全国25拠点で発生する申請・承認・決裁フローを電子化
紙の使い勝手そのままに、紙の業務からスムーズに脱却

SUS株式会社
コーポレートインフラ本部
総務グループ兼物流グループ
グループマネージャー
加藤 悦正 氏

SUSは静岡市に本社を構え、アルミ素材を活かした製品の開発・製造・販売を行う企業だ。「環境に優しい素材であるアルミを最大限に活用し、持続可能な社会に貢献する」という理念のもと、FA、ロジスティクス、ecoms、Snetsの4つの事業を柱に、製造現場の自動化や省力化を支えるソリューションを幅広く展開している。

「アルミは循環利用が可能であり、当社は自社の鋳造炉を所有しており、アルミ製品を回収・再生し、新たな素材として利用しています。技術革新と資源循環型ビジネスを通じて、社会課題の解決と持続可能な未来の実現に貢献しています」（コーポレートインフラ本部 総務グループ兼物流グループ グループマネージャー 加藤悦正氏）

こうした持続可能な仕組みづくりの姿勢は、社内の業務プロセスにも通じている。日本全国に25拠点以上の事業所・営業所を構える同社では、紙運用を前提としたバックオフィス業務の効率化が課題となっており、2020年頃からコーポレートインフラ本部 総務グループの主導でペーパーレス化と業務改善を進める検討が本格化した。

「当社では従来、決裁申請書や申請書類を紙で作成し、各拠点間を社内便やメールでやり取りしていました。そのため、申請から承認・決裁に至るまで数日～1週間程度もかかるケースもあり、紛失や確認漏れ、保管コストも課題でした」（コーポレートインフラ本部 総務グループ 総務チーム チームマネージャー 佐藤麻衣子氏）

これらを解決するために、申請・承認プロセスの電子化と自動化を実現するワークフロー製品の導入検討が始まった。

「ワークフロー製品を利用すれば、申請・承認プロセスにかかる時間を短縮するとともに、書類の所在を明確にし、業務の正確性、効率性、透明性を向上させることができます。単なるペーパーレス化ではなく、業務プロセスを抜本的に改善することを目指しました」（佐藤氏）

SUS株式会社
コーポレートインフラ本部
総務グループ総務チーム
チームマネージャー
佐藤 麻衣子 氏

SUSは、2021年に入ってから同社が運用するグループウエア製品が備えるワークフロー機能も含め、複数の製品を候補に挙げて比較検討を行った。
「管理担当者が無理なく運用できること、利用者が迷わず操作できることを特に重視しました」（佐藤氏）

比較検討の中で、特に現場から強く求められていたのが「Excelで運用していた申請書の形をそのまま再現して欲しい」という要望だった。従来、図面や証憑資料の画像を申請書内に貼り付けたものが多く、これを崩さずに電子化できるかが大きなハードルとなっていた。

「Create!Webフロー Cloudの採用の一番の決め手は、申請書の中に画像をそのまま貼り付けられる点です。従来の紙申請書と同じ様式を再現できるため、現場に負担をかけずに電子化できると判断しました」（佐藤氏）

翌8月にCreate!Webフロー Cloudの導入を正式決定し、約半年をかけて段階的に準備を進めた。各種書類のフォームを設計・作成して承認ルートや権限設定を定義したのち、総務チームなど一部の部署に先行導入。利用者の意見を取り入れながら改善を重ね、2022年4月に全社で本番運用を開始した。

「導入に際しては既存の紙書類を単純に電子化するのではなく、業務プロセス全体を見直し、重複承認や不明確な経路を排除したシンプルなルート設計を行うことに重点をおきました」（佐藤氏）

また、全社展開に向けてマニュアルや教育資料を整備し、説明会を通じて利用者への周知を徹底。従来の様式をそのまま再現できたことも奏功し、利用者の抵抗感もなく、導入初日からスムーズに利用を開始できたという。

SUS株式会社
コーポレートインフラ本部
総務グループ 総務チーム
ジュニアマネージャー
杉山 雅人氏

Create!Webフロー Cloudの全社本番運用を開始してからおよそ3年半が経過し、SUSでは幅広い業務で活用が進んでいる。決裁申請書、振替依頼書、支払い依頼書、棚卸報告、リース関連書類など日常の申請に加え、制服や安全用品の手配、名刺の発注といった総務系の業務まで、現在は約50種類の申請書をCreate!Webフローで運用している。

「決裁申請書ひとつとってもルートが複数ありますし、扱う書類は本当に幅広い。これらをCreate!Webフローにまとめて運用できるようになったのは大きな成果です。技術案件や設備申請で必要となる図面や証憑資料は、申請書内に画像として直接貼り付けられるようになり、申請者・承認者双方の確認作業も効率化できました」（コーポレートインフラ本部 総務グループ 総務チーム ジュニアマネージャー 杉山雅人氏）

承認・決裁にかかる時間も大幅に短縮された。従来拠点を跨いで1週間程度かけて紙を回していたプロセスが、最短1日で完了するようになったという。
「外出先や出張先からモバイル端末上で処理できることも、時間短縮に一役買っています。課題だった紙書類の転送にかかる経費の削減、回覧に伴う紛失リスクの解消も実現できました。承認・決裁処理の進捗状況もシステム上で確認できるので、確認漏れもなくなりました」（加藤氏）

ユーザーや経営層の評判も上々だ。運用を担当する杉山氏によると、現場ユーザーからは申請・承認・決裁処理にかかる業務負荷が大幅に軽減されたという喜びの声が数多く届いているという。また、役職ごとに異なる印影色（社長は赤色、社員は紫色）を電子化後も引き継ぐ工夫を施したことで、経営層からも高い評価が得られたそうだ。

「運用を担当する立場からすると、書類ごとにルートの設定を柔軟に変更したり、申請の内容に応じて承認者を都度指定したりできる機能が非常に便利だと感じています」（杉山氏）

さらに、紙書類の電子化による効果も見逃せない。従来は年間で棚一段を丸ごと占有し、7〜8cm厚のファイルが10数冊積み上がる状態だったが、現在ではその1割未満に削減。棚の隅にわずかな書類を置くだけで済むようになり、管理の手間も大幅に削減されている。

■ 紙帳票のデザインをそのまま電子化し、帳票への画像貼り付け機能も実装