム導入の最初の目的である、郵送費の削減と郵送事故の防止、および社内帳票のペーパレス化やデータの一元化についてはまずまずの成果が上がっているのではないでしょうか。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏)

セカンドステップではデータの2次活用 ファイリングを推進

今後、システムをどのように発展・成長させていこうとお考えですか?

「ワークフローでデータが一元化されたことは、あっという間に数千もの書類がシステム上の総務部管理下に集中してしまうことを意味します。休暇や残業などのデータは給与システムへ投入する必要がありますが、この作業はまだ従来のままですから再入力に手間がかかるという課題が残っています。ファーストステップとして社内書類のワークフローシステムが完成したので、セカンドステップとしてデータの2次活用を考えています。例えば、申請された休暇のデータを給与計算のシステムへ自動投入できれば、総務部にとっても大きなメリットとなります。弊社は販売会社なので、間接部門である総務部の人員は3人しかいませんので、入力のような作業は自動化し、本来の創造的な業務に集中できるように改善を図っていくことが大切です。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏)

最後にCreate!Webフローへ期待されることがあったら教えて下さい。

「毎日送られてくる書類は、紙の帳票に換算すると膨大な量になります。以前は、特定の時期になったら不要なものは廃棄したり、必要なものは保存していました。年々紙のファイルが蓄積されるため、倉庫から探し出すのは大変な作業でした。今後は、フローで処理された種類のファイリングも推進していきます。必要なものを探すのに電子文書はきわめて有効ですね。たとえば、『○○さんの経歴書はどこだろう』 『○○さんが育児休暇を取ったのは何年かな』 と、目的別にいつでも取り込んで取り出せるようになります。データの2次活用と同様、次のステップとなるファイリングについてもワークフローシステムとの連携で構想を練っています。」(執行役員 総務部 部長 松橋英一 氏)

●図 : シーマ様 全社構成

Create!Webフロー導入事例:シーマ


※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。

  旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社
  新社名:インフォテック株式会社