株式会社ビー・エム・エル 様
業務システム

ヒューマンエラーの防止と作業効率化を図るため既存システムに連携

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Create!Webフロー導入事例:BML

臨床検査事業をはじめ、電子カルテシステムや食品衛生検査などの事業を展開する株式会社ビー・エム・エル。
間違いは許されない医療業務では、システムが重要な役割を担っている。
人々の命に関わる以上、システムを導入する際は医療管理従事者としての責任が問われる。そこで、なぜ「Create!Webフロー」を選び、現在どのような効果が得られているのかを伺った。

Create!Webフロー導入事例:BML
Create!Webフロー導入事例:BML

目次

  1. お客様プロフィール
  2. 導入までの背景
  3. 導入前の課題
  4. 課題解決
  5. 連携の仕組み
  6. 導入した決め手
  7. 導入後の効果
  8. 今後のビジョン
  9. ソリューションキーワード

お客様プロフィール

株式会社ビー・エム・エル(英名BML,INC.)
設立:昭和30年7月
代表者:代表取締役社長 福田 和太
従業員数:3,008名(連結)1,769名(単独)(平成23年3月31日現在)
資本金:6,045,586千円
本社所在地:東京都渋谷区千駄ヶ谷五丁目21番3号

導入までの背景

― 導入前はどのように業務を行っていましたか?

  1. 「単価登録システム」で医療施設ごとに検査費用を管理
  2. 検査費用は随時変更され、上長の確認を得てから確定する

私たちは、全国1万以上の医療施設から検査を受託し、1日に受ける検査依頼はおよそ30万人と膨大な数です。全国に営業ネットワークがあり、契約情報は「単価登録システム」で管理され、情報はすべてホストコンピュータ(IBM SystemZ)に蓄積されるようになっています。検査費用は、厚生労働省の診療報酬改定により2年に1度見直されます。また、検査領域は4000項目もあり、検査項目や検査費用が医療施設ごとに変動します。

営業担当者は、「単価登録システム」を使ってシミュレーションを行い、利益率を勘案して単価を決めます。それを上長に営業戦略的な視点から適正であるか確認してもらって登録すると、ホストに新価格として更新されます。この新価格が契約単価となり、それぞれの医療施設に請求されます(図1のA)。

導入前の課題

Create!Webフロー導入事例:BML

― 導入する前にどういった悩みがありましたか?

  1. 営業担当者が、上長に対して単価を承認する仕組みがなかった
  2. 請求額の誤りにより、大きな損失に及ぶリスクがあった

営業担当者が上長に単価を確認してもらうとき、「単価登録システム」の画面を見ながらその都度時間をかけて口頭で説明するなど、承認を徹底する仕組みがなかったのです。また、大規模な医療施設や大幅な単価変更などの重要な場合もランクを付けることはなく同じように扱っていたのも課題でした。作業漏れなどで、入力された単価の妥当性が確認されないままホストへ登録されたりすると、お客様に誤った単価で請求してしまう可能性がありました。この場合、お客様との信頼関係にまでも波及する可能性があり、大きなリスクを抱えた課題でした。

課題解決

― どのようにして課題を解決しましたか?

  1. 「単価登録システム」に承認のワークフロー機能を追加
  2. 自動的に申請が行われ、承認後に契約単価が登録されるように

上長への単価確認や重要な単価のランクに応じた対応、および作業効率化のため、この部分にワークフローを接続してシステム化を図りました。「単価登録システム」にワークフローをつなげ、単価を作成したら承認フローへ自動的に流すことで、確認と承認作業のミスをなくしました。さらに、ワークフローで承認されたらその単価データを出力して「単価登録システム」に契約単価として自動的に登録されるようにしました(図1のB)。

●図1

Create!Webフロー導入事例:BML

連携の仕組み

― 現状のシステムとどのように連携していますか?

  1. 単価承認申請書が起票されて承認を行い、単価が更新される
  2. 新単価がホストに自動更新され、請求業務につながる

営業担当者が単価を「単価登録システム」に入力して承認ボタンを押すと、単価申請データが出力されます(図2の①以降は番号だけの記述)。そして、「Create!Webフロー」のAPIがデータを取得して申請書のデータに割り当て、自動で起票して第一承認者である上長まで単価承認申請書を送ります(②)。

承認依頼を受けた承認者が「Create!Webフロー」にログインし、単価承認申請書を確認して承認を行います(③)。承認及び決裁された情報が出力され(④)、後処理プログラムのCSVファイル転送機能により、「単価登録システム」に決裁された単価データが更新されます(⑤)。その後、ホストへ新単価として登録され業務で利用します(⑥)。例えば、請求業務で請求書を作成して、お客様へ送付します(⑦)。

●図2

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導入した決め手

― なぜ「Create!Webフロー」を選びましたか?

  1. 一番ほしかった承認機能がわかりやすくて使いやすい
  2. 現状の「単価登録システム」と密に連携できる

単価を承認する仕組みとして、ワークフローパッケージを組み込むことを検討しました。多くの営業担当者が使うため、わかりやすくて誰でも使えることがポイント。そして、「単価登録システム」と連携できることを条件に探しました。偶然にもネット検索で「Create!Webフロー」を知ったのがきっかけです。

さまざまな他社の製品も比較しました。医療管理従事者として慎重にシステムを選定したところ、ワークフローの機能として申請・承認の操作自体が突出してシンプルでわかりやすかったため、「Create!Webフロー」に決めました。また、既存の「単価登録システム」と密に連携できる柔軟性も大きな魅力でした。

導入後の効果

― 導入後、どういったメリットがありましたか?

  1. スクリプトによるデータチェックでエラー防止も強化
  2. 承認後から単価登録まで全自動でヒューマンエラーを回避

単価の妥当性を確認する承認ルートは、取引先の規模や金額によって新たに規定を決め、内容に応じて所長やエリアマネージャー、本部長、統括本部長を承認に加えることにしました。主要な取引先の承認は、相互でチェックをしたり、複数で確認することで、未然にミスを防ぎ、正しい判断が行えるようになりました。また、ホストにある旧単価と、新たに入力された新単価に大きなギャップがある場合は、帳票上にアラートが出るなどの工夫もしました。当初の目的のヒューマンエラーの防止、効率化が図れたことにより、お客様への対応がスピーディーかつ確実になり顧客満足度の向上につながっています。

今後のビジョン

― これから「Create!Webフロー」をどのように活用したいですか?

今回の「Create!Webフロー」の導入で、業務の精度と速度が格段上がりました。現状システムとの連携や追加機能など細かなニーズに応えてくれ、ビジネスを支える心強い味方となっています。私たちのようにお客様との信頼が不可欠な医療管理従事者にとってまさにベストマッチなシステムです。

「単価登録システム」の承認にとどまらず、稟議書など様々な業務でも適用して、会社全体の生産性を上げて、さらなる成長を遂げていきたいと考えています。申請や承認はどの企業でも共通して行われています。「Create!Webフロー」を導入すればムダがなくなり効率が上がるので、業界問わず皆さんにおすすめしたいです。

ソリューションキーワード

Create!Webフロー導入事例:BML

システム連携

今回のポイントは既存システムのデータをAPI連携でワークフローに流して、承認フローを行い、その後の決裁データをシステムに戻している点です。

連携API

Create!Webフローではこういった利用を想定し、各種の連携方法を用意しています。


※弊社は2014年7月1日に関連会社であるインフォテック株式会社と合併し、下記の通り社名を変更致しました。掲載内容は、当時の社名を現在の社名に置き換えておりますが、一部取材当時の情報もございますのでご了承ください。

旧社名:インフォテック・アーキテクツ株式会社
新社名:インフォテック株式会社