ハンコ文化からの脱却により承認スピードが高速化
業務の流れが見えるワークフローを経営層も高く評価

喜多機械産業株式会社
代表取締役社長
喜多 真一氏

喜多機械産業は、徳島の伝統工芸品である藍染の生地を生産する自動織機の修理を行う喜多商店として1926年（大正15年）に創業した老舗企業だ。1961年に現在の喜多機械産業株式会社へと改組し、土木建設機械器具の販売・レンタル・修理へと業態転換。徳島県をはじめとする四国地方を中心に事業を展開してきた。1981年にはユニットハウス事業、2001年には太陽光発電システム事業を開始するなど事業の多角化も積極的に進め、2020年にはトレーニング機器の製造・販売・レンタル・メンテナンスを行うザオバとの資本業務提携を締結し、スポーツ分野への参入を果たしている。

また、消費を通じて環境、社会、地域の社会課題を解決する「エシカル消費自主宣言」に賛同するなどSDGs経営に注力するほか、若者の積極的な採用・育成に取り組む企業を認定する「ユースエール」（厚生労働省）、子育てサポート企業を認定する「プラチナくるみん」といった各種認定を取得。2021年には経済産業省の「健康経営優良法人2021（中小規模法人部門）ブライト500」にも選定されている。

そんな同社だが、創業から100年近い歴史を誇る企業ということもあり、業務の至るところに紙文化が根付いていた。

喜多機械産業株式会社
代表取締役専務
辻 紀子氏

「とくに申請業務については、申請者が作成した紙書類に印鑑を押して回すという昔ながらのフローでした。そのため、承認者の机にある書類入れの箱に承認待ちの書類がどんどん積まれていく状態であり、現状誰で止まっているのかなど進捗を把握することも難しい状態でした」（代表取締役専務 辻 紀子氏）

そうした状況を問題視していたのが、2021年に代表取締役社長に就任した喜多 真一氏だった。

「私が以前勤めていた大手建設機械レンタル会社では、10年以上も前からPCを使って申請業務のワークフローを回していました。ところが当社の場合、申請書類はPC上で作成していたものの、それをわざわざ紙で印刷して、そこに承認者がコメントをひと言残してから押印し、次に回すというアナログかつ非効率なやり方をしていました。そのため、申請から承認、決裁までに時間がかかることが大きな課題でした。また紙ベースだったため、記入された字が読めない場合もあり、その度に差し戻しが発生するなど、非効率なフローも発生していました」（喜多氏）

ちょうどそのころ同社では、スマートフォンを導入したり、勤怠業務の電子化をしたりと、社内業務の電子化の取り組みが加速しており、その一環として申請業務のペーパーレス化を決行することになった。

喜多機械産業株式会社
管理本部 総務課
住友 由佳氏

経営層からの指示を受け、実際に申請業務の電子化に取り組んだのが、管理本部 管理課の植林 裕子氏だ。

「申請業務を電子化するためにワークフローシステムの導入を検討することにしました。ワークフローシステムは、テレワークにも対応しやすいクラウドベースであること、既存の書類に近いレイアウトを再現できること、複雑な承認ルートを臨機応変に設定できることなどを要件に複数製品をリストアップし、機能比較を行って2製品に絞り込みました」（植林氏）

植林氏はこの2製品について、申請書類の検索性やスマートフォン対応、代理申請・承認機能の有無など、さらに入念な機能比較を実施。また、製品体験サイトを利用して使い勝手や操作性、製品サポートの状況なども調べたという。

「当社では将来的に、申請業務のワークフローだけでなく、人事考課にも同じシステムを活用したいと考えていました。その部分を比較した結果、承認者のコメントや評価の内容の公開範囲を細かく設定できる機能を備えたインフォテックの『Create!Webフロー Cloud』を選定することにしました。また、画面のデザインがきれいで見やすかったことも決め手の一つです。心地よく使えるシステムでなければ、日々の利用を定着させることが難しいからです」（植林氏）

喜多機械産業株式会社
管理本部 総務課
前田 真帆氏

比較検討を行った後、同社では、2020年7月から1カ月かけてトライアルを実施。トライアル期間中に申請業務で使用していた書類の電子化やワークフローの設定などの準備を進め、同年9月に本契約し、同年10月から全社に導入する形でCreate!Webフロー Cloudの利用を開始した。

「最初に2種類の申請フォームを作成しましたが、フォームの作成やルートの設定が容易にできることがわかり、それから現在までに必要な申請フォームの作成を進め、出来上がった順に公開するという形で増やしていきました。現在では40種類以上のフォームを運用しています」（植林氏）

ともに導入・運用に携わる総務課の宮本 奈津葉氏、住友 由佳氏、前田 真帆氏は「これまで申請フォームの作成やシステムの設定・運用といった業務を経験したことはありませんでしたが、Create!Webフロー Cloudは画面が見やすく直感的に操作できると感じました。また、操作マニュアルがわかりやすく、画面を触りながら不明点を調べて解決できたので、短期間での操作習得が可能でした」と口をそろえる。

「フォームの作成時には、項目を見直すなどして、初見でも入力しやすくなるように心がけました。さらに、運用開始時には、申請・承認の操作をそれぞれ数ページにまとめた簡易マニュアルを作成して配布しました」（植林氏）

こうした工夫により、各部署や営業所の現場担当者からの理解と協力を得て、紙書類からワークフローシステムへの全社一斉移行を実現できたとのことだ。