日通商事株式会社 様

「ワークフローの導入により、稟議書決裁までの時間が半減。文書管理システムの連携により保管コストも大幅に削減され、オフィススペースの有効活用にもつながりました」

導入事例:高田製薬株式会社様

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日本通運グループの総合商社「日通商事株式会社」では、Create!Webフローを導入し稟議書の決裁をデジタル化。決裁のスピードアップ、業務負荷の軽減、保管コストの削減、保管スペースの転用など、様々な成果を生み出しています。導入の経緯や効果についてご担当者様に伺いました。

(写真左より、日通商事株式会社 総務部 課長 常松栄寿氏、情報システム部 課長 菱田剛史氏)

目次

  1. お客様プロフィール
  2. パートナー企業プロフィール
  3. 利用状況/稟議書承認のワークフローにCreate!Webフローを利用
  4. 経緯/紙利用の抑制と業務の効率化を目的にワークフローを導入
  5. 導入効果/場所に制限されず承認・決裁が可能になり、決裁までの時間も半減
  6. 選定理由/操作性や帳票の再現性、導入実績などを評価
  7. 今後の展開予定/ユーザーや承認者の負担をより軽減するための仕組みなどの導入を検討

お客様プロフィール

日通商事株式会社

本社所在地:東京都港区海岸1-14-22
設立:1964年
資本金:40億円
従業員数:2,689名(2019年2月末)
事業内容:事務機器・情報機器・生活関連商品・ギフト用品・包装資材・物流関連省力化機器・環境関連商品・建設関連資材・建設用機器・石油製品・LPガス等の販売、建設工事請負、リースならびにレンタル業、損害保険・生命保険代理業、車両の整備、トレーラ・コンテナの設計・製作、車両ボディーの架装、不動産賃貸業、輸出梱包、3PL

創業50年を超える"物流"を核とした総合商社。 物流業界を代表する日本通運グループの中核企業として、物流に関わるあらゆる商材やサービスを扱い事業を拡大している。事業領域は多岐にわたり、各種物流関連商品・機器の提供をはじめ、リースや保険サービスの提案、石油・ガス等の燃料供給、特殊車両の製作や車両の整備、輸出梱包など、物流のすべてをコーディネートする一貫物流サービス事業を展開。 全国190か所(2018年7月末)に事業所を展開している。

パートナー企業プロフィール

富士ゼロックス株式会社

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本社所在地:東京都港区赤坂9-7-3
創立:1962年2月20日
資本金:200億円
従業員数:44,596名(2018年3月期 連結)、8,023名(2018年3月期 単独)
事業概要:オフィスプロダクト事業、オフィスプリンター事業、プロダクションサービス事業、グローバルサービス事業

利用状況/稟議書承認のワークフローにCreate!Webフローを利用

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「決裁数は利用を開始して約1年半が経過し、合計約8万件となります」

日通商事株式会社
情報システム部
課長 菱田剛史氏

Create!Webフローの利用状況について教えてください。

当社では、稟議書の申請・承認をシステム化するためCreate!Webフローを導入し、2017年4月から利用を開始しました。Create!Webフローで申請され決裁された稟議書は、添付ファイルとともに1つのファイルにまとめられて、文書管理システム(ArcSuite Engineering/富士ゼロックス株式会社)へと自動で登録・保管されます。

申請フォームや承認ルートの種別、決裁数など利用規模についてはいかがでしょうか。

当社の稟議書はフリーテキストで記載するので、現段階で申請フォームは1種類となります。承認ルート数は起案内容や起案部所により異なり、多い場合は30近い承認が必要となるケースもあります。また、当社では全国に様々な部門があります。各部門の長に決裁権限を付与しているため、様々な承認ルートが存在しており、少しでもルート作成の手間を省略させるべく、事前に決裁者を定めた初期ルートを作成しました。それが約400ルートになります。

決裁数は利用を開始して約1年半が経過し、合計約8万件となります。

● 稟議書フォームのサンプル

立案用紙兼件名表紙取引申請書

経緯/紙利用の抑制と業務の効率化を目的にワークフローを導入

Create!Webフローを導入した経緯について教えてください。

稟議書をデジタル化した背景には、大きく「紙利用の抑制」と「業務の効率化」という2つの課題がありました。

まず「紙利用の抑制」について、以前はPCで稟議書を作成し、紙に印刷して、回覧し、場合によっては郵送したりコピーをしたりして、決裁後にスキャンしてデータも原書も保管するという作業をしていました。年間数万件が起案され、添付文書も含めると十数ページにおよぶこともあり、その紙の使用量やかかる手間、保管スペースは膨大なものとなっていました。

一方、「業務の効率化」については、稟議書の回付や保管にかかる手間、そして承認者および決裁者の業務負荷を軽減し、さらには、決裁までにかかる時間をスピードアップしたいというねらいがありました。

当社では旧来、都道府県ごとの拠点で決裁をしていたのですが、業務の集約やスリム化を目的とした組織変更にともない、エリアごとで決裁をするように業務体系も変更になりました。そのことにより、たとえば九州エリアの拠点の決裁が福岡県の支店に集中することとなり、それまで以上に決裁までの時間や手間がかかるケースも発生しました。そのような状況を打開するためにもデジタル化、すなわちワークフローの導入が有効だと考えました。

● システム化前後のフロー比較

ワークフロー導入前.png ワークフロー導入後.png

導入効果/場所に制限されず承認・決裁が可能になり、決裁までの時間も半減

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「ユーザーからは、よりスムーズに仕事ができるようになったという声も聞いています」

日通商事株式会社
総務部
課長 常松栄寿氏

Create!Webフローを導入して、「紙の利用の抑制」と「業務の効率化」という課題は解消されましたか。

起案されてから決裁完了、登録・保管まで紙が出力されることは一切ありません。書類の保管に必要な手間やスペース(書庫)も不要となり、空いたスペースは会議室などに転用しています。それにより、大きなコスト削減効果が見込めます。

また、決裁までの時間は旧来の約半分に短縮されました。起案者からは時間短縮に加えて、「承認状況がリアルタイムで確認でき、決裁後すぐにメールで連絡が来るので、よりスムーズに仕事ができるようになった」という声も聞いています。

決裁までの時間が短縮された要因としては、出力や郵送の手間が不要になったことに加え、承認者や決裁者が出張などで自席にいなくても、社外からシステムへとアクセスして承認・決裁ができるようになった影響が大きいと捉えています。

承認者や決裁者からは、出張後に大量の承認書類を処理する必要がなくなり、直接、承認・決裁を求められる場面も減ったので、社内にいるときの時間に余裕ができたという声も聞かれました。

そのほか、書類紛失リスクの解消やアクセスコントロールによる機密性の向上、承認証跡の保存など、業務の信頼性が向上したことも重要な導入効果だと考えています。

選定理由/操作性や帳票の再現性、導入実績などを評価

Create!Webフローを選んだ理由について教えてください。

ワークフローシステムの選定は、システム全体をサポートしてもらっている富士ゼロックス株式会社に依頼をしましたが、次のポイントが主な選定理由だと説明を受けています。

  • 操作性が優れている
  • 紙帳票とほとんど変わらない帳票イメージを再現できる
  • 導入実績が豊富で、システムの信頼性も高い
  • インフォテックのサポート対応が充実している
  • DocuWorksファイルの自動登録など、ArcSuite Engineeringとの連携がスムーズである(追加の開発が不要)

導入時に苦労したことはありましたか。

導入前は、デジタル化そのものに不安を感じるという声も聞かれました。そのため、事前に社内説明会を実施して、業務に影響がないよう導入直後の3か月は旧来の紙による稟議申請と併用体制で臨みました。

結果的にはすぐにワークフローへと切り替える部所と切り替えがスムーズに行かない部所がありましたが、社長をはじめとした経営陣、総務部、情報システム部が一丸となり、各部所とコミュニケーションを図り、改善策なども実施することで、大きな混乱もなくワークフロー化を進めることができました。決裁数や利用率を見る限り、業務へと影響が出ているような様子も見られませんでした。

また、 ワークフローのためだけではないのですが、デジタル文書をより効率的に取り扱うことができるよう、業務用モニターを2台体制にするといった、ハード面での利便性向上にも取り組んでいます。

今後の展開予定/ユーザーや承認者の負担をより軽減するための仕組みなどを検討

今後の拡張予定はありますか。

現時点では、紙をデジタル化しただけだと捉えています。これから、システム面で入力補助や入力規制を強化することで、記載ミスや記載漏れを防いで起案者の負担を軽減する仕組み、そして、承認・決裁者がよりスムーズに内容を確認できる仕組みを拡張し、ワークフローの導入効果を高めていきたいと考えています。

また、与信システムなど各業務システムと稟議ワークフローを連携させることで、業務の効率化や自動化などを図っていくことも検討しています。

Create!Webフローおよびインフォテックに対する期待などがあればお聞かせください。

全社導入後のヒアリングでは、同じような業務の担当者でもユーザーごとに要望や不満点が異なることがわかりました。そのような要望にもきめ細やかに対応できるよう、機能や使い勝手の向上に期待しています。


※取材日時 2019年1月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。