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意思決定の迅速化でビジネススピード・競争力向上

2023年09月04日

ワークフローシステムで意思決定の迅速化

昨今、国内外ともに社会の変化が一層速くなっており、それに伴い自社・顧客・競合を取り巻くビジネス環境の変化も加速していないでしょうか。

組織としては、変化に取り残されないために機敏に対応することが一層求められ、ビジネススピードを向上させる事がより重要となっています。

環境変化のスピードの上昇にあわせて適応できる企業が顧客からより選択されやすく、競合との競争優位に立つ鍵の一つになるため、ビジネススピードを上げる事は企業の競争力向上にも繋がります。

本記事がビジネススピードアップをご検討の方への参考になりましたら幸いです。

意思決定の迅速化 = ビジネススピード向上

ビジネスは組織内で大小さまざまな意思決定が元となり日々進んでいることから、意思決定を迅速化することがビジネススピードを上げることに直結します。

組織の意思決定は稟議書をはじめとした文書を用いる事も多く、回覧方法としては印刷して捺印し、次の人に物理的に紙を渡す、もしくはワークフローシステムなどで電子的に進める方法があります。

例を用いて紙とワークフローシステムで稟議を回覧する企業のスピード感を比べてみましょう。

あるコンペにてA社とB社が競合となり、1ヶ月後に提案するためにそれぞれの会社が案件稟議を回すことになりました。

両社ともに部門内での承認後に複数人の役員承認と社長決裁が必要であり、A社の稟議は紙での回覧、B社はワークフローシステムで電子的に回覧します。

まずA社を見てみましょう。

①申請書の作成: 過去に類似の案件があったようだと話を聞いたので、そのノウハウを活用するために過去の決裁文書から稟議書を探すことにしました。
しかし、過去の決裁文書は紙で保管されており、膨大な紙の中から目的のものがなかなか見つかりません。

②部内承認: なんとか過去の稟議書を見つけ出し、それを懸命に転記・適宜修正し今回の案件稟議が完成しました。
まずは課長の承認を得ますが、課長は在宅勤務のため、捺印は数日後の出社時となりそうです。
また、部長は出張中なので、部門内の承認完了は更に時間を要しそうです。

③役員・社長決裁: ようやく部門内の承認が終わったので役員と社長のスケジュールを大急ぎで確認し、少しでも早く決裁を完了させるため、全ての役員・社長から捺印をもらうために社内を奔走します。
捺印が完了する頃には既に稟議書の作成開始から数週間が経過しており、コンペの提案資料の作成にかける時間があまり無さそうです。